99.034 Messaggio concernente la revisione del Titolo trentesimosecondo del Codice delle obbligazioni (Della contabilità commerciale) del 31 marzo 1999

Onorevoli presidenti e consiglieri, Con il presente messaggio vi sottoponiamo per approvazione un disegno di revisione delle disposizioni del Codice delle obbligazioni concernenti la contabilità commerciale.

Gradite, onorevoli presidenti e consiglieri, l'espressione della nostra alta considerazione.

31 marzo 1999

In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Ruth Dreifuss Il cancelliere della Confederazione, François Couchepin

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Compendio Il Titolo trentesimosecondo del Codice delle obbligazioni (CO) contiene disposizioni concernenti la contabilità commerciale. Stabilisce in particolare le condizioni che devono essere adempite allorquando i libri di commercio, la corrispondenza d'affari e i documenti contabili sono conservati su supporti di immagini o di dati.

La relativa regolamentazione (art. 962 e 963 CO), in vigore dal 1° luglio 1976, distingue segnatamente tra «supporti di immagini» e «supporti di dati».

Lo scopo principale della revisione è di eliminare questa distinzione legale. Nel contempo la facoltà di tenere i libri su supporto elettronico viene espressamente riconosciuta e subordinata alle medesime regole applicabili alla loro conservazione. In futuro, i libri potranno quindi essere tenuti e conservati su supporto elettronico o in modo analogo, sempreché sia rispettato il principio della regolarità.

La soppressione della distinzione tra supporti di immagini e supporti di dati consentirà di eliminare i problemi d'interpretazione e l'incertezza giuridica provocati negli ultimi anni ­ segnatamente per quanto concerne l'ammissibilità di nuovi supporti di memorizzazione quali i videodischi o il CD-ROM e la possibilità di conservare la corrispondenza scambiata elettronicamente ­ dall'utilizzazione crescente di supporti elettronici per il disbrigo degli affari e dall'introduzione di nuovi mezzi destinati a registrare i fatti aziendali in forme leggibili meccanicamente (e-mail).

Aumenteranno quindi le possibilità di applicare alla contabilità le tecnologie attualmente disponibili sul mercato per il trattamento, la comunicazione e la memorizzazione dei dati.

Riconoscendo le nuove tecnologie nella legge si migliorano le condizioni quadro giuridiche. Questo gioverà all'economia svizzera, accrescendone le possibilità a livello internazionale; in un'epoca caratterizzata dall'incremento degli scambi economici e dall'inasprimento della concorrenza internazionale, una simile innovazione riveste un'importanza particolare.

Il disegno propone una «piccola revisione». Si limita sostanzialmente ad adeguare le disposizioni che concernono direttamente la tenuta e la conservazione dei libri allo stato attuale della tecnica. Questi adeguamenti richiedono tuttavia che si proceda anche alla modifica puntuale di altre disposizioni. Al
fine di agevolare l'applicazione del diritto, il disegno riprende inoltre soluzioni elaborate da una giurisprudenza e da una dottrina consolidate.

La revisione si distingue per la sua apertura nei confronti delle tecnologie future. Si è infatti rinunciato di proposito a menzionare o ad ammettere espressamente singole tecnologie. La formulazione neutrale del disegno consentirà quindi di applicare le disposizioni che vi sono contemplate a nuovi mezzi di comunicazione (ad es. a mezzi biologici o cristallini). Anche in futuro spetterà alla dottrina, alla giurisprudenza e alla prassi esaminare le tecnologie esistenti e stabilire le condizioni che esse dovranno rispettare affinché i libri, i documenti contabili e la corrispondenza d'affari siano tenuti e conservati regolarmente.

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La revisione proposta inciderà anche sulle esigenze poste dal diritto fiscale per quanto concerne la regolarità del rendiconto. Le disposizioni sulla conservazione previste dal diritto commerciale si applicano infatti anche alle persone tenute a conservare i libri in virtù del diritto fiscale. Tali disposizioni fungono pertanto da norma fondamentale del diritto in materia di conservazione.

Di principio, la revisione proposta lascia impregiudicato il diritto contabile materiale contemplato nel Titolo trentesimosecondo del CO, attualmente oggetto di un'altra revisione. Gli avamprogetti e il rapporto esplicativo elaborati a tal proposito da una commissione peritale sono stati posti in consultazione alla fine del mese di ottobre del 1998.

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Messaggio 1

Situazione iniziale

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Diritto vigente

Dalla revisione degli articoli 962 e 963 del Codice delle obbligazioni (CO; RS 220), adottata il 19 dicembre 1975, chi ha l'obbligo di tenere una contabilità può conservare i libri di commercio, la corrispondenza d'affari e i documenti contabili avvalendosi di tecnologie moderne. Tale revisione ha tuttavia introdotto distinzioni che limitano sensibilmente l'utilizzazione delle tecnologie attualmente reperibili sul mercato per il trattamento, la comunicazione e la memorizzazione dei dati. Queste distinzioni riguardano tre settori.

Secondo la concezione del legislatore del 1975, i libri vanno tenuti ­ nel senso stretto del termine (art. 957 segg. CO) ­ sino alla fine dell'anno civile, momento da cui decorre l'obbligo di conservarli (se del caso previa registrazione o previo trasferimento su un altro supporto d'informazione). Dall'introduzione della «contabilità su memoria informativa», questa distinzione non corrisponde più alla realtà, poiché per tenere i libri occorre necessariamente (registrare e) conservare i dati interessati.

Se i libri di commercio sono tenuti con l'ausilio dell'elaborazione elettronica dei dati, la distinzione artificiosa tra «tenere» e «conservare» i libri non ha più alcun senso. Occorre pertanto che il legislatore riconosca espressamente la facoltà di tenere i libri su supporto elettronico.

Negli anni Settanta la carta era il supporto più utilizzato per la corrispondenza e i documenti contabili. Le informazioni figuranti su questo supporto fisico, leggibili senza mezzi ausiliari, avevano carattere di originali. Per motivi di razionalizzazione (accesso più rapido alle informazioni, migliore organizzazione, minore spazio richiesto), tali informazioni sono state successivamente trasferite o registrate su supporti moderni (supporti d'immagini o di dati). Da allora, il significato tradizionalmente attribuito ai termini «originale» e «registrazione» pone problemi d'interpretazione per quanto concerne la corrispondenza d'affari elettronica ­ che nasce su supporti di dati ­, i documenti contabili allestiti elettronicamente e i libri tenuti su supporto elettronico. Occorre pertanto sopprimere la distinzione tra «originale» e «registrazione».

I supporti d'immagini e di dati non possono essere utilizzati nello stesso modo per tutte le informazioni per cui vige l'obbligo di conservazione:
il microfilm può essere impiegato (quale supporto d'immagini) per tutti i libri di commercio, esclusi il conto d'esercizio e il bilancio; i supporti di dati leggibili meccanicamente sono invece ammessi soltanto per la conservazione della corrispondenza d'affari e dei documenti contabili. Per quanto concerne infine gli «altri libri di commercio», la registrazione e la conservazione su supporti di dati non soddisfano le esigenze legali.

A causa dello sviluppo tecnologico, la distinzione tra supporti d'immagini e supporti di dati non è tuttavia più così chiara come poteva esserlo nel 1975. I supporti d'informazione moderni quali WORM (Write Once Read Many ­ tecnologia di memorizzazione in cui è possibile un'unica registrazione di dati, che in seguito non possono più essere modificati), il CD-ROM (Compact Disk-Read Only Memory ­ supporto simile ai dischi CD che può essere letto ma sul quale l'utilizzatore non può scrivere) o i videodischi (supporto su cui le informazioni non sono registrate elet4460

tromagneticamente bensì otticamente mediante un raggio laser che ne consente anche la lettura) si prestano di principio anche alla registrazione di immagini digitalizzate. Se sono pertanto classificati tra i supporti di immagini, tali mezzi dovranno essere considerati ­ a seconda delle informazioni contenute ­ sia supporti d'immagini sia supporti di dati. Tale qualificazione ha tuttavia conseguenze importanti, poiché il diritto vigente opera una distinzione riguardo all'ammissibilità di questi strumenti per la registrazione e la conservazione dei documenti scritti di un'impresa.

Occorre quindi rinunciare alla distinzione tra supporti di immagini e supporti di dati.

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Condizioni quadro di ordine tecnico

In pratica, all'epoca della revisione del 1975 le informazioni da conservare su supporti di dati erano registrate soltanto mediante schede perforate e nastri magnetici su bobina, quindi con mezzi caratterizzati da una durata di conservazione limitata, un accesso lento e costi relativamente elevati rispetto alla densità dei dati.

Dal 1975 la tecnica si è considerevolmente sviluppata. La potenza di calcolo e la capacità di memoria dei supporti di dati sono enormemente aumentate. Le schede perforate sono scomparse, i classici nastri magnetici su bobina non sono quasi più utilizzati e le imprese sostituiscono progressivamente il microfilm con le nuove tecnologie di registrazione. Oggi si usano prevalentemente dischetti, dischi amovibili, CD-ROM e cassette DAT, ossia supporti su cui le informazioni sono registrate in modo magnetico, magneto ottico o ottico. I prezzi sono ormai ridotti a una frazione di quelli praticati negli anni Settanta e la convivialità è stata migliorata a tal punto che queste tecnologie sono praticamente utilizzate in tutte le imprese.

