Istruzioni del Consiglio federale concernenti la promozione del plurilinguismo nell'Amministrazione federale (Istruzioni concernenti il plurilinguismo) del 22 gennaio 2003
Il Consiglio federale svizzero, visto l'articolo 7 dell'ordinanza del 3 luglio 20011 sul personale federale (OPers), emana le seguenti istruzioni:
1
Principi
11
Le presenti istruzioni si applicano alle unità amministrative di cui all'articolo 1 OPers. Il termine «Dipartimenti» designa i dipartimenti e la Cancelleria federale.
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L'obiettivo delle presenti istruzioni è la promozione del plurilinguismo sul posto di lavoro e la messa a profitto delle peculiarità multiculturali dell'Amministrazione. I rappresentanti delle quattro lingue nazionali devono avere le stesse opportunità di sviluppo e di carriera e poter partecipare attivamente ai processi decisionali secondo le loro qualifiche.
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La promozione del plurilinguismo è integrata nella gestione delle risorse umane a ogni livello, in tutti i processi, segnatamente nei processi di gestione, nonché nell'insieme degli strumenti e delle misure.
14
Le unità amministrative mettono a disposizione le necessarie risorse finanziarie e di personale, affinché le misure in materia di promozione del plurilinguismo possano essere applicate a tutti i livelli.
2
Rappresentanza
21
I Dipartimenti provvedono affinché nei diversi settori di attività dell'amministrazione e a ogni livello gerarchico sia garantita un'equa rappresentanza delle comunità linguistiche secondo le rispettive proporzioni della popolazione svizzera residente. Sono ammesse deroghe a favore delle lingue latine.
La situazione dei servizi decentralizzati è considerata in modo appropriato.
22
Finché non sia raggiunta un'equa rappresentanza delle comunità linguistiche, i Dipartimenti possono fissare obiettivi quantitativi.
1
RS 172.220.111.3
1312
2002-1819
Istruzioni del Consiglio federale concernenti la promozione del plurilinguismo nell'Amministrazione federale
3
Competenze
31
I Dipartimenti dirigono l'attuazione delle presenti istruzioni e provvedono affinché la molteplicità culturale sia considerata nella gestione del personale.
32
I quadri dirigenti sono responsabili che i loro collaboratori non siano svantaggiati a causa della loro appartenenza linguistica.
33
Gli specialisti del personale sostengono e consigliano i quadri dirigenti e i collaboratori in tutte le questioni relative alla promozione del plurilinguismo.
34
I Dipartimenti e le unità amministrative subordinate possono impiegare dei delegati alla promozione del plurilinguismo a sostegno dei quadri dirigenti.
Per i compiti, le competenze, le deleghe e le risorse dei delegati è elaborato un profilo dei requisiti sotto forma di raccomandazione.
35
L'Ufficio federale del personale (UFPER) sostiene la promozione del plurilinguismo. Consiglia i quadri dirigenti, i delegati alla promozione del plurilinguismo e gli specialisti del personale nell'attuazione delle istruzioni del Consiglio federale. Mette a loro disposizione strumenti a sostegno di singole misure.
4
Programmi di promozione del plurilinguismo
41
Per attuare le presenti istruzioni, i Dipartimenti insieme alle unità amministrative subordinate elaborano, per un periodo quadriennale, un catalogo di misure basato sulle loro specifiche esigenze. Il catalogo può assumere la forma di un programma o di un accordo della durata corrispondente a quella prevista per il rapporto quadriennale a destinazione del Consiglio federale.
42
I Dipartimenti insieme alle unità amministrative subordinate stabiliscono annualmente a quali misure del loro programma attribuire la priorità. Le unità amministrative subordinate sono responsabili dell'attuazione mirata di tali misure.
5
Lingua di lavoro
51
Di regola gli impiegati lavorano nella propria lingua, a condizione che sia una delle lingue ufficiali (tedesco, francese, italiano). Essi dispongono di adeguati strumenti di lavoro (ad es. supporti informatici, dizionari e documentazione) nella loro lingua.
52
In presenza di persone che non capiscono il dialetto si parla la lingua ufficiale.
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6
Traduzione e redazione
61
L'attività traduttiva è disciplinata nell'Ordinanza del 19 giugno 19952 sulla traduzione nell'amministrazione generale della Confederazione.
62
Nel limite del possibile, i testi destinati a un vasto pubblico sono redatti sin dall'inizio in più lingue e controllati nell'ambito della procedura di coredazione.
63
Le autorità competenti di cui all'articolo 2 OPers (di seguito: «autorità competenti») provvedono affinché i lavori di traduzione siano assegnati solo eccezionalmente ai rappresentanti di una minoranza linguistica che non sono stati assunti esplicitamente come traduttori.
7
Esigenze linguistiche
71
Tutti gli impiegati devono possedere le conoscenze passive di almeno una seconda lingua ufficiale (comprensione orale e lettura) utili all'esercizio della loro funzione.
72
Nelle funzioni specialistiche e in quelle amministrative di un certo livello, sono richieste buone conoscenze di almeno una seconda lingua ufficiale.
Nelle funzioni superiori sono richieste conoscenze attive (parlare) di una seconda lingua ufficiale e conoscenze passive della terza lingua ufficiale.
73
Per ogni posto il livello delle conoscenze linguistiche richieste è fissato in base a un metodo di valutazione standard riconosciuto.
8 81
Misure concernenti i processi in materia di personale Reclutamento del personale
811
Le esigenze linguistiche di cui al numero 7 devono essere menzionate in ogni bando di concorso indipendentemente dalla forma di pubblicazione.
