Istruzioni del Consiglio federale sui mezzi TIC preventivati a livello centrale del 3 giugno 2016
Il Consiglio federale svizzero emana le seguenti istruzioni:
1 1.1
Disposizioni generali Oggetto
Le presenti istruzioni, in esecuzione dell'articolo 14 lettere d e f dell'ordinanza del 9 dicembre 20111 concernente l'informatica e la telecomunicazione nell'Amministrazione federale (OIAF), disciplinano la gestione finanziaria nel settore delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (TIC) nell'Amministrazione federale come pure le condizioni e la procedura per l'attribuzione dei mezzi preventivati a livello centrale secondo l'articolo 27 capoversi 3 e 4 OIAF.
1.2
Campo d'applicazione
Il campo d'applicazione delle presenti istruzioni è disciplinato dall'articolo 2 OIAF.
1.3
Definizioni
Nelle presenti istruzioni s'intende per:
1
a.
applicazione: software che supportano in modo diretto gli utenti nello svolgimento di processi operativi;
b.
progetto TIC: progetto limitato nel tempo, con obiettivi definiti e un'organizzazione di progetto specifica, finalizzato principalmente a introdurre o adeguare un'applicazione oppure a creare o migliorare infrastrutture TIC;
c.
programma TIC: struttura organizzativa sovraordinata in cui più progetti TIC basati su un mandato comune sono coordinati tra loro e gestiti in modo uniforme;
d.
mezzi centrali TIC: mezzi secondo l'articolo 27 capoverso 3 OIAV;
RS 172.010.58
2016-0915
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e.
uscite TIC: investimenti nonché spese per il personale e per beni e servizi nel settore TIC con incidenza sul finanziamento;
f.
investimenti di sostituzione: investimenti destinati ad ammodernare sensibilmente una soluzione TIC esistente oppure a sostituirla con una nuova soluzione nell'ambito di un progetto o di un programma TIC;
g.
gestione del portafoglio TIC: gestione trasversale e definizione periodica di un ordine di priorità delle applicazioni e dei progetti TIC al fine di ottimizzare l'utilità operativa, tenendo conto delle risorse disponibili.
1.4
Programmi TIC
Tutte le disposizioni delle presenti istruzioni concernenti i progetti TIC si applicano anche ai programmi TIC.
1.5
Responsabilità in materia di pianificazione e finanziamento TIC
In linea di principio le uscite TIC sono finanziate a livello decentralizzato nel quadro dei limiti di spesa dei dipartimenti. Tutte le disposizioni delle presenti istruzioni per i dipartimenti si applicano per analogia anche alla Cancelleria federale.
1
Le unità amministrative definiscono un ordine di priorità concernente i loro progetti TIC e il fabbisogno di risorse delle loro applicazioni in base a una gestione del portafoglio TIC.
2
In base alla gestione del portafoglio TIC, i dipartimenti garantiscono che i progetti TIC importanti e urgenti e il fabbisogno di risorse delle applicazioni di loro competenza siano finanziati, per quanto possibile, con mezzi propri.
3
1.6
Fabbisogno supplementare per le uscite TIC
Se i limiti di spesa dei dipartimenti per gli anni immediatamente successivi non sono sufficienti per finanziare investimenti TIC importanti e urgenti o spese d'esercizio TIC, il dipartimento competente può richiedere mezzi centrali TIC. Le condizioni e la procedura sono rette dai numeri 26.
1
2
La procedura per i progetti TIC non prevedibili è retta dal numero 8.2.
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2 2.1 1
FF 2016
Condizioni per la richiesta di mezzi centrali TIC in caso di uscite uniche Investimenti iniziali
È considerato un investimento iniziale nel quadro di un progetto TIC se: a.
un nuovo compito della Confederazione è supportato da una soluzione TIC;
b.
un compito esistente della Confederazione è supportato per la prima volta da una soluzione TIC;
c.
una soluzione TIC esistente viene estesa.
Per le richieste di finanziamento in caso di investimenti iniziali devono essere soddisfatte le seguenti condizioni: 2
a.
l'unità amministrativa competente finanzia con i propri crediti esclusivamente progetti TIC e applicazioni di massima priorità;
b.
il limite di spesa del dipartimento per gli anni immediatamente successivi non è sufficiente per finanziare completamente l'investimento iniziale;
c.
il dipartimento considera il progetto TIC da finanziare importante e urgente.
2.2
Investimenti di sostituzione
Per le richieste di finanziamento in caso di investimenti di sostituzione devono essere soddisfatte, oltre alla condizioni di cui al numero 2.1 capoverso 2, le seguenti condizioni: a.
l'investimento di sostituzione non può essere finanziato attraverso misure quali ridimensionamento, suddivisione in tappe o rinvio nel portafoglio TIC del dipartimento;
b.
il potenziale di sinergie esistente delle applicazioni interessate è stato esaminato in modo approfondito per quanto riguarda la migrazione su una piattaforma TIC esistente e il potenziale accertato è per quanto possibile sfruttato;
c.
l'investimento di sostituzione non rientra nelle prestazioni stabilite nell'accordo d'esercizio e di manutenzione esistente concluso con il fornitore di prestazioni.
