19.079 Messaggio concernente i crediti d'impegno per i programmi «SUPERB» e «Sistemi ERP D/ar» volti a modernizzare i processi di supporto dell'Amministrazione federale e i sistemi SAP del DDPS rilevanti ai fini dell'impiego del 13 dicembre 2019
Onorevoli presidenti e consiglieri, con il presente messaggio vi sottoponiamo, per approvazione, il disegno di decreto federale semplice concernente i crediti d'impegno per i programmi «SUPERB» e «Sistemi ERP D/ar» volti a modernizzare i processi di supporto dell'Amministrazione federale e i sistemi SAP del Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport (DDPS) rilevanti ai fini dell'impiego.
Gradite, onorevoli presidenti e consiglieri, l'espressione della nostra alta considerazione.
13 dicembre 2019
In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Ueli Maurer Il cancelliere della Confederazione, Walter Thurnherr
2017-3570
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Compendio Con il presente messaggio sono chiesti due crediti d'impegno: il primo, di 320 milioni di franchi, riguarda il programma «SUPERB» volto a modernizzare i processi di supporto dell'Amministrazione federale e la loro assistenza mediante le tecnologie dell'informazione e della comunicazione (TIC); il secondo, di 240 milioni di franchi, concerne il programma «Sistemi ERP D/ar» volto a modernizzare e a consolidare i sistemi SAP del Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport (DDPS) rilevanti ai fini dell'impiego.
Nell'ambito della pianificazione delle risorse d'impresa («Enterprise Resource Planning», ERP), la Confederazione utilizza attualmente la suite ERP ECC 6 di SAP (basata sulla tecnologia client/server). La società SAP punta ora sulla tecnologia «real time» e su soluzioni cloud, motivo per cui dal 2025 non fornirà più assistenza per la tecnologia precedente. Il mantenimento di questa tecnologia comporterebbe rischi importanti per la Confederazione; ad esempio il produttore non garantirebbe più la manutenzione del software e le necessarie digitalizzazioni non potrebbero essere implementate.
A seguito di un'approfondita analisi di mercato, il Consiglio federale ha deciso di procedere alla migrazione verso la tecnologia S/4HANA di SAP. La migrazione riguarderà sia i sistemi ERP dell'Amministrazione federale civile sia quelli rilevanti ai fini dell'impiego utilizzati in alcune unità amministrative del DDPS.
Oltre ai vantaggi derivanti dal cambiamento di tecnologia, i programmi «SUPERB» e «Sistemi ERP D/ar» contribuiranno all'armonizzazione e alla standardizzazione dei processi di supporto nell'Amministrazione federale.
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Panoramica dei crediti d'impegno in mio. fr.
(senza lavori preparatori e rincaro) SUPERB Sistemi ERP D/ar
Modernizzazione dei processi di supporto e passaggio a S/4HANA: Finanze
90
Totale
130
220
25
25
50
Personale
20
15
35
Acquisti
35
15
50
Logistica
5
55
60
Immobili
5
20
Gestione centralizzata dei dati di base
25
30
20
50
Realizzazione di nuovi ambienti SAP (hardware, software, formazione continua, esercizio parallelo) Applicazioni TIC / interfacce
120
40
160
35
n/d
35
Funzioni dei programmi (compresa la gestione del portafoglio dei progetti) Maggiorazione per il rischio
15
20
35
Totale
30
30
60
320
240
560
587
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Messaggio 1
Situazione iniziale
1.1
Principi relativi alla gestione dell'informatica della Confederazione
Conformemente all'ordinanza del 9 dicembre 20111 sull'informatica nell'Amministrazione federale (OIAF), il Consiglio federale assume la responsabilità strategica globale dell'impiego delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (TIC) in seno all'Amministrazione federale. I dipartimenti e la Cancelleria federale disciplinano, nell'ambito delle direttive vigenti, la gestione e la direzione delle TIC nei rispettivi settori di competenza.
Per garantire l'interoperabilità dei sistemi informatici e un livello di sicurezza adeguato, il nostro Consiglio emana istruzioni concernenti il settore delle TIC, stabilisce la strategia TIC e definisce in quali settori è necessario introdurre o adeguare direttive TIC. Decide inoltre, nell'ambito del processo di preventivazione, l'attribuzione dei mezzi TIC iscritti a livello centrale. Tenuto conto dei suoi effetti su tutta l'Amministrazione federale, la standardizzazione consente un notevole risparmio di risorse.
1.2
Contesto della pianificazione delle risorse d'impresa
Dal 1997 l'Amministrazione federale civile e l'esercito utilizzano il software standard della società SAP per la pianificazione delle risorse d'impresa, in particolare per i processi di supporto nei settori delle finanze, della logistica, degli acquisti, degli immobili e del personale. Questi cosiddetti «sistemi ERP» («Enterprise Resource Planning») permettono, ad esempio, di elaborare ogni anno diverse centinaia di migliaia di conteggi degli stipendi, quasi 5 milioni di mandati relativi alla logistica o di eseguire fino a 50 000 operazioni di pagamento quotidiane. Inoltre, grazie a queste e ad altre soluzioni SAP vengono supportati vari processi chiave 2 dell'Amministrazione federale.
