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Directives concernant l'envoi de délégations à des conférences internationales du 9 décembre 2022
Le Conseil fédéral suisse édicte les directives suivantes:
1
Principes
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Les conférences internationales et les autres rencontres, réunions et assemblées multilatérales, y compris les réunions d'organisations internationales, ci-après dénommées « conférences internationales », constituent un important volet de la coopération entre États.
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Une délégation de la Confédération participe à une conférence internationale: a. lorsque sa participation est nécessaire ou du moins utile à la défense des intérêts de la Suisse, ou b. lorsqu'elle peut apporter une contribution spécifique à la coopération internationale.
13
La coopération avec le Parlement est régie par l'art. 152 de la loi du 13 décembre 2022 sur le Parlement1.
14
La coopération avec les cantons est régie par la loi fédérale du 22 décembre 1999 sur la participation des cantons à la politique extérieure de la Confédération2.
15
Des commissions extraparlementaires ainsi que des groupes d'intérêts suisses, notamment des associations et des organisations non gouvernementales, peuvent être associés aux travaux de préparation, aux travaux de suivi qui s'y rapportent et aux délégations. Le cas échéant, ils y participent de façon appropriée. Leurs représentants sont intégrés à la délégation à condition que leur participation soit nécessaire d'un point de vue technique ou pour la défense des intérêts de la Suisse.
16
Pour être admis à participer, les commissions extraparlementaires et les groupes d'intérêts suisses doivent pouvoir apporter une contribution notable
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RS 171.10 RS 138.1
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à la formulation de la politique de la Suisse et à l'insertion dans la politique intérieure du point de politique étrangère abordé.
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Lorsque cela semble judicieux, la Suisse s'engage à ce que les conférences internationales aient lieu en ligne ou sous un format hybride. Dans le cas d'une conférence hybride, on examinera si la participation en ligne de tout ou partie de la délégation suffit pour défendre les intérêts de la Suisse.
18
Compte tenu de la structure tripartite de l'Organisation internationale du travail (OIT), les présentes directives ne s'appliquent que par analogie aux conférences et aux réunions organisées dans le cadre de l'OIT ainsi qu'aux travaux de préparation et de suivi qui s'y rapportent.
2
Travaux de préparation et de suivi
21
Les départements et offices fédéraux intéressés s'informent les uns les autres des invitations adressées à la Suisse de participer à des conférences internationales. L'office fédéral responsable associe aux travaux de préparation les services fédéraux intéressés, en particulier le Secrétariat d'État du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) et les services dont relève l'exécution des décisions attendues de la conférence internationale.
22
L'office fédéral responsable avertit les représentations suisses à l'étranger concernées de la tenue des conférences internationales et les associe aux travaux de préparation et de suivi lorsque cela paraît judicieux.
23
L'office fédéral responsable peut informer les commissions extraparlementaires et les groupes d'intérêts suisses des travaux de préparation et de suivi qui s'y rapportent si ces groupes ont fait connaître un intérêt pour la conférence internationale.
24
L'office fédéral responsable rend compte, dans un rapport adressé aux services fédéraux concernés, en particulier au Secrétariat d'État du DFAE ainsi qu'aux représentations suisses concernées et à toutes les entités participant à la préparation de la conférence, du déroulement de cette dernière et de la suite des travaux envisagée.
3 A
Composition de la délégation Représentation
31
La taille et la composition de la délégation sont adaptées aux exigences de la conférence internationale et aux objectifs de la Suisse en matière de politique étrangère. Les principaux critères de sélection des délégués sont les compétences techniques requises et l'expérience de la négociation. On veillera à ce que les services intéressés soient représentés de manière appropriée et à ce que la cohérence de la politique étrangère de la Suisse soit garantie.
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Le nombre des membres de la délégation doit être aussi réduit que possible, en particulier si elle est envoyée à l'étranger. On prendra dûment en considération certaines circonstances particulières comme la simultanéité de certains travaux de commissions, les tâches spécifiques confiées à la Suisse (par ex. la présidence) ou des intérêts particuliers à faire valoir.
312
Le personnel des représentations suisses concernées peut apporter une assistance logistique, technique et en personnel à la délégation. Le personnel qui dispose de connaissances spécifiques utiles peut également être associé à la délégation. Le personnel de la représentation n'est pas pris en compte pour déterminer la taille de la délégation.