812
Esigenze linguistiche specifiche devono essere indicate nelle offerte d'impiego unicamente se derogano a quelle definite al numero 7 (segnatamente nei casi di lingue non ufficiali o della possibilità della suddivisione del posto tra rappresentanti di comunità linguistiche differenti).
813
Se una comunità linguistica è sottorappresentata in una funzione in seno a una grande unità amministrativa, nel bando di concorso si indica che le candidature di questa comunità sono particolarmente gradite.
814
I posti vacanti sono messi a concorso in tutte le regioni linguistiche. La pubblicazione di una selezione di posti vacanti nei quotidiani o nei settimanali romandi o ticinesi deve pure comprendere le funzioni dirigenziali.
2
RS 172.081
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815
Prima della pubblicazione di ogni bando di concorso le autorità competenti esaminano se il posto è idoneo alla suddivisione tra rappresentanti di due comunità linguistiche differenti. Queste disposizioni valgono segnatamente per i posti dirigenziali.
82
Selezione del personale
821
Tutte le candidature che soddisfano le condizioni oggettive devono essere esaminate con attenzione, indipendentemente dalla lingua del candidato.
822
Nel limite del possibile vengono convocati al colloquio candidati di ciascuna comunità linguistica. Essi devono potersi esprimere nella loro lingua.
823
In caso di candidature equipollenti, i responsabili dell'assunzione accordano la priorità alle candidature di persone delle comunità linguistiche sottorappresentate nell'unità amministrativa interessata. Questo vale segnatamente per i posti dirigenziali.
824
Prima dell'assunzione i responsabili valutano le conoscenze linguistiche dei candidati.
825
In occasione dell'istituzione di commissioni, gruppi di lavoro e altri organi nonché in occasione dello sviluppo dei quadri, della selezione dei responsabili della formazione e dell'assegnazione di mandati, le autorità competenti badano affinché la rappresentanza delle comunità linguistiche risulti equilibrata.
83
Valutazione del personale
831
A ogni livello le esigenze linguistiche di cui al numero 7 possono pure costituire parte della valutazione annuale del personale.
832
La valutazione del personale, segnatamente quella dei quadri dirigenti, tiene conto del loro contributo alla promozione del plurilinguismo.
84
Sviluppo del personale
841
Allo scopo di migliorare le capacità comunicative degli impiegati, l'Amministrazione federale offre corsi linguistici. I superiori promuovono il perfezionamento linguistico dei loro collaboratori nonché la comunicazione interculturale.
842
Il plurilinguismo nell'amministrazione è trattato nell'ambito della formazione di base (tirocinio) e in appositi corsi dell'Amministrazione federale.
843
Nei seminari, colloqui e altre manifestazioni organizzati all'interno dell'Amministrazione occorre badare che i relatori invitati rappresentino le diverse comunità linguistiche.
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844
I programmi di formazione centralizzati e decentralizzati comprendono offerte di formazione nelle tre lingue ufficiali (tedesco, francese, italiano), in particolare con riferimento alla formazione dei quadri, allo sviluppo delle capacità di comunicazione interculturale e alla promozione delle nuove leve.
9
Immagine
91
Nella cura della sua immagine istituzionale (ad es. nel materiale pubblicitario e informativo, nelle scritte ufficiali, nei moduli, nelle intestazioni, nelle pubblicazioni su Internet, nelle segreterie telefoniche), L'Amministrazione federale tiene conto delle lingue nazionali (tedesco, francese, italiano, romancio).
10
Controlling e valutazione
101
I progressi e il tasso di riuscita delle misure in materia di promozione del plurilinguismo sono riesaminati periodicamente. Se necessario, si adottano senza indugio misure correttive.
102
Ogni anno l'UFPER presenta un rapporto al Consiglio federale sullo sviluppo quantitativo del plurilinguismo in base a strumenti standardizzati. Vi presenta gli indicatori più importanti.
103
I Dipartimenti rilevano annualmente dati complementari necessari alla verifica dei loro indicatori. Raccolgono in particolare, per il loro settore, anche dati sulla ripartizione degli stipendi secondo le lingue, in funzione dei cinque livelli di valutazione nonché sulla determinazione di altre importanti componenti salariali.
104
Una volta all'anno in occasione di una Conferenza delle risorse umane e di una Conferenza dei segretari generali, i Dipartimenti presentano a titolo di reciproca informazione gli indicatori relativi alla promozione del plurilinguismo forniti dallo strumento di gestione standardizzato (ad es. Cockpit HRM) e completati con i dati dipartimentali. Inoltre si informano vicendevolmente sulle misure correttive previste. Essi assicurano la trasmissione di queste informazioni al Comitato di seguito delle parti sociali.
105
Ogni quattro anni, al 31 dicembre, i Dipartimenti presentano all'UFPER un rapporto conciso sui progressi quantitativi e qualitativi conseguiti nelle unità amministrative, sugli eventuali ostacoli incontrati nell'attuazione nonché sulle misure correttive adottate.
106
L'UFPER analizza i rapporti dei Dipartimenti e li riassume in un rapporto di valutazione a destinazione del Consiglio federale. Tale rapporto comprende anche raccomandazioni sulla futura direzione da seguire in materia di plurilinguismo ed evidenzia le misure esemplari di promozione adottate da singole unità amministrative.
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11
Disposizioni finali
111
Le istruzioni del Consiglio federale del 19 febbraio 19973 concernenti la promozione del plurilinguismo nell'amministrazione generale della Confederazione sono abrogate.
112
Le presenti istruzioni entrano in vigore il 1° marzo 2003.
22 gennaio 2003
In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Pascal Couchepin La cancelliera della Confederazione, Annemarie Huber-Hotz
3
FF 1997 II 435
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