Dalla fine del 2025 SAP non fornirà più assistenza per la suite ERP ECC 6 attualmente impiegata nell'Amministrazione federale, motivo per cui deve essere sostituita. A seguito di un'approfondita analisi di mercato, da un confronto dei costi tra i prodotti ERP di SAP e i prodotti della concorrenza più performanti, è emerso che una migrazione alla soluzione S/4HANA di SAP sarebbe più conveniente di circa 350 milioni di franchi perché i costi legati all'acquisto, alla formazione del personale, alle licenze e alla migrazione risulterebbero molto più bassi. Sulla base di questi 1 2
588
RS 172.010.58 I processi aziendali di un'amministrazione possono essere suddivisi in processi chiave, processi di supporto e processi di gestione. I processi chiave comprendono tutte le attività che permettono di interagire con la popolazione, l'economia e le altre amministrazioni conformemente al mandato legale.
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risultati, nell'estate del 2017 il nostro Collegio ha deciso, in linea di principio di utilizzare in futuro la soluzione S/4HANA di SAP per l'assistenza TIC ai processi di supporto. Questa soluzione offre nuove funzionalità e possibilità, come una gestione dei dati di base comune a tutte le unità organizzative. In questo modo sarà possibile sostenere e ottimizzare i processi aziendali e di supporto dell'Amministrazione federale e ottenere così ulteriori vantaggi in vista della digitalizzazione.
Il 10 aprile 2019 il nostro Consiglio ha stabilito i principi per il passaggio a SAP S/4HANA e per la modernizzazione dei processi di supporto dell'Amministrazione federale. Dovranno essere realizzati da un lato una rete di sistemi SAP per i processi di supporto dell'Amministrazione federale civile e dall'altro, per l'esercito, un sistema SAP rilevante ai fini dell'impiego. In base al mandato di prestazioni del 2018, l'esercito deve in effetti poter disporre, in situazioni straordinarie, di un sistema sottoposto ad «hardening», che funzioni autonomamente e che possa essere temporaneamente isolato. Le unità amministrative del Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport (DDPS) che non sono rilevanti ai fini dell'impiego devono essere separate da quelle rilevanti e passare alla nuova rete di sistemi SAP per l'Amministrazione federale civile. Nell'ambito dei processi di supporto entrambi i sistemi devono poggiare su una base uniforme e definita congiuntamente.
1.3
Applicazioni TIC nell'Amministrazione federale
L'Amministrazione federale necessita di applicazioni supportate dalle TIC per poter adempiere i propri compiti e fornire i propri servizi alla Confederazione. Negli ultimi 20 anni, all'interno dell'Amministrazione federale sono state sviluppate più di 1000 applicazioni TIC, dalle semplici banche dati ai modelli di simulazione e previsione altamente complessi. Queste applicazioni permettono di eseguire sia i processi chiave che quelli di supporto. I processi chiave si basano sui compiti principali dei singoli dipartimenti. I sistemi del DDPS rilevanti ai fini dell'impiego sostengono i processi chiave, in particolare quelli per la logistica dell'esercito. Nel contesto dei programmi «SUPERB» e «Sistemi ERP D/ar» per processi di supporto nell'Amministrazione federale centrale si intendono i processi riguardanti i settori delle finanze, della logistica, degli acquisti, degli immobili e del personale. Tali processi sono analoghi per tutti i dipartimenti e costituiscono la colonna portante del lavoro dell'Amministrazione.
La seguente tabella contiene alcuni indicatori relativi alla portata dei processi di supporto nell'Amministrazione federale.
589
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Processo di supporto
Indicatore
Finanze
Numero di fatture in entrata Numero di operazioni di pagamento Numero di conti bancari e postali
Personale
Numero di conteggi degli stipendi Numero di candidature Numero di conteggi delle spese Numero di partecipanti a corsi interni
Logistica
Numero di mandati Numero di fatture (in uscita) Numero di forniture Volume di acquisto
Immobili
Numero di edifici e impianti gestiti Numero di progetti di costruzione
Valore arrotondato
620 000 all'anno 1,2 mio. all'anno, fino a 50 000 al giorno 375 450 000 all'anno 100 000 all'anno 145 000 all'anno 17 000 all'anno 4,9 mio. all'anno 2,3 mio. all'anno 910 000 all'anno 5,6 mia. fr. all'anno 10 100 1 400 all'anno
Sulla piattaforma SAP destinata ai processi di supporto sono implementate all'incirca altre 85 applicazioni TIC. Inoltre, i moduli SAP che servono a gestire le relazioni con i partner esterni («Customer Relationship Management», CRM) e con i fornitori («Supplier Relationship Management», SRM) sono strettamente connessi alla piattaforma. L'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) gestisce un proprio sistema SAP.
Su piattaforme diverse da SAP sono attualmente in funzione più di 100 applicazioni connesse tramite numerose interfacce al sistema ERP volto a sostenere i processi di supporto. Ad esempio, il sistema dell'Amministrazione federale delle dogane (AFD) genera, tramite un'interfaccia, le fatture relative alle dichiarazioni d'importazione.
La seguente figura illustra schematicamente l'architettura delle applicazioni dell'Amministrazione federale e la portata dei programmi «SUPERB» e «Sistemi ERP D/ar»:
590
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2
Strategia e attuazione
2.1
Strategia «ERP-TIC 2023»
Su proposta del Dipartimento federale delle finanze (DFF) e del DDPS, e con il coinvolgimento degli altri dipartimenti, il 1° giugno 2018 il nostro Consiglio ha preso atto della Strategia «ERP-TIC 2023».