3 3.1
Condizioni per la richiesta di mezzi centrali TIC in caso di uscite ricorrenti Applicazioni esistenti
Le richieste di finanziamento per applicazioni esistenti non sono ammesse anche se le pertinenti spese d'esercizio e di manutenzione sono comprovabili o se aumentano a causa di fattori non direttamente influenzabili.
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3.2
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Nuove applicazioni
Per le richieste di finanziamento in caso di uscite ricorrenti per nuove applicazioni devono essere soddisfatte le seguenti condizioni: 1
a.
l'unità amministrativa competente finanzia con i propri crediti esclusivamente progetti TIC e applicazioni di massima priorità;
b.
il limite di spesa del dipartimento per gli anni immediatamente successivi non è sufficiente per finanziare completamente le spese supplementari d'esercizio e di manutenzione;
c.
senza la nuova applicazione non è possibile far fronte a un importante compito della Confederazione. In caso di richieste in merito a compiti che la Confederazione ha già assunto, occorre inoltre provare che, grazie all'introduzione dell'applicazione, l'unità amministrativa potrà fornire prestazioni supplementari o di migliore qualità;
d.
l'onere supplementare non può essere finanziato attraverso misure quali ridimensionamento, suddivisione in tappe o rinvio nel portafoglio TIC del dipartimento;
e.
l'onere supplementare non può essere compensato attraverso risparmi o aumenti dell'efficienza al di fuori delle TIC, ad esempio nel settore del personale;
f.
le spese d'esercizio e di manutenzione non possono essere finanziate senza incidenza sul bilancio attraverso ricavi supplementari, ad esempio entrate provenienti da tasse.
I contributi finanziari per le spese d'esercizio e di manutenzione hanno validità limitata. Verso la fine della loro durata deve essere prevista un'attribuzione decrescente dei mezzi centrali TIC.
2
Se durante il periodo di validità dovesse emergere un fabbisogno di finanziamento supplementare, il dipartimento competente può eccezionalmente presentare una nuova richiesta. La richiesta può essere parimenti presentata se il fabbisogno di finanziamento è dovuto all'attribuzione decrescente dei mezzi centrali TIC. Il contributo finanziario annuo non può però superare l'importo attribuito nel quadro della prima richiesta.
3
4 4.1
Richiesta di fabbisogno finanziario supplementare al Consiglio federale Richiesta
Entro la fine di aprile il dipartimento competente può chiedere al Consiglio federale di riconoscere in linea di principio il fabbisogno di mezzi centrali TIC per l'anno successivo.
1
In caso di progetti TIC sovradipartimentali, i mezzi centrali TIC devono essere chiesti dal servizio responsabile o congiuntamente dai servizi responsabili del finanziamento.
2
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3
Per quanto possibile, la richiesta deve essere presentata nel quadro di un affare di natura politica basato su una decisione del Consiglio federale o un decreto federale oppure in relazione a misure organizzative finalizzate a migliorare l'efficienza o ad aumentare la sicurezza.
4.2 1
Condizioni
La richiesta al Consiglio federale deve contenere almeno le seguenti indicazioni: a.
una panoramica delle uscite uniche e di quelle ricorrenti con le relative motivazioni e, in caso di progetti TIC, anche le spese d'esercizio e di manutenzione che ne conseguono;
b.
una giustificazione che spieghi il motivo per cui queste spese non possono essere finanziate interamente dall'unità amministrativa competente o compensate all'interno del limite di spesa del dipartimento;
c.
in caso di fabbisogno di mezzi pluriennali, il fabbisogno di mezzi centrali TIC per ogni anno;
d.
informazioni sull'importanza per la Confederazione del progetto TIC o dell'applicazione e sulle possibili conseguenze in caso di rinuncia o rinvio;
e.
informazioni sullo stato attuale dell'attuazione.
In caso di richieste riguardanti più progetti TIC o applicazioni si applica il capoverso 1 per ogni singolo progetto TIC o applicazione.
2
Richieste di nuovi posti TIC possono essere presentate soltanto nel quadro della valutazione globale delle risorse nel settore del personale.
3
4.3
Procedura
Sulle richieste deve essere svolta obbligatoriamente una consultazione degli uffici.
In occasione della consultazione degli uffici, l'Organo direzione informatica della Confederazione (ODIC) valuta le richieste dal punto di vista delle TIC della Confederazione, mentre l'Amministrazione federale delle finanze (AFF) dal punto di vista della politica finanziaria.
