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Direttive concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali del 9 dicembre 2022
Il Consiglio federale svizzero emana le seguenti direttive:
1
Principi
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Le conferenze internazionali e gli altri incontri, riunioni e assemblee multilaterali comprese le riunioni di organizzazioni internazionali , qui appresso «conferenze internazionali», costituiscono un elemento importante della cooperazione fra gli Stati.
12
Una delegazione della Confederazione partecipa a una conferenza internazionale se: a. la sua partecipazione è necessaria o per lo meno utile alla tutela degli interessi della Svizzera; oppure b. essa può offrire un contributo specifico alla cooperazione internazionale.
13
La cooperazione con il Parlamento è retta dall'articolo 152 della legge del 13 dicembre 20021 sul Parlamento.
14
La cooperazione con i Cantoni è retta dalla legge federale del 22 dicembre 19992 concernente la partecipazione dei Cantoni alla politica estera della Confederazione.
15
Commissioni extraparlamentari, nonché gruppi d'interesse svizzeri quali associazioni e organizzazioni non governative possono essere coinvolti nei lavori preparatori e successivi e in quelli della delegazione. Essi partecipano in modo appropriato e i loro rappresentanti sono inclusi nella delegazione solo se necessario dal punto di vista tecnico o per la tutela degli interessi della Svizzera.
16
Per essere ammessi a partecipare, le commissioni extraparlamentari e i gruppi d'interesse svizzeri devono poter fornire un contributo essenziale alla definizione della politica della Svizzera e all'integrazione nella politica interna dell'oggetto di politica estera trattato.
1 2
RS 171.10 RS 138.1
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Laddove ritenuto opportuno, la Svizzera si impegna affinché le conferenze internazionali siano tenute in forma virtuale o ibrida. Qualora la conferenza si svolga in forma ibrida, si valuta se una partecipazione virtuale dell'intera delegazione o di una parte di essa sia sufficiente a tutelare gli interessi della Svizzera.
18
Vista la struttura tripartita dell'Organizzazione internazionale del lavoro (OIL), le presenti direttive si applicano alle conferenze e alle riunioni organizzate nel quadro dell'OIL nonché ai relativi lavori preparatori e successivi soltanto per analogia.
2
Lavori preparatori e successivi
21
I dipartimenti e gli uffici federