Regolamento interno della Conferenza dei segretari generali del 25 novembre 2020
Il Consiglio federale svizzero emana il seguente regolamento:
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Oggetto
Il presente regolamento disciplina l'organizzazione e le modalità di lavoro della Conferenza dei segretari generali (CSG) secondo l'articolo 53 della legge del 21 marzo 19971 sull'organizzazione del Governo e dell'Amministrazione (LOGA) e secondo l'articolo 16 dell'ordinanza del 25 novembre 19982 sull'organizzazione del Governo e dell'Amministrazione (OLOGA).
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Composizione
2.1 La CSG si compone: a.
del cancelliere della Confederazione;
b.
dei segretari generali dei dipartimenti;
c.
dei vicecancellieri;
d.
del segretario generale dell'Assemblea federale, conformemente all'articolo 53 capoverso 4 LOGA3.
2.2 Il cancelliere della Confederazione e i segretari generali dei dipartimenti hanno diritto di voto.
2.3 Il cancelliere della Confederazione può farsi rappresentare da un vicecancelliere e i segretari generali possono farsi rappresentare dai segretari generali supplenti.
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RS 172.010 RS 172.010.1 RS 172.010
2020-2209
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Segreteria
3.1 La Cancelleria federale (CaF) dirige la segreteria della CSG.
3.2 La segreteria svolge i compiti seguenti: a.
elabora il progetto di ordine del giorno delle sedute all'indirizzo del cancelliere della Confederazione;
b.
redige il verbale delle sedute;
c.
svolge il controllo delle pratiche.
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Convocazione e frequenza delle sedute
4.1 Il cancelliere della Confederazione convoca la CSG.
4.2 È tenuto a convocarla quando almeno tre suoi membri lo richiedono.
4.3 La CSG si riunisce di regola una volta al mese.
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Preparazione delle sedute
5.1 I membri della CSG aventi diritto di voto comunicano alla segreteria entro un congruo termine i punti all'ordine del giorno. Di regola tale comunicazione avviene al più tardi in occasione della seduta precedente.
5.2 Il cancelliere della Confederazione approva il progetto di ordine del giorno e lo sottopone per adozione ai membri della CSG all'inizio della seduta.
5.3 I membri della CSG trasmettono i documenti per la seduta alla segreteria per via elettronica almeno due giorni prima del termine di invio loro impartito.
5.4 La segreteria trasmette i documenti per la seduta ai membri della CSG per via elettronica almeno dieci giorni civili prima della seduta.
5.5 I documenti inviati tardivamente necessitano dell'approvazione del cancelliere della Confederazione.
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Consultazione delle unità amministrative cointeressate
6.1 Prima di consegnare i documenti della seduta alla segreteria, i dipartimenti e la CaF invitano le unità amministrative cointeressate a presentare le loro proposte relative agli affari che rientrano nel campo di applicazione dell'ordinanza del 25 novembre 20204 sulla trasformazione digitale e l'informatica.
6.2 L'articolo 4 OLOGA5 e le direttive della CaF per gli affari del Consiglio federale6 («Raccoglitore rosso») si applicano per analogia.
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RS 172.010.58 RS 172.010.1 https://intranet.bk.admin.ch > Strumenti utili > Direttive per gli affari del Consiglio federale
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Parere scritto prima della seduta
7.1 Dopo aver ricevuto i documenti della seduta e fino all'ultimo giorno lavorativo che la precede, i membri della CSG possono porre per scritto domande ai dipartimenti o alla CaF in merito agli affari di loro competenza, presentare commenti o fare proposte alternative.
7.2 Il dipartimento o la CaF può pronunciarsi per scritto fino all'ultimo giorno lavorativo precedente la seduta oppure rispondervi oralmente durante la seduta stessa.
7.3 Le domande, i commenti e le proposte indirizzati ai dipartimenti o alla CaF e, se del caso, i loro pareri scritti sono trasmessi a tutti i membri della CSG e alla segreteria.
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Decisioni
8.1 La CSG delibera validamente soltanto se sono presenti il cancelliere della Confederazione e almeno tre altri membri aventi diritto di voto.
8.2 La CSG prende le decisioni a maggioranza semplice dei membri aventi diritto di voto presenti.
8.3 In caso di parità di voti, il voto del cancelliere della Confederazione è decisivo.
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Decisioni mediante circolazione degli atti
9.1 La CSG può prendere decisioni mediante circolazione degli atti, salvo se un membro della CSG avente diritto di voto chiede la discussione orale.
9.2 Una decisione mediante circolazione degli atti è valida se almeno quattro membri della CSG aventi diritto di voto vi hanno partecipato.
9.3 Le decisioni prese mediante circolazione degli atti devono essere registrate nel verbale della seduta successiva.
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Verbale delle sedute
10.1 Il verbale contiene perlomeno i nomi dei partecipanti alla seduta, l'ordine del giorno, le richieste presentate e le decisioni prese.
10.2 La segreteria allega il progetto di verbale ai documenti per la seduta successiva.
10.3 Il verbale è rettificato e approvato dai membri della CSG in occasione di tale seduta.
10.4 La segreteria distribuisce il verbale ai membri della CSG entro tre giorni lavorativi.
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Comunicazione e pubblicazione delle decisioni
11.1 Spetta ai membri della CSG informare le loro unità organizzative degli affari trattati dalla CSG.
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11.2 La CaF può pubblicare in forma appropriata le decisioni della CSG all'interno dell'Amministrazione federale.
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Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il 1° gennaio 2021.
25 novembre 2020
In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Simonetta Sommaruga Il cancelliere della Confederazione, Walter Thurnherr
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