Anche la corrispondenza, segnatamente quella di massa (ordinazioni, fatture ecc.) è vieppiù sbrigata elettronicamente. Le dichiarazioni relative a negozi giuridici, prima inviate per posta, sono sempre più sovente trasmesse mediante telescrivente (telex), telecopiatrice (telefax) o posta elettronica (e-mail). Nonostante la forma e la struttura del messaggio inviato siano ancora molto simili a quelle della classica lettera commerciale redatta su carta, questi mezzi di trasmissione non necessitano imperativamente di un supporto cartaceo. Per quanto concerne ad esempio il facsimile (telefax), non è più necessario ricorrere a un documento su carta se il mittente invia il messaggio direttamente dal suo schermo; nemmeno il destinatario è obbligato a stampare il messaggio ricevuto sulla sua telecopiatrice, poiché può memorizzarlo nel proprio apparecchio EED e prenderne conoscenza leggendolo sullo schermo. Sovente, quando documenti su supporto elettronico (file) o singoli messaggi sono trasmessi sotto forma di formulari elettronici standardizzati (electronic data interchange, EDI, scambio elettronico di dati in senso stretto) non sussiste più alcuna similitudine con la classica lettera commerciale.

Negli uffici fortemente automatizzati si fa quasi tutto
senza carta, salvo nei pochi casi in cui la legge esige la forma scritta ai sensi degli articoli 11 e seguenti del CO (ad es. art. 165 cpv. 1, 226a e 227a CO).

La tecnica continuerà a evolvere. Nel settore della memorizzazione di informazioni, la scienza sta ad esempio sviluppando procedimenti che consentono di registrare olograficamente i dati su supporti cristallini o biologici. Con l'avvento di queste tecnologie la densità di registrazione sarà enormemente aumentata e i costi di simili supporti diminuiranno notevolmente rispetto alla quantità di dati registrati. Inoltre si 4461

accrescerà la durevolezza delle registrazioni e la protezione contro le falsificazioni sarà sensibilmente migliorata grazie a procedimenti di firma numerica (cosiddetta firma elettronica); sarà quindi possibile evitare senza sforzi eccessivi che le informazioni registrate vengano successivamente modificate. In pratica, la tecnologia multimediale sopprimerà la distinzione tradizionale tra le diverse categorie di informazioni (documenti su carta, immagini fisse o in movimento, suono). Entro breve tempo collegare gli elaboratori a reti elettroniche sarà usuale quanto disporre di un apparecchio telefonico al posto di lavoro.

È pertanto lecito presumere che l'importanza delle copie di documenti su carta e dei supporti d'immagini diminuirà e che il loro impiego sarà limitato a determinate funzioni (ad es. copie di sicurezza nei sistemi di classificazione tradizionali). Questi metodi di conservazione saranno utilizzati soprattutto negli archivi e nelle biblioteche o per i documenti ­ in particolare quelli più datati ­ difficilmente trasferibili su supporti di dati. Anche i supporti di memorizzazione attuali potrebbero essere sostituiti da altre forme, sempreché siano in particolare soddisfatte le condizioni seguenti: raccolta di una grande quantità di dati, accesso rapido e «longevità» (sicurezza elevata contro la perdita e le modifiche).

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Motivi della revisione

Negli ultimi tempi, la crescente diffusione dell'informatica quale strumento per il disbrigo degli affari, l'introduzione di nuovi mezzi atti a registrare i fatti aziendali in forme leggibili meccanicamente (e-mail) e l'interesse sempre maggiore dell'economia a un riconoscimento giuridico della corrispondenza sbrigata in tal modo hanno sollevato complesse questioni d'interpretazione e creato una certa incertezza giuridica. I tribunali hanno tuttavia avuto modo di pronunciarsi soltanto in caso di violazione manifesta delle disposizioni concernenti la conservazione dei libri di commercio, il più delle volte nell'ambito di procedimenti penali. Non è quindi stato possibile sviluppare una giurisprudenza in materia. La situazione attuale è pertanto analoga a quella che negli anni Settanta ha portato alla revisione delle norme sulla conservazione dei libri.

La presente revisione è stata prevalentemente motivata dal numero crescente di domande rivolte alle amministrazioni delle contribuzioni in merito all'ammissibilità di nuovi mezzi di memorizzazione e alla conservazione della corrispondenza scambiata elettronicamente. Tali domande sono state poste soprattutto da imprese che intendevano introdurre o sostituire un sistema documentario e/o telematico.

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Procedura preliminare

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Elaborazione di un avamprogetto

Dopo che l'amministrazione ha riconosciuto la necessità di rivedere le norme concernenti la conservazione dei libri, il Servizio giuridico dell'Ufficio federale dell'informatica (UFI) ha contattato le cerchie economiche interessate al fine di istituire un gruppo di lavoro incaricato di esaminare gli aspetti tecnici e giuridici della conservazione tenendo conto della prassi vigente. L'Associazione svizzera per la semplificazione delle procedure di commercio internazionale (SWISSPRO) ha offerto il proprio sostegno amministrativo.

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Nell'ambito del gruppo di lavoro «Diritto e EDI» è stata istituita una commissione ­ composta di giuristi con conoscenze approfondite in materia di diritto dell'informatica1 ­ che ha sostenuto attivamente l'UFI nei lavori di revisione.

La commissione si è riunita per la prima volta nel marzo del 1994 e ha concluso i lavori alla fine del 1995. L'avamprogetto (AP) e il rapporto esplicativo posti in consultazione sono stati elaborati fondandosi su tali lavori.

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Procedura di consultazione

Il 7 maggio 1997, il Consiglio federale ha autorizzato il Dipartimento federale di giustizia e polizia a porre in consultazione l'avamprogetto sopraccitato. La procedura di consultazione si è conclusa alla fine di agosto del 1997.

Sono stati invitati a parteciparvi il Tribunale federale a Losanna, il Tribunale federale delle assicurazioni a Lucerna, tutti i Cantoni, i partiti rappresentati nell'Assemblea federale e 46 organizzazioni.

Il Tribunale federale, il Tribunale federale delle assicurazioni, tre Cantoni, due partiti politici e un'organizzazione hanno rinunciato a esprimere un parere. 22 Cantoni, 4 partiti e 18 delle organizzazioni ufficialmente consultate si sono invece pronunciati sull'avamprogetto. Inoltre, singole organizzazioni e taluni privati hanno espresso spontaneamente il loro parere. L'amministrazione ha preso in considerazione e valutato anche queste opinioni.

Va sottolineato che la maggioranza dei Cantoni ha ripreso le proposte elaborate dall'Amministrazione federale delle contribuzioni in collaborazione con le autorità fiscali cantonali o rinviato a tali proposte.

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Risultati della procedura di consultazione

Nessuno ha contestato la necessità di rivedere il CO. Si è pure riconosciuto che gli obiettivi della revisione sono giustificati e che l'avamprogetto posto in consultazione costituiva di principio una misura adeguata per raggiungere tali obiettivi.

Molti Cantoni hanno rilevato a buon diritto che l'avamprogetto non aveva eliminato totalmente la distinzione tra «supporti di immagini» e «supporti di dati».

La competenza del Consiglio federale di adottare un'ordinanza d'esecuzione (competenza contemplata anche dal diritto vigente) è stata contestata da sei organizzazioni e accolta favorevolmente da due. Nessun Cantone ha invece contestato tale competenza e la maggior parte di essi l'ha approvata espressamente.

L'avamprogetto ha ripreso dal diritto vigente l'obbligo di conservare i libri per dieci anni. Tutti i Cantoni, salvo Argovia, hanno approvato questa soluzione. Tra le organizzazioni che hanno partecipato alla consultazione, quattro considerano troppo lungo il termine di dieci anni e una lo ritiene adeguato.

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Avv. dott. Peter Neuenschwander, Zollikon (presidente); avv. dott. Rico Baumgartner, Herrliberg; avv. Jacques Beglinger, Zurigo; avv. Christian Blaser, Muri presso Berna; dott. Thomas Bühlmann, Zollikon; avv. Claudio G. Frigerio, Berna; dott. Pierre E. Jaccard, Puidoux; avv. Beat Lehmann, Suhr e dott. Bruno Wildhaber, Schwerzenbach.

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Molti Cantoni hanno infine suggerito di completare il diritto fiscale federale al fine di agevolare la consultazione della contabilità da parte delle autorità fiscali.

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Elaborazione del presente disegno

L'elaborazione del messaggio e del disegno di revisione del Titolo trentesimosecondo del Codice delle obbligazioni è stata affidata a un gruppo di lavoro composto di rappresentanti degli uffici federali direttamente interessati e delle amministrazioni fiscali cantonali2.

Rielaborando l'avamprogetto, il gruppo di lavoro ha tenuto conto dei risultati della procedura di consultazione. Si è ampiamente ispirato alle proposte formulate dall'Amministrazione federale delle contribuzioni in collaborazione con le autorità fiscali cantonali (cfr. n. 22). Di conseguenza, ha in particolare deciso di sopprimere completamente la distinzione tra «supporti d'immagini» e «supporti di dati» e di riprendere dal diritto vigente la regolamentazione concernente il termine di conservazione e la competenza del nostro Consiglio di emanare un'ordinanza d'esecuzione.

