15.062 Messaggio concernente il finanziamento della realizzazione di un prodotto GEVER standardizzato e della sua introduzione nell'Amministrazione federale centrale dell'11 settembre 2015

Onorevoli presidenti e consiglieri, con il presente messaggio vi sottoponiamo, per approvazione, il disegno di decreto federale concernente il finanziamento della realizzazione di un prodotto GEVER standardizzato e della sua introduzione nell'Amministrazione federale centrale.

Gradite, onorevoli presidenti e consiglieri, l'espressione della nostra alta considerazione.

11 settembre 2015

In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Simonetta Sommaruga La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova

2015-0733

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Compendio In futuro la gestione elettronica degli affari (GEVER) nell'Amministrazione federale centrale sarà garantita da un nuovo prodotto standardizzato acquistato recentemente. I costi complessivi necessari a tale scopo ammontano a un massimo di 142 milioni di franchi. Dedotte le prestazioni proprie dell'Amministrazione federale, rimane un saldo di 67 milioni di franchi, oggetto del credito complessivo richiesto. Questo credito complessivo permetterà di realizzare un nuovo prodotto GEVER acquisito mediante una procedura conforme alle regole dell'OMC e di introdurlo in tutta l'Amministrazione federale centrale. Realizzazione e introduzione avverranno in due tappe entro il 2018. La prima tappa dedicata alla realizzazione comprenderà la preparazione della fase d'esercizio da parte del fornitore di prestazioni e la standardizzazione del prodotto. La seconda tappa vedrà l'introduzione del nuovo prodotto GEVER nei dipartimenti e nella Cancelleria federale.

Situazione iniziale La comunicazione fra la Confederazione, da un lato, e l'economia e il cittadino, dall'altro, avviene sempre più spesso per via elettronica. È quindi molto importante che l'Amministrazione federale disponga al suo interno di un sistema che le consenta di gestire elettronicamente gli affari e i processi per quanto possibile senza discontinuità e sia fruibile anche con partner esterni (Governo elettronico).

La gestione elettronica degli affari, denominata GEVER, fa parte del panorama informatico dell'Amministrazione federale dagli anni Novanta. In seguito a una gara d'appalto conforme alle regole dell'OMC, nel 1999 il Dipartimento federale delle finanze (DFF) ha acquistato il prodotto Fabasoft. Nel 2001 la soluzione GEVER della ditta Fabasoft è stata standardizzata dal Consiglio informatico della Confederazione (CIC). Da allora, in base ai contratti quadro conclusi in seguito, diverse unità amministrative hanno acquistato licenze e servizi della ditta Fabasoft e utilizzato il suo prodotto. Parallelamente, nell'Amministrazione federale sono state utilizzate diverse altre soluzioni GEVER non standardizzate come iGEKO, iEngine o OS-ecm.

Per consentire un impiego sistematico ed economico dei prodotti GEVER nell'Amministrazione federale, nel gennaio 2008 il Consiglio federale ha deciso l'attuazione del programma «GEVER Confederazione»
che prevedeva l'introduzione di prodotti GEVER standardizzati nei dipartimenti al fine di permettere l'interoperabilità fra i diversi sistemi dell'Amministrazione federale. Anche dopo la conclusione del programma «GEVER Confederazione» a fine 2012, accanto alla soluzione standardizzata di Fabasoft molti dipartimenti e uffici hanno continuato a impiegare prodotti non standardizzati.

Nel 2013 un esame aveva chiarito che, per motivi legati alla legislazione sugli acquisti pubblici, occorreva procedere a un acquisto di nuovi prodotti GEVER e che i prodotti attualmente in uso potevano essere impiegati soltanto fino al 2018. Il Consiglio federale ha dunque incaricato la Cancelleria federale di svolgere una

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procedura conforme alle regole dell'OMC per l'acquisto di due prodotti GEVER per l'intera Amministrazione federale centrale. Secondo il Consiglio federale, la strategia basata sull'acquisto di due prodotti aveva il vantaggio di diminuire notevolmente la dipendenza da un solo fornitore e di aumentare la flessibilità in seno all'Amministrazione federale. Questa strategia aveva lo scopo di evitare una situazione di monopolio e di favorire una certa concorrenza fra i fornitori durante lo sviluppo dei prodotti.

Nel settembre 2014 è stata quindi lanciata una gara d'appalto OMC per l'acquisto di due prodotti GEVER. La gara d'appalto riguardava una licenza federale che consentisse di dotare di uno dei due prodotti GEVER un numero illimitato di postazioni di lavoro dell'Amministrazione federale centrale e decentralizzata nonché di permettere l'accesso al prodotto anche a servizi cantonali, comunali e privati secondo i parametri del Governo elettronico. Le aggiudicazioni sono state decise nel maggio 2015. Contro l'aggiudicazione è stato interposto un ricorso che è tuttora pendente davanti al Tribunale amministrativo federale.

Dopo le aggiudicazioni in seguito alla gara d'appalto dell'OMC, i dipartimenti e la Cancelleria federale hanno deciso di introdurre tutti lo stesso prodotto. I costi complessivi per l'introduzione di un unico prodotto ammontano a circa 142 milioni di franchi e richiedono un credito di 67 milioni di franchi. Secondo le stime attuali i costi d'esercizio ricorrenti saranno di circa 21,9 milioni di franchi all'anno.

L'introduzione di due prodotti GEVER nell'Amministrazione federale centrale avrebbe invece comportato costi complessivi di 174 milioni di franchi e richiesto un credito complessivo di 92 milioni di franchi. Questa alternativa avrebbe fatto registrare costi d'esercizio di circa 28,8 milioni di franchi all'anno. Oltre ai costi sensibilmente inferiori, un argomento a favore dell'introduzione di un unico prodotto è la perfetta interoperabilità fra i diversi prodotti.

Per l'introduzione del prodotto GEVER è previsto il seguente calendario: qualora il ricorso venga respinto con decisione passata in giudicato e il presente credito complessivo sia approvato dall'Assemblea federale, la piattaforma informatica per la gestione del sistema sarà allestita nel corso del 2016. Probabilmente
tra l'inizio del 2017 e la fine del 2018 ogni dipartimento, come pure la Cancelleria federale, dovrà aver introdotto il prodotto GEVER acquisito e standardizzato. Se il ricorso venisse accolto, si dovrà verosimilmente procedere a una nuova gara d'appalto; inoltre, vi sarebbero nuove aggiudicazioni mediante trattativa privata per i prodotti GEVER impiegati attualmente.

Gli investimenti previsti permetteranno di realizzare il prodotto GEVER acquistato e di introdurlo nei dipartimenti e nella Cancelleria federale. L'acquisto di questo prodotto nel rispetto della procedura dell'OMC permette di risanare la situazione giuridica in materia di acquisti pubblici, garantendo l'esercizio del prodotto GEVER per dieci anni dalla sua introduzione. Il numero dei prodotti utilizzati attualmente nell'eterogeneo panorama GEVER dell'Amministrazione federale sarà così ridotto a uno solo e l'esercizio di questo prodotto sarà centralizzato presso un unico fornitore di prestazioni. Ciò permetterà di ottimizzare i costi di gestione, di sfruttare possibili economie di scala e di ridurre i costi grazie a una procedura di

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gestione rigorosa e centralizzata delle modifiche e degli aggiornamenti (Change and Release Management). Il nuovo prodotto GEVER consentirà inoltre di attuare in modo sistematico le disposizioni legali in materia di organizzazione amministrativa e di tracciabilità dell'attività amministrativa.

Con la proposta di realizzare e introdurre un unico prodotto GEVER standardizzato nell'Amministrazione federale il Consiglio federale tiene conto della richiesta della Delegazione delle finanze di considerare il progetto «GEVER Confederazione» nel suo insieme affinché il Parlamento possa gestirlo più efficacemente dal profilo finanziario.

Contenuto del progetto Gli investimenti saranno effettuati in maniera scaglionata su più anni. Il prodotto GEVER sarà realizzato e introdotto nei dipartimenti e nella Cancelleria federale in due tappe nel quadro del programma «Realizzazione e introduzione di GEVER Confederazione». La Cancelleria federale assumerà la direzione del programma.

Tappa

Investimenti

Tappa 1

Realizzazione della piattaforma informatica

Tappa 2

Introduzione e migrazione nei dipartimenti e nella Cancelleria federale Direzione e gestione centralizzate dell'introduzione e delle migrazioni

in mio. di fr.

25

12

Cancelleria federale

1

DFAE

4

DFI

2

DFGP

1

DDPS

12

DFF

2

DEFR

3

DATEC

5 42

Credito complessivo

in mio. di fr.

42 67

Fase di realizzazione La fase realizzativa per la quale sono sollecitati 25 milioni di franchi, e che inizierà dopo che l'aggiudicazione sarà passata in giudicato, prevede l'allestimento dell'infrastruttura presso il fornitore di prestazioni centrale nonché l'adeguamento del prodotto GEVER alle esigenze della Confederazione quale premessa per una rapida introduzione nei dipartimenti.

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Una volta che il Parlamento avrà approvato il credito, il fornitore di prestazioni avvierà la preparazione centralizzata della fase d'esercizio. A tal fine occorrerà sfruttare le sinergie fra gli attuali fornitori di prestazioni e i dipartimenti nonché la Cancelleria federale e unificare e standardizzare le architetture tecniche.

Durante la fase di realizzazione verrà elaborato il futuro modello di gestione e direzione centralizzate di «GEVER Confederazione» che successivamente dovrà essere approvato dal Consiglio federale. Parallelamente alla fase realizzativa si procederà alla standardizzazione del prodotto GEVER. Il Consiglio federale sarà chiamato ad approvare anche il modello di gestione e direzione di GEVER (servizio standard).

Il nuovo prodotto GEVER sarà messo in esercizio una volta collaudata la configurazione standardizzata del prodotto e l'ambiente di produzione.

Fase d'introduzione L'introduzione nei dipartimenti e nella Cancelleria federale è prevista immediatamente dopo la conclusione della fase di realizzazione. Per questa fase sono richiesti complessivamente 42 milioni di franchi. I dipartimenti e la Cancelleria federale gestiranno ognuno un proprio progetto per introdurre il prodotto GEVER nel rispettivo ambito di competenza. Questi progetti prevedono anche la formazione dei collaboratori all'uso del nuovo prodotto GEVER. I crediti necessari per i progetti saranno messi a disposizione dei singoli dipartimenti e della Cancelleria federale.

In occasione dell'introduzione del prodotto GEVER nei dipartimenti e nella Cancelleria federale (nel periodo 2017­2018), la Cancelleria federale assicurerà il coordinamento generale dei progetti d'introduzione e di migrazione, il coordinamento generale nei confronti del fornitore nonché del fornitore di prestazioni, la garanzia della qualità, il controlling a livello di Confederazione, la gestione dei rischi e la presentazione di un rapporto al Consiglio federale, nel quadro del programma «Realizzazione e introduzione di GEVER Confederazione».