In questo contesto, i cinque principi che seguono rivestono un'importanza centrale.
1.
Standardizzazione dei processi di supporto
Il trattamento di casi simili viene standardizzato in tutta l'Amministrazione federale.
I processi di supporto sono concepiti in modo da ridurre al minimo gli adeguamenti indispensabili delle soluzioni standard (personalizzazioni). I miglioramenti proposti dal produttore (aggiornamenti) possono così essere applicati ai prodotti standard in modo più semplice, veloce ed economico.
2.
Centralizzazione della gestione dei dati di base
La digitalizzazione auspicata dall'Amministrazione federale richiede un utilizzo e una gestione trasversali dei dati di base in tutti i processi e le unità organizzative. Sia sul piano tecnico sia su quello organizzativo sono adottate le misure necessarie per ottenere il massimo beneficio dalla centralizzazione dei dati di base.
3.
Ambiente a due sistemi
Per soddisfare le necessità dell'esercito, i sistemi TIC rilevanti ai fini dell'impiego devono essere sviluppati in modo da poter essere temporaneamente isolati. Il sistema per l'Amministrazione federale civile viene quindi distinto dal sistema rilevante ai fini dell'impiego. Questa separazione è necessaria perché i sistemi rilevanti ai fini 591
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dell'impiego, e in particolare quelli della logistica dell'esercito, devono funzionare in qualsiasi circostanza ed essere protetti di conseguenza sull'infrastruttura del DDPS sottoposta ad «hardening». Soltanto un ambiente a due sistemi permetterà di conservare i vantaggi e i risultati ottenuti con l'utilizzo del sistema SAP nell'esercito e nell'amministrazione militare che garantiscono, nel contempo, la prontezza d'impiego della truppa a livello logistico. Inoltre, ciò consentirà di separare dal sistema dell'Amministrazione federale generale tutti i processi complessi che riguardano unicamente l'esercito e l'acquisto di armamenti.
4.
Utilizzo di soluzioni cloud
I produttori di software offrono sempre più spesso, e talvolta esclusivamente, le proprie soluzioni su cloud. Nel quadro della strategia per il cloud ibrido l'Amministrazione federale valuta la possibilità di utilizzare queste soluzioni per beneficiare di costi di esercizio più bassi (piattaforme e portali comuni), cicli d'innovazione più brevi nonché di una scalabilità e una flessibilità elevate, anche grazie all'uso di terminali mobili. Tale valutazione tiene parimenti conto degli aspetti legati alla sicurezza.
5.
Interfacce stabili
Le interfacce standardizzate e debolmente connesse sono utilizzate soprattutto tra applicazioni di diversi produttori, ad esempio tra applicazioni SAP e applicazioni di un altro produttore. Esse sono definite in modo da rimanere per quanto possibile stabili e da permettere di adeguare un sistema senza che ciò si ripercuota direttamente sulle applicazioni TIC connesse e viceversa. Le norme vigenti devono essere osservate.
2.2
Attuazione
Al fine di attuare la strategia «ERP-TIC 2023» sono stati avviati i seguenti due programmi sotto la responsabilità del DFF per «SUPERB» e del DDPS per «Sistemi ERP D/ar».
2.2.1
Programma «SUPERB»
Il programma «SUPERB» è inteso a modernizzare i sistemi informatici volti a sostenere i processi di supporto nonché a sostituire i sistemi SAP per l'Amministrazione federale civile. Inoltre, le interfacce delle applicazioni TIC connesse ai sistemi per i processi di supporto sono adeguate e standardizzate.
2.2.2
Programma «Sistemi ERP D/ar»
Il programma «Sistemi ERP D/ar» è inteso a rinnovare i sistemi SAP del DDPS rilevanti ai fini dell'impiego. Questo programma è necessario perché l'esercito, in 592
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base al mandato di prestazioni del 2018, deve poter disporre, in situazioni straordinarie, di un sistema sottoposto ad «hardening», che funzioni autonomamente e che possa essere temporaneamente isolato. A tal fine viene introdotta la versione estesa della soluzione «Defence & Security» (D&S), che mette a disposizione le relative funzioni. Nel corso della separazione dei sistemi, le unità amministrative del DDPS non rilevanti ai fini dell'impiego (Segreteria generale, Ufficio federale dello sport, Ufficio federale della protezione della popolazione, swisstopo e Servizio delle attività informative della Confederazione) passeranno al sistema SAP per l'Amministrazione federale civile. L'aggiustamento a livello finanziario sarà effettuato non appena saranno disponibili i piani di trasferimento.
2.3
Gestione dei rischi
In considerazione della portata, della complessità e dell'importanza dei programmi «SUPERB» e «Sistemi ERP D/ar», è fondamentale una gestione dei rischi efficace.
Una tale gestione è uno strumento centrale ai fini della gestione e direzione di questi due programmi e consente di individuare in anticipo eventuali problemi e rischi legati all'attuazione. Aiuta inoltre i responsabili ad adottare tempestivamente misure adeguate per garantire il successo dei programmi.
