Istruzioni concernenti il coordinamento e la collaborazione tra le biblioteche dell'Amministrazione federale del 25 giugno 2008
Il Consiglio federale svizzero emana le seguenti istruzioni:
1 1.1
Scopo e campo d'applicazione Scopo
Le presenti istruzioni mirano a promuovere il coordinamento e la collaborazione tra le biblioteche dell'Amministrazione federale nell'interesse degli utenti.
1
2
A tale scopo occorre in particolare: a.
coordinare l'impiego dei mezzi tecnici, in particolare dei sistemi informatici;
b.
favorire l'applicazione di norme nazionali e internazionali e di sviluppi tecnici nell'ambito dell'informazione e della documentazione;
c.
evitare i doppioni, garantendo il coordinamento dei settori d'attività;
d.
garantire lo scambio di informazioni nell'ambito dell'informazione e della documentazione dell'Amministrazione federale;
e.
garantire la formazione e il perfezionamento del personale;
f.
stabilire una stretta collaborazione con la Biblioteca nazionale svizzera, le biblioteche universitarie svizzere e le altre biblioteche soprattutto a Berna.
1.2
Campo d'applicazione
Le presenti istruzioni si applicano alle biblioteche delle unità amministrative dell'Amministrazione federale centrale e decentralizzata secondo l'articolo 6 dell'ordinanza del 25 novembre 19981 sull'organizzazione del Governo e dell'Amministrazione.
1
2 Per biblioteche si intendono i servizi che raccolgono e mettono a disposizione del pubblico o di una determinata cerchia di destinatari documentazione illustrativa non individualizzata.
1
RS 172.010.1
2008-1568
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Istruzioni concernenti il coordinamento e la collaborazione tra le biblioteche dell'Amministrazione federale
3
Sono esclusi dal campo d'applicazione: a.
il settore dei Politecnici federali;
b.
la Biblioteca nazionale svizzera.
2
Gestione e compiti della Biblioteca am Guisanplatz
La Biblioteca Am Guisanplatz (BiG) gestisce e coordina le biblioteche dell'Amministrazione federale e provvede alla collaborazione nell'ambito dell'informazione e della comunicazione.
1
2
La BiG ha segnatamente i compiti seguenti: a.
gestisce l'impiego dell'informatica nel suo settore d'attività consultando il fornitore di prestazioni informatiche;
b.
si occupa della tenuta dei cataloghi in seno all'Amministrazione garantendo l'accessibilità ai medesimi;
c.
provvede affinché altri servizi amministrativi e terzi abbiano un accesso per quanto possibile libero e agevole alle raccolte di dati delle biblioteche della Confederazione;
d.
segue l'evoluzione nel suo settore d'attività, partecipa ai lavori di organi specializzati nazionali e internazionali e assicura la diffusione delle nuove conoscenze nelle biblioteche;
e.
in collaborazione con l'Ufficio federale del personale e con la Biblioteca nazionale svizzera, provvede alla formazione e al perfezionamento specialistici del personale delle biblioteche;
f.
promuove un allestimento funzionale delle biblioteche dell'Amministrazione federale, una chiara descrizione dei compiti e un impiego efficace del personale e dei mezzi tecnici e finanziari;
g.
favorisce il coordinamento e la collaborazione con le biblioteche esterne all'Amministrazione federale.
La BiG emana le istruzioni necessarie per l'adempimento dei suoi compiti secondo il capoverso 2.
3
La BiG elabora, in collaborazione con la Conferenza di documentazione della Confederazione (CDC), le necessarie istruzioni o direttive tecniche, in particolare per quanto concerne l'utilizzazione di sistemi informatici, le regole di catalogazione, il rispetto di determinate norme e l'impiego di thesauri.
4
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3 3.1
Conferenza di documentazione della Confederazione (CDC) Composizione
La CDC si compone del direttore della BiG, di un rappresentante di ciascun dipartimento e di un rappresentante della Cancelleria federale. È presieduta dal direttore della BiG.