5695

Indice Compendio

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1

5698 5698

2

3

4

Situazione iniziale e condizioni quadro 1.1 Situazione iniziale 1.1.1 Introduzione e sviluppo della gestione elettronica degli affari nell'Amministrazione federale 1.1.2 Utilità di GEVER 1.1.3 L'odierno panorama GEVER 1.2 Problematica e motivo della richiesta di credito 1.3 Importanza del progetto da finanziare 1.4 Economicità 1.4.1 Realizzazione e introduzione di un prodotto GEVER 1.4.2 Gestione e direzione centralizzate di GEVER Confederazione 1.4.3 Costi d'esercizio 1.4.4 Licenza federale 1.5 Prospettive future 1.6 Rapporti del Parlamento e interventi parlamentari

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Contenuto del decreto di finanziamento 2.1 Proposta del Consiglio federale 2.2 Procedura 2.3 Descrizione dettagliata del progetto 2.3.1 Panoramica 2.3.2 Prima tappa: realizzazione di un prodotto GEVER standardizzato e allestimento della piattaforma corrispondente 2.3.3 Seconda tappa: introduzione o migrazione nei dipartimenti e nella Cancelleria federale 2.4 Adeguamenti organizzativi 2.4.1 Standard 2.4.2 Ordinanza GEVER 2.5 Motivazione della proposta

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Ripercussioni 3.1 Ripercussioni per la Confederazione 3.1.1 Ripercussioni finanziarie 3.1.2 Ripercussioni sull'effettivo del personale 3.1.3 Ripercussioni per la Confederazione nel settore informatico

5720 5720 5720 5723

Rapporto con il programma di legislatura e con le strategie nazionali del Consiglio federale 4.1 Programma di legislatura 4.2 Rapporto con le strategie nazionali del Consiglio federale

5696

5713 5715 5719 5719 5719 5719

5724 5725 5725 5725

5

Aspetti giuridici 5.1 Costituzionalità e legalità 5.2 Forma dell'atto normativo 5.3 Subordinazione al freno alle spese

Decreto federale concernente il finanziamento della realizzazione di un prodotto GEVER standardizzato e della sua introduzione nell'Amministrazione federale centrale (Disegno)

5726 5726 5726 5726

5727

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Messaggio 1

Situazione iniziale e condizioni quadro

1.1

Situazione iniziale

1.1.1

Introduzione e sviluppo della gestione elettronica degli affari nell'Amministrazione federale

La gestione elettronica degli affari denominata GEVER fa parte del panorama informatico dell'Amministrazione federale dagli anni Novanta. Da allora sono stati fatti parecchi sforzi in questo ambito per introdurre nell'Amministrazione federale determinati standard e per impiegarvi prodotti standardizzati. Nel 1999 il DFF ha acquistato il prodotto Fabasoft mediante una gara d'appalto conforme alle regole dell'OMC. Nel 2001 la soluzione GEVER di Fabasoft è stata standardizzata dal Consiglio informatico della Confederazione (CIC). Tuttavia, diverse modifiche e incertezze hanno ritardato la conclusione del primo contratto quadro, firmato il 20 marzo 2003, fra l'azienda Fabasoft e la Confederazione, rappresentata dall'Ufficio federale delle costruzioni e della logistica (UFCL), dalla Segreteria generale del DFF nonché dall'Organo strategia informatica della Confederazione. Il 28 ottobre 2005 questo contratto è stato rinnovato. Sulla base di questi contratti quadro, dal 2001 diverse unità amministrative hanno acquistato licenze e servizi della ditta Fabasoft e introdotto il suo prodotto.

In seguito segnatamente alla mancanza di una gestione centralizzata, nei dipartimenti e negli uffici le strategie GEVER sono rimaste molto eterogenee. Per consentire un impiego economico e sistematico dei sistemi GEVER nell'Amministrazione federale centrale, il 23 gennaio 2008 il Consiglio federale ha pertanto deciso l'introduzione del programma «GEVER Confederazione». Prevista inizialmente a fine 2011, la scadenza del programma è stata posticipata di un anno a fine 2012.

Questo programma prevedeva che nei dipartimenti venissero introdotti prodotti GEVER standardizzati.

Con la decisione del 23 gennaio 2008 sul programma «GEVER Confederazione», il CIC è stato inoltre incaricato di aggiornare gli obiettivi e le condizioni quadro dell'impiego dell'informatica per GEVER. La strategia parziale delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (strategia parziale TIC) «GEVER 2008­ 2012» dell'Organo strategia informatica della Confederazione prevedeva infatti anche un'armonizzazione a livello federale del panorama GEVER ­ caratterizzato dall'eterogeneità e incompatibilità dei prodotti nonché dalla conseguente ineconomicità ­ grazie a una strategia moderata basata su più prodotti e a una standardizzazione sistematica
delle soluzioni scelte.

Mediante le decisioni del 25 ottobre 2010 e del 27 giugno 2011 il CIC ha standardizzato il prodotto GEVER Office sviluppato in proprio dal DFF (UFIT) quale seconda soluzione GEVER accanto a Fabasoft, standard della Confederazione. Per ragioni di ordine economico, alla fine del 2012 il DFF ha tuttavia interrotto lo sviluppo e l'esercizio di GEVER Office.

Nel quadro del programma «GEVER Confederazione», la Cancelleria federale ha coordinato l'introduzione del sistema GEVER PSD, che collega fra loro i prodotti GEVER delle segreterie generali e della Cancelleria federale. Questo sistema 5698

permette di trattare dall'inizio alla fine determinati affari, segnatamente quelli del Consiglio federale, senza barriere informatiche fra i dipartimenti e la Cancelleria federale.

Il 30 novembre 2012 il nostro Collegio ha adottato l'ordinanza sulla gestione elettronica degli affari nell'Amministrazione federale (ordinanza GEVER)1, entrata in vigore il 1° gennaio 2013. Secondo l'articolo 1 capoverso 1 in combinato disposto con l'articolo 3 capoverso 1 di questa ordinanza, le unità amministrative dell'Amministrazione federale centrale, ai sensi dell'articolo 7 in combinato disposto con l'articolo 8 capoverso 1 lettera a dell'ordinanza del 25 novembre 19982 sull'organizzazione del Governo e dell'Amministrazione (OLOGA), trattano di regola i documenti pertinenti a un proprio affare in GEVER. I dipartimenti e la Cancelleria federale possono assoggettare alle prescrizioni dell'ordinanza le unità amministrative dell'Amministrazione federale decentralizzata che sono loro attribuite, se tali unità non sono autonome dal punto di vista dell'archiviazione (art. 3 cpv. 2 dell'ordinanza GEVER). L'articolo 5 dell'ordinanza GEVER prescrive che le unità amministrative soggette all'ordinanza scelgano un prodotto GEVER standardizzato.

La Cancelleria federale è stata inoltre incaricata di coordinare i lavori successivi relativi a «GEVER Confederazione» (art. 19 dell'ordinanza GEVER). Sulla base dell'ordinanza GEVER i dipartimenti e la Cancelleria federale devono garantire che gli affari e i relativi processi siano trattati elettronicamente in modo tracciabile, conforme al diritto e sicuro.

Anche al momento della conclusione del programma «GEVER Confederazione» alla fine del 2012, accanto alla soluzione standardizzata di Fabasoft alcuni dipartimenti e uffici impiegavano prodotti non standardizzati e fra loro non compatibili quali iGeko, iEngine o OS-ecm. Con decisione del 19 dicembre 2012 relativa al rapporto finale sul programma «GEVER Confederazione» abbiamo confermato le nostre precedenti decisioni e chiesto ai dipartimenti e alla Cancelleria federale di introdurre una soluzione GEVER standardizzata o di effettuare la migrazione da una soluzione GEVER non standardizzata a una standardizzata al più tardi entro la fine del 2015.

Nel 2012 la Cancelleria federale ha chiesto una perizia giuridica esterna per chiarire
se la soluzione standardizzata GEVER di Fabasoft rispettasse il diritto in materia di acquisti. Questa perizia evidenziava che l'importo dei contratti quadro conclusi nel 2003 e nel 2005 era esaurito, che la durata contrattuale di cinque anni pubblicata nel bando di concorso era già stata superata e che pertanto sarebbe stato necessario procedere a una nuova gara d'appalto conformemente alle regole dell'OMC. Al fine di poter attuare le decisioni del Consiglio federale del 2008, 2011 e 2012, occorreva inoltre mettere a concorso licenze e prestazioni supplementari relative a tutti i prodotti GEVER già utilizzati nell'Amministrazione federale (ossia la soluzione standardizzata della Confederazione Fabasoft e i prodotti non standardizzati iGeko, iEngine, OS-ecm) e scegliere prodotti GEVER standardizzati o verificare quelli già in uso. Per soddisfare le esigenze più urgenti, su mandato dei dipartimenti e della Cancelleria federale, l'UFCL ha proceduto a un'aggiudicazione mediante trattativa privata di licenze e prestazioni per i prodotti GEVER attualmente impiegati valide sino alla fine del 2015. Questa aggiudicazione mediante trattativa privata non è stata oggetto di ricorso.

1 2

RS 172.010.441 RS 172.010.1

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Il 13 novembre 2013 e il 14 marzo 2014 il nostro Collegio ha deciso di impiegare in futuro due prodotti GEVER standardizzati per l'elaborazione dei documenti importanti per gli affari, conformemente all'ordinanza GEVER (cfr. n. 1.4.1). Abbiamo quindi incaricato la Cancelleria federale di acquistare contemporaneamente due prodotti GEVER mediante una gara d'appalto OMC e di farli standardizzare. Abbiamo inoltre deciso, sulla base di una perizia giuridica svolta su mandato dell'UFCL, che al più tardi entro il 2018 i dipartimenti e la Cancelleria federale avrebbero dovuto introdurre uno di questi due prodotti GEVER. Affinché i dipartimenti e la Cancelleria federale possano continuare a utilizzare i prodotti GEVER già in uso abbiamo inoltre deciso l'aggiudicazione mediante trattativa privata delle prestazioni di manutenzione e di assistenza per questi prodotti. In caso di imprevisti ci siamo riservati la possibilità di prorogare fino al 31 dicembre 2019 la scadenza impartita ai dipartimenti e alla Cancelleria federale.

Il 1° settembre 2014 è stata lanciata una gara d'appalto OMC per l'acquisto di due prodotti GEVER. La gara d'appalto riguardava una licenza federale che consentisse di dotare di uno dei due prodotti GEVER un numero illimitato di postazioni di lavoro dell'Amministrazione federale centrale e decentralizzata nonché di consentire l'accesso al prodotto anche a servizi cantonali, comunali e privati secondo i parametri del Governo elettronico e senza costi di licenza supplementari. Dalla documentazione del bando di concorso gli offerenti potevano evincere che, dopo le aggiudicazioni, i dipartimenti e la Cancelleria federale avrebbero potuto scegliere anche solo un unico prodotto e che eventualmente soltanto uno dei due prodotti sarebbe stato introdotto. Per ogni prodotto è quindi stato messo a concorso un volume di acquisti sufficiente per l'esercizio di un prodotto in tutti i dipartimenti e nella Cancelleria federale durante 12 anni.

Le aggiudicazioni sono state decise il 27 maggio 2015. I costi per la gara d'appalto OMC e i compiti relativi alla preparazione della realizzazione ammontano a due milioni di franchi.

Dopo le aggiudicazioni alla ditta francese Atos (prodotto «Acta Nova») e alla ditta svizzera Elca (prodotto «iGEKO»), tutti i dipartimenti e la Cancelleria federale hanno valutato
i due prodotti e, nei tre mesi che abbiamo loro concesso con decisione del 14 marzo 2014, hanno scelto quello che meglio avrebbe soddisfatto le loro esigenze. Tutti hanno optato per lo stesso prodotto GEVER «Acta Nova». In tal modo nell'Amministrazione federale centrale sarà introdotto soltanto uno dei due prodotti GEVER che hanno ottenuto l'aggiudicazione.

Vi sottoponiamo per approvazione la presente richiesta di credito complessivo al fine di poter procedere rapidamente con i lavori di realizzazione e di introduzione nei dipartimenti e nella Cancelleria federale. La proposta tiene conto della richiesta della Delegazione delle finanze di considerare «GEVER Confederazione» come un progetto complessivo affinché il Parlamento possa gestirlo più efficacemente dal profilo finanziario.