2.4
Verifica sistematica e rapporti
Entrambi i programmi sono stati definiti come progetti chiave TIC della Confederazione per il loro fabbisogno di risorse, la loro importanza strategica, la loro complessità, le loro ripercussioni e i loro rischi (conformemente alle Istruzioni del Consiglio federale del 16 marzo 20183 concernenti i progetti TIC dell'Amministrazione federale e il portafoglio TIC della Confederazione). Per essi è quindi previsto un processo di verifica potenziato. Il Controllo federale delle finanze (CDF) effettua verifiche sistematiche dei progetti chiave TIC nel quadro della legge del 28 giugno 19674 sul Controllo delle finanze. Il nostro Consiglio presenta semestralmente alla Delegazione delle finanze e alle commissioni della gestione delle Camere federali un rapporto sullo stato dei progetti chiave TIC contenente informazioni rilevanti per l'alta vigilanza.
3
Descrizione dei programmi
3.1
Introduzione
La migrazione alla nuova generazione di software SAP è garantita dai programmi «SUPERB» e «Sistemi ERP D/ar» definiti dal nostro Collegio.
3 4
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593
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La realizzazione dei due nuovi sistemi avverrà in parallelo all'esercizio esistente.
Questa variante si è rivelata la più economica e rapida nonché la meno rischiosa e offre la possibilità di correggere e semplificare le strutture dei dati e di integrare in modo ottimale le nuove tecnologie nei processi di supporto.
Il passaggio a SAP S/4HANA non consiste nella semplice sostituzione dei vecchi sistemi SAP. Le funzionalità aggiuntive della nuova piattaforma permettono di aumentare notevolmente l'efficienza. Ad esempio, consentono una gestione dei dati di base comune a tutte le unità organizzative, con la quale sostenere e ottimizzare i processi aziendali e di supporto nonché ottenere ulteriori vantaggi in vista della digitalizzazione. La standardizzazione e la riduzione delle interfacce nel panorama SAP dell'Amministrazione federale permetteranno inoltre ulteriori potenziali vantaggi e sinergie.
Al contempo, le esigenze poste ai processi di supporto aumenteranno nei prossimi anni, soprattutto a causa della digitalizzazione in costante crescita. La trasformazione digitale sistematica dell'Amministrazione federale, auspicata anche dal nostro Consiglio, è possibile soltanto grazie a una soluzione ERP efficace, moderna e potenziabile. In tal modo si crea, ad esempio, la base per l'attuazione della dichiarazione di Tallinn sul Governo elettronico («Tallinn Declaration on eGovernment») 5.
3.2
Programma «SUPERB»
Il programma «SUPERB» prevede la sostituzione della piattaforma SAP utilizzata per i processi di supporto dell'Amministrazione federale centrale. Con tale programma si procede inoltre alla migrazione e all'esame di un'eventuale standardizzazione e armonizzazione di 85 applicazioni TIC di diverse unità amministrative, attualmente implementate nella piattaforma SAP per i processi di supporto dell'Amministrazione federale civile, nonché di numerose interfacce con più di 100 altre applicazioni TIC. Il programma persegue un approccio «design to cost» per applicare i requisiti delle unità amministrative.
Potenziali vantaggi per i processi di supporto Nell'ambito dei processi di supporto si sono svolti lavori per individuare i potenziali vantaggi e le possibilità di ottimizzazione dei processi. L'introduzione e l'attuazione delle nuove soluzioni standard di SAP offrono per i processi di acquisto e di gestione del personale vantaggi potenziali di diversi milioni di franchi all'anno. Questi vantaggi potenziali saranno precisati e concretizzati nel corso del programma.
Allo stadio attuale, in altri settori come quelli della gestione dei dati di base, delle finanze e degli immobili, non è ancora possibile quantificare direttamente i vantaggi e le sinergie potenziali della prevista armonizzazione dei processi di supporto e dell'ulteriore standardizzazione dell'assistenza TIC. I risultati delle verifiche saranno sottoposti, sotto forma di studi sulla fattibilità economica, al nostro Consiglio per decisione contestualmente alla liberazione delle tranche successive.
5
594
A condizione che siano state adottate le modifiche di legge necessarie.
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Altri potenziali vantaggi Gli altri potenziali vantaggi sono i seguenti:
l'operatività dei processi di supporto è garantita. L'attuale sistema ERP, che costituisce la colonna portante dell'Amministrazione federale, nel 2025 giungerà al termine del proprio ciclo di vita. Il passaggio completo alla tecnologia più recente e al software S/4 HANA garantirà l'operatività dell'Amministrazione federale;
la strategia di digitalizzazione può essere attuata. La nuova architettura (orientamento ai servizi) consentirà elaborazioni in tempo reale, moderne interfacce standardizzate, un trattamento più veloce dei dati ecc.;
i nuovi requisiti possono essere applicati più rapidamente. La separazione delle applicazioni TIC e l'aggiornamento del sistema ERP permetteranno di mettere in funzione diverse soluzioni all'anno. Ciò comporterà un'applicazione più rapida dei requisiti e maggiore flessibilità;
sarà raggiunto un elevato livello di disponibilità dei sistemi. Il nuovo ambiente ERP avrà un elevato livello di disponibilità e sarà progettato in modo «fail-safe». Questo consentirà di soddisfare le accresciute esigenze in termini di sicurezza dei dati e disponibilità;
l'ergonomia e la performance saranno migliorate. La nuova soluzione offrirà un'interfaccia utente ottimizzata. La recente tecnologia «in-memory» migliorerà la performance dei sistemi e permetterà di elaborare grandi quantità di dati;
la standardizzazione permetterà un potenziale di ottimizzazione tecnica: il passaggio alla nuova versione permetterà di utilizzare nuove funzioni standard.
