Direttive concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali nonché i relativi lavori preparatori e successivi del 23 marzo 2005
Il Consiglio federale svizzero emana le seguenti direttive:
1
Principi
11
Le conferenze internazionali, compresi gli incontri, le riunioni e le assemblee multilaterali nonché le riunioni di organizzazioni internazionali, costituiscono un elemento importante della cooperazione fra gli Stati. La decisione relativa a un'eventuale partecipazione della Svizzera a una conferenza internazionale dipende innanzitutto dai criteri seguenti: a. La partecipazione è necessaria o per lo meno utile alla tutela di interessi del nostro Paese?
b. La partecipazione della Svizzera può offrire un contributo specifico alla cooperazione internazionale?
12
La cooperazione con il Parlamento è retta dall'articolo 152 della legge del 13 dicembre 20021 sul Parlamento.
13
La cooperazione con i Cantoni è retta dalla legge federale del 22 dicembre 19992 concernente la partecipazione dei Cantoni alla politica estera della Confederazione.
14
Il Consiglio federale può coinvolgere gruppi d'interesse svizzeri quali associazioni e organizzazioni non governative nelle conferenze internazionali e nei relativi lavori preparatori e successivi. Li fa partecipare in modo appropriato e può anche integrare i loro rappresentanti nella delegazione.
Per essere ammessi a partecipare, questi gruppi devono poter fornire un contributo essenziale alla definizione della politica della Svizzera e contribuire a integrare nella politica interna l'oggetto di politica estera trattato.
15
Il coinvolgimento delle commissioni federali (ordinanza del 3 giugno 19963 sulle commissioni) è retto per analogia dal numero 14.
16
Le cerchie di cui ai numeri 14 seg. non sono coinvolte nei lavori preparatori e successivi né integrate nella delegazione se gli interessi superiori della
1 2 3
RS 171.10 RS 138.1 RS 172.31
2005-0670
2411
Direttive concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali nonché i relativi lavori preparatori e successivi
Confederazione lo impongono. Tali interessi possono in particolare essere invocati in occasione di conferenze internazionali durante le quali si preparano e si negoziano trattati o la costituzione di organizzazioni internazionali.
17
Vista la struttura tripartita dell'Organizzazione internazionale del lavoro (OIL), le presenti direttive si applicano solo per analogia alle conferenze e alle riunioni organizzate nel quadro dell'OIL nonché ai relativi lavori preparatori e successivi.
2
Lavori preparatori e successivi
21
I dipartimenti e gli uffici federali interessati si informano reciprocamente sugli inviti ricevuti per una partecipazione della Svizzera a conferenze internazionali. L'ufficio federale responsabile coinvolge nei lavori preparatori i servizi federali interessati, segnatamente la Direzione politica del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) e i servizi competenti dell'esecuzione delle decisioni adottate nel corso della conferenza internazionale. Consulta tali servizi in occasione della definizione delle posizioni svizzere.
22
L'ufficio federale responsabile annuncia le conferenze internazionali alle rappresentanze svizzere interessate e, se appare ragionevole, le coinvolge nei lavori preparatori e successivi.
23
L'ufficio federale responsabile può informare i gruppi d'interesse svizzeri di cui ai numeri 14 seg. se questi si sono dichiarati interessati alla conferenza.
24
Il numero 23 si applica per analogia ai lavori successivi alla conferenza.
L'ufficio federale responsabile presenta ai servizi federali interessati, segnatamente alla Direzione politica del DFAE, nonché alle rappresentanze svizzere interessate e a tutte le cerchie coinvolte nella preparazione della conferenza un rapporto concernente lo svolgimento di quest'ultima e il seguito dei lavori previsto.
3
Composizione della delegazione
31
Dimensioni e composizione della delegazione devono essere adattate alle esigenze della conferenza internazionale. Le competenze tecniche richieste e l'esperienza negoziale costituiscono i criteri principali per la selezione dei delegati. I delegati devono completarsi vicendevolmente e avere insieme una panoramica della politica svizzera e dell'ordinamento giuridico, in particolare delle possibilità di esecuzione delle eventuali decisioni della conferenza internazionale.