1.1.2

Utilità di GEVER

GEVER contribuisce allo svolgimento duraturo ed efficace del lavoro amministrativo, fornendo un supporto elettronico ai processi lavorativi strutturati. GEVER è impiegato con l'obiettivo principale di assicurare un trattamento efficace e traspa5700

rente dei singoli processi e di mettere a disposizione uno strumento che permetta la tracciabilità dell'attività amministrativa. Lavori amministrativi rigorosamente disciplinati e strutturati possono così essere semplificati e razionalizzati. L'archiviazione strutturata dei documenti (sistema d'ordinamento e costituzione di dossier) permette all'amministrazione di avere una panoramica sulle informazioni e sulla loro elaborazione. La possibilità di evitare doppioni e di eseguire processi in parallelo permette un incremento dell'efficienza. Occorre tuttavia riconoscere che l'impiego di sistemi GEVER, in particolare per compiti poco ripetitivi e relativi a casi specifici, può comportare un dispendio supplementare poiché la procedura può rivelarsi più complessa rispetto a quella seguita con gli strumenti di lavoro utilizzati in passato.

Anche l'utilizzazione di documenti elettronici invece di documenti cartacei non è necessariamente più efficiente in ogni fase di ogni processo. Complessivamente vi è comunque un incremento dell'efficienza poiché una gran parte dei processi amministrativi segue uno svolgimento standard predefinito, la possibilità di trasmettere elettronicamente i documenti in ogni fase della loro elaborazione permettere di risparmiare molto tempo e la ricerca di documenti in tutta l'unità organizzativa diventa molto più facile.

La strutturazione di processi standard può inoltre facilitare la ricerca di informazioni permettendo di trovarle rapidamente nel contesto di un affare. GEVER è infine uno strumento prezioso per l'Amministrazione federale perché le consente di fornire in ogni momento informazioni sull'attività lavorativa e sullo stato dei diversi affari.

L'uso di GEVER, in generale, deve aiutare l'amministrazione a fornire più facilmente informazioni aggiornate e basi decisionali di elevata qualità e permetterle di fornire in qualsiasi momento informazioni a terzi. Si tratta di contributi importanti per un'amministrazione affidabile, degna di uno Stato di diritto e vicina ai cittadini.

L'accesso alle informazioni importanti per un affare, centralizzate in GEVER, è possibile da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento e lascia così spazio a nuove forme di lavoro nonché alla possibilità di accedere a informazioni aggiornate da tutto il mondo. Inoltre, in futuro sarà più facile
combinare nuove soluzioni di Governo elettronico con il sistema di gestione elettronica degli affari dell'Amministrazione federale. Si tratta di una base importante per tutti gli affari che interessano altre amministrazioni (Government-to-Government), le aziende (Government-toBusiness) e i cittadini (Government-to-Citizen).

Grazie a una struttura uniforme (modello di dati concettuale provvisto di metadati) lo scambio elettronico di dati (fra diversi sistemi GEVER) e la consegna di informazioni all'Archivio federale nonché le migrazioni di dati (verso una nuova versione della soluzione GEVER o verso una nuova soluzione GEVER) possono avvenire in modo efficace ed efficiente. Le informazioni possono essere scambiate rapidamente e senza interruzioni. Anche in caso di avvicendamento di personale l'archiviazione uniforme può essere utile per introdurre i nuovi collaboratori. L'archiviazione in GEVER garantisce infine la disponibilità a lungo termine delle informazioni rilevanti. Un sistema di archiviazione trasparente e non riferito a una persona determinata è uno strumento indispensabile per un'organizzazione non compartimentata. In una società dell'informazione come la nostra, i sistemi GEVER rappresentano uno strumento adeguato per conseguire questi obiettivi.

5701

1.1.3

L'attuale panorama GEVER

Attualmente, nell'ambito della gestione elettronica degli affari, l'Amministrazione federale presenta un panorama molto eterogeneo e utilizza prodotti provenienti da quattro fornitori diversi, ossia Fabasoft, il prodotto standardizzato della Confederazione, nonché i tre prodotti non standardizzati OS-ecm, iGEKO e iEngine. Questi quattro prodotti GEVER sono gestiti attualmente da diversi fornitori di prestazioni dell'Amministrazione federale (cfr. tabella 1). Nelle singole unità amministrative vengono utilizzate diverse versioni dei quattro prodotti menzionati. Inoltre, in alcune unità amministrative sono in uso soluzioni particolari o estensioni sistemiche specifiche provenienti anche da altri prodotti. I seguenti uffici dell'Amministrazione federale centrale non dispongono ancora di un sistema GEVER: la Segreteria di Stato per le questioni finanziarie internazionali (SFI), l'Amministrazione federale delle finanze (AFF), l'Ufficio federale del personale (UFPER), l'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC), l'Amministrazione federale delle dogane (AFD), l'Ufficio federale dell'informatica e della telecomunicazione (UFIT), l'Ufficio federale dello sport (UFSPO) e l'Ufficio federale di topografia (swisstopo). Anche le unità esterne del DFAE e l'Istituto Agroscope (che dipende dall'Ufficio federale dell'agricoltura) non utilizzano alcun sistema GEVER.

Tabella 1 Panorama GEVER nell'Amministrazione federale centrale nell'agosto 2015 Unità amministrativa

Prodotti GEVER impiegati

Fornitore di prestazioni (gestore dell'applicazione)

Cancelleria federale DFAE DFI DFI (UFSP) DFGP DDPS (SG, UUC, Aggruppamento Difesa) DDPS (SIC) DDPS (armasuisse, UFPP) DDPS (swisstopo, UFSPO) DFF (SG, ODIC) DFF (SFI, AFF, UFPER, AFC, AFD, UFIT, UFCL) DEFR DATEC (ARE, UFT, UFAC, UFE, SG) DATEC (UFCOM) DATEC (USTRA, UFAM)

Fabasoft 2014 Fabasoft 8.0 Fabasoft 2012 iGEKO 3.9 Fabasoft 2014 iGEKO 3.9 Fabasoft 8.0 iEngine ­ Fabasoft 2012 ­

ISCeco3 TI DFAE4 ISCeco UFIT5 CSI-DFGP6 BAC TIC SIC BAC ­ ISCeco ­

Fabasoft 2014 Fabasoft 2014 OS-ecm Fabasoft IDM 6.19

ISCeco ISCeco UFIT UFIT

Altri sistemi GEVER (chiamati anche ECM7) sono inoltre utilizzati nel quadro di applicazioni speciali.

3 4 5 6 7

Centro servizi informatici del DEFR Informatica DFAE Ufficio federale dell'informatica e della telecomunicazione Centro servizi informatici del DFGP ECM = Enterprise Content Management

5702

1.2

Problematica e motivo della richiesta di credito

Come menzionato nel numero 1.1.1, alcune perizie giuridiche hanno evidenziato che le risorse finanziarie previste per i contratti quadro del 2003 e del 2005 per il prodotto GEVER standardizzato di Fabasoft sono esaurite. Anche gli altri prodotti GEVER utilizzati attualmente nell'Amministrazione federale si trovano in una situazione analoga per quanto riguarda il diritto degli acquisti pubblici, sotto il cui profilo appare quindi urgente agire. Per questa ragione il 13 novembre 2013 e il 14 marzo 2014 il nostro Collegio ha adottato le necessarie decisioni affinché fosse avviata una procedura OMC. In seguito la Cancelleria federale ha chiarito le questioni di fondo, ha allestito un elenco degli obblighi nonché preparato e avviato la gara d'appalto conforme alle regole dell'OMC. A metà del 2014 questi lavori erano terminati.

L'UFCL ha pubblicato la gara d'appalto il 1° settembre 2014; in seguito si è provveduto a esaminare le offerte pervenute e a valutarne i prodotti. Sulla base dei risultati della valutazione, il 27 maggio 2015 sono state decise le aggiudicazioni per due prodotti, che in seguito sono state pubblicate su simap.ch. L'importo dell'aggiudicazione è di 24 milioni di franchi, a cui si aggiungono 228 milioni di franchi per le opzioni. Per il prodotto «Acta Nova» l'aggiudicazione ammonta a circa 12 milioni di franchi per le prestazioni di base e a 84 milioni di franchi per le opzioni. Per il prodotto «iGEKO», l'importo per le prestazioni di base ammonta anch'esso a 12 milioni di franchi, mentre quello per le opzioni a 141 milioni di franchi. Dato che i dipartimenti e gli uffici impiegheranno soltanto uno dei due prodotti, «Acta Nova», occorre distinguere fra i costi effettivi e l'importo dell'aggiudicazione.

Le aggiudicazioni sono state impugnate mediante ricorso dinanzi al Tribunale amministrativo federale. Dato che intendiamo introdurre un prodotto GEVER standardizzato nell'Amministrazione federale indipendentemente dall'esito della procedura di ricorso, abbiamo deciso di non attendere l'esito di queste procedure e di proporvi subito il credito complessivo per realizzare e introdurre questo prodotto. Alla luce della situazione giuridica in materia di acquisti pubblici concernente i prodotti GEVER attualmente impiegati vorremmo così evitare ulteriori ritardi. Una volta conclusa la
procedura di ricorso e la relativa decisione passata in giudicato, il prodotto GEVER «Acta Nova» sarà standardizzato e introdotto in tutta l'Amministrazione federale. Riteniamo che l'introduzione del prodotto potrà essere terminata entro la fine del 2018. Qualora il ricorso venisse accolto, l'agenda andrebbe rielaborata. In questo caso non è da escludere una nuova gara d'appalto. Ne conseguirebbero inoltre nuove aggiudicazioni mediante trattativa privata per i prodotti GEVER attualmente impiegati.

Il futuro sistema GEVER sarà gestito in modo economico da un fornitore di prestazioni interno alla Confederazione. In futuro la procedura di gestione delle modifiche e degli aggiornamenti sarà condotta e controllata centralmente. Alla fine del 2014, l'Organo direzione informatica della Confederazione (ODIC) ha designato il Centro servizi informatici del DEFR (ISCeco) quale fornitore di prestazioni; quest'ultimo sarà incaricato di assicurare la gestione del sistema GEVER sull'infrastruttura messa a disposizione dall'UFIT. Di seguito, per fornitore di prestazioni centrale si intenderà il gestore di applicazioni ISCeco.

Grazie all'acquisto di un prodotto nell'ambito di una procedura conforme alle regole dell'OMC sarà possibile regolarizzare la situazione sotto il profilo del diritto degli acquisti pubblici. Il fatto che vi sarà un unico prodotto standardizzato agevolerà 5703

l'introduzione di GEVER nell'Amministrazione federale e l'ulteriore sviluppo del prodotto. Per realizzare e introdurre il nuovo prodotto GEVER saranno tuttavia necessari importanti investimenti.

Gli investimenti presentati nel quadro del presente messaggio sono suddivisi in due tappe: quelli per la realizzazione di un nuovo prodotto GEVER, compreso l'allestimento della piattaforma informatica, e quelli per l'introduzione del prodotto GEVER nei dipartimenti e nella Cancelleria federale.

La tappa della realizzazione fa seguito alla gara d'appalto OMC, all'aggiudicazione e all'approvazione del credito complessivo da parte dell'Assemblea federale. Una volta che sarà conclusa la procedura di ricorso con decisione passata in giudicato, che il credito complessivo sarà stato approvato dal Parlamento (e l'importo previsto per la prima tappa sarà liberato) e che i contratti saranno conclusi, potremo decidere, verosimilmente nel 2016, il modello di gestione e direzione centralizzate di «GEVER Confederazione» (cfr. n. 1.4.2). Nel contempo il prodotto GEVER «Acta Nova» potrà essere standardizzato secondo le disposizioni dell'ordinanza del 9 dicembre 20118 sull'informatica nell'Amministrazione federale (OIAF). Il fornitore di prestazioni centrale allestirà la piattaforma necessaria alla gestione del prodotto GEVER, prevedendo eventualmente i necessari adeguamenti con l'offerente.

La tappa di introduzione o di migrazione nei dipartimenti e nella Cancelleria federale farà seguito alla standardizzazione del prodotto GEVER. La Cancelleria federale assumerà il coordinamento di tutti i progetti, garantirà la qualità, svolgerà compiti di controlling e farà rapporto al nostro Collegio nel quadro del programma «Realizzazione e introduzione di GEVER Confederazione». I crediti per questa tappa saranno messi a disposizione dei singoli dipartimenti e della Cancelleria federale.