3.3
Programma «Sistemi ERP D/ar»
Il programma «Sistemi ERP D/ar», di responsabilità del DDPS, prevede il consolidamento dei sistemi SAP dell'esercito e l'effettivo passaggio al nuovo ambiente di sistema SAP rilevante ai fini dell'impiego.
Vantaggi per i sistemi SAP rilevanti ai fini dell'impiego Nel DDPS sarà realizzato un sistema ERP sottoposto ad «hardening». Tutte le unità amministrative rilevanti ai fini dell'impiego potranno così pianificare, eseguire e controllare in un unico sistema tutti gli scenari d'intervento militare. Trattandosi di un sistema rilevante ai fini dell'impiego e sottoposto ad «hardening», la sua gestione e il suo ulteriore sviluppo rientrano nella sfera di competenza della Base d'aiuto alla condotta (BAC) in quanto fornitore responsabile di tali prestazioni. Questo sistema deve soddisfare le condizioni e apportare i vantaggi menzionati di seguito:
ambiente di sistema SAP rilevante ai fini dell'impiego con un elevato livello di disponibilità: un sistema funzionale per tutte le unità amministrative rile-
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vanti ai fini dell'impiego gestito in autonomia dal fornitore di prestazioni (BAC) riducendo il ricorso a fornitori esterni;
gestione delle operazioni e logistica armonizzate: flusso integrativo delle quantità e dei valori di tutte le risorse necessarie per l'impiego (nei settori del personale, delle finanze, degli acquisti, della logistica, degli immobili e del militare) dal punto di vista della pianificazione e dell'esecuzione in un ambiente di sistema e di processo armonizzato. La pianificazione logistica in tempo reale permette di migliorare il rifornimento delle truppe. Il nuovo sistema ERP rilevante ai fini dell'impiego consente inoltre una mobilitazione più rapida e, a breve termine, un miglior equipaggiamento delle unità militari;
prontezza d'impiego in ogni situazione: supporto efficiente per tutte le situazioni operative dell'esercito e per tutte le esigenze che ne conseguono a livello di logistica, acquisti, personale, finanze e immobili;
flessibilità e rapidità: attuazione rapida e flessibile delle modifiche necessarie a seconda della situazione per i processi e le funzionalità del sistema ERP rilevante ai fini dell'impiego nonché elevata flessibilità per far fronte a eventuali esigenze future;
costi di esercizio e di sviluppo di un terzo più bassi rispetto a quelli richiesti per l'ambiente di sistema SAP attuale e ottimizzazione dei costi di esercizio;
maggiore accettazione e quindi utilizzo in seno all'esercito dei processi di supporto sostenuti dal sistema SAP al fine di garantire l'impiego dell'esercito in ogni situazione;
trasparenza della pianificazione e processo decisionale più rapido: livello di disponibilità più elevato a costi di pianificazione più bassi; priorità delle informazioni per il comando militare;
sicurezza delle informazioni e coinvolgimento dei partner: la sicurezza delle informazioni e la cibersicurezza sono garantite da un sistema ultramoderno.
4
Tranche e scadenze
I due nuovi sistemi SAP saranno introdotti gradualmente a partire dal 2021 fino all'inizio del 2026. I rispettivi crediti d'impegno saranno liberati in tre tranche, una volta raggiunti gli obiettivi fondamentali previsti per ciascuna di esse.
Tranche
Programma SUPERB (Amm. fed. civile)
Programma Sistemi ERP D/ar (esercito)
1
Basi e realizzazione del sistema
2
Cambio di sistema e interfacce
3
Disattivazione e ottimizzazioni
Consolidamento e trasformazione del sistema SAP R/3 in SAP S/4HANA Realizzazione del nuovo sistema SAP rilevante ai fini dell'impiego e sua messa in produzione Automatizzazione della logistica dell'esercito e altre ottimizzazioni
596
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In una prima fase saranno realizzati i nuclei dei processi di supporto e il sistema centralizzato dei dati di base. Occorrerà inoltre stabilire quali soluzioni cloud potranno essere utilizzate nell'Amministrazione federale e verificare la situazione dal punto di vista del diritto in materia di acquisti pubblici. In base ai relativi risultati, dovranno essere valutate e decise le opzioni di intervento possibili. I sistemi impiegati nel settore del personale saranno in parte sostituiti già in questa fase. Se le pertinenti basi legali saranno state adottate, verranno attivate anche le prime soluzioni cloud.
Nella seconda fase saranno concepiti gli altri processi che non fanno parte dei nuclei dei processi di supporto e che andranno poi implementati nei nuovi sistemi S/4HANA di SAP. Nel DDPS questo comporterà, in particolare, l'introduzione della soluzione settoriale «Defence & Security», ossia sostanzialmente il rinnovo di tutti i processi logistici dell'esercito e la realizzazione del nuovo sistema integrato SAP S/4HANA dell'esercito. Al termine di questa fase avverrà la messa in produzione dei nuovi processi nei settori delle finanze, degli acquisti, degli immobili e della logistica nonché dei sistemi rilevanti ai fini dell'impiego.