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Revisione del diritto contabile materiale tuttora in corso

Nel dicembre 1995 ­ in concomitanza con la fine dei lavori della commissione istituita nell'ambito del gruppo «Diritto e EDI» (cfr. n. 21) ­ il DFGP ha incaricato una commissione peritale presieduta dal dott. iur. Peider Mengiardi (di Oberwil)3 di elaborare nuove disposizioni sul rendiconto e la redazione dei rapporti (pubblicità) delle imprese e sui requisiti professionali dei revisori particolarmente qualificati.

La commissione peritale doveva tra l'altro esaminare se la nuova normativa andasse integrata nel Codice delle obbligazioni o se occorresse adottare una legge sul rendiconto e la pubblicità. Era anche incaricata di stabilire se e in che misura tale regolamentazione potesse essere emanata in forma di ordinanza. Le nuove disposizioni in materia di rendiconto e pubblicità avrebbero dovuto applicarsi a tutte le società di diritto privato dotate di personalità giuridica (SA, società in accomandita per azioni, società a garanzia limitata, società cooperativa) ed eventualmente anche ­ in tutto o in parte ­ alle imprese con un'altra forma giuridica e alle fondazioni. La commissione peritale doveva inoltre esaminare se fosse opportuno porre esigenze diverse per le 2

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Il gruppo di lavoro era composto da: Roland Lachenmayer, Argovia, e Alfred Walter, Zurigo, (Conferenza dei funzionari fiscali di Stato); Kurt Eggli, Beat Iten, Alexander Kalbermatter, Heinz Lüthi, Marcus Mosimann, Hans-Jürg Neuhaus, Marcel Niederberger e Yves Sudan (Amministrazione federale delle contribuzioni); Claudio Frigerio (Ufficio federale dell'informatica) e Giacomo Roncoroni (Ufficio federale di giustizia).

La commissione era composta da: Ann-Kristin Achleitner, prof., dott. iur., dott. oec., San Gallo/Östrich-Winkel (D); Giorgio Behr, prof. dott. iur., avv., esperto contabile diplomato, Sciaffusa; Peter Bertschinger, lic. oec., esperto contabile diplomato, Zurigo; Ancillo Canepa, esperto contabile diplomato, diplomato in economia aziendale, Zurigo; Angelo Digeronimo, lic. rer. pol., AFC, Berna; Jean Nicolas Druey, prof. dott. iur., San Gallo; Carl Helbling, prof. dott. oec., esperto contabile diplomato, Zurigo; Beat Kappeler, lic. sc. pol., giornalista economico, Herrenschwanden; Arnold Knechtle, dott. iur., avv., Industrie-Holding, Berna; Daniel Lehmann, lic. iur., Unione svizzera delle arti e mestieri, Berna; Georges Muller, prof. dott. iur., avvocato consulente, Losanna; Alfred Stettler, prof. dott. oec., École des HEC, Losanna. La segreteria era diretta dall'Ufficio federale di giustizia.

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piccole, le medie e le grandi imprese. In tutti i settori considerati andava tenuto conto delle pertinenti direttive dell'Unione europea.

La commissione peritale era infine incaricata di elaborare un avamprogetto di revisione dell'ordinanza sui requisiti professionali dei revisori particolarmente qualificati tenendo conto delle esigenze poste dall'ottava direttiva dell'Unione europea in materia di diritto societario. Occorreva in particolare esaminare se andasse istituito un sistema di abilitazione al fine di garantire l'effettivo rispetto dei requisiti cui devono adempiere i revisori particolarmente qualificati.

Il 29 giugno 1998, la commissione ha consegnato al Dipartimento federale di giustizia e polizia il rapporto e gli avamprogetti sopraccitati. Alla fine di ottobre del 1998, il DFGP ha indetto una procedura di consultazione.

I principi più importanti della revisione proposta possono essere riassunti come segue: è introdotto l'obbligo di allestire un conto dei flussi di tesoreria quale nuovo elemento dei conti annuali. Il rendiconto è redatto conformemente al principio della fair presentation. La costituzione arbitraria di riserve latenti non è più ammessa. Per evitare ripercussioni di carattere fiscale (importanza determinante del bilancio commerciale) è possibile derogare alle disposizioni relative alla valutazione. Sono poste esigenze più severe per quanto concerne la struttura e il grado di capillarità dei conti. Talune associazioni e fondazioni non tenute a farsi iscrivere nel registro di commercio vengono assoggettate all'obbligo di tenere una contabilità e di allestire il rendiconto. Sono stabilite regole uniformi per tutte le organizzazioni soggette all'obbligo del rendiconto; si prevedono tuttavia differenziazioni in funzione della forma giuridica, della grandezza e della natura delle attività. Si distingue inoltre tra piccole, medie e grandi organizzazioni: le piccole organizzazioni (salvo le società di capitali) sono esentate dall'obbligo di fornire indicazioni supplementari nel bilancio, nell'allegato e nel conto economico, come pure dall'obbligo di allestire il conto dei flussi di tesoreria e il rapporto annuale; se derogano alle disposizioni concernenti la valutazione a causa del principio dell'importanza determinante del bilancio commerciale, le piccole e medie organizzazioni
devono fornire nell'allegato indicazioni meno circostanziate di quelle richieste alle grandi imprese; il rendiconto delle grandi organizzazioni deve contenere più indicazioni rispetto a quello delle piccole e medie imprese. L'obbligo di consolidamento viene esteso a tutte le persone giuridiche tenute ad allestire il rendiconto; le ditte individuali e le società di persone ne sono invece dispensate. Per la redazione dei conti consolidati si rinvia alle normative tecniche generalmente riconosciute in materia di rendiconto. L'avamprogetto stabilisce taluni principi in materia di strumenti finanziari derivati delegando al nostro Consiglio la competenza di regolare i dettagli mediante ordinanza. Per quanto concerne l'obbligo di revisione, la commissione peritale propone due varianti. La prima prevede un obbligo di revisione per tutte le organizzazioni che devono tenere una contabilità e allestire il rendiconto, fatte salve le piccole organizzazioni. La seconda assoggetta a tale obbligo tutte le organizzazioni che devono tenere una contabilità e redigere il rendiconto, esentandone tuttavia le piccole organizzazioni che non sono società di capitali o società cooperative. L'avamprogetto disciplina il problema del sovraindebitamento e dell'insolvenza e contempla disposizioni transitorie concernenti la soppressione temporanea del principio della continuità. Su taluni punti (pubblicità, ammissibilità di principi generalmente riconosciuti in materia di rendiconto, contenuto dell'allegato), deroga alle prescrizioni emanate dall'Unione europea; tuttavia, queste ultime saranno probabilmente rivedute.

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L'avamprogetto della commissione peritale opera una distinzione anche per quanto concerne i requisiti dei revisori. I requisiti dei revisori delle piccole organizzazioni sono stati definiti ispirandosi al diritto della società anonima (cfr. art. 727a CO), mentre per i revisori delle medie e grandi organizzazioni e dei gruppi di imprese è stata introdotta una procedura di abilitazione.

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Revisione del Codice delle obbligazioni in generale

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Oggetto

In linea di massima, la revisione proposta concerne soltanto le disposizioni del Titolo trentesimosecondo del Codice delle obbligazioni (Della contabilità commerciale) che riguardano direttamente la tenuta e la conservazione dei libri. Si tratta essenzialmente di adeguare tali disposizioni all'evoluzione tecnica intervenuta dal 1975 a oggi. Questo adeguamento ha tuttavia richiesto che si procedesse anche alla revisione puntuale di altre norme. Al fine di agevolare l'applicazione del diritto, sono inoltre state riprese soluzioni elaborate da una dottrina e una giurisprudenza consolidate.

Di principio, il presente disegno non concerne il diritto contabile materiale. Come già rilevato (cfr. n. 25), è in atto una revisione totale di questa materia e l'avamprogetto e il rapporto esplicativo che la riguardano sono oggetto di una procedura di consultazione dalla fine di ottobre del 1998.

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Obiettivi

L'obiettivo principale della revisione è di eliminare la distinzione giuridica tra supporti d'immagini e supporti di dati, ossia di sopprimere il privilegio attualmente accordato ai supporti d'immagini. Il presente disegno ammette pertanto tutti i supporti elettronici o i mezzi analoghi utilizzati per conservare informazioni, sempreché i libri siano tenuti e conservati conformemente al principio della regolarità. Rinuncia quindi alla distinzione operata dal diritto vigente per quanto concerne le forme di registrazione delle informazioni, distinzione resa ormai obsoleta dall'evoluzione tecnica.

Il presente disegno propone una riforma più incisiva rispetto all'avamprogetto. Riprendendo una proposta formulata a buon diritto da numerosi partecipanti alla procedura di consultazione, sopprime infatti la distinzione tra supporti di dati e supporti di immagini non soltanto in materia di conservazione della contabilità ma anche per quanto concerne la tenuta dei libri di commercio su supporto elettronico o in modo analogo.

Questa soluzione e la conseguente ammissione di nuove tecnologie migliorano le condizioni quadro giuridiche. Ciò gioverà all'economia svizzera accrescendone le possibilità a livello internazionale. In un'epoca caratterizzata dall'incremento degli scambi economici e dall'inasprimento della concorrenza internazionale, una simile modifica riveste un'importanza particolare. Va sottolineato che le innovazioni proposte non comporteranno né un deterioramento della qualità delle registrazioni (segnatamente per quanto concerne la completezza, la sicurezza, l'esattezza, le possibilità di revisione ecc.) né altri svantaggi.