La realizzazione e l'introduzione sono pianificate per il periodo 2016­2018. La migrazione verso il nuovo prodotto GEVER seguirà un'agenda che la Cancelleria federale stabilirà con l'ODIC, il fornitore di prestazioni centrale e i dipartimenti interessati.

1.3

Importanza del progetto da finanziare

Lo scambio di informazioni fra la Confederazione, da un lato, e l'economia e il cittadino, dall'altro, avviene sempre più spesso per via elettronica. È quindi molto importante che l'Amministrazione federale disponga anche al suo interno di un sistema che le consenta di gestire gli affari e le procedure per quanto possibile senza discontinuità per via elettronica.

Già oggi i sistemi GEVER sono inseriti in un contesto di disposizioni giuridiche.

Secondo l'articolo 8 della legge del 21 marzo 19979 sull'organizzazione del Governo e dell'Amministrazione (LOGA), l'Amministrazione federale deve essere organizzata e diretta in maniera razionale ed efficiente e le sue capacità d'innovazione devono essere incoraggiate. L'articolo 22 OLOGA obbliga le unità dell'Amministrazione federale a documentare le loro attività con una gestione sistematica degli atti. Anche i documenti che devono obbligatoriamente essere proposti all'Archivio

8 9

RS 172.010.58 RS 172.010

5704

federale conformemente alla legge del 26 giugno 199810 sull'archiviazione (LAr) sono trasmessi per il tramite di GEVER. L'articolo 1 capoverso 1 dell'ordinanza GEVER prevede che le unità dell'Amministrazione federale elaborino in GEVER i propri documenti pertinenti a un affare. Le informazioni pertinenti a un affare devono poter essere disponibili e trovate rapidamente in ogni momento e da ogni postazione. GEVER è uno strumento di gestione utile al coordinamento e alla tracciabilità dello svolgimento degli affari. La circolazione degli affari all'interno della Confederazione nonché lo scambio di documenti con partner esterni all'Amministrazione federale (Cantoni, Comuni, istituzioni, aziende e privati cittadini) avviene in modo conforme al diritto, orientato ai processi, tracciabile, sistematico, trasparente, sicuro ed economico (art. 1 cpv. 2 ordinanza GEVER).

Grazie alla realizzazione e all'introduzione del prodotto GEVER «Acta Nova» le disposizioni legali concernenti l'organizzazione e la tracciabilità dell'attività amministrativa potranno essere attuate sistematicamente e la situazione in materia di diritto degli acquisti pubblici potrà essere risanata. Il ricorso al prodotto GEVER standardizzato che sarà gestito da un unico fornitore di prestazioni (ossia ISCeco) consentirà di ottimizzare i costi di gestione, di sfruttare possibili economie di scala e di ridurre i costi grazie a una gestione rigorosa e centralizzata delle modifiche e degli aggiornamenti. I costi d'acquisto, di realizzazione, d'introduzione e d'esercizio saranno trasparenti e verificabili.

In caso di rifiuto del credito complessivo l'acquisto, la standardizzazione, la realizzazione e l'introduzione del prodotto GEVER non potrebbe giungere in porto e persisterebbe la situazione problematica degli attuali sistemi GEVER dal profilo del diritto degli acquisti pubblici.

Se l'eventuale rifiuto del credito complessivo da parte del Parlamento fosse imputabile a una bocciatura generale di GEVER, allora sarebbe messa in discussione anche la strategia di Governo elettronico, che si propone di rendere l'amministrazione efficiente e facilmente accessibile al cittadino, ottimizzando i processi amministrativi in tutti gli ambiti e a tutti i livelli e intensificando la collaborazione fra i servizi amministrativi per il tramite dei loro
sistemi informatici. Siamo convinti che i benefici in termini di efficienza preventivati con l'attuale programma GEVER non potrebbero essere conseguiti (o non nella stessa misura) se l'introduzione generalizzata di GEVER quale servizio standard venisse interrotta e che le conseguenze sarebbero negative, in particolare dal punto di vista finanziario e per quanto riguarda l'interoperabilità dei sistemi impiegati nelle diverse unità amministrative per il trattamento degli affari.

Se tuttavia il rifiuto del credito complessivo non significasse di principio un rifiuto della gestione elettronica degli affari, ma soltanto il rifiuto del progetto a causa della centralizzazione e della standardizzazione di GEVER, la conseguenza sarebbe il perdurare della situazione attuale. Alcuni uffici continuerebbero a lavorare senza un sistema di GEVER; di conseguenza l'interoperabilità fra i dipartimenti e in seno ai dipartimenti non potrebbe essere migliorata. Inoltre, la situazione giuridica in materia di acquisti pubblici imporrebbe l'organizzazione di numerose gare d'appalto. I nuovi prodotti GEVER non potrebbero più essere introdotti prima della scadenza di validità dei prodotti GEVER attuali, acquistati mediante trattativa privata, dato che tale scadenza è prevista per il 2018. L'onere per l'architettura informatica aumente10

RS 152.1

5705

rebbe poiché vi sarebbero numerosi esercenti oppure un esercente unico dovrebbe gestire tutti i prodotti GEVER acquistati. Anche in altri ambiti, come in quello della protezione delle informazioni, si andrebbe incontro a maggiori costi. Applicare la protezione delle informazioni a un numero elevato di prodotti GEVER sarebbe più dispendioso che applicarla soltanto a un prodotto GEVER standardizzato.

Un rifiuto del credito complessivo priverebbe l'Amministrazione federale di uno strumento per migliorare la propria efficacia e avvicinarsi al cittadino: si ritarderebbe in tal modo sensibilmente la realizzazione del trattamento elettronico di processi e compiti che coinvolgono più uffici o dipartimenti. L'accesso dei cittadini, delle imprese e dei Cantoni all'Amministrazione federale (Single Point of Contact SPOC) non potrebbe essere armonizzato e semplificato a medio o a lungo termine. L'eliminazione di doppioni in seno all'Amministrazione federale, lo sfruttamento delle sinergie nonché la standardizzazione nell'archiviazione subirebbero ritardi.

1.4

Economicità

1.4.1

Realizzazione e introduzione di un prodotto GEVER

Prima della nostra decisione del 13 novembre 2013 sulla gara d'appalto OMC abbiamo esaminato la strategia basata su più prodotti (o strategia di certificazione), quella basata su due prodotti e quella basata su un unico prodotto. In precedenza l'idea di sviluppare in proprio una soluzione GEVER interna all'amministrazione era già stata abbandonata per motivi di ordine economico. Peraltro, nella strategia TIC 2012­2015 della Confederazione11 il nostro Collegio ha stabilito che l'acquisto di software pronti per l'uso deve avere la precedenza sullo sviluppo di software ad hoc.

La strategia basata sull'acquisto di più prodotti si è rivelata la soluzione meno efficace dal profilo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, perché fa registrare più volte gli stessi costi e comporta un onere organizzativo supplementare non indifferente. Come emerge dalle esperienze di collaborazione nell'Amministrazione federale nonché dalle esperienze in altri Paesi, inoltre, lo scambio di dati fra diversi prodotti GEVER risulta difficoltoso. L'onere per lo scambio dei dati è nettamente maggiore rispetto a quello di una strategia basata su due prodotti o su uno solo, fra l'altro anche per le interfacce supplementari. Inoltre esiste un più grande rischio d'errore. Il vantaggio di questa strategia risiede nella possibilità di poter scegliere un prodotto su misura per ogni dipartimento o ufficio. Gli svantaggi economici nonché le esperienze negative concernenti l'interoperabilità e la gestione sono tuttavia da considerare predominanti.

A favore di una strategia basata su un unico prodotto vi sono innanzitutto aspetti economici. È inoltre più vantaggiosa perché permette di eludere i problemi di interoperabilità.

La strategia basata su due prodotti consente invece di ridurre sensibilmente la dipendenza da un unico fornitore durante i dodici anni di durata delle licenze. I dipartimenti hanno così la possibilità di scegliere fra i due prodotti quello che meglio soddisfa le proprie esigenze. Una strategia basata su due prodotti permette di evitare 11

www.isb.admin.ch > Temi > Strategie > Strategia TIC 2012­2015 dell'Amministrazione federale

5706

una situazione di monopolio, di ridurre la dipendenza da un'unica azienda e di favorire una certa concorrenza anche in relazione alla futura conclusione dei contratti e allo sviluppo tecnico dei prodotti. Il 13 novembre 2013 avevamo pertanto deciso di optare per la strategia basata su due prodotti e avevamo incaricato la Cancelleria federale di lanciare una gara d'appalto OMC per l'acquisto di due prodotti GEVER.

Dopo l'aggiudicazione del maggio 2015, tutti i dipartimenti e la Cancelleria federale hanno deciso adottare il prodotto GEVER «Acta Nova». Questa decisione dei dipartimenti e della Cancelleria federale comporterà notevoli risparmi.

L'obiettivo perseguito è la futura classificazione di tutti i documenti (dati non strutturati) nel sistema GEVER di ciascuna unità amministrativa, conformemente all'articolo 1 dell'ordinanza GEVER. Questo significa che applicazioni specifiche classificano in GEVER i loro documenti grazie a un'interfaccia messa a disposizione dal sistema GEVER. Funzioni parziali di GEVER come ad esempio la semplice gestione di documenti in applicazioni specifiche (Document management system, DMS) saranno realizzate separatamente soltanto in casi eccezionali e motivati.

Rispetto ai costi attuali potranno così essere conseguiti risparmi (numero inferiore di interfacce e di applicazioni, costi di licenza inferiori, minori costi di manutenzione e di sviluppo ecc.).

I costi complessivi per l'introduzione di un unico prodotto ammontano a circa 142 milioni di franchi e richiedono un credito di 67 milioni di franchi. Secondo le attuali stime, infine, i costi d'esercizio ricorrenti ammonteranno a circa 21,9 milioni di franchi all'anno. A questi costi occorre aggiungere le eventuali pretese del fornitore del prodotto GEVER (iGEKO) che, pur essendo stato oggetto di un'aggiudicazione, non sarà introdotto in seguito alla decisione dei dipartimenti e della Cancelleria federale.

L'introduzione di due prodotti GEVER nell'Amministrazione federale centrale avrebbe comportato costi complessivi per 174 milioni di franchi e richiesto un credito complessivo di 92 milioni di franchi. Questa alternativa avrebbe fatto registrare costi d'esercizio per circa 28,8 milioni di franchi all'anno. La decisione dei dipartimenti e della Cancelleria federale di introdurre un unico prodotto GEVER consentirà,
al termine della fase d'introduzione nel 2019, di risparmiare 6,9 milioni di franchi all'anno durante il periodo d'esercizio di dieci anni, per un totale di 69 milioni di franchi.

1.4.2

Gestione e direzione centralizzate di GEVER Confederazione

Con la centralizzazione della gestione e della direzione di GEVER si vuole garantire che le risorse informatiche siano utilizzate e gestite in modo uniforme, secondo le esigenze specifiche dei singoli affari (orientamento aziendale delle TIC) e conformemente ai requisiti dell'economicità, della sicurezza e dell'interoperabilità e che il loro sviluppo sia perseguito in tutta l'Amministrazione federale.

Il nostro Collegio ha incaricato l'ODIC di elaborare un modello di gestione e di direzione di GEVER in accordo con la Cancelleria federale, i dipartimenti, il fornitore di prestazioni nonché gli organi interessati, e di sottoporcelo per decisione entro il primo trimestre 2016. Questo modello prevedrà una gestione e una direzione centralizzate del prodotto GEVER standardizzato.

5707

Per la gestione e la direzione centralizzate di «GEVER Confederazione» si applicheranno le seguenti condizioni quadro: ­

ordinanze: il modello di gestione e di direzione di GEVER deve essere elaborato tenendo conto dell'ordinanza GEVER e in particolare dell'OIAF.