313
L'envoi d'une délégation de plus de cinq personnes doit être justifié. La justification est présentée: a. si le Conseil fédéral décide de l'envoi (ch. 41): dans la proposition au Conseil fédéral; b. si un département ou un office décide de l'envoi (ch. 44): pendant la consultation des services intéressés.
32
Les commissions extraparlementaires et les groupes d'intérêts suisses nomment leurs délégués en accord avec l'office responsable. Le nombre des délégués est limité à trois.
B
Attribution temporaire d'un titre
33
Si les conditions générales (ch. 34) et spécifiques (ch. 35 et 36) sont réunies, le Conseil fédéral confère temporairement les titres suivants: a. secrétaire d'État; b. ambassadeur ou ministre3.
34
Les titres mentionnés au ch. 33 sont attribués si les exigences suivantes sont remplies: a. le titulaire de la fonction représente les intérêts de la Suisse dans le cadre d'une conférence internationale spécifique, au sein d'un groupe de travail, lors de négociations internationales ou pendant la correspondance diplomatique; b. le titulaire de la fonction dispose des compétences décisionnelles nécessaires; c. l'attribution du titre garantit que la Suisse aura le même statut que les États partenaires dans les négociations internationales; d. le titre est lié à la fonction et est attribué pour la durée de la conférence internationale, de la rencontre du groupe de travail ou des négociations internationales.
3
Le titre de ministre est inférieur au rang d'ambassadeur.
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35
Le titre de secrétaire d'État peut être attribué à des membres de l'administration fédérale pour des raisons diplomatiques, protocolaires ou lorsqu'il leur est donné mandat de représenter la Suisse à des négociations internationales au plus haut niveau (art. 46 de la loi du 21 mars 1997 sur l'organisation du gouvernement et de l'administration4). Sont réputées négociations internationales au plus haut niveau les négociations dont les délégations des États parties comprennent des membres des gouvernements ou des secrétaires d'État.
36
Sous réserve de l'art. 3, al. 2, de l'ordonnance du 3 juillet 2001 sur le personnel de la Confédération5, le titre d'ambassadeur ou de ministre ne peut être attribué que si la défense des intérêts suisses l'exige.
37
Le DFAE, le Département fédéral des finances (DFF) représenté par l'Office fédéral du personnel (OFPER) et la Chancellerie fédérale (ChF) doivent être consultés préalablement à la décision d'attribution.
4
Décision d'envoi d'une délégation et de remise des instructions
41
Sous réserve des cas prévus au ch. 44, le Conseil fédéral décide de l'envoi des délégations et remet les instructions.
42
Les propositions adressées au Conseil fédéral observent les règles suivantes:
421
Le département responsable soumet en temps utile au Conseil fédéral une proposition qui contient notamment: a. la justification de la participation à la conférence internationale (ch. 12); b. les informations sur la taille et la composition de la délégation et, le cas échéant, la justification de l'envoi d'une délégation de plus de cinq personnes (ch. 313); c. la description des tâches de chaque délégué; d. les instructions à remettre à la délégation; e. le cas échéant, la justification de l'attribution temporaire d'un titre (ch. 34 à 37).
422
Si la responsabilité du dossier est répartie entre plusieurs départements, ces deniers soumettent la proposition en commun.
43
Les propositions doivent dans tous les cas faire l'objet d'une consultation des offices.
44
L'envoi d'une délégation et la remise des instructions peuvent être décidés à l'échelon du département ou de l'office dans les cas suivants: a. aucune nouvelle obligation dépassant les compétences du département ou de l'office responsable n'est créée, et: la conférence revêt une importance politique limitée, ou
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RS 172.010 RS 172.220.111.3
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b.
les négociations se déroulent sous l'égide d'une organisation internationale dont la Suisse est membre et qui a pour tâche de contribuer au développement du droit international ou de normes ou lignes directrices internationales.
le Conseil fédéral a déjà remis des instructions suffisantes, de manière générale ou à l'occasion d'une précédente conférence analogue.
441
Lorsque la remise des instructions est décidée à l'échelon du département ou de l'office, les services intéressés doivent également être consultés.