La terza fase comprenderà alcuni miglioramenti successivi alla messa in produzione e la conclusione dei lavori di archiviazione. A seconda delle opzioni di intervento scelte, saranno messe in esercizio altre funzioni cloud. Infine, all'inizio del 2026, con i nuovi sistemi S/4HANA di SAP sarà elaborato il primo rendiconto finanziario (consuntivo) relativo al 2025.
Nel corso della durata del programma saranno costantemente conclusi progetti e raggiunti gli obiettivi fondamentali. La figura seguente illustra approssimativamente lo svolgimento di entrambi i programmi dal 2018 al 2027 (compresi i lavori preparatori necessari dal 2018 fino alla metà del 2020). Vengono indicate anche le tre rispettive tranche in cui si suddividono i crediti per i due programmi.
597
598
SUPERB
Sist. ERP D/ar
Realizzazione ERP Webshop Pianif. finanz. / Dati di base ERP Processi di preventivazione corretti supporto basati su ERP e applicazioni TIC
Ulteriore ottimizzazione dell'esercizio
Successiva gestione dei dati di base e applicazioni TIC
Lavori successivi
Retribuzione, pianific. dell'avvicendamento
Pianificazione dei collaboratori per i mandatari
1a
2021
tranche Basi e realizzazione del sistema
2020
Integrazione della Farmacia dell'esercito
2022
Gestione dei dati di base
2a
2023
2024
Pianific. finanz. / preventivazione
2026
Maggiore sicurezza, rapporti, sistemi periferici
2027
Ottimizzazione della logistica militare
Lavori successivi
3a tranche Disattivazione e ottimizzazioni
2025
Processi D/ar basati su ERP
Realizzazione ERP
tranche Cambio di sistema e interfacce
Realizzazioni preliminari
Rinnovo, standardizzazione e ottimizzazione del supporto tecnologico; standardizzazione e ottimizzazione dei processi; aumento del livello di sicurezza
Processi di supporto nei settori finanze, acquisti, logistica e immobili
Analisi / Reclutamento personale, Inserimento pers., spese Salari, Obiettivi, pianificazione rilevamento tempo di lavoro Formazione, collaboraz. amministrazione sviluppo
Realizzazioni per le RU
Rinnovo, standardizzazione e ottimizzazione del supporto tecnologico; standardizzazione e ottimizzazione dei processi; digitalizzazione estesa
Processi di supporto nel settore del personale
Applicazioni TIC prioritarie con interfacce (integrazione graduale dal 2021 a fine 2023)
Gestione dei dati Analisi / Gestione dei dati di base di base (iniziale) pianificazione (introduzione graduale dal 2021)
Realizzazioni preliminari
Rinnovo, standardizzazione e ottimizzazione del supporto tecnologico; standardizzazione e ottimizzazione dei processi; digita lizzazione estesa Rinnovo, standardizzazione e armonizzazione delle integrazioni / interfacce con le applicazioni specializzate
Processi di supporto nei settori finanze, acquisti (compresa logistica) e immobili, gestione centralizzata dei dati di base e applicazioni TIC
Ottimizzazione della complessità
Digitalizzazione estesa
Standardizzazione e ottimizzazione dei processi
Rinnovo e ottimizzazione del supporto tecnologico
Legenda - Risultati
FF 2020
FF 2020
5
Tenore del decreto di stanziamento
5.1
Introduzione
Dal momento che sono assunti impegni pluriennali superiori a 10 milioni di franchi, per i due programmi «SUPERB» e «Sistemi ERP D/ar» sono chiesti crediti d'impegno a partire dalla metà del 2020 (cfr. art. 21 della legge federale del 7 ottobre 20056 sulle finanze della Confederazione).
La prima tranche destinata all'elaborazione delle basi e alla realizzazione del sistema di entrambi i programmi dovrà essere liberata con l'approvazione dei presenti crediti d'impegno da parte del Parlamento. Le altre tranche dei crediti d'impegno saranno liberate dal nostro Collegio in base allo stato di avanzamento dei programmi.
I costi dei due programmi si basano su stime attuali (senza il rincaro), che sono state confermate da una perizia indipendente. Considerando la portata e la durata di questi programmi e il fatto che gli sviluppi tecnologici dei prossimi anni sono prevedibili solo in parte, le stime presentano un grado di incertezza del 15 per cento.
5.2
Programma «SUPERB»
Costi di esercizio I costi di esercizio della rete di sistemi SAP esistente ammontano a 30 milioni di franchi. Il futuro sistema comprenderà funzioni supplementari come i dati di base, un elevato livello di disponibilità e soluzioni cloud ibride. Attualmente i modelli di prezzo per il futuro esercizio di questo nuovo sistema non sono ancora noti. I futuri costi di esercizio dovrebbero essere simili a quelli attuali.
6
RS 611.0
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Costi d'investimento In base alle stime, i costi del programma sono preventivati come segue.
In mio. fr.
