Istruzioni del Consiglio federale concernenti il programma «SUPERB» del 19 agosto 2020

Il Consiglio federale svizzero emana le seguenti istruzioni:

1 1.1

Disposizioni generali Oggetto del programma «SUPERB»

Sono oggetto del programma «SUPERB»: a.

la migrazione dei sistemi «Enterprise Ressource Planning» (sistemi ERP) dell'Amministrazione federale civile verso lo standard SAP «S/4HANA»;

b.

la modernizzazione dei processi di supporto dell'Amministrazione federale civile, in particolare nei settori delle finanze, del personale, degli acquisti, degli immobili e della logistica;

c.

l'adeguamento delle interfacce tra i sistemi ERP utilizzati per i processi di supporto e le altre applicazioni delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (TIC) dell'Amministrazione federale civile connesse con tali sistemi;

d.

l'adeguamento delle interfacce dei sistemi ERP dell'Amministrazione federale civile con il sistema SAP dell'Aggruppamento Difesa e dell'Ufficio federale dell'armamento (armasuisse) rilevante ai fini dell'impiego, che viene modernizzato nell'ambito del programma «Sistemi ERP D/ar1».

1.2

Oggetto delle presenti istruzioni

Le presenti istruzioni disciplinano:

1

a.

le misure organizzative e in materia di personale per la gestione e la direzione del programma «SUPERB»;

b.

le competenze in relazione al programma «SUPERB» rispetto al programma «Sistemi ERP D/ar», al programma «GENOVA» e al Servizio GEVER Confederazione.

D/ar: Aggruppamento Difesa / armasuisse

2020-2066

5939

Istruzioni del Consiglio federale concernenti il programma «SUPERB»

1.3 1

FF 2020

Campo d'applicazione delle presenti istruzioni

Le presenti istruzioni si applicano: a.

alle unità amministrative dell'Amministrazione federale centrale;

b.

alle unità amministrative dell'Amministrazione federale decentralizzata che sottostanno all'ordinanza del 9 dicembre 20112 sull'informatica nell'Amministrazione federale (OIAF) secondo il relativo articolo 2 capoverso 2 lettera a, nella misura in cui sono coinvolte nel programma «SUPERB» o interessate da tale programma.

Le presenti istruzioni disciplinano inoltre la forma in cui gli organi del programma forniscono ai Servizi del Parlamento, ai tribunali della Confederazione e alle unità amministrative dell'Amministrazione federale decentralizzata che non sottostanno all'OIAF la possibilità di partecipare al programma.

2

1.4

Rapporto con altri atti normativi

L'OIAF3

e le istruzioni del Consiglio federale del 16 marzo 20184 concernenti i progetti TIC dell'Amministrazione federale e il portafoglio TIC della Confederazione non sono applicabili al programma della Confederazione nella misura in cui le presenti istruzioni vi si discostano.

2 2.1

Organizzazione, gestione e direzione Committente del programma

Il capo del Dipartimento federale delle finanze (DFF) designa il committente del programma.

1

Il committente del programma assume la responsabilità generale del programma e dell'impiego dei mezzi finanziari conformemente allo scopo cui sono destinati.

2

3

Dispone di competenze decisionali secondo HERMES.

Conferisce il mandato del programma ed elabora il piano di gestione del programma in cui sono definiti i dettagli dell'organizzazione e dell'attuazione di «SUPERB».

4

Incarica una persona indipendente responsabile per la gestione della qualità e dei rischi.

5

2 3 4

RS 172.010.58 RS 172.010.58 FF 2018 1273

5940

Istruzioni del Consiglio federale concernenti il programma «SUPERB»

2.2

FF 2020

Comitato di programma

Il comitato di programma coadiuva il committente del programma e può rivolgergli delle raccomandazioni.

1

2 Si

compone di un rappresentante:

a.

degli uffici incaricati di processi di supporto: 1. Amministrazione federale delle finanze (AFF), 2. Ufficio federale del personale (UFPER), 3. Ufficio federale delle costruzioni e della logistica (UFCL);

b.

di armasuisse;

c.

dell'Ufficio federale dell'informatica e della telecomunicazione (UFIT);

d.

del programma «Sistemi ERP D/ar»;

e.

di ogni dipartimento e della Cancelleria federale;

f.

dell'Organo direzione informatica della Confederazione (ODIC).

I rappresentanti di cui al capoverso 2 devono fare parte dei quadri superiori dell'unità in questione.