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Portata

L'obbligo di conservare i libri ai sensi dell'articolo 962 CO deriva dall'obbligo di tenere una contabilità (art. 957 CO), che dipende a sua volta dall'obbligo di far iscrivere la propria ditta nel registro di commercio (art. 934 CO). Le disposizioni concernenti la conservazione dei libri di commercio si applicano quindi soltanto alle imprese soggette all'obbligo di iscrizione e, di conseguenza, all'obbligo di tenere una contabilità. Tuttavia, anche i commercianti e le imprese che il CO non obbliga a tenere una contabilità si improntano a tali disposizioni, soprattutto perché le norme di diritto commerciale concernenti la tenuta e la conservazione dei libri si applicano anche in diritto fiscale. Di regola, le disposizioni fiscali dei Cantoni e della Confederazione (cfr. art. 47 dell'ordinanza del 22 giugno 1994 concernente l'imposta sul valore aggiunto, OIVA, RS 641.201) rinviano infatti alle norme del Titolo trentesimosecondo del Codice delle obbligazioni. L'esempio più evidente di questa influenza del diritto commerciale sul diritto fiscale è fornito dalle Direttive applicabili in materia fiscale per la tenuta regolare della contabilità e relative alla registrazione e alla conservazione di documenti commerciali su supporti di immagini o di dati (Richtlinien für die Ordnungsmässigkeit des Rechnungswesens unter steuerlichen Gesichtspunkten, sowie über die Aufzeichnung von Geschäftsunterlagen auf Bildoder Datenträgern und deren Aufbewahrung, in seguito Direttive 1979), pubblicate nel 1979 dalla Conferenza dei funzionari fiscali di Stato in collaborazione con l'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) e l'Ufficio federale di giustizia (UFG).

La revisione proposta lascia impregiudicata questa situazione. Sarebbe infatti inopportuno rinunciare all'unità raggiunta da diritto commerciale e diritto fiscale. Il nuovo ordinamento ­ come del resto quello vigente ­ potrà quindi essere applicato non soltanto al diritto commerciale bensì anche a quello fiscale. Il contribuente obbligato a tenere e conservare i libri potrà pertanto continuare ad adempiere i propri obblighi rispettando le medesime disposizioni. È vero che il diritto fiscale può derogare alle norme del diritto commerciale; tuttavia il legislatore si avvale di questa possibilità con riserbo e soltanto se vi è costretto da motivi di
ordine materiale.

Le amministrazioni e gli istituti di diritto pubblico non soggiacciono all'obbligo di iscriversi nel registro di commercio e possono quindi scegliere liberamente come conservare le informazioni contabili. Anche tali enti si improntano tuttavia alle disposizioni del Codice delle obbligazioni relative alla tenuta e alla conservazione dei libri [cfr. n. 300.60.6 delle Istruzioni concernenti i servizi di cassa, dei pagamenti e di contabilità (CPC) dell'Amministrazione federale delle finanze, Divisione Servizi di cassa e di contabilità], sia rinviando alle Direttive 1979 sia utilizzando la terminologia e i criteri del CO. Questa influenza del diritto privato sul diritto amministrativo consentirà anche alla pubblica amministrazione di sbrigare la corrispondenza e tenere la contabilità avvalendosi di mezzi moderni ed efficienti e di approfittare delle sinergie che ne risulteranno.

Il Codice delle obbligazioni influisce infine anche sul diritto processuale nella misura in cui sancisce l'obbligo di produrre («edizione») i libri tenuti (cfr. art. 963 CO e art. 963 del presente disegno) e si pronuncia in merito alla forza probante delle registrazioni su supporti d'immagini e di dati (cfr. art. 962 cpv. 4 CO e art. 957 cpv. 4 del presente disegno). In tal senso, gli articoli 957 segg. CO indicano come devono essere conservati e valutati, in caso di controversia giudiziale, documenti o dati giuridicamente rilevanti che non sono propriamente di natura commerciale (come ad es.

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i dati relativi alla produzione e i dati di Computer Aided Design o di Computer Aided Manufacturing).

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Sistematica

La revisione proposta non concerne gli articoli 958, 959 e 960 CO; abroga invece l'articolo 964 CO.

Nel disegno si è tenuto conto di una proposta formulata più volte e a buon diritto in procedura di consultazione: l'articolo 957 (il cui marginale è modificato di conseguenza) non disciplina più soltanto l'obbligo di tenere i libri di commercio bensì anche quello di conservarli. Questa modifica implica che ci si scosti dalla sistematica del Codice delle obbligazioni vigente4 e da quella dell'avamprogetto5. L'articolo 957 capoverso 1 del presente disegno sancisce pertanto il principio secondo cui i libri di commercio devono essere tenuti e conservati regolarmente (cfr. art. 957 CO e art. 957 cpv. 1 e 962 cpv. 1 AP). I capoversi 2 e 3 indicano in che modo vanno tenuti (cfr. art. 957 cpv. 2 AP) e conservati (cfr. art. 962 cpv. 2 primo periodo CO e art. 962 cpv. 2 primo periodo AP) libri di commercio, documenti contabili e corrispondenza d'affari. Il capoverso 4 concerne la forza probante di libri di commercio, documenti contabili e corrispondenza d'affari conservati su supporto elettronico o in modo analogo (cfr. art. 962 cpv. 4 CO e art. 962 cpv. 4 AP). Il capoverso 5 conferisce infine al nostro Consiglio la competenza di emanare disposizioni esecutive (cfr.

art. 962 cpv. 2 secondo periodo CO e art. 962 cpv. 2 secondo periodo AP).

Considerata la nuova struttura dell'articolo 957, l'articolo 962 del presente disegno si limita a disciplinare durata (cpv. 1) e inizio (cpv. 2) dell'obbligo di conservazione.

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Terminologia

Dal profilo terminologico, la revisione proposta si limita ad apportare i cambiamenti resi indispensabili dalla nuova regolamentazione materiale e a introdurre modifiche corrispondenti alla sensibilità linguistica odierna o volte a fornire precisazioni auspicabili.

La rinuncia a menzionare i «supporti d'immagini e di dati» (cfr. art. 962 cpv. 2 e 4 e 963 cpv. 2 CO nonché le disposizioni corrispondenti dell'avamprogetto) si iscrive nella prima categoria di modifiche terminologiche: nel presente disegno si parla sistematicamente (cfr. art. 957 cpv. 2 e 3 e 963 cpv. 2; cfr. anche art. 957 cpv. 2 AP) di libri di commercio tenuti o conservati «su supporto elettronico o in modo analogo», utilizzando quindi una formulazione quanto più possibile aperta al fine di tener 4

5

L'articolo 957 del Codice delle obbligazioni vigente (marginale: «Obbligo di tenere una contabilità») definisce la cerchia delle persone che devono tenere una contabilità mentre l'articolo 962 CO (marginale: «Obbligo di conservare i libri di commercio») disciplina durata (cpv. 1 ) e inizio (cpv. 3 ) dell'obbligo di conservare i libri. Questa disposizione stabilisce inoltre quali documenti vanno conservati «in originale» e quali possono essere conservati anche «su supporti d'immagini o di dati» (cpv. 2); si pronuncia infine sulla forza probante delle registrazioni su supporti d'immagini o di dati (cpv. 4).

L'avamprogetto riprendeva la sistematica del diritto vigente. Completava tuttavia l'articolo 957 con un nuovo capoverso 2 secondo cui i libri di commercio, la corrispondenza d'affari e i documenti contabili possono essere tenuti per scritto, elettronicamente o in modo analogo.

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conto dell'evoluzione futura della tecnica. Nella stessa categoria di modifiche rientra anche l'abbandono di termini quali «originale», «registrazione» o «documento» (cfr.

art. 962 cpv. 2 e 4 e 963 CO come pure art. 962 cpv. 4 AP). Si tratta infatti di termini strettamente legati alla corrispondenza tradizionale su carta, che non si prestano a essere utilizzati in ambito informatico poiché possono mettere in forse la certezza del diritto.

Il diritto vigente parla di «libri, corrispondenza d'affari e documenti contabili». Tale gerarchia non corrisponde all'importanza effettiva di queste tre categorie di documenti. Si propone pertanto di elencare i documenti secondo l'ordine seguente: «libri, documenti contabili e corrispondenza d'affari».

Due ulteriori modifiche terminologiche riguardano esclusivamente il testo tedesco.

In primo luogo, il disegno (cfr. art. 957 cpv. 2; cfr. anche la disposizione corrispondente dell'avamprogetto) sostituisce il termine «ordnungsmässig», utilizzato dal diritto vigente (art. 957 CO) con il termine «ordnungsgemäss», più moderno. Secondariamente, «Betriebsergebnisse» è sostituito da «Ergebnisse» (cfr. art. 957 cpv. 1 e art. 957 CO); in tal modo si tiene conto della dottrina e della prassi, secondo le quali il conto da allestire non è un conto economico parziale (rendiconto annuale dei ricavi e dei costi d'esercizio in senso stretto) bensì un conto economico globale (che comprende i ricavi e i costi estranei all'esercizio e quelli straordinari). Le due modifiche sopraccitate non comportano effetti di carattere materiale.