Per ottenere una rappresentanza efficiente, il numero dei delegati deve essere il più contenuto possibile. Sono prese in debita considerazione circostanze particolari come la simultaneità dei lavori in commissioni diverse, l'affidamento alla Svizzera di compiti speciali (p. es. la presidenza) o la tutela di interessi particolari.
2412
Direttive concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali nonché i relativi lavori preparatori e successivi
Qualora occorra limitare il numero dei membri della delegazione, la scelta è determinata innanzitutto dall'obiettivo di ottimizzare le competenze tecniche rappresentate nella delegazione tenendo conto della responsabilità del dossier e dell'esperienza negoziale.
32
Nella composizione di una delegazione possono essere prese in considerazione le cerchie di cui ai numeri 14 seg. qualora soddisfino i requisiti definiti nei numeri 14 e 31. Esse nominano i loro delegati d'intesa con l'ufficio responsabile. Il numero di tali delegati non può essere superiore a tre unità.
33
Il personale delle competenti rappresentanze svizzere all'estero che dispone di conoscenze tecniche utili deve essere coinvolto in occasione della composizione della delegazione. Le rappresentanze svizzere all'estero assistono la delegazione dal profilo logistico, tecnico e del personale. Il loro personale può anche essere ammesso nella delegazione allo scopo di assumere eventuali compiti non prevedibili. In questo caso la partecipazione della rappresentanza non ha alcun influsso sulle dimensioni della delegazione inviata.
34
L'ufficio federale responsabile provvede affinché le donne siano adeguatamente rappresentate nella delegazione. L'obiettivo perseguito è la parità fra membri di sesso femminile e membri di sesso maschile.
4
Decisione relativa all'invio di delegazioni
41
Fatti salvi i casi di cui al numero 44, la decisione di inviare una delegazione svizzera a una conferenza internazionale spetta al Consiglio federale.
42
A questo scopo il dipartimento responsabile sottopone in tempo utile al Consiglio federale una proposta con la descrizione della posizione che la delegazione intende difendere durante la conferenza e la definizione dei compiti di ogni delegato. Tale proposta contiene inoltre una stima delle spese della delegazione. Se la responsabilità è condivisa da più dipartimenti, questi sottopongono insieme la proposta.
43
Le proposte di cui al numero 42 devono comunque essere oggetto di una procedura di consultazione degli uffici.
44
In determinati casi, l'invio, il mandato e la composizione della delegazione possono anche essere decisi a livello di dipartimento o di ufficio. I dipartimenti definiscono le modalità d'applicazione nel loro settore di competenza.
441
Questo è possibile se sono soddisfatte tutte le condizioni seguenti: a. per la partecipazione della delegazione svizzera non sono necessari i pieni poteri del Consiglio federale4; b. la conferenza si tiene regolarmente, almeno ogni cinque anni;
4
Anche quando sono necessari i pieni poteri del Consiglio federale, la decisione può essere presa a livello di dipartimento se agenti dell'Amministrazione federale e delle rappresentanze diplomatiche svizzere devono disporre di tali poteri per rappresentare il Paese in riunioni regolari di comitati o di organi istituiti da un trattato.
2413
Direttive concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali nonché i relativi lavori preparatori e successivi
c.
la conferenza non comporta per la Svizzera nuovi obblighi che esulano dalle competenze dell'ufficio responsabile.
442
La possibilità di prendere la decisione relativa al mandato e alla composizione di una delegazione a livello di dipartimento o di ufficio non dispensa l'ufficio responsabile dall'obbligo di consultare i servizi federali interessati.
Se eventuali divergenze non possono essere appianate a livello degli uffici o dei dipartimenti interessati, la questione è sottoposta al Consiglio federale. Il dipartimento responsabile elabora una proposta in merito.
443
Qualora sussistano divergenze sul livello al quale può essere presa una decisione relativa a una conferenza, la decisione spetta al Consiglio federale.