3

All'occorrenza il committente del programma può invitare altre persone, segnatamente rappresentanti della Base d'aiuto alla condotta (BAC), dei tribunali della Confederazione, dei Servizi del Parlamento o del programma «GENOVA».

4

5

Il committente del programma presiede il comitato di programma.

2.3

Capo del programma

Il capo del programma dirige e controlla il programma su incarico del committente del programma e sottostà alle istruzioni di quest'ultimo.

1

2

È responsabile segnatamente per: a.

la direzione del piano di gestione del programma e il coordinamento delle interdipendenze tra i progetti;

b.

i rapporti e l'informazione completa, regolare e mirata al committente del programma affinché questi possa assumere i compiti gestionali e decisionali;

c.

la comunicazione relativa a tutti i progetti, garantita d'intesa con il committente del programma e i committenti dei singoli progetti;

d.

la guida del gruppo centrale «SUPERB».

Dispone della competenza decisionale nei limiti definiti dal committente del programma.

3

5941

Istruzioni del Consiglio federale concernenti il programma «SUPERB»

2.4

FF 2020

Gruppo centrale

Il gruppo centrale «SUPERB» si compone dei capi dei progetti riguardanti i processi di supporto (n. 2.5) e dei progetti trasversali (n. 2.6), nonché di almeno un rappresentante ciascuno del programma «Sistemi ERP D/ar» e del programma «GENOVA».

1

Assicura il necessario coordinamento tra i singoli progetti sul piano materiale, qualitativo, delle scadenze e finanziario.

2

Sottopone senza indugio al committente del programma questioni di principio nonché divergenze che non possono essere appianate tempestivamente in seno al gruppo centrale.

3

2.5

Progetti riguardanti i processi di supporto nei settori finanze, risorse umane, nonché acquisti, immobili e logistica

Gli uffici competenti incaricati di processi di supporto designano, per i propri progetti specifici ai processi di supporto, il committente e il capoprogetto.

1

I capiprogetto assicurano, per i propri processi di supporto, il coordinamento tempestivo con i seguenti organismi: 2

a.

gruppo di lavoro interdipartimentale per le finanze (GLI FI);

b.

Conferenza delle risorse umane (CRU);

c.

gruppo di lavoro interdipartimentale per gli acquisti, gli immobili e la logistica (GLI AIL).

Il capo del programma «SUPERB» può partecipare ad ogni progetto riguardante i processi di supporto e ha il diritto di essere consultato.

3

Le tematiche e le proposte che vanno oltre il singolo processo di supporto o la singola applicazione TIC connessa con tale processo di supporto devono essere sottoposte al gruppo centrale.

4

Se il gruppo centrale non riesce a trovare un'intesa su tali tematiche o proposte, il capo del programma «SUPERB» sottopone la questione al committente del programma «SUPERB».

5

2.6

Progetti trasversali nell'ambito di «SUPERB»

1I

progetti trasversali nell'ambito di «SUPERB» sono progetti relativi a compiti trasversali come l'archiviazione o la «Master Data Governance». Questi progetti non si basano su un processo di supporto, ma sostengono uno o più processi di supporto.

L'organizzazione permanente competente di un progetto trasversale designa per tale progetto il committente e il capoprogetto.

2

3

Per il resto si applicano il numero 2.5 capoversi 3­5 e il numero 3.

5942

Istruzioni del Consiglio federale concernenti il programma «SUPERB»

3 3.1

FF 2020

Competenze particolari e possibilità di escalation Processi di supporto esistenti

Ogni ufficio incaricato di processi di supporto esistenti rimane competente, conformemente alle vigenti basi legali, di tali processi, incluso del loro sostegno attraverso applicazioni TIC e ha la facoltà di decidere in merito.

1

Il capo del progetto riguardante i processi di supporto sottopone al committente del programma «SUPERB» eventuali divergenze con gli organi del programma.

2

3 Il

committente del programma cerca di trovare un accordo con la direzione dell'ufficio incaricato di processi di supporto interessato. In assenza di un'intesa, decide il committente del programma.

3.2

Ampliamento di processi di supporto esistenti

Se hanno ripercussioni sul programma «SUPERB» le decisioni che ampliano la portata dei processi di supporto esistenti nei settori delle finanze, del personale, degli acquisti, degli immobili o della logistica, incluso il loro sostegno attraverso applicazioni TIC, sono discusse nell'ambito del programma «SUPERB» e adottate d'intesa con i dipartimenti e gli uffici interessati.

1

In caso di divergenze, il committente del programma «SUPERB» cerca di trovare un accordo con i dipartimenti e gli uffici interessati. In assenza di un'intesa, decide il committente del programma.