442
Si les divergences surgissant dans ce contexte ne peuvent être réglées à l'échelon de l'office ou du département concerné, l'affaire est soumise au Conseil fédéral. Le département responsable prépare dans ce but une proposition.
443
Lorsque des divergences apparaissent au sujet de l'échelon auquel peut être prise une décision concernant une conférence internationale, la décision appartient au Conseil fédéral.
5
Pleins pouvoirs
51
Les pleins pouvoirs de négociation désignent les membres de la délégation suisse et habilitent celle-ci à participer à la conférence internationale. Ils incluent, le cas échéant, les pleins pouvoirs pour adopter ou parapher les textes définitifs résultant des pourparlers ainsi que pour signer l'acte final de la conférence.
52
Pour la signature d'un traité international, des pleins pouvoirs spécifiques sont généralement nécessaires et délivrés par document séparé.
53
Sans préjudice des compétences ex officio du président de la Confédération et du chef du DFAE, les pleins pouvoirs de négociation et de signature sont octroyés par le Conseil fédéral.
54
Lorsque la décision relative à l'envoi et à la remise des instructions relève du département ou de l'office (ch. 44), mais que les pleins pouvoirs sont néanmoins requis, la décision d'octroi appartient au président de la Confédération.
55
La décision d'octroi des pleins pouvoirs de signature pour les traités internationaux de la compétence d'un département, d'un groupe ou d'un office, appartient au président de la Confédération6. La procédure est réglée dans les Directives de la ChF sur les affaires du Conseil fédéral (Classeur rouge).
56
Lorsque la nécessité des pleins pouvoirs est incertaine, le Conseil fédéral, dans sa décision, charge le département de préparer, si nécessaire, les pleins pouvoirs requis et de les soumettre à la ChF pour qu'elle les établisse définitivement.
6
Décision du Conseil fédéral du 9 mars 2012.
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Règles de conduite de la délégation
61
Tous les membres de la délégation sont placés sous l'autorité de la direction de la délégation. L'office responsable doit en particulier informer par écrit de leurs obligations les membres n'appartenant pas à l'administration fédérale.
Ces obligations incluent notamment une éventuelle obligation de garder le secret, l'obligation de ne négocier ou de ne faire de déclaration en qualité de membre de la délégation que dans le respect des instructions de la direction de la délégation, l'obligation d'informer sans délai la direction de la délégation de toute déclaration faite en son nom propre en dehors du cadre de la négociation ainsi que l'obligation de participer aux travaux préparatoires et à l'élaboration du rapport.
62
La délégation maintient au mieux, pendant toute la durée de la conférence internationale, le contact avec les représentants intéressés des groupes d'intérêts suisses présents à titre indépendant ou avec les délégués de groupes d'intérêts internationaux représentant aussi des groupes d'intérêts suisses.
7
Dispositions administratives
71
Le personnel de l'administration fédérale est soumis aux dispositions administratives de l'administration fédérale, en particulier en ce qui concerne les indemnités, les rémunérations, le choix des moyens de transport et la comptabilisation du temps de travail.
711
Les rémunérations sont fixées en accord avec le DFF, représenté par l'OFPER.
712
Les frais encourus par le personnel de la Confédération participant à des conférences internationales sont pris en charge par les offices qu'il représente.
72
En principe, les frais encourus par les délégués de l'Assemblée fédérale, des cantons, des commissions extraparlementaires et des groupes d'intérêts suisses ne sont pas pris en charge par la Confédération. Exceptionnellement, les coûts sont imputés au département compétent. La prise en charge de ces coûts doit être justifiée dans la proposition.
73
Les travaux demandés par l'administration fédérale à d'autres entités intéressées, dans le cadre de travaux de préparation et de suivi des conférences, sont pris en charge par l'office qui les a demandés lorsqu'une indemnisation est prévue. Sur demande, ils peuvent être exceptionnellement financés en tout ou partie par le DFAE, pour autant que ce dernier y consente et qu'il dispose des fonds nécessaires.
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Dispositions finales
Les directives du 7 décembre 2012 concernant l'envoi des délégations à des conférences internationales7 sont abrogées.
Les présentes directives entrent en vigueur le 9 décembre 2022.
9 décembre 2022
Au nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Ignazio Cassis Le chancelier de la Confédération, Walter Thurnherr
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