SUPERB
Modernizzazione dei processi di supporto e passaggio a S/4HANA:
90
Finanze
25
Personale
20
Acquisti
35
Logistica
5
Immobili
5
Gestione centralizzata dei dati di base Realizzazione di nuovi ambienti SAP (hardware, software, formazione continua, esercizio parallelo)
30 120
Applicazioni TIC / interfacce
35
Funzioni del programma (compresa la gestione del portafoglio dei progetti) Maggiorazione per il rischio
15
Totale
30 320
(Importi arrotondati ai 5 mio. fr. più vicini)
Queste stime dei costi comprendono il passaggio alla nuova generazione di sistemi SAP per i processi di supporto, le standardizzazioni e modernizzazioni dei processi necessarie (gestione dei dati di base, gestione dei contratti, processi per il conteggio delle spese, processi di reclutamento, gestione commerciale degli edifici, gestione delle superfici ecc.) come pure gli adeguamenti delle interfacce nelle applicazioni TIC interessate. I costi del programma includono anche le spese legate all'esercizio parallelo dei sistemi, che terminerà alla fine del 2026 con la disattivazione degli attuali sistemi utilizzati per i processi di supporto.
Delimitazione rispetto al credito d'impegno Per l'attuazione del programma «SUPERB», compresi i lavori preparatori (ad es.
elaborazione della strategia, analisi di mercato, studi, studi di fattibilità e piano di massima), sono necessarie prestazioni proprie per più di 20 milioni di franchi circa fino alla metà del 2020. I costi esterni per i lavori preparatori relativi al programma «SUPERB» che si svolgono fino alla metà del 2020 ammontano a circa 45 milioni di franchi (comprese le prestazioni dell'Ufficio federale dell'informatica e della telecomunicazione, UFIT).
600
FF 2020
5.3
Programma «Sistemi ERP D/ar»
Costi di esercizio Dal 2027 i costi di esercizio annuali dei sistemi SAP rilevanti ai fini dell'impiego dovrebbero ammontare a circa 25 milioni di franchi. Grazie al cambiamento di tecnologia e al conseguente riadeguamento allo standard SAP, gli attuali costi di esercizio, pari a 37 milioni di franchi circa, potranno essere ridotti di un terzo.
Costi d'investimento In base alle stime, i costi del programma sono preventivati come segue.
In mio. fr.
Sistemi
Modernizzazione dei processi di supporto e passaggio a S/4HANA:
ERP D/ar 130
Finanze
25
Personale
15
Acquisti
15
Logistica
55
Immobili
20
Gestione centralizzata dei dati di base
20
Realizzazione di nuovi ambienti SAP (hardware, software, formazione continua, esercizio parallelo)
40
Funzioni del programma (compresa la gestione del portafoglio dei progetti) Maggiorazione per il rischio
20
Totale
30 240
(Importi arrotondati ai 5 mio. fr. più vicini)
Delimitazione rispetto al credito d'impegno Per i lavori preparatori concernenti il programma «Sistemi ERP D/ar», compresi i lavori preparatori (ad es. elaborazione della strategia, analisi di mercato, studi, studi di fattibilità, piano di massima e consolidamento del sistema), fino alla metà del 2020 sono complessivamente necessarie prestazioni proprie per più di 25 milioni di franchi. I costi esterni per i lavori preparatori relativi al programma «Sistemi ERP D/ar» svolti dall'inizio del 2018 fino alla metà del 2020 ammontano a circa 50 milioni di franchi.
601
FF 2020
6
Ripercussioni
6.1
Ripercussioni per la Confederazione
6.1.1
Ripercussioni finanziarie
I costi indicati al numero 5 per i programmi «SUPERB23» e «Sistemi ERP D/ar» si ripartiranno presumibilmente come segue sugli anni 20202027.
Genere di costo
2020
2021
2022
2023
2024
2025
2026
2027
Totale
Costi esterni SUPERB23
35
60
65
65
45
35
15
0
320
Prestazioni proprie SUPERB23
10
20
20
15
15
15
5
0
100
Costi esterni Sistemi ERP D/ar
30
45
45
40
45
25
10
0
240
Prestazioni proprie Sistemi ERP D/ar
15
20
20
20
25
15
5
0
120
SUPERB23
Sistemi ERP D/ar
(Importi arrotondati ai 5 mio. fr. più vicini)
La Cancelleria federale, i dipartimenti e gli uffici specializzati possono contribuire al finanziamento del programma «SUPERB23», che ammonta a 420 milioni di franchi, con fondi propri pari a circa 140 milioni di franchi. Il programma «Sistemi ERP D/ar», che richiede 360 milioni di franchi, può essere in gran parte finanziato tramite i mezzi finanziari stanziati per il settore Difesa del DDPS. Il rimanente fabbisogno finanziario dovrebbe essere coperto con mezzi TIC iscritti a livello centrale, aumentando il limite di spesa.
Tranche dei crediti I mezzi finanziari destinati alle prime tranche per gli anni 2020 e 2021, pari rispettivamente a 95 milioni di franchi per il programma «SUPERB23» e a 75 milioni di franchi per il programma «Sistemi ERP D/ar», saranno liberati con il decreto federale concernente i due crediti d'impegno.
Le altre tranche dei crediti d'impegno saranno liberate dal nostro Collegio in base allo stato di avanzamento dei programmi.
In particolare poiché alcuni studi di fattibilità non sono ancora terminati, devono essere ammessi trasferimenti di mezzi finanziari sia all'interno dei due crediti d'impegno che fra di essi. In tal modo, determinati pacchetti di compiti volti alla modernizzazione dei processi di supporto potranno essere rinviati, per motivi economici od organizzativi, a un momento successivo.
Costi di esercizio I costi di esercizio sono indicati al numero 5 nei paragrafi dedicati ai singoli programmi.