Non si è tenuto conto della proposta ­ formulata a più riprese in procedura di consultazione ­ di adeguare la terminologia del Titolo trentesimosecondo del Codice delle obbligazioni a quella delle disposizioni rivedute del diritto della società anonima (riprendendo ad es. espressioni quali «conto annuale» e «conto economico»).

Una simile soluzione avrebbe consentito di unificare la terminologia soltanto rispetto al diritto della società anonima ma non rispetto a quello cui sono subordinate le altre persone soggette all'obbligo di tenere una contabilità. L'unificazione totale della terminologia è realizzata nell'avamprogetto della commissione peritale Mengiardi (a tal proposito cfr. n. 25).

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Commento alle disposizioni rivedute

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Articolo 957 CO

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Capoverso 1

Il capoverso 1 (cfr. anche art. 962 cpv. 1 AP) introduce un'innovazione. Prevede infatti che le persone tenute a far iscrivere la loro ditta nel registro di commercio devono conservare regolarmente i libri. Dal momento che per tenere i libri occorre necessariamente anche registrare e conservare i dati concernenti i fatti aziendali cui essi si riferiscono, è giustificato che la tenuta e la conservazione di tali libri siano disciplinate dalle medesime norme. La conservazione non costituisce quindi soltanto uno strumento indispensabile per raggiungere gli obiettivi perseguiti dalla contabilità; è anche un elemento della medesima. Quando le registrazioni vengono effettuate su supporti di dati è inoltre sempre più difficile distinguere con chiarezza tra tenuta (contabilità corrente) e conservazione dei libri di commercio. Per questi motivi, il presente disegno non riprende la concezione del diritto vigente secondo cui tenuta (art. 957-961 CO) e conservazione (art. 962 e 963 CO) dei libri sono due attività distinte.

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Per «regolarità» s'intende una qualità particolare della contabilità (richiesta dalla legge)6 che consente di rilevare lo stato patrimoniale dell'azienda, i rapporti di debito e di credito derivanti dal corso degli affari e il risultato dei singoli esercizi annuali (cfr. art. 957 CO). Secondo il presente disegno, questa nozione, intesa in senso lato, si applica anche alla conservazione dei libri. Tenuta e conservazione dei libri sono quindi subordinate alle medesime esigenze per quanto concerne la regolarità.

Spetterà come in precedenza al nostro Consiglio, alla giurisprudenza, all'amministrazione (segnatamente all'amministrazione tributaria), alla dottrina e alle organizzazioni professionali concretare questa nozione, che costituisce una sorta di clausola generale e consente di rinunciare a disciplinare i dettagli nella legge. Per esempio, l'ordinanza del 2 giugno 1976 concernente la registrazione dei documenti da conservare (RS 221.431) sancisce taluni principi relativi alla tenuta regolare della contabilità da cui possono essere desunti anche i criteri da applicare alla conservazione.

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Capoverso 2

Nel capoverso 2 si riconosce espressamente una prassi molto diffusa, ammessa anche dagli uffici di revisione, che consiste nel tenere i libri, i documenti contabili e la corrispondenza d'affari esclusivamente su supporto elettronico sino alla fine del periodo contabile, ossia prima che i dati registrati siano assoggettati alle norme sulla conservazione. La disposizione è formulata in modo da non ostacolare la futura evoluzione tecnologica. Sarà quindi possibile ammettere che mezzi analoghi ai supporti elettronici vengano utilizzati per tenere e conservare i libri, i documenti contabili e la corrispondenza d'affari, sempreché siano adempite le condizioni relative al principio della regolarità. Spetterà alla giurisprudenza, all'amministrazione (segnatamente all'amministrazione tributaria), alla dottrina e alle organizzazioni professionali riesaminare e, ove necessario, adeguare le esigenze poste per garantire che queste nuove tecnologie siano utilizzate conformemente al principio sopraccitato.

I criteri da osservare affinché la tenuta e la conservazione su supporto elettronico di libri, documenti contabili e corrispondenza d'affari siano conformi al principio della regolarità7 continueranno a essere definiti in funzione dello scopo della contabilità e dei principi che ne risultano (esattezza, completezza, uniformità delle regole/assenza di contraddizioni, continuità/permanenza, assenza d'arbitrio/comparabilità, possibilità di verifica). Le direttive dell'amministrazione, il Manuale di revisione (Wirtschaftsprüfungshandbuch, WPH) della Camera svizzera dei periti contabili, fiduciari e fiscali, le raccomandazioni delle organizzazioni professionali [come quella dei revisori informatici (ISACA Switzerland Chapter)] e gli usi commerciali sono ulteriori fonti volte a concretare la nozione di «regolarità» della tenuta e della conservazione dei documenti conformemente allo stato della tecnica. Gli organismi sopraccitati si compongono di periti che sono vicini alla prassi e conoscono il mercato. Possono quindi reagire rapidamente e in modo adeguato, tenendo conto anche dei bisogni della pratica, all'evoluzione tecnologica e alle sue conseguenze sulla registrazione e la conservazione dei documenti commerciali.

Il capoverso 2 precisa che, qualora i libri, i documenti contabili e la corrispondenza d'affari
siano tenuti e conservati su supporto elettronico o in modo analogo, va garantita la concordanza con i fatti aziendali cui essi si riferiscono. Il principio sancito 6 7

Commentario bernese, n. 415 ad art. 957 CO.

A tal proposito, cfr. anche R. Schuppenhauer, Grundsätze für eine ordnungsmässige Datenverarbeitung (GoDV), Handbuch der EDV-Revision, Düsseldorf 1992.

4470

dall'articolo 962 capoverso 2 CO per la conservazione dei libri, dei documenti contabili e della corrispondenza d'affari è quindi esteso alla loro tenuta. Una simile estensione è giustificata dal profilo materiale e corrisponde a un desiderio espresso a più riprese nella procedura di consultazione. L'avamprogetto (cfr. art. 957 cpv. 2) non prevedeva più espressamente questa condizione.

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Capoverso 3

Secondo l'articolo 962 capoverso 2 CO, il conto d'esercizio e il bilancio devono essere conservati «in originale»; le altre informazioni possono essere conservate sotto forma di registrazioni su supporti d'immagini o di dati (è il caso dei documenti contabili e della corrispondenza d'affari) o soltanto sotto forma di registrazioni su supporti d'immagini (è il caso degli altri libri di commercio).

Il capoverso 3 proposto dal presente disegno non ricorre più alla nozione di «originale», che va costantemente interpretata e pone problemi per quanto concerne le forme di corrispondenza e di contabilità senza supporto cartaceo; si limita agli elementi essenziali: forma scritta e firma delle persone cui è affidata la gestione (art.

961 CO).

In tale ambito va rilevato che, oltre ai tipi di firma usuali e riconosciuti dalla legge (firma autografa conformemente all'art. 14 cpv. 1 CO), nella prassi si ricorre vieppiù a nuove forme «elettroniche» di manifestazione della volontà. A determinate condizioni, in futuro il legislatore potrebbe equiparare queste forme alla firma tradizionale8. La disposizione secondo cui il conto d'esercizio e il bilancio vanno conservati «per scritto e muniti di firma» andrebbe riveduta qualora il legislatore desiderasse ammettere la «firma elettronica» (o per meglio dire, i «procedimenti di firma numerici») anche per tali documenti.

Dal profilo materiale, la nuova regolamentazione non modifica in alcun modo l'obbligo di conservare il conto d'esercizio e il bilancio. Si tiene unicamente conto del fatto che le forme di comunicazione elettronica rendono necessario un riesame della nozione di «originale». Per quanto concerne le informazioni e i supporti d'informazioni, questa nozione designa infatti opere create da un determinato autore e rimaste immutate. Di conseguenza, l'«originale» precede sempre la registrazione, cui si procede soltanto in un secondo tempo. Se le informazioni sono create e trasmesse elettronicamente, i dati generati nell'unità centrale dell'elaboratore o quelli visibili sullo schermo dell'autore (lettere, numeri, simboli e grafici) dovrebbero quindi essere considerati «originale», mentre la prima registrazione dei dati operata dal mittente o dal destinatario non sarebbe già più un originale, nemmeno qualora non sia stata apportata alcuna modifica9.

8

9

È già stato depositato un intervento parlamentare che chiede di introdurre la «firma elettronica» mediante una modifica dell'articolo 14 CO (N 94.3115, Mozione Spoerry del 16 marzo 1994, Valore vincolante delle firme elettroniche. Modifica dell'articolo 14 del Codice delle obbligazioni).

Se si adottasse un'interpretazione meno restrittiva, ammettendo che anche la prima registrazione dei dati creati nell'elaboratore è un «originale», occorrerebbe considerare «originale» anche i nastri magnetici utilizzati per la contabilità integrata su memoria informativa. Di conseguenza, anche il conto d'esercizio e il bilancio dovrebbero poter essere conservati (come originali) su nastro magnetico. L'obbligo della firma previsto dall'articolo 961 CO porrebbe taluni problemi per quanto concerne i nastri magnetici e altri supporti di dati. Tale obbligo lascerebbe tuttavia impregiudicata la facoltà di registrare e conservare la contabilità su nastri magnetici.