45
Se nomina esso stesso le delegazioni, il Consiglio federale decide pure dell'ammissione nella delegazione delle cerchie di cui ai numeri 13 segg.
Negli altri casi la decisione compete ai dipartimenti o agli uffici conformemente al numero 44. In caso di divergenze si applica per analogia il numero 443.
5
Norme di comportamento della delegazione
51
Tutti i membri della delegazione sottostanno alla direzione della delegazione. L'ufficio responsabile deve informare dei loro obblighi in particolare i membri non appartenenti all'Amministrazione federale. Tali obblighi comprendono segnatamente l'eventuale obbligo di osservare il segreto, l'obbligo di condurre negoziati o di fare dichiarazioni in veste di membro della delegazione rispettando le istruzioni della direzione della delegazione, l'obbligo di informare senza indugio la direzione della delegazione su qualsiasi dichiarazione rilasciata a titolo personale da un membro della delegazione al di fuori del contesto negoziale e l'obbligo di partecipare ai lavori preparatori e all'elaborazione del rapporto.
52
Durante la conferenza internazionale la delegazione svizzera cura in modo ottimale i contatti con i rappresentanti interessati dei gruppi d'interesse svizzeri presenti a titolo indipendente o con i delegati di gruppi d'interesse internazionali che rappresentano anche gruppi d'interesse svizzeri.
6
Disposizioni amministrative
61
Il personale dell'Amministrazione federale soggiace alle pertinenti disposizioni amministrative, in particolare per quanto concerne la rifusione di spese, le indennità, la scelta del mezzo di trasporto e il computo del tempo di lavoro.
611
Le indennità sono stabilite d'intesa con il Dipartimento federale delle finanze (Ufficio federale del personale).
2414
Direttive concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali nonché i relativi lavori preparatori e successivi
612
Le spese del personale federale partecipante a conferenze internazionali sono a carico degli uffici da esso rappresentati (rubrica «Übrige Sachausgaben» [altre spese per beni e servizi]).
62
Le spese dei delegati dell'Assemblea federale e dei Cantoni nonché dei delegati di cui ai numeri 14 e 15 non sono di regola assunte dalla Confederazione. In caso contrario, le spese sono a carico del dipartimento competente.
63
Per quanto concerne la partecipazione a conferenze e riunioni dell'OIL, le spese del personale federale e dei terzi coinvolti (in particolare dei delegati e dei consulenti tecnici dei datori di lavoro e dei lavoratori), incluse le eventuali spese di materiale, sono a carico del credito speciale del Segretariato di Stato dell'economia. Questa disposizione non si applica ai rappresentanti del DFAE, le cui spese sono rimborsate conformemente al numero 61.
64
Le spese di materiale per gli inviti e la locazione di uffici e automobili nonché le spese analoghe sono imputate alla rubrica «Übrige Sachausgaben» [altre spese per beni e servizi] (sottorubrica «Vom Bundesrat bestellte Abordnungen» [delegazioni designate dal Consiglio federale]) se la delegazione è inviata per decisione del Consiglio federale (n. 41). Negli altri casi (n. 44) queste spese sono imputate alla rubrica «Übrige Sachausgaben» [altre spese per beni e servizi] dell'ufficio federale responsabile.
65
I lavori commissionati dall'Amministrazione federale ad altri enti interessati nel quadro dei lavori preparatori e successivi di conferenze internazionali e per i quali è stata prevista un'indennità sono di regola a carico dell'ufficio che li ha commissionati. Su richiesta, questi lavori possono in via eccezionale essere finanziati parzialmente o integralmente dal DFAE, sempreché quest'ultimo vi acconsenta e disponga dei fondi necessari.
7
Disposizioni finali
Le direttive del 24 novembre 19995 concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali, nonché i relativi lavori preparatori e successivi sono abrogate.
Le presenti direttive entrano in vigore il 1° maggio 2005.
23 marzo 2005
In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Samuel Schmid La cancelliera della Confederazione, Annemarie Huber-Hotz
5
FF 2000 182
2415
Direttive concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali nonché i relativi lavori preparatori e successivi
2416