1
2 I dipartimenti e la Cancelleria federale nominano i loro rispettivi rappresentanti e sostituti dei rappresentanti e conferiscono loro la necessaria competenza decisionale.
Un rappresentante della Biblioteca nazionale svizzera, un rappresentante dei Servizi del Parlamento e un rappresentante del fornitore di prestazioni informatiche possono partecipare alle sedute della CDC con voto consultivo.
3
La CDC può avvalersi della consulenza di rappresentanti di altre unità amministrative, dei tribunali della Confederazione o di altre organizzazioni.
4
3.2
Compiti
La CDC offre sostegno e consulenza alla BiG, partecipa al processo decisionale e garantisce lo scambio di informazioni.
1
2
La CDC ha segnatamente i compiti seguenti: a.
esamina gli affari sottoposti dalla BiG;
b.
sottopone alla BiG affari per disbrigo;
c.
approva direttive tecniche a destinazione del segretario generale del DDPS;
d.
rilascia autorizzazioni eccezionali per quanto riguarda l'applicazione delle direttive tecniche;
e.
partecipa all'elaborazione di programmi di formazione;
f.
offre consulenza e sostegno alle unità amministrative interessate.
3.3
Sedute
1 La CDC è convocata dal presidente a seconda dei bisogni, ma almeno due volte all'anno. Può essere convocata anche su proposta di un rappresentante di un dipartimento o della Cancelleria.
I partecipanti alle sedute ricevono, al più tardi dieci giorni prima della seduta, l'invito con l'ordine del giorno.
2
Sulle decisioni della CDC è steso un verbale; il verbale deve essere recapitato ai partecipanti al più tardi due settimane dopo la seduta.
3
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3.4 1
Decisioni
La CDC può decidere soltanto su affari all'ordine del giorno.
La CDC decide a maggioranza semplice dei presenti aventi diritto di voto. A parità di voti è determinante il voto del presidente.
2
3.5
Istruzioni e direttive tecniche
Se si raggiunge l'unanimità per quanto concerne il contenuto di istruzioni e direttive tecniche, la CDC le sottopone al segretario generale del DDPS per firma.
1
Se non si raggiunge l'unanimità, la CDC sottopone l'affare alla Conferenza dei segretari generali per decisione.
2
3.6
Rilascio di autorizzazioni eccezionali
Le decisioni sul rilascio di autorizzazioni eccezionali secondo il numero 3.2 capoverso 2 lettera d devono essere prese all'unanimità. Se un dipartimento o la Cancelleria federale non è d'accordo con il rifiuto dell'autorizzazione eccezionale, il caso può essere sottoposto alla Conferenza dei segretari generali per decisione.
4 4.1
Disposizioni finali Esecuzione
1 I dipartimenti e la Cancelleria federale provvedono, nel loro settore di competenza, all'attuazione delle istruzioni della BiG e delle decisioni della CDC.
I dipartimenti e la Cancelleria federale prendono provvedimenti organizzativi per garantire il coordinamento e il flusso di informazioni all'interno del loro settore di competenza.
2
4.2
Diritto previgente: abrogazione
Sono abrogate:
2 3
1.
le istruzioni del Consiglio federale del 30 maggio 19942 concernenti il coordinamento e la cooperazione delle biblioteche e dei servizi di documentazione dell'Amministrazione federale;
2.
l'istruzione tecnica n. 1 della Cancelleria federale del 20 maggio 19963;
FF 1994 III 700 Non pubblicata nel FF.
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3.
l'ordinanza del DMF (DDPS) del 29 dicembre 19894 concernente il sistema militare di documentazione (MIDONAS);
4.
le istruzioni del 15 giugno 19905 sulla collaborazione con MIDONAS.
4.3
Entrata in vigore
Le presenti istruzioni entrano in vigore il 1° gennaio 2009 con effetto sino al 31 dicembre 2014.
25 giugno 2008
In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Pascal Couchepin La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova
4 5
Non pubblicata nella RU.
Non pubblicate nel FF.
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