4471

Una simile interpretazione conduce in un vicolo cieco e non corrisponde assolutamente alle intenzioni del legislatore. Considerata l'epoca in cui è stata elaborata la legge, si può partire dal presupposto che per «originale» si intendessero i documenti stampati su carta; contrariamente ai supporti d'immagini o di dati, tali documenti consentono la firma autografa e possono essere consultati senza mezzi ausiliari. Il significato della nozione di «originale» può essere dedotto anche dall'obbligo di firmare conto d'esercizio e bilancio. Dal momento che tali documenti devono essere sottoscritti (art. 961 CO) e conservati in originale (art. 962 cpv. 2 primo periodo CO), si può senz'altro concludere che l'obbligo di conservare il conto d'esercizio e il bilancio concerne gli esemplari firmati; soltanto la firma rende quindi «originale» il documento stampato su carta. L'obbligo di conservare «in originale» conto d'esercizio e bilancio può pertanto essere assimilato all'obbligo di conservare gli esemplari firmati in forma stampata e di garantire che siano leggibili senza mezzi ausiliari.

Il capoverso 3 del presente disegno rinuncia inoltre alla distinzione tra supporti d'immagini e supporti di dati, prevista invece dal diritto vigente. Nel 1975 il legislatore aveva privilegiato i supporti d'immagini; questa scelta era tra l'altro dettata dal fatto che la riproduzione otticamente percettibile («fedele all'immagine»), in particolare di intestazioni e firme, sembrava offrire maggiori garanzie contro le falsificazioni. Inoltre, una registrazione di qualità di informazioni d'immagini su supporti di dati comportava costi proibitivi. Oggi la situazione è radicalmente mutata. I prezzi dei supporti di dati sono infatti considerevolmente calati. Pur contenendo la medesima quantità di informazioni, questi ultimi richiedono inoltre meno spazio dei supporti di immagini e la lettura di informazioni di immagini è più rapida e migliore.

Infine, la qualità della stampa su carta equivale a quella della stampa da supporti di immagini. Di conseguenza, i motivi che nel 1975 avevano indotto a privilegiare i supporti di immagini rispetto ai supporti di dati non sono più giustificati.

Secondo la regolamentazione proposta, in futuro tutti i libri di commercio (libro mastro, libri ausiliari e altri libri di commercio) ­ salvo il
conto d'esercizio e il bilancio ­, come pure i documenti contabili e la corrispondenza d'affari potranno essere conservati sia su carta sia su supporto elettronico o in modo analogo. Non sarà quindi più necessario stabilire se determinati supporti di memorizzazione moderni, quali ad es. i «videodischi», vadano considerati supporti di immagini o supporti di dati.

Alla stessa stregua di quanto previsto dal diritto vigente, la conservazione su supporto elettronico è subordinata alla condizione che i dati registrati possano essere resi leggibili in ogni momento. In tal modo si escludono ad esempio i procedimenti che consentono di stampare su carta soltanto numeri o segni incomprensibili.

In questo contesto va inoltre rilevato che è opportuno conservare i documenti in originale anche in molti casi nei quali il diritto commerciale, il diritto fiscale o leggi speciali non contemplano alcun obbligo di conservazione. Un commerciante accorto non distruggerà per esempio documenti contrattuali concernenti rapporti di lunga durata neppure una volta spirato il termine di conservazione previsto dal Codice delle obbligazioni, per evitare di perdere potenziali prove. Deciderà invece di volta in volta, alla luce del pertinente diritto processuale, se un determinato documento presenti ancora un interesse.

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414

Capoverso 4

Rispetto al vigente articolo 962 capoverso 4 CO, il capoverso 4 proposto nel presente disegno introduce soltanto modifiche redazionali volte ad adeguare il testo ai cambiamenti di concezione e di terminologia intervenuti dalla revisione del 1975. Si evita in particolare qualsiasi riferimento alle «registrazioni», poiché tale nozione dovrebbe avere una portata generale (come nell'art. 962 cpv. 4 AP) e non andrebbe intesa nel senso di copie di un originale trasferite su un altro supporto (come nell'art. 962 cpv. 2 CO). Alla stessa stregua di quanto previsto nel capoverso 3, si precisa che le informazioni conservate su supporto elettronico devono essere rese leggibili in ogni momento.

Dal profilo materiale, la normativa concernente la forza probante delle informazioni conservate su supporto elettronico rimane immutata. Va tuttavia rilevato che i supporti di tali informazioni sono formalmente ammessi come mezzi di prova soltanto se è dimostrato che queste ultime sono state registrate e conservate regolarmente.

Senza tale prova, un simile supporto non può essere utilizzato come mezzo probatorio, poiché vi è il rischio che i dati siano stati falsificati. Per valutare la veridicità delle informazioni, il giudice dovrà quindi anche compiere accertamenti sul modo e le circostanze in cui è stata effettuata la registrazione. Potrà formarsi un'opinione in merito soltanto dopo aver proceduto a tali accertamenti. Il capoverso 4 non si applica ai registri e ai documenti pubblici che «fanno piena prova dei fatti che attestano, finché non sia dimostrata l'inesattezza del loro contenuto» (art. 9 cpv. 1 CC). Se vengono tuttavia registrate su supporto elettronico, le informazioni tratte da registri o documenti pubblici (ad es. estratti di un registro, contratti, attestati di carenza di beni), perdono ­ in deroga al principio sancito dall'articolo 962 capoverso 4 del Codice delle obbligazioni e dall'articolo 957 capoverso 4 del presente disegno ­ la forza probante accresciuta di cui all'articolo 9 CC; rimane naturalmente salva la pertinente legislazione speciale. Il capoverso 4 non dispensa infine dall'obbligo di produrre mezzi di prova qualificati ove tale produzione sia richiesta da disposizioni legislative speciali [riconoscimento di debito constatato mediante atto pubblico o scrittura privata, richiesto per la
procedura di eliminazione dell'opposizione dall'art.

82 cpv. 1 della legge federale dell'11 aprile 1889 sull'esecuzione e sul fallimento (LEF; RS 281.1); art. 52 della legge del 4 dicembre 1947 di procedura civile federale (PC; RS 273); produzione di cartevalori]. Le informazioni su supporto elettronico non sono quindi un surrogato equiparabile in tutto e per tutto alle informazioni originariamente esistenti su carta.

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Capoverso 5

Il diritto vigente e il presente disegno non definiscono in dettaglio la nozione di tenuta regolare della contabilità (art. 957). Occorrerà pertanto emanare disposizioni esecutive anche dopo la presente revisione, non da ultimo nell'interesse delle persone soggette all'obbligo di tenere una contabilità.

Per questo motivo, il capoverso 5 prevede (come il diritto vigente, cfr. art. 962 cpv.

2 secondo periodo CO) che il nostro Consiglio può precisare le condizioni cui è subordinata la conservazione dei libri tenuti su supporto elettronico o in modo analogo. Dalla nuova sistematica si evince chiaramente che l'ordinanza da noi emanata disciplinerà anche la tenuta dei libri. Questa soluzione corrisponde a quanto previsto dal diritto vigente, nella misura in cui l'ordinanza concernente la registrazione di 4473

documenti da conservare (RS 221.431) contempla già principi relativi alla regolarità della contabilità.

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Articolo 961 CO

Nel bilancio, attivi e passivi similari possono essere riuniti nella medesima posta e strutturati in modo uniforme al fine di agevolare la visione d'insieme e la comparabilità nel tempo. Di principio, nell'inventario ogni singola posta va invece presentata secondo la denominazione, la quantità, il prezzo e il valore. L'inventario delle medie e grandi imprese è quindi un documento voluminoso; si tratta in genere di un elenco stampato su carta delle partite d'inventario rilevate da un sistema di elaborazione dati.

L'articolo 961 CO prevede espressamente che, oltre al conto d'esercizio e al bilancio, deve essere sottoscritto anche l'inventario. L'articolo 962 capoverso 2 CO esige tuttavia la conservazione in originale soltanto per il conto d'esercizio e il bilancio.

Essendo uno degli «altri libri di commercio» ai sensi della disposizione sopraccitata, l'inventario può essere registrato su un supporto di immagini10 e deve essere conservato per dieci anni. Potrebbe quindi essere distrutto subito dopo la firma.

Il legislatore aveva rinunciato già nel 1975 a esigere la conservazione in originale dell'inventario, consentendone la registrazione e la conservazione su supporti di immagini. Sarebbe quindi poco sensato mantenere l'obbligo di firmare l'inventario.

In caso contrario, tale documento dovrebbe (come già esposto) essere integralmente stampato su carta al solo scopo di consentirne la sottoscrizione e potrebbe essere distrutto dopo la revisione contabile.

Per questi motivi, l'articolo 961 del presente disegno non prevede più (alla stessa stregua della disposizione corrispondente dell'avamprogetto) l'obbligo di sottoscrivere l'inventario11. Questa soluzione è del resto conforme alla prassi attuale, nella quale un simile obbligo non è più rispettato nonostante la legge lo sancisca espressamente e il Manuale di revisione della Camera svizzera dei periti contabili, fiduciari e fiscali preveda che occorre accertare se l'inventario è stato firmato12.