Quest'ultima contiene disposizioni concernenti la gestione e la direzione centralizzate dell'impiego di strumenti TIC, in particolare dei servizi standard TIC e dei processi di supporto impiegati in tutta l'Amministrazione federale;

­

standardizzazione: il prodotto GEVER da introdurre sarà standardizzato e prescritto come standard obbligatorio secondo le disposizioni dell'OIAF.

Una volta stabilito lo standard della Confederazione non saranno ammessi altri prodotti GEVER, anzi i dipartimenti e la Cancelleria federale saranno obbligati a utilizzare il prodotto standardizzato. Esso potrà così essere gestito in maniera economica;

­

gestione centralizzata delle esigenze: la gestione sovradipartimentale e centralizzata delle esigenze garantisce che il prodotto GEVER standardizzato sia sviluppato in modo uniforme in base alle esigenze consolidate dei dipartimenti e della Cancelleria federale (beneficiari delle prestazioni), secondo il principio dell'economicità ed evitando i doppioni;

­

fornitura di prestazioni centralizzata: per assicurare una fornitura uniforme e centralizzata del nuovo prodotto GEVER è già stato designato ISCeco. Ciò consentirà un esercizio economicamente efficace di GEVER (economie di scala e sinergie) e una gestione centralizzata della fornitura di prestazioni.

L'introduzione della gestione e della direzione centralizzate di «GEVER Confederazione» è necessaria per poter ridurre i costi. Grazie alla gestione centralizzata delle esigenze e al fornitore di prestazioni centrale è possibile evitare l'incremento dei costi. Ci si garantisce così la possibilità di avere versioni e aggiornamenti stabili del prodotto GEVER. Anche i costi per le modifiche e gli aggiornamenti diminuiscono grazie alla standardizzazione, dal momento che gli adeguamenti del sistema avvengono in modo uniforme e in un periodo ben definito per tutti i beneficiari delle prestazioni. Attualmente sono in funzione diverse piattaforme che sono gestite da cinque diversi fornitori di prestazioni. In futuro ci sarà soltanto una piattaforma centralizzata e ridondante gestita da un unico fornitore di prestazioni. Le competenze saranno riunite in un unico luogo; le interfacce e i partner diminuiranno sensibilmente, i processi saranno semplificati e l'interoperabilità verrà migliorata. I tempi di trattamento saranno inoltre più brevi.

1.4.3

Costi d'esercizio

I costi d'esercizio dei prodotti GEVER attualmente in uso nell'Amministrazione federale ammontano a circa 18,8 milioni di franchi all'anno per un totale di 14 800 utenti. L'esercizio di GEVER per ogni postazione di lavoro costa attualmente circa 1270 franchi all'anno12. In questo importo non sono compresi i costi per lo sviluppo 12

Postazione di lavoro Fabasoft: circa 1600 franchi; postazione di lavoro iGEKO: circa 570 franchi; postazione di lavoro iEngine: circa 610 franchi; postazione di lavoro OS-ECM: circa 730 franchi.

5708

dei prodotti e quelli per la gestione delle loro eventuali modifiche e dei loro aggiornamenti.

Grazie alla proposta di realizzare e introdurre un unico prodotto GEVER standardizzato è possibile ridurre a 750 franchi i costi annui per postazione di lavoro, compresi i costi di sviluppo dei prodotti nonché i costi di gestione delle relative modifiche e degli aggiornamenti. L'installazione di un prodotto GEVER standardizzato su circa 30 000 postazioni di lavoro con costi d'esercizio annui di 21,9 milioni di franchi permetterà di ridurre i costi di circa 18,4 milioni di franchi all'anno, ossia 184 milioni di franchi per il periodo d'esercizio di dieci anni dalla fine dell'introduzione, rispetto ai costi d'esercizio previsti per un'introduzione generalizzata di GEVER nell'Amministrazione federale centrale secondo le modalità attuali. I costi annuali per utente potranno così essere sensibilmente ridotti. I costi d'esercizio complessivi in caso di realizzazione e introduzione di un unico prodotto GEVER standardizzato per 30 000 utenti aumenteranno comunque di circa tre milioni di franchi rispetto alla situazione attuale relativa a 14 800 postazioni di lavoro GEVER (cfr. n. 3.1.1).

Tuttavia questi costi supplementari saranno in parte compensati dai risparmi non quantificabili che potranno essere realizzati nell'attuale sistema di archiviazione dei documenti elettronici e di gestione non elettronica degli affari.

1.4.4

Licenza federale

La licenza federale acquisita mediante la gara d'appalto OMC consente di dotare del prodotto GEVER «Acta Nova» un numero illimitato di postazioni di lavoro dell'Amministrazione federale centrale e decentralizzata e di permettere a servizi cantonali, comunali e privati di partecipare ai processi operativi della Confederazione secondo i parametri del Governo elettronico. I relativi costi di licenza sono indipendenti dal numero degli utenti nell'Amministrazione federale centrale e decentralizzata. Questa soluzione permetterà in particolare di introdurre il prodotto GEVER in tutta l'Amministrazione federale centrale, una misura indispensabile affinché i vantaggi di GEVER possano essere pienamente sfruttati nella gestione degli affari.

Fra questi vantaggi rientrano l'allestimento di un archivio strutturato (sistema di ordinamento e costituzione di dossier), l'eliminazione di doppioni, la possibilità di condurre processi in parallelo e di gestire senza discontinuità per via elettronica i processi interni all'amministrazione nonché la diminuzione dei costi per finanziare la capacità di archiviazione. Soltanto se sarà introdotto in tutta l'Amministrazione federale il prodotto GEVER potrà contribuire pienamente a uno svolgimento degli affari conforme al diritto, orientato ai processi, tracciabile, sistematico, trasparente, sicuro ed economico. In caso contrario o se il numero delle postazioni di lavoro dotate di GEVER sarà ridotto, una gran parte delle opportunità offerte dai prodotti GEVER non potrebbero essere sfruttate per migliorare l'efficienza dell'amministrazione poiché il numero di postazioni di lavoro dotate di GEVER sarebbe insufficiente.

1.5

Prospettive future

Per ragioni economiche il nuovo prodotto GEVER è stato acquistato per un periodo d'esercizio di 12 anni a partire dalla sua introduzione. Dopo la conclusione del contratto, l'offerente di «Acta Nova» dovrà implementare il suo prodotto in base alle 5709

esigenze della Confederazione, adeguandolo periodicamente durante tutto il periodo d'esercizio alle suddette esigenze. In tal modo l'esercizio è garantito per 12 anni.

1.6

Rapporti del Parlamento e interventi parlamentari

I problemi connessi ai progetti TIC della Confederazione sono stati più volte oggetto di interventi parlamentari concernenti la gestione dei progetti e del controlling o volti a chiarire strategie d'acquisto. Si tratta in particolare dei seguenti interventi parlamentari: Mo. 14.3018 CdG-N e Mo. 14.3289 CdG-S «Misure di controllo urgenti concernenti l'aggiudicazione di commesse da parte dell'amministrazione federale»; Ip. 14.3019 Gruppo liberale radicale «Acquisti pubblici. Progetti TIC»; Po. 13.4141 Gruppo liberale radicale «Progetti IT della Confederazione. Quo vaditis?»; Po. 13.4062 Eder «Progetti IT della Confederazione. Come procedere?». In questi interventi è stata criticata l'esecuzione lacunosa dei progetti TIC nell'Amministrazione federale. Altri interventi avevano quale tema l'introduzione di GEVER nell'Amministrazione federale o il compito affidato a quest'ultima di sviluppare in proprio una soluzione GEVER: Mo. 13.3628 Glättli «Soluzione sostenibile per l'introduzione della GEVER nell'amministrazione federale»; Ip. 13.4085 Masshardt «A che cosa sono dovuti i ritardi nell'introduzione di un registro centrale dei dati ufficiali della Confederazione?»; Ip. 11.4121 Graf-Litscher «Nuova acquisizione nell'ambito di Gever dopo l'interruzione di Gever Office». Anche durante l'ora delle domande è stato affrontato il tema GEVER: 14.5455 Stahl «GEVER. Gestione elettronica degli affari».

Nel loro rapporto del 21 novembre 201413 concernente il progetto informatico INSIEME dell'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC), le Commissioni delle finanze (CdF) e le Commissioni della gestione (CdG) delle vostre Camere invitano il nostro Collegio a garantire e a sorvegliare l'esecuzione delle disposizioni giuridiche relative alla gestione e all'archiviazione dei documenti e in particolare a garantire che i documenti permettano di tracciare successivamente le attività delle unità amministrative e di renderne conto. Le stesse Commissioni ci invitano inoltre, in occasione di cambiamento della direzione di un dipartimento, a garantire la continuità dell'attività mediante un passaggio delle consegne comprendente la consegna di una documentazione completa degli affari centrali. Nel nostro parere del 25 febbraio 201514 su questo rapporto abbiamo evidenziato che l'articolo 1 dell'ordinanza GEVER impone ai
dipartimenti e alla Cancelleria federale di trattare tutti i documenti pertinenti ai loro affari in un sistema GEVER. Questa disposizione intende in particolare garantire che gli affari si svolgano in modo conforme al diritto, tracciabile e sistematico. Proprio in occasione di cambiamenti alla testa di un dipartimento o di quadri superiori è possibile garantire il trasferimento delle conoscenze grazie a una documentazione completa disponibile nei sistemi GEVER. Ricordiamo inoltre la gara d'appalto OMC avviata sotto la responsabilità della Cancelleria federale e la nostra decisione di imporre ai dipartimenti di terminare i lavori preparatori entro la fine del 2015 e di introdurre entro il 2018 un prodotto da acquistare secondo la procedura dell'OMC.

13 14

FF 2015 5195 FF 2015 5565

5710

2

Tenore del decreto finanziario

2.1

Proposta del Consiglio federale

Il 23 febbraio 2008 il Consiglio federale ha deciso che l'Amministrazione federale doveva gestire elettronicamente tutte le informazione pertinenti per gli affari che le unità amministrative producono, ricevono, trattano, amministrano, scambiano, distribuiscono, pubblicano e archiviano nel quadro del mandato che la legge attribuisce loro. Sono considerate pertinenti per gli affari tutte le informazioni che hanno una rilevanza giuridica secondo la LOGA e la LAr. L'articolo 1 capoverso 1 dell'ordinanza GEVER stabilisce pertanto che in linea di massima l'Amministrazione federale tratta i propri documenti pertinenti a un affare in sistemi GEVER.

Al fine di risanare l'attuale situazione dal profilo del diritto degli acquisti pubblici, di migliorare l'interoperabilità e di continuare a sviluppare GEVER per farne un'applicazione efficiente, ottimale ed economicamente conveniente occorre realizzare e standardizzare il prodotto GEVER che è stato acquistato e introdurlo nei dipartimenti e nella Cancelleria federale. I costi complessivi del progetto ammontano a un massimo di 142 milioni di franchi. I dipartimenti, la Cancelleria federale e il fornitore di prestazioni centrale forniscono prestazioni proprie per un importo di 75 milioni di franchi al massimo. Il nostro Collegio sollecita quindi un credito complessivo di 67 milioni di franchi.