5
Valutazione globale delle richieste di mezzi centrali TIC
Ogni anno nel mese di giugno il Dipartimento federale delle finanze (DFF) sottopone al Consiglio federale nel quadro della valutazione globale delle risorse nel settore TIC una panoramica di tutte le richieste di mezzi centrali TIC presentate dall'ultimo processo di preventivazione. Sulle richieste del DFF deve essere svolta obbligatoriamente una consultazione degli uffici.
1
Al fine della panoramica, l'ODIC può chiedere ulteriori informazioni o documenti ai singoli richiedenti.
2
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L'ODIC può integrare nella panoramica una proposta di ordine di priorità. A tal fine si basa sulla consultazione del Consiglio informatico della Confederazione (CIC) e della Conferenza dei segretari generali nonché sui preventivi richiesti dal DFF.
3
Il livello di priorità delle singole richieste è valutato tenendo conto del carattere innovativo dal punto di vista dei processi operativi, del contributo all'attuazione della strategia TIC della Confederazione e del grado di maturità del progetto rispetto alle altre richieste; la valutazione è effettuata in particolare in base ai seguenti criteri: 4
a.
importanza per la Confederazione, tenendo conto i punti seguenti: 1. attuazione di leggi federali, decreti federali, trattati internazionali o convenzioni concluse con i Cantoni, 2. obiettivi di legislatura, 3. obiettivi annuali del Consiglio federale, 4. benefici per la popolazione e l'economia, 5. applicazione sovradipartimentale;
b.
urgenza dal punto di vista della Confederazione.
6
Decisione del Consiglio federale
La valutazione globale delle richieste costituisce la base per la decisione del Consiglio federale. I contributi finanziari sono di regola approvati al massimo fino a un importo equivalente ai mezzi centrali TIC disponibili.
1
Se questi mezzi non sono sufficienti per finanziare tutti i progetti TIC proposti, è possibile: 2
a.
rifiutare il finanziamento di progetti TIC e applicazioni;
b.
rinviare all'anno successivo la decisione in merito a progetti TIC e applicazioni non urgenti;
c.
ridurre l'attribuzione dei mezzi destinati a determinati progetti TIC.
Il Consiglio federale decide di caso in caso in merito ai contributi finanziari di cui al numero 3.2 capoverso 2.
3
Se, in casi eccezionali, sono approvati contributi finanziari che superano l'importo dei mezzi centrali TIC disponibili, il relativo limite di spesa è nel contempo aumentato di conseguenza.
4
7
Minore fabbisogno
1
Le unità amministrative informano immediatamente l'ODIC se si prospetta un minore fabbisogno di mezzi centrali TIC.
I mezzi centrali TIC non o non più necessari sono trasmessi al credito dei mezzi centrali TIC dell'ODIC mediante trasferimento di credito.
2
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8 8.1
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Preventivo Domande di credito per il preventivo
In occasione delle domande di credito per il preventivo le unità amministrative non preventivano i mezzi che sono oggetto di una richiesta di mezzi centrali TIC.
1
L'AFF trasferisce dall'ODIC alle relative unità amministrative i mezzi TIC approvati dal Consiglio federale e nel contempo procede agli adeguamenti del limite di spesa.
2
8.2
Esecuzione del preventivo nel settore TIC
L'ODIC attribuisce i mezzi preventivati a livello centrale per progetti TIC non pianificabili secondo l'articolo 27 capoverso 4 OIAF. Nel prendere la decisione l'ODIC coinvolge i dipartimenti consultando il CIC.
1
In caso di ritardi nei progetti nell'anno di preventivo, i mezzi TIC non ancora impiegati possono essere utilizzati come segue a condizione che le condizioni applicabili siano soddisfatte: 2
a.
essere iscritti nel consuntivo della Confederazione come riserve a destinazione vincolata;
b.
essere riportati all'anno successivo mediante il riporto di credito.
9 9.1
Disposizioni finali Abrogazione di altre istruzioni
Le istruzioni del 13 dicembre 20132 concernenti la gestione finanziaria nel settore TIC sono abrogate.
9.2
Disposizioni transitorie
I mezzi TIC preventivati a livello centrale attribuiti a tempo indeterminato prima dell'entrata in vigore delle presenti istruzioni non sono ridotti sino alla fine del 2020, a meno che non risulti un minor fabbisogno.
1
Se dal 2021 il fabbisogno di finanziamento sussiste, entro la fine di ottobre 2017 il dipartimento competente chiede al Consiglio federale di riconoscere in linea di principio il fabbisogno di mezzi centrali TIC di validità limitata. Al riguardo, le applicazioni esistenti sottostanno alle stesse condizioni applicate alle nuove applicazioni (n. 3.2).
2
2
Le presenti istruzioni non sono sono oggetto di una pubblicazione ufficiale.
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9.3
FF 2016
Entrata in vigore
Le presenti istruzioni entrano in vigore il 3 giugno 2016.
3 giugno 2016
In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Johann N. Schneider-Ammann Il cancelliere della Confederazione, Walter Thurnherr
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