La revisione dell'articolo 961 proposta nel presente disegno non sopprime invece l'obbligo di firmare il conto d'esercizio e il bilancio e di conservare tali documenti in modo da consentirne la lettura senza mezzi ausiliari. Firmando il bilancio, le persone responsabili della gestione dichiarano che tutti gli attivi e i passivi che vi sono iscritti rispondono
al vero. Come già esposto, il bilancio contiene un riassunto delle poste figuranti nell'inventario. La soppressione dell'obbligo di sottoscrivere l'inventario non modifica quindi in alcun modo la responsabilità delle persone che, firmando il bilancio, rispondono anche dell'esattezza materiale delle informazioni su cui esso si fonda.

10 11

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Commentario bernese, n. 25 ad art. 961 CO.

In Germania, questa regolamentazione era già stata introdotta in occasione della revisione del 29 luglio 1976 del Codice di commercio (Handelsgesetzbuch, § 41), che ha soppresso l'obbligo di firmare l'inventario. Tale modifica mirava a consentire che gli inventari allestiti mediante EED siano registrati e conservati su supporti di dati, che non possono essere firmati a mano. Si è considerato sufficiente che le persone responsabili della gestione sottoscrivano il bilancio, documento che riassume tra l'altro le poste figuranti nell'inventario. Inoltre, nella prassi l'inventario non veniva quasi mai firmato (Commentario bernese, n. 22 ad art. 961 CO).

Commentario bernese, n. 23 ad art. 961 CO.

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Articolo 962 CO

La nuova sistematica (a tal proposito cfr. n. 34) ha come conseguenza che ­ a differenza del vigente articolo 962 CO e della disposizione corrispondente dell'avamprogetto ­ l'articolo 962 del presente disegno disciplina soltanto durata (cpv. 1) e inizio (cpv. 2) dell'obbligo di conservazione.

Il capoverso 1 prevede un obbligo di conservazione di 10 anni, alla stessa stregua del diritto vigente. Rispetto al Codice delle obbligazioni in vigore (cfr. art. 962 cpv.

1) e all'avamprogetto (cfr. art. 962 cpv. 1), è stato possibile semplificarne la formulazione, giacché il soggetto giuridico cui è imposto tale obbligo («chi ha l'obbligo di tenere i libri di commercio») si evince già dall'articolo 957 capoverso 1.

Si è rinunciato ad abbreviare la durata dell'obbligo di conservazione, soprattutto perché tale durata presenta il vantaggio di corrispondere al termine di prescrizione ordinario previsto dal Codice delle obbligazioni (art. 127) e, in ampia misura, dal diritto penale e dal diritto amministrativo. La scelta di questa soluzione è anche giustificata dal fatto che talune leggi hanno di recente introdotto termini di prescrizione più lunghi: secondo la legge federale del 14 dicembre 1990 sull'imposta federale diretta (LIFD, RS 642.11) e la legge federale del 14 dicembre 1990 sull'armonizzazione delle imposte dirette dei Cantoni e dei Comuni (LAID, RS 642.14), la prescrizione assoluta del diritto di tassare (art. 120 cpv. 4 LIFD, art. 47 cpv. 1 LAID) e la perenzione del diritto di procedere al ricupero d'imposta (art. 152 cpv. 3 LIFD, art. 53 cpv. 3 LAID) subentrano infatti soltanto dopo 15 anni; inoltre, le pretese di risarcimento derivanti dalla legge federale sulla responsabilità per danno da prodotti (art. 10 LRDP, RS 221.112.944) si estinguono alla scadenza di dieci anni dal giorno in cui è stato messo in circolazione il prodotto che ha provocato il danno.

Va anche sottolineato che, sebbene nella procedura di consultazione talune organizzazioni abbiano chiesto una riduzione della durata dell'obbligo di conservazione, quasi tutti i Cantoni vi si sono opposti.

Occorre infine tener conto del fatto che le spese necessarie per conservare le registrazioni durante un lungo periodo (legate più all'obbligo di tenere a disposizione dispositivi di lettura e di utilizzazione, unitamente ai programmi e alla
documentazione, che non alla conservazione dei documenti aziendali registrati) sono fortemente calate negli ultimi venti anni e dovrebbero diminuire ulteriormente in futuro.

Secondo il capoverso 2, che riprende la soluzione proposta dall'avamprogetto (cfr.

art. 962 cpv. 3), il termine di conservazione decennale decorre dalla fine dell'esercizio annuale e non dalla fine dell'anno civile13. Questa modifica è giustificata dal fatto che l'articolo 958 CO esige che l'inventario, il conto d'esercizio e il bilancio siano allestiti «alla fine d'ogni esercizio annuale». Se un'impresa sceglie ­ di regola 13

Nel messaggio del 7 maggio 1975 su una modificazione del Codice svizzero delle obbligazioni (conservazione dei libri di commercio e delle lettere d'affari su supporti di dati o d'immagini) si rilevava che ... «certi libri di commercio, come il conto d'esercizio e il bilancio, possono essere allestiti soltanto dopo la fine dell'esercizio annuale ­ ciò che in pratica avviene con un ritardo a volte di mesi, persino di anni ­» ... e che, di conseguenza, ... «l'osservanza effettiva dei termini di conservazione non sarebbe garantita in ogni caso» (cfr. FF 1975 I 1841). Dal momento che l'articolo 958 capoverso 2 CO prevede già un termine di chiusura la cui inosservanza è passibile di sanzioni penali (cfr. in particolare art. 166 e 325 CP), le considerazioni espresse nel messaggio sopraccitato vanno tuttavia considerevolmente relativizzate. L'innovazione introdotta dal presente disegno non comporta comunque alcun cambiamento per le imprese che non hanno stabilito una data speciale di chiusura del bilancio e per le quali l'esercizio annuale coincide quindi con l'anno civile.

4475

per motivi gestionali ­ un giorno diverso dal 31 dicembre quale data di chiusura del bilancio, esercizio annuale e anno civile non coincidono più e la fine dell'anno civile diventa una data formale senza importanza per la gestione.

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Articolo 963 CO

La modifica redazionale del capoverso 1 concerne soltanto il testo tedesco.

In virtù del vigente articolo 963 capoverso 2 CO, il giudice può unicamente disporre che i libri di commercio siano prodotti «in modo da essere leggibili senza mezzi ausiliari»; in pratica può quindi esigere soltanto l'edizione di documenti su supporto cartaceo. A seconda delle circostanze, un giudice potrebbe essere sommerso da una montagna di carte; una simile strategia procedurale ­ talvolta praticata all'estero ­ ostacola sensibilmente l'esame degli atti e ritarda la conclusione dei processi.

Per evitare questo rischio e tenuto conto del fatto che oggi ­ a differenza della situazione esistente al momento della revisione del 1975 ­ la maggior parte delle autorità giudiziarie svizzere dispone di sistemi EED e delle conoscenze necessarie per procedere al trattamento elettronico dei dati, l'avamprogetto (art. 963 cpv. 2) autorizzava il giudice a esigere la produzione dei libri di commercio in qualsiasi forma.

Il capoverso 2 del presente disegno riprende questa regolamentazione e ­ conformemente a una proposta formulata a buon diritto dalle autorità fiscali ­ estende il diritto di scegliere la forma di edizione a tutte le autorità autorizzate a ordinare la produzione di libri di commercio, documenti contabili o corrispondenza d'affari in virtù del diritto pubblico (della Confederazione o dei Cantoni). Secondo la lettera a, il giudice e le autorità sopraccitate possono quindi esigere l'edizione di documenti leggibili senza mezzi ausiliari, ad esempio la produzione di documenti su carta.

Secondo la lettera b, essi possono tuttavia anche esigere che la persona obbligata a tenere una contabilità metta a disposizione ­ come previsto dal diritto vigente ­ i mezzi tecnici e personali atti a rendere «leggibili» libri di commercio, documenti contabili e corrispondenza d'affari, ossia gli strumenti necessari per visualizzarli, ad esempio su uno schermo, senza che siano codificati.

La normativa proposta prevede la soluzione giuridica seguente: se le condizioni di cui all'articolo 963 capoverso 1 sono adempite, il giudice può chiedere ­ fondandosi sul Codice delle obbligazioni ­ l'edizione di libri di commercio, documenti contabili e corrispondenza d'affari e decidere se essi vadano prodotti in modo da essere «leggibili senza mezzi
ausiliari» (cfr. art. 963 cpv. 2 lett. a) o in un'altra forma ma unitamente ai mezzi necessari per renderli leggibili (cfr. art. 963 cpv. 2 lett. b). Il diritto delle autorità amministrative di esigere l'edizione di libri di commercio, documenti contabili e corrispondenza d'affari non può invece essere dedotto dal Codice delle obbligazioni; deve pertanto essere previsto dal diritto pubblico cantonale o federale. Il diritto di scegliere in quale forma vadano prodotti i documenti summenzionati risulta per contro dal Codice delle obbligazioni.

Questa soluzione consente di utilizzare le risorse informatiche esistenti e le relative conoscenze per liquidare i processi in modo più rapido ed efficace. Permette in particolare di impiegare programmi moderni di ricerca, di analisi e di valutazione (Retrieval-Software, ricerca di testi completi), grazie ai quali il giudice e le autorità sopraccitate potranno estrapolare facilmente le informazioni necessarie da una grande massa di dati complessi.

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Articolo 964 CO

Il vigente articolo 964 CO14 non prevede obblighi concreti per chi deve tenere e conservare una contabilità e non descrive una fattispecie penale. La disposizione non contiene pertanto una norma giuridica; si limita a constatare una situazione esistente15. La riserva a favore delle disposizioni penali può quindi essere abrogata.