2.2

Procedura

Abbiamo deciso che il presente progetto informatico sia considerato un progetto chiave TIC della Confederazione15 sulla base del fabbisogno di risorse, dell'importanza strategica, della complessità, delle ripercussioni e dei rischi che comporta. Esso richiede pertanto una procedura di monitoraggio più severa. In conformità alla legge del 28 giugno 196716 sul Controllo delle finanze, il Controllo federale delle finanze (CDF) esegue verifiche sistematiche nell'ambito dei progetti chiave TIC. Per quanto riguarda i crediti d'impegno per i progetti chiave TIC, nel relativo messaggio e nel corrispondente disegno di decreto federale va di regola stabilito che tali crediti sono liberati a scaglioni. In questo caso la liberazione è prevista in due tappe: con l'approvazione del credito complessivo vengono messe a disposizione le risorse per pianificare e valutare la soluzione (tappa 1) ed eventualmente per iniziarne la realizzazione. Una volta conclusa con successo la prima fase, sono liberate le risorse per realizzare e introdurre la soluzione (tappa 2). A partire dall'inizio del 2015, ogni sei mesi sottoponiamo alla Delegazione delle finanze una relazione sullo stato di avanzamento dei progetti chiave TIC che comprende le informazioni importanti per l'alta vigilanza.

Nel presente messaggio proponiamo una procedura che diverge leggermente da quanto era stato annunciato. Dato che i risultati delle fasi di pianificazione e progettazione sono già disponibili e la procedura OMC è già conclusa, la pianificazione dei costi può contare su una base più sicura. Con l'approvazione del credito complessivo 15

16

Attuazione della strategia TIC 2012­2015 della Confederazione, reperibile all'indirizzo www.isb.admin.ch > Temi > Progetti e programmi > Progetti chiave TIC della Confederazione RS 614.0

5711

proponiamo pertanto di liberare contemporaneamente il credito d'impegno per allestire la piattaforma informatica. In un secondo tempo metteremo a disposizione i crediti d'impegno per l'introduzione o le migrazioni dei sistemi GEVER nei dipartimenti e nella Cancelleria federale.

2.3

Descrizione dettagliata del progetto

2.3.1

Panoramica

Il progetto è condotto sotto la forma di un programma intitolato «Realizzazione e introduzione di GEVER Confederazione». La Cancelleria federale assicurerà la direzione del programma e sarà sostenuta in questo compito dalla Conferenza dei segretari generali (CSG).

In qualità di progetto chiave TIC, esso richiede un rafforzamento della direzione, della gestione, del coordinamento e del controllo sovraordinati, i cui costi sono stati inclusi nelle stime per l'accompagnamento del progetto.

Per fornire alle vostre Camere una visione d'insieme dell'attuazione del progetto e delle sue conseguenze dirette e indirette, le due tappe sono state riunite in un programma oggetto di un credito complessivo. Il credito d'insieme riunisce dieci crediti d'impegno. La prima tappa comprende un credito d'impegno, mentre la seconda comprende gli altri nove crediti.

Il calendario è presentato nelle tabelle 2 e 3.

Tabella 2 Prima tappa: realizzazione di un prodotto GEVER standardizzato e allestimento della piattaforma corrispondente17 Che cosa

Chi

Quando

Conclusione dei lavori preparatori nei dipartimenti e nella Cancelleria federale

Dipartimenti e Cancelleria federale

Entro fine 2015

Definizione del modello di mercato

Consiglio federale

1° trimestre 2016

Realizzazione della piattaforma informatica

CaF/ISCeco

2016

Predisposizione dello standard federale

CaF

2016

Standardizzazione del prodotto GEVER

ODIC

2016

17

Il calendario potrà essere rispettato a condizione che la procedura ricorsuale sia conclusa entro la fine del primo trimestre 2016 e che l'Assemblea federale abbia approvato il credito complessivo e dato il benestare all'avvio della prima tappa.

5712

Tabella 3 Seconda tappa: introduzione/migrazione nei dipartimenti e nella

CaF18

Che cosa

Chi

Chi

Introduzione nei dipartimenti e nella Cancelleria federale

Direzione del programma, dipartimenti e Cancelleria federale, ISCeco

Dopo il collaudo della piattaforma, fine 2016/inizio 2017

2.3.2

Prima tappa: realizzazione di un prodotto GEVER standardizzato e allestimento della piattaforma corrispondente

Descrizione del progetto La fase di realizzazione, che sarà avviata non appena la decisione di aggiudicazione sarà passata in giudicato e il credito complessivo sarà stato approvato dal Parlamento, comprende l'allestimento dell'infrastruttura presso il fornitore di prestazioni ISCeco e la standardizzazione del prodotto GEVER «Acta Nova».

La Cancelleria federale allestirà innanzitutto la pianificazione delle migrazioni e del rollout nel quadro di un progetto parziale in collaborazione con i dipartimenti interessati e il fornitore di prestazioni ISCeco. In tal modo si intende garantire che i dipartimenti e la Cancelleria federale eseguano il rollout del nuovo prodotto (o, se dispongono già di un prodotto GEVER, effettuino la migrazione da un prodotto all'altro) entro l'inizio del 2017 e la fine del 2018. Per poter garantire la pianificazione delle migrazioni e del rollout è necessario che entro la fine del 2015 i dipartimenti e gli uffici abbiano concluso tutti i lavori preparatori necessari per la migrazione o l'introduzione di GEVER (allestimento di un piano di registrazione/sistema di ordinamento e collaudo da parte dell'Archivio federale; emanazione di prescrizioni organizzative; approvazione del cosiddetto elenco negativo da parte dell'Archivio federale). L'adeguamento del prodotto GEVER «Acta Nova» in funzione delle esigenze della Confederazione (in collaborazione con la Cancelleria federale e i dipartimenti) è parte integrante di questo progetto parziale.

Nel contempo saranno eseguiti diversi lavori preparatori in ambito organizzativo, concettuale, tecnico e in materia di personale. Una volta approvato il credito complessivo richiesto, il fornitore di prestazioni ISCeco provvederà alla preparazione centralizzata della fase d'esercizio nel quadro di un secondo progetto parziale per il prodotto GEVER. A tal fine occorrerà sfruttare le sinergie fra gli attuali fornitori di prestazioni e i dipartimenti nonché la Cancelleria federale e unificare e standardizzare le architetture tecniche. Nell'ambito di questo progetto parziale alcuni rappresentanti del fornitore di prestazioni ISCeco dovranno collaborare per identificare precocemente eventuali adeguamenti tecnici specifici necessari nei singoli dipartimenti, per poi tenerne conto nel progetto.

18

Il calendario potrà essere rispettato a condizione che la procedura ricorsuale sia conclusa entro la fine del primo trimestre 2016 e che l'Assemblea federale abbia approvato il credito complessivo e dato il benestare all'avvio della prima tappa.

5713

Oltre ai due progetti parziali menzionati, durante la fase di realizzazione verrà elaborato anche il modello di gestione e direzione centralizzate. Al più tardi un anno dopo l'inizio della realizzazione il prodotto GEVER «Acta Nova» verrà standardizzato conformemente alle prescrizioni dell'OIAF. Anche l'interfaccia per la consegna dei documenti all'Archivio federale farà parte di questo standard federale.

Organizzazione del progetto La prima tappa del programma «Realizzazione e introduzione di GEVER Confederazione» si compone dei due progetti menzionati: allestimento di una piattaforma informatica, il primo, e pianificazione dell'introduzione e del rollout, il secondo. È così possibile garantire lo stretto coordinamento della preparazione dell'esercizio, dello sviluppo del prodotto e della pianificazione del rollout. La Cancelleria federale assicurerà la direzione del programma.

Costi complessivi Come indicato nella tabella 4 di seguito, per gli anni 2016­2019 il costo complessivo della prima tappa (costi interni ed esterni) ammonta attualmente al massimo a 30 milioni di franchi (dispendio iniziale una tantum).

I lavori per la prima tappa (realizzazione) si concluderanno alla fine del 2016. Fra i costi della prima tappa rientrano però anche i costi della licenza e quelli per lo standard federale. Il bando di concorso prevedeva per queste prestazioni un piano di pagamenti suddiviso in diverse parti per gli anni 2016­2019. Questi pagamenti scaglionati permetteranno in particolare di reagire a eventuali problemi concernenti la qualità del prodotto in occasione della sua introduzione.

I costi per attuare le esigenze della Confederazione, che ammontano a 9 milioni di franchi, coprono lo sviluppo, la personalizzazione (customizing), le prove di collaudo, i costi interni ed esterni del progetto nonché le riserve.

La preparazione della fase d'esercizio presso il fornitore di prestazioni comprende il sostegno concettuale da parte dei fornitori nell'allestimento della piattaforma, l'architettura della piattaforma, la sicurezza, le interfacce, il collegamento all'infrastruttura informatica interna dell'Amministrazione federale nonché la collaborazione nell'allestimento della piattaforma per quanto riguarda il materiale e le applicazioni (hardware e software). I relativi costi ammontano a 6 milioni di franchi.
I costi di licenza coprono l'acquisizione di una licenza federale a tempo indeterminato per tutti i collaboratori dell'Amministrazione federale centrale e decentralizzata ai sensi della LOGA e dell'OLOGA. Non sono previste licenze individuali. I costi di licenza ammontano a 9 milioni di franchi.

Il preventivo dei costi per l'hardware e il software è di 6 milioni di franchi, che serviranno ad acquistare il materiale informatico necessario e le applicazioni (banca dati) per l'allestimento della piattaforma da cui dipenderà il funzionamento centralizzato di GEVER per tutti i dipartimenti, gli uffici e la Cancelleria federale.

Le prestazioni proprie dei dipartimenti e della Cancelleria federale, che ammontano a circa 5 milioni di franchi, comprendono la gestione del progetto, la direzione e il controllo, le prove di collaudo, le formazioni, il controlling, la garanzia di qualità e l'allestimento di rapporti.

5714

Il credito d'impegno sollecitato ammonta così a 25 milioni di franchi. La tabella 4 offre una panoramica delle singole voci del credito d'impegno richiesto per la prima tappa.

Tabella 4 Costi complessivi della prima tappa in mio. di fr.

Costi complessivi Costi di progetto centralizzati

3

Riserve

1

Realizzazione della piattaforma informatica (customizing)

5

Preparazione dell'esercizio presso i fornitori di prestazioni ISCeco e UFIT

6

Costi di licenza

9

Hardware/software (acquisto iniziale)

6

Totale costi una tantum

30

Prestazioni proprie

­5

Credito d'impegno richiesto

25

2.3.3

Seconda tappa: introduzione del prodotto o migrazione nei dipartimenti e nella Cancelleria federale

Descrizione del progetto Una volta conclusa la fase di realizzazione e la standardizzazione di «Acta Nova», i dipartimenti e la Cancelleria federale potranno procedere all'introduzione del prodotto o alla migrazione. Una volta collaudato il prodotto, a titolo di prova procederanno alla sua integrazione nel loro ambiente e proveranno a trasferire i dati. Se la prova avrà esito positivo, procederanno, sempre a titolo di prova, a una migrazione nel loro ambiente di produzione. Se tutte le prove avranno successo, il nuovo sistema GEVER potrà essere messo in esercizio. I progetti parziali di introduzione comprenderanno anche la formazione dei collaboratori all'uso professionale del nuovo ambiente GEVER.

Organizzazione del progetto La Cancelleria federale assumerà la direzione del programma «Realizzazione e introduzione di GEVER Confederazione» per quanto concerne l'introduzione o la migrazione nei dipartimenti e nella stessa Cancelleria federale che avrà luogo probabilmente fra l'inizio del 2017 e la fine del 2018. Il suo compito consisterà nell'assicurare il coordinamento generale dei progetti di introduzione e di migrazione, nel coordinamento generale nei confronti del fornitore e del fornitore di presta5715

zioni, nella garanzia di qualità, nel controlling a livello di Confederazione, nella gestione dei rischi e nella presentazione di rapporti al Consiglio federale. I dipartimenti e la Cancelleria federale attueranno inoltre ciascuno un proprio progetto per introdurre il prodotto GEVER. Ognuno designerà inoltre un responsabile di progetto per quanto riguarda l'introduzione o la migrazione al proprio interno. Questa persona sarà responsabile della direzione e della gestione, del coordinamento, della garanzia di qualità, del controlling e della presentazione di un rapporto alla Cancelleria federale.