2

3.3

Adeguamenti riguardanti i sistemi SAP da sostituire

Nel corso del programma le richieste di modifica che interessano i sistemi SAP da sostituire volti a sostenere i processi di supporto devono essere valutate in funzione delle ripercussioni che produrrebbero sul programma «SUPERB».

1

Se il programma «SUPERB» o le future soluzioni sono interessati dalle richieste di modifica o se sussistono dubbi al riguardo, questo aspetto deve essere integrato nel programma «SUPERB» dal gruppo centrale SUPERB e deve essere presa una decisione definitiva conformemente alla relativa procedura decisionale e di escalation.

2

3.4

Comitato di guida dei processi di supporto e comitato di gestione dei processi di supporto

Nel corso del programma, il capo del programma «SUPERB» assicura un'informazione regolare del comitato di guida dei processi di supporto, del comitato di gestione dei processi di supporto e di altri organismi rilevanti. Può partecipare alle loro riunioni con voto consultivo o presentare proposte.

1

In merito alle questioni che interessano i futuri processi di supporto e i nuovi sistemi ERP, decide il committente del programma «SUPERB» nell'ambito del programma «SUPERB» dopo deliberazione del comitato di programma.

2

5943

Istruzioni del Consiglio federale concernenti il programma «SUPERB»

3.5

FF 2020

Collaborazione con i dipartimenti e gli uffici relativa alle applicazioni TIC connesse con i processi di supporto

Le altre applicazioni TIC connesse con i processi di supporto restano di competenza dei dipartimenti e degli uffici.

1

Gli adeguamenti di queste applicazioni che interessano o potrebbero interessare il programma «SUPERB» sono coordinati con il programma. Eventuali costi aggiuntivi devono essere sostenuti dall'unità amministrativa che li ha causati.

2

Per le interfacce interessate dal programma «SUPERB» e le altre applicazioni TIC connesse con i processi di supporto, si effettua una pianificazione congiunta tra gli organi del programma, i dipartimenti e gli uffici.

3

Questa pianificazione congiunta regola la procedura relativa alla modernizzazione dei processi di supporto e al tempestivo adeguamento o alla tempestiva migrazione delle applicazioni interessate.

4

In caso di divergenze, il committente del programma «SUPERB» cerca di trovare un accordo con i dipartimenti e gli uffici interessati. In assenza di un'intesa, decide il committente del programma.

5

4 4.1

Coordinamento con altri programmi Programma «Sistemi ERP D/ar»

Il capo del programma «Sistemi ERP D/ar» del Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport (DDPS) e il capo del programma «SUPERB» assicurano il coordinamento dei due programmi.

1

Se permangono eventuali divergenze tra il programma «Sistemi ERP D/ar» e il programma «SUPERB» relative allo sviluppo e alla realizzazione del nucleo comune del sistema ERP della Confederazione, decide il committente del programma «SUPERB». Altre divergenze sono sottoposte ai segretari generali del DFF e del DDPS. In assenza di un'intesa, la questione è sottoposta ai capi del DFF e del DDPS e, se questi non riescono a raggiungere un'intesa, al Consiglio federale. I capi del DFF e del DDPS e il Consiglio federale decidono ciascuno entro un termine di due mesi.

2

4.2

Programma «GENOVA» e Servizio GEVER Confederazione

Il capo del programma «GENOVA» della Cancelleria federale e il capo del Servizio GEVER Confederazione nonché il capo del programma «SUPERB» assicurano il coordinamento delle attività.

1

In caso di divergenze, il committente del programma «SUPERB» cerca di trovare un accordo con la Cancelleria federale. In assenza di un'intesa, la questione è sottoposta alla Conferenza dei segretari generali e, se questa non riesce a raggiungere un'intesa, al Consiglio federale. La Conferenza dei segretari generali e il Consiglio federale decidono ciascuno entro un termine di due mesi.

2

5944

Istruzioni del Consiglio federale concernenti il programma «SUPERB»

5 5.1

FF 2020

Disposizioni finali Abrogazione di altre istruzioni

Le istruzioni del Consiglio federale del 12 febbraio 20205 concernenti il programma «SUPERB» sono abrogate.

5.2

Entrata in vigore e abrogazione

1

Le presenti istruzioni entrano in vigore il 1° settembre 2020.

2

Il capo del DFF le abroga alla conclusione del programma.

19 agosto 2020

In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Simonetta Sommaruga Il cancelliere della Confederazione, Walter Thurnherr

5

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Istruzioni del Consiglio federale concernenti il programma «SUPERB»

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