Nella procedura di consultazione, nessun interpellato si è opposto all'abrogazione.

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Revisione del diritto fiscale federale

Secondo l'articolo 125 capoverso 2 della legge federale del 14 dicembre 1990 sull'imposta federale diretta (LIFD; RS 642.11), le persone fisiche con reddito da attività lucrativa indipendente e le persone giuridiche devono allegare alla dichiarazione fiscale i conti annuali firmati del periodo fiscale oppure, in mancanza di una contabilità conforme all'uso commerciale, determinate distinte. L'articolo 126 capoverso 3 LIFD prevede che «i documenti e gli altri giustificativi» relativi all'attività di queste persone devono essere conservati per dieci anni. Il disegno completa questa disposizione precisando che simili documenti vanno conservati e prodotti conformemente ai principi sanciti dal Codice delle obbligazioni (art. 957 e 963 cpv. 2). Nel contempo, esplicita la nozione di «documenti» rinviando ai «libri di commercio e alle distinte di cui all'articolo 125 capoverso 2».

L'articolo 42 capoverso 3 della legge federale del 14 dicembre 1990 sull'armonizzazione delle imposte dirette dei Cantoni e dei Comuni (LAID; RS 642.14) stabilisce quali libri e quali distinte vanno allegati alla dichiarazione fiscale delle persone giuridiche e delle persone fisiche con reddito da attività lucrativa indipendente.

Alla stessa stregua di quanto proposto per l'articolo 126 capoverso 3 LIFD, questa disposizione va completata precisando che i documenti sopraccitati devono essere conservati e prodotti secondo le norme del Codice delle obbligazioni.

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Ripercussioni sull'effettivo del personale e conseguenze finanziarie a livello federale e cantonale

Come già rilevato (cfr. n. 33), le amministrazioni e gli istituti pubblici possono scegliere liberamente il modo in cui intendono registrare e conservare le informazioni.

Nella prassi essi si improntano tuttavia alle disposizioni del Codice delle obbligazioni concernenti la tenuta e la conservazione dei libri. La possibilità di utilizzare nuove tecnologie (introdotta dalla presente revisione) si ripercuoterà quindi indiret14

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La disposizione risale a un periodo anteriore all'entrata in vigore del Codice penale svizzero (CP). L'articolo 880 del Codice delle obbligazioni del 1881 autorizzava i Cantoni a emanare disposizioni penali analoghe nelle leggi di applicazione del Codice delle obbligazioni o nella loro legislazione penale. Dall'entrata in vigore del CP svizzero (1942), la violazione dell'obbligo di tenere una contabilità viene punita esclusivamente in virtù degli articoli 166 (omissione della contabilità), 325 (inosservanza delle norme legali sulla contabilità) - eventualmente combinato con l'articolo 163 (bancarotta fraudolenta) -, 170 (conseguimento fraudolento di un concordato giudiziale), 152 (false indicazioni su società commerciali o società cooperative) o 251 (falsità in documenti) del Codice penale.

La violazione dell'obbligo di conservare i libri è espressamente menzionata dagli articoli 166 e 325 CP. Secondo le statistiche penali, non vengono pronunciate più di 10 condanne l'anno in base a queste due disposizioni.

Commentario bernese, n. 10 ad art. 964 CO.

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tamente anche sulle amministrazioni e gli istituti pubblici, soprattutto in termini di tempo. Il risparmio di tempo e le economie che ne potrebbero risultare per quanto concerne il personale e le risorse finanziarie non possono tuttavia essere quantificati poiché dipendono dagli investimenti effettuati a tal fine.

L'imprenditore che decide di utilizzare tecnologie più moderne per tenere e conservare i libri di commercio lo fa nel proprio interesse e per considerazioni di gestione aziendale. Questa decisione esplica tuttavia effetti positivi anche per le autorità fiscali federali e cantonali, poiché le nuove tecnologie consentono loro di esercitare più celermente e con maggiore efficacia le attività cui sono preposte. Nemmeno in tale ambito è possibile quantificare, anche solo approssimativamente, il risparmio di tempo e le economie che potrebbero essere realizzate in termini di personale e mezzi finanziari. Va tuttavia rilevato che le autorità fiscali possono approfittare del tempo risparmiato per effettuare un maggior numero di controlli. Questa possibilità va considerata un vantaggio anche quando dai controlli risulta che le dichiarazioni fiscali esaminate sono corrette.

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Programma di legislatura

Il presente disegno è parte integrante della nuova normativa del CO in materia di presentazione dei conti delle imprese, annunciata nel Rapporto sul programma di legislatura 1995-1999 quale misura intesa a promuovere la competitività della nostra economia (FF 1996 II 343).

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Rapporto con il diritto europeo

Sinora l'Unione europea ha emanato un regolamento e nove direttive al fine di armonizzare il diritto societario (materiale) degli Stati membri. Il regolamento relativo all'istituzione di un Gruppo europeo di interesse economico (GEIE)16 prevede la creazione di una società transazionale il cui scopo è di agevolare e promuovere l'attività economica dei membri.

La prima direttiva17 sancisce segnatamente l'obbligo di pubblicare l'importo del capitale sottoscritto o autorizzato, le revisioni degli statuti dovute a una modifica del capitale sottoscritto nonché il bilancio e il conto profitti e perdite di ogni esercizio.

La quarta direttiva18 contempla disposizioni sui conti annuali di società anonime, società in accomandita per azioni e società a garanzia limitata; pone esigenze diverse per le piccole, le medie e le grandi imprese. La settima direttiva19 disciplina i conti

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Regolamento n. 2137/85 del Consiglio, del 25 giugno 1985 (GUCE n. L 199 del 31.7.1985, pag. 1).

Direttiva n. 68/151 del Consiglio, del 9 marzo 1968, intesa a coordinare, per renderle equivalenti, le garanzie che sono richieste, negli Stati membri, alle società a mente dell'articolo 58, secondo comma del Trattato, per proteggere gli interessi dei soci e dei terzi (GUCE n. L 65 del 14.3.1968, pag. 8).

Direttiva n. 78/660 del Consiglio, del 25 luglio 1978, basata sull'articolo 54, paragrafo 3, lettera g) del Trattato e relativa ai conti annuali di taluni tipi di società (GUCE n. L 222 del 14.8.1978, pag. 11).

Direttiva n. 83/349 del Consiglio, del 13 giugno 1983, basata sull'articolo 54, paragrafo 3, lettera g) del Trattato e relativa ai conti consolidati (GUCE n. L 193 del 18.7.1983, pag. 1).

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consolidati dei gruppi di società. L'ottava direttiva20 definisce le esigenze cui è subordinata la qualifica di revisore contabile. Le direttive in materia di diritto contabile si applicano soltanto alle società di capitali. Una direttiva del 199021 ha pertanto esteso il loro campo d'applicazione alle società di persone i cui soci illimitatamente responsabili sono società. Le altre direttive in materia di diritto societario si riferiscono alla prima direttiva sulla pubblicità22.

Nessuna delle direttive sopraccitate prevede norme concernenti specificamente la tenuta e la conservazione su supporto elettronico di libri di commercio, documenti contabili e corrispondenza d'affari.

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Costituzionalità

Il disegno si fonda sull'articolo 64 della Costituzione federale (Cost.), che conferisce alla Confederazione la competenza di legiferare in materia di diritto civile. Prevede una disposizione (art. 963) che concerne l'obbligo di edizione, quindi il diritto processuale. Com'è noto, secondo l'articolo 64 capoverso 3 Cost. il disciplinamento della procedura civile compete ai Cantoni. Considerato tuttavia l'interesse dei giudici a poter disporre dei documenti necessari al regolamento delle controversie, l'articolo 963 del disegno è indispensabile per garantire l'applicazione del diritto federale, quindi conforme alla Cost.23

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Direttiva n. 84/253 del Consiglio, del 10 aprile 1984, basata sull'articolo 54, paragrafo 3, lettera g) del Trattato, relativa all'abilitazione delle persone incaricate del controllo di legge dei documenti contabili (GUCE n. L 126 del 12.5.1984, pag. 20).

Direttiva n. 90/605 del Consiglio, dell'8 novembre 1990, che modifica le direttive 78/660 e 83/349 relative rispettivamente ai conti annuali e ai conti consolidati per quanto riguarda il loro campo d'applicazione (GUCE n. L 317 del 16.11.1990, pag. 60).

Si tratta della seconda direttiva n. 77/91 del Consiglio, del 13 dicembre 1976 (GUCE n. L 26 del 31.1.1977, pag. 1), della terza direttiva n. 78/855 del Consiglio, del 9 ottobre 1978 (GUCE n. L 295 del 20.10.1978, pag. 36), della sesta direttiva n. 82/891 del Consiglio, del 17 dicembre 1982 (GUCE n. L 378 del 31.12.1982, pag. 47), dell'undicesima direttiva n. 89/666 del Consiglio, del 21 dicembre 1989 (GUCE n. L 395 del 30.12.1989, pag.

36) e della dodicesima direttiva n. 89/667 del Consiglio, del 21 dicembre 1989 (GUCE n.

395 del 30.12.1989, pag. 40).

In merito alla competenza della Confederazione di emanare norme di procedura - segnatamente regole concernenti le prove -, cfr. Blaise Knapp, Commentario Cost., n. 71 ad art. 64.

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