Costi complessivi Come indicato nella tabella 5 di seguito, il costo complessivo attualmente preventivato per la realizzazione della seconda tappa (costi interni ed esterni) ammonta a un massimo di 112 milioni di franchi. Conformemente all'organizzazione del progetto (che prevede la suddivisione in progetti parziali per ogni dipartimento e per la Cancelleria federale), i crediti necessari al finanziamento dei progetti parziali saranno messi a disposizione dei dipartimenti e della Cancelleria federale.

I costi del progetto per la gestione centrale, di 8 milioni di franchi, comprendono le spese per l'impiego di uno specialista del prodotto per tre anni nonché le spese per il proseguimento della gestione del programma per due anni e mezzo.

I costi d'esercizio per la seconda tappa saranno centralizzati presso la direzione del programma. Essi ammonteranno a 26 milioni di franchi, di cui 22 milioni di franchi sotto forma di prestazioni proprie.

Per calcolare i costi dell'introduzione o della migrazione nei dipartimenti e nella Cancelleria federale si è tenuto conto del rispettivo numero di utenti. Inoltre l'attuale panorama GEVER in un dipartimento ha un grosso influsso sul calcolo dei costi. I costi saranno più elevati nei dipartimenti che avevano già introdotto diverse soluzioni GEVER o non ne utilizzavano alcuna, mentre saranno inferiori nei dipartimenti con un panorama GEVER omogeneo.

I costi di introduzione e di migrazione sono indotti dal sostegno prestato dal fornitore durante questa fase a livello concettuale e tecnico.

Lo stesso vale per i costi di formazione, che comprendono il sostegno da parte del fornitore nel concepire la formazione e nell'impartirla successivamente ai collaboratori.

Fra le
prestazioni proprie nei progetti parziali dei dipartimenti e della Cancelleria federale rientrano la gestione del progetto, la direzione, le prove di collaudo, le formazioni, il controlling, la garanzia di qualità e l'allestimento di rapporti.

Una volta dedotte le prestazioni proprie dei dipartimenti e della Cancelleria federale i nove crediti di impegno sollecitati per la seconda tappa ammontano complessivamente a 42 milioni di franchi. La tabella 5 offre una panoramica delle singole voci di questi nove crediti di impegno richiesti per la seconda tappa.

5716

Tabella 5 Costi complessivi della seconda tappa mio. di fr.

mio. di fr.

Direzione centrale e gestione dell'introduzione o della migrazione Costi di progetto per la gestione centralizzata Riserve per la gestione centralizzata (10 %) Costi d'esercizio durante il programma (2 anni) Totale costi una tantum Prestazioni proprie Credito d'impegno richiesto

6 219 26 34 ­22 12

12

Cancelleria federale Gestione e direzione del progetto Introduzione/migrazione Formazione Totale costi una tantum Prestazioni proprie Credito d'impegno richiesto

1 0,5 0,5 2 ­1 1

1

DFAE Gestione e direzione del progetto Introduzione/migrazione Formazione Totale costi una tantum Prestazioni proprie Credito d'impegno richiesto

2 7 3 12 ­8 4

4

2 2 4 8 ­6 2

2

DFI Gestione e direzione del progetto Introduzione/migrazione Formazione Totale costi una tantum Prestazioni proprie Credito d'impegno richiesto

19

Le riserve sono destinate agli imprevisti nel quadro dei progetti dei dipartimenti e della Cancelleria federale.

5717

mio. di fr.

mio. di fr.

DFGP Gestione e direzione del progetto Introduzione/migrazione Formazione Totale costi una tantum Prestazioni proprie Credito d'impegno richiesto

3 1 2 6 ­5 1

1

DDPS Gestione e direzione del progetto Introduzione/migrazione Formazione Totale costi una tantum Prestazioni proprie Credito d'impegno richiesto

13 3 1 17 ­5 12

12

Gestione e direzione del progetto Introduzione/migrazione Formazione Totale costi una tantum Prestazioni proprie Credito d'impegno richiesto

6 3 5 14 ­12 2

2

DEFR Gestione e direzione del progetto Introduzione/migrazione Formazione Totale costi una tantum Prestazioni proprie Credito d'impegno richiesto

2 3 3 8 ­5 3

3

DATEC Gestione e direzione del progetto Introduzione/migrazione Formazione Totale costi una tantum Prestazioni proprie Credito d'impegno richiesto

7 2 3 12 ­7 5

5

DFE

Totale dei nove crediti d'impegno richiesti

5718

42

2.4

Adeguamenti organizzativi

2.4.1

Standard

A partire dal 2017 nei dipartimenti e nella Cancelleria federale dovrà essere introdotto un prodotto GEVER standardizzato. Questo prodotto, «Acta Nova», sarà gestito in modo centralizzato dal fornitore di prestazioni ISCeco (gestore delle applicazioni) sull'infrastruttura dell'UFIT (gestore dell'infrastruttura). Sarà costituito un gruppo di utenti centrale per accompagnare i lavori di mantenimento dello standard e il suo ulteriore sviluppo. La procedura di gestione delle modifiche e degli aggiornamenti sarà condotta in modo centralizzato.

2.4.2

Ordinanza GEVER

In seguito all'introduzione di un prodotto GEVER standardizzato nell'intera Amministrazione federale, viene esaminata la necessità di una revisione parziale dell'ordinanza GEVER che, se del caso, sarebbe adottata nel 2016. A dipendenza del tipo di decisione del Consiglio federale in merito alla gestione e alla direzione centralizzate di «GEVER Confederazione», la revisione potrebbe comportare in particolare una modifica del capitolo sulle competenze.

2.5

Motivazione della proposta

Con il presente progetto, il nostro Collegio chiede un credito complessivo per le seguenti finalità: ­

acquistare e realizzare un prodotto GEVER standardizzato e introdurlo nei dipartimenti e nella Cancelleria federale;

­

garantire l'esercizio del prodotto GEVER per 12 anni a partire dalla firma del contratto;

­

ridurre a uno il numero dei prodotti GEVER utilizzati nell'Amministrazione federale;

­

ridurre il numero dei fornitori di prestazioni a un unico gestore di applicazioni;

­

ottimizzare i costi d'esercizio, sfruttare possibili economie di scala e ridurre i costi grazie a una procedura di gestione rigorosa e centralizzata degli aggiornamenti;

­

applicare sistematicamente le disposizioni legali in materia di tracciabilità dell'attività amministrativa;

­

eliminare i problemi e i rischi dell'interoperabilità fra i prodotti GEVER;

­

migliorare la gestione e la conformità alle norme (compliance) nei dipartimenti e nella Cancelleria federale grazie alla standardizzazione del prodotto GEVER «Acta Nova».

5719

3

Ripercussioni

3.1

Ripercussioni per la Confederazione

3.1.1

Ripercussioni finanziarie

Costi complessivi Secondo le stime attuali, i costi d'introduzione per l'intero progetto ammontano a 142 milioni di franchi (approssimazione: ±20 % dei costi complessivi). La tabella 6 presenta una panoramica dei costi complessivi. Il finanziamento avviene nel quadro del preventivo dei dipartimenti o dei loro piani finanziari.

Tabella 6 Panoramica dei costi complessivi (interni ed esterni) (in mio. di fr.)

Voce

Prima tappa Realizzazione della piattaforma informatica (centralizzazione presso la CaF) Costi di progetto centralizzati presso la CaF Realizzazione della piattaforma informatica Preparazione dell'esercizio da parte del fornitore di prestazioni Costi di licenza Hardware/software (acquisto iniziale) Riserve Finanziamento delle prestazioni di base del secondo offerente 2a tappa Introduzione/migrazione Costi di progetto per la gestione centralizzata Costi dei progetti dei dipartimenti e della CaF Introduzione/migrazione Formazione Riserve Esercizio durante l'introduzione/migrazione (2 anni) Ulteriore sviluppo dello standard federale Manutenzione e assistenza per il prodotto GEVER Gestione delle applicazioni, gestione dell'infrastruttura, servizio d'assistenza dell'UFIT Costi complessivi

5720

Costi complessivi

2016

2017

2018

2019

30,3

14,1

6,1

8,4

1,7

3,2 5,0

3,2 3,0

1,0

1,0

5,8

5,6

0,2

8,6 6,3 1,4

1,3

2,1 2,6 0,2

3,5 3,7 0,2

1,7

85,6 6,0 33,9 21,7 21,6 2,4

6,8

42,9 3,0 15,7 11,6 11,4 1,2

35,9 3,0 13,6 8,3 9,8 1,2

0

15,8

10,1

0

2,6

1,3

1,3

2,0

1,0

1,0

21,3

13,5

7,8

64,8

54,4

25,9

141,8

1,0

4,6 1,8 0,4

0,0

20,9

1,7

Costi d'esercizio I costi d'esercizio includono i costi di licenza (ricorrenti), i costi d'esercizio delle applicazioni e di assistenza (costo degli accordi sui livelli di servizio [Service-LevelAgreements] e dei contratti di prestazione di servizi), le spese di manutenzione (costi interni ed esterni) e altre spese legate all'esercizio. Attualmente, il costo annuale di una postazione di lavoro ammonta a circa 1270 franchi20. In questo importo non sono compresi i costi per lo sviluppo dei prodotti e per la gestione delle loro eventuali modifiche e dei loro aggiornamenti. Le uscite annuali per l'esercizio degli attuali prodotti GEVER di cui sono equipaggiate attualmente circa 14 800 postazioni di lavoro nei dipartimenti ammontano pertanto a circa 18,8 milioni di franchi. Una volta che il nuovo prodotto GEVER sarà stato introdotto in tutta l'Amministrazione federale, come previsto dall'ordinanza GEVER, circa 30 000 postazioni di lavoro ne saranno equipaggiate. Nell'attuale panorama GEVER, il costo d'esercizio per 30 000 postazioni di lavoro ammonterebbe a 40,3 milioni di franchi.

Con l'introduzione del prodotto GEVER standardizzato i costi per le licenze saranno inferiori a quelli odierni grazie alla gestione semplificata delle licenze (licenza federale). Una licenza sarà acquistata per l'insieme dei collaboratori a un prezzo forfettario. Anche per gli utenti esterni che utilizzano GEVER tramite applicazioni specializzate non vi saranno costi di licenza supplementari. Le nuove soluzioni di Governo elettronico che si servono del prodotto GEVER standardizzato non saranno quindi soggette a costi di licenza supplementari. Anche la gestione delle modifiche e degli aggiornamenti sarà più conveniente rispetto a oggi poiché sarà assicurata da un servizio centralizzato. I costi d'esercizio del prodotto GEVER per una singola postazione di lavoro ammonteranno a circa 750 franchi21 all'anno. Complessivamente i costi d'esercizio annuali per 30 000 postazioni di lavoro ammonteranno a circa 21,9 milioni di franchi.

L'introduzione del prodotto GEVER permetterà di risparmiare a partire dal 2019, per i dieci anni di esercizio, 18,4 milioni di franchi ogni anno rispetto ai costi ipotizzabili che comporterebbe l'esercizio dei sistemi attuali per 30 000 utenti, ossia complessivamente 184 milioni di franchi. I costi
d'esercizio presentati comprendono i costi di rinnovo dell'infrastruttura, i costi di manutenzione e quelli relativi alla procedura di gestione delle modifiche e degli aggiornamenti del prodotto durante tutto il periodo d'esercizio. La tabella 7 presenta una panoramica dettagliata dei futuri costi d'esercizio.

20

21

Postazione di lavoro Fabasoft: circa 1600 franchi; postazione di lavoro iGEKO: circa 570 franchi; postazione di lavoro iEngine: circa 610 franchi; postazione di lavoro OS-ECM: circa 730 franchi.

La cifra è il risultato dei costi d'esercizio annuali con incidenza sul finanziamento diviso per il numero dei futuri utenti annunciati dai dipartimenti: 21,9 mio./29 138 = 752 ~ 750 franchi.