602
FF 2020
6.1.2
Ripercussioni sull'effettivo del personale
Per il programma «SUPERB23», dal 2020 al 2026 negli uffici specializzati del DFF (AFF, ODIC, UFPER e UFCL) e del DDPS (D/ar) responsabili dei processi di supporto saranno necessarie prestazioni proprie equivalenti in media a 24 posti a tempo pieno all'anno, che saranno fornite dai collaboratori interni della Confederazione. Inoltre, per ogni dipartimento (escluso il DDPS) si dovrà designare un coordinatore che garantisca una collaborazione coordinata tra i dipartimenti e l'adeguamento delle interfacce e applicazioni TIC interessate dal programma «SUPERB23». Secondo le stime, le prestazioni proprie che saranno fornite da uffici diversi da quelli responsabili dei processi di supporto corrispondono a 36 posti a tempo pieno all'anno.
Nel complesso, le prestazioni proprie per il programma «Sistemi ERP D/ar» sono stimate in circa 73 posti a tempo pieno all'anno.
Allo stato attuale il programma «Sistemi ERP D/ar» può essere eseguito con le risorse in organico.
Per l'attuazione «SUPERB23» dovranno essere creati 12 posti a tempo pieno supplementari nel corso di tutta la durata del programma.
6.1.3
Ripercussioni per altri settori informatici della Confederazione
Nell'attuazione dei programmi «SUPERB23» e «Sistemi ERP D/ar» sono coinvolti, in particolare, i due fornitori di prestazioni UFIT e BAC. Gli altri tre fornitori di prestazioni informatiche si occuperanno di adeguamenti delle interfacce per le applicazioni TIC di loro competenza.
6.2
Rischi
Con il passaggio alla soluzione S/4HANA di SAP si intende garantire che l'Amministrazione federale continui a disporre anche in futuro di processi di supporto ben funzionanti grazie a una moderna assistenza TIC. Uno dei rischi principali del programma consiste nel fatto che soluzioni importanti per la suite S/4HANA, in particolare nel settore della gestione del bilancio e in quello della difesa, sono ancora in fase di sviluppo presso SAP. Nella pianificazione si è tenuto conto per quanto possibile di questa circostanza.
A causa della forte interdipendenza tra i due ambienti SAP, secondo le conoscenze attuali non è possibile procedere a una migrazione graduale. Un ritardo nel passaggio al sistema SAP rilevante ai fini dell'impiego avrebbe conseguenze negative sulla data di introduzione del sistema SAP destinato ai processi di supporto e viceversa.
Dal momento che anche una messa in produzione simultanea comporta dei rischi, nel corso del programma si continueranno a cercare soluzioni per introdurre le due piattaforme indipendentemente l'una dall'altra.
603
FF 2020
Sono in corso analisi di mercato e studi di fattibilità riguardo alla possibilità di sostituire applicazioni specifiche non basate su SAP con componenti standard di SAP. L'altra alternativa, ovvero il mantenimento delle soluzioni utilizzate finora, comporta rischi connessi all'acquisto, che devono ancora essere chiariti.
Oltre all'Amministrazione federale, altri importanti clienti di SAP in Svizzera devono sostituire i propri sistemi SAP. La disponibilità di specialisti nella migrazione verso l'ambiente S/4HANA deve pertanto essere considerata una questione problematica, che è stata affrontata concludendo appositi contratti quadro.
6.3
Ripercussioni per i Cantoni
L'attuazione dei programmi «SUPERB23» e «Sistemi ERP D/ar» non ha ripercussioni sulla ripartizione dei compiti e delle competenze tra la Confederazione e i Cantoni.
I miglioramenti dei processi di supporto dell'Amministrazione federale e la modernizzazione della loro assistenza TIC non hanno ripercussioni dirette per i Cantoni.
Tuttavia, la gestione comune dei dati di base può costituire la futura base per le soluzioni di Governo elettronico.
6.4
Ripercussioni per l'economia
I programmi «SUPERB23» e «Sistemi ERP D/ar» sono concepiti per la digitalizzazione dei processi nell'Amministrazione federale. I loro vantaggi devono pertanto tradursi in vantaggi per l'economia. A titolo di esempio si possono citare i portali comuni e la digitalizzazione dell'Amministrazione federale, che creano buoni presupposti per una collaborazione efficiente con l'economia.
7
Aspetti giuridici
7.1
Costituzionalità e legalità
Il progetto si basa sulla competenza generale della Confederazione di adottare i provvedimenti necessari per adempiere i suoi compiti. La competenza dell'Assemblea federale per questa decisione in materia di crediti deriva dall'articolo 167 della Costituzione federale (Cost.)7.
7
604
RS 101
FF 2020
7.2
Forma dell'atto
Conformemente all'articolo 163 capoverso 2 Cost. e all'articolo 25 capoverso 2 della legge del 13 dicembre 20028 sul Parlamento, per l'atto da adottare è prevista la forma del decreto federale semplice non sottoposto a referendum.
7.3
Subordinazione al freno alle spese
L'articolo 1 del decreto federale è subordinato al freno alle spese secondo l'articolo 159 capoverso 3 lettera b Cost., poiché comporta una spesa unica di oltre 20 milioni di franchi. I crediti d'impegno di 320 e 240 milioni di franchi devono quindi essere approvati dalle Camere federali con il consenso della maggioranza dei membri di ciascuna Camera.
8
RS 171.10
605
FF 2020
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