5721

Tabella 7 Panoramica dei costi d'esercizio Dipartimenti e Cancelleria federale

Spese d'esercizio attuali (all'anno)

Stima degli attuali costi d'esercizio per 30 000 utenti (all'anno)

Cancelleria federale DFAE DFI DFGP DDPS DFF DEFR DATEC22 Totale

Costi d'esercizio dopo l'introduzione del prodotto GEVER standardizzato (all'anno)

0,65 mio. fr.

1,9 mio. fr.

3,7 mio. fr.

3,1 mio. fr.

2,8 mio. fr.

0,3 mio. fr.

3,8 mio. fr.

2,6 mio. fr.

0,65 mio. fr.

5,4 mio. fr.

4,1 mio. fr.

4,1 mio. fr.

4,4 mio. fr.

12,1 mio. fr.

4,8 mio. fr.

4,7 mio. fr.

0,2 mio. fr.

3,0 mio. fr.

2,4 mio. fr.

2,0 mio. fr.

5,4 mio. fr.

5,0 mio. fr.

2,0 mio. fr.

1,9 mio. fr.

18,85 mio. fr.

40,3 mio. fr.

21,9 mio. fr.

Ulteriore sviluppo del prodotto GEVER standardizzato L'ulteriore sviluppo dello standard federale comporterà costi annui per un ordine di grandezza di circa 2­2,5 milioni di franchi. Le risorse necessarie dovranno essere fornite proporzionalmente dai dipartimenti e dalla Cancelleria federale al servizio competente per la standardizzazione TIC. Il modello di mercato applicabile al servizio standard TIC GEVER, che sarà presentato al nostro Collegio per approvazione nel corso del primo trimestre 2016, conterrà i dati consolidati relativi alle risorse necessarie all'introduzione e alla direzione del servizio standard TIC GEVER e definirà scadenze vincolanti.

Credito complessivo I costi del presente progetto ammontano a 142 milioni di franchi al massimo (costi interni ed esterni). I dipartimenti, la Cancelleria federale e il fornitore di prestazioni centrale ISCeco forniranno prestazioni proprie per un importo di 75 milioni di franchi. Il nostro Collegio chiede pertanto lo stanziamento di un credito complessivo di 67 milioni di franchi per gli anni 2016­2019.

Procedura Con il presente messaggio chiediamo un credito complessivo di 67 milioni di franchi e la liberazione di 25 milioni di franchi per l'attuazione della prima tappa (realizzazione della piattaforma informatica). Quando saranno disponibili i risultati della prima tappa (fase di pianificazione della seconda tappa) sbloccheremo tempestivamente le somme previste per la tappa successiva.

Nell'ambito del credito complessivo approvato dal Parlamento, dovremmo poter procedere in maniera limitata a trasferimenti fra gli importi previsti per i vari proget22

Nel rilevamento dei costi per il DATEC si è tenuto conto soltanto dei costi d'esercizio dei sistemi Fabasoft V2012/2014 e OSecm poiché la soluzione Fabasoft IDM 6.19 era giunta alla fine del suo ciclo di vita.

5722

ti e le varie tappe, al fine di compensare eventuali differenze di costo rispetto agli importi stimati per ogni progetto.

Riassunto ­

Il credito complessivo di 67 milioni di franchi sarà liberato in due tappe. La prima tappa (realizzazione) comprende un credito d'impegno, mentre la seconda (introduzione) ne comprende nove.

­

Il credito d'impegno per la prima tappa si compone della somma dei costi una tantum dedotte le prestazioni proprie sotto forma di risorse di personale.

Otto dei nove crediti d'impegno per la seconda tappa si compongono della somma dei costi una tantum dedotte le prestazioni proprie (sotto forma di risorse di personale) fornite dai dipartimenti e dalla Cancelleria federale. Il nono credito d'impegno comprende i costi per la gestione centralizzata e le riserve.

Tabella 8 Investimenti

Prestazioni proprie

Totale

Credito d'impegno A

30 mio.

5 mio.

25 mio.

Crediti d'impegno B­I

112 mio.

70 mio.

42 mio.

Credito complessivo

142 mio.

75 mio.

67 mio.

­

Con il presente messaggio il nostro Collegio chiede un credito complessivo di 67 milioni di franchi e la liberazione da parte del Parlamento di un credito d'impegno di 25 milioni di franchi per la prima tappa.

­

Dopo l'avvio della seconda tappa saranno possibili trasferimenti fra i crediti dei dipartimenti e della Cancelleria federale. Saranno possibili anche trasferimenti dal credito per la gestione centralizzata della seconda tappa ai crediti dei dipartimenti e della Cancelleria federale. Un credito potrà essere maggiorato al massimo del 10 per cento.

­

Daremo via libera alla seconda tappa non appena saranno pronti i progetti per l'introduzione o la migrazione nei dipartimenti e nella Cancelleria federale conformemente al piano di migrazione.

3.1.2

Ripercussioni sull'effettivo del personale

La sostituzione degli attuali prodotti GEVER nei dipartimenti e negli uffici e soprattutto il parallelo e temporaneo esercizio dei vecchi prodotti e del nuovo prodotto GEVER per tre anni comporteranno un aumento dell'organico presso il fornitore di prestazioni ISCeco.

Per i progetti di migrazione, il fornitore di prestazioni centrale dovrà fare i conti con un incremento delle spese di 10,3 milioni di franchi per la durata del programma. Il maggior fabbisogno durante la fase di migrazione o di introduzione sarà parzialmente coperto con personale esterno. Il finanziamento di questo fabbisogno supplementare è incluso nelle cifre menzionate.

5723

Gli altri adeguamenti nel settore del personale possono essere apportati senza incidere sui costi: il numero degli utenti dell'Amministrazione federale con una postazione di lavoro GEVER passerà da 14 800 a 30 000. Per la fase d'esercizio a partire dal 2019 il fornitore di prestazioni centrale ISCeco avrà bisogno di almeno 10 posti a tempo pieno supplementari. Per servire 6000 clienti con un prodotto (Fabasoft), ISCeco necessita attualmente di 23 posti a tempo pieno. Per assistere circa 30 000 clienti con un prodotto, in futuro ISCeco avrà bisogno di 33 posti a tempo pieno. Dal momento che l'esercizio del futuro prodotto GEVER sarà centralizzato presso ISCeco, i fornitori di prestazioni che gestiscono attualmente l'esercizio dei prodotti GEVER presso il DDPS, il DFAE, il DFGP e il DFF perderanno questo compito. Le risorse di personale che si libereranno di conseguenza saranno cedute al fornitore di prestazioni centrale ISCeco. In seguito alla centralizzazione della direzione e della gestione, della gestione delle modifiche e degli aggiornamenti nonché degli acquisti e dei contratti con il fornitore di «Acta Nova», i dipartimenti saranno sgravati dei loro attuali compiti in questi ambiti. Ne risulterà un aumento dell'efficacia.

Circa quattro posti a tempo pieno saranno necessari per la direzione e la gestione centralizzate del previsto servizio standard.

Queste risorse dovranno essere cedute dai dipartimenti e dalla Cancelleria federale al servizio competente per il servizio standard. Il modello di mercato del servizio standard TIC GEVER, che sarà presentato al nostro Collegio per approvazione nel corso del primo trimestre 2016, conterrà i dati consolidati relativi alle risorse necessarie all'introduzione e alla direzione di questo servizio standard e definirà scadenze vincolanti.

3.1.3

Ripercussioni per la Confederazione nel settore informatico

Con la presente proposta di acquisto, realizzazione e introduzione sarà possibile ridurre gli attuali quattro diversi prodotti GEVER utilizzati nell'Amministrazione federale, per di più in versioni parzialmente diverse, a un unico prodotto standardizzato. È quindi possibile ridurre anche il numero delle interfacce per il flusso dei dati.

La gestione delle modifiche e degli aggiornamenti verrà semplificata grazie alla sua centralizzazione. Con ISCeco vi sarà ormai un unico fornitore di prestazioni che avrà la competenza dell'esercizio delle applicazioni sull'infrastruttura dell'UFIT. I fornitori di prestazioni del DDPS, del DFAE, del DFGP e del DFF in futuro non gestiranno più i sistemi GEVER.

I lavori nel quadro del programma «Realizzazione e introduzione di GEVER Confederazione» vanno coordinati con il programma SPL2020 per il quale il nostro Collegio vi ha chiesto un credito d'impegno mediante il messaggio del 1° luglio 201523 concernente l'introduzione della prossima generazione di sistemi di postazioni di lavoro (Programma SPL2020).

23

FF 2015 4733

5724

4

Rapporto con il programma di legislatura e con le strategie nazionali del Consiglio federale

4.1

Programma di legislatura

Il presente progetto non è stato annunciato né nel messaggio del 25 gennaio 201224 sul programma di legislatura 2011­2015 né nel decreto federale del 15 giugno 201225 sul programma di legislatura 2011­2015.

Il progetto è tuttavia opportuno poiché l'acquisto secondo la procedura OMC, la realizzazione e l'introduzione di un prodotto GEVER standardizzato permettono di risanare la situazione dal profilo del diritto degli acquisti pubblici. Inoltre l'acquisto semplifica l'introduzione generalizzata di GEVER nell'Amministrazione federale nonché la sua armonizzazione e il suo sviluppo. Se non fosse possibile introdurre un prodotto GEVER acquistato mediante una procedura OMC e in seguito standardizzato, per le esigenze in materia di diritto degli acquisti pubblici sarebbe allora necessario lanciare numerose gare d'appalto. L'onere per l'architettura informatica aumenterebbe poiché vi sarebbero numerosi esercenti oppure un esercente unico dovrebbe gestire tutti i sistemi GEVER acquistati.

4.2

Rapporto con le strategie nazionali del Consiglio federale

Il progetto è compatibile in particolare con la Strategia del Consiglio federale per una società dell'informazione in Svizzera26, poiché contribuisce a sfruttare il potenziale di trasformazione delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione nell'Amministrazione federale. La strategia di e-government Svizzera27 fa parte della strategia per una società dell'informazione in Svizzera.

Il programma «Realizzazione e introduzione di GEVER Confederazione» fornisce un ampio contributo allo svolgimento integrale dei processi interni all'amministrazione su supporto elettronico, alla riduzione delle barriere amministrative e all'incremento dell'efficacia e dell'efficienza dell'Amministrazione federale. In tal modo è possibile rendere l'amministrazione maggiormente accessibile al cittadino e garantire che il trattamento degli affari con i cittadini, i Cantoni, le imprese e altre organizzazioni si svolga per via elettronica senza discontinuità (Governo elettronico).

24 25 26 27

FF 2012 305 FF 2012 6413 La Strategia del Consiglio federale per una società dell'informazione in Svizzera è consultabile all'indirizzo www.infosociety.admin.ch > IT La strategia di e-government Svizzera è consultabile all'indirizzo www.egovernment.ch > E-Government Svizzera

5725

5

Aspetti giuridici

5.1

Costituzionalità e legalità

Il progetto si basa sulla competenza generale della Confederazione di adottare i provvedimenti necessari per l'adempimento dei suoi compiti.

Conformemente all'articolo 167 della Costituzione federale28 (Cost.), la decisione concernente il decreto finanziario esaminato compete all'Assemblea federale.

5.2

Forma dell'atto normativo

Conformemente all'articolo 163 capoverso 2 Cost. e all'articolo 25 capoverso 2 della legge del 13 dicembre 200229 sul Parlamento, per l'atto da adottare è prevista la forma del decreto federale semplice, non sottoposto a referendum.

5.3

Subordinazione al freno alle spese

Conformemente all'articolo 159 capoverso 3 lettera b Cost., il progetto sottostà al freno alle spese, dato che comporta una spesa unica di oltre 20 milioni di franchi. Il credito complessivo di 67 milioni di franchi necessita quindi del consenso della maggioranza dei membri di entrambe le Camere.

28 29

RS 101 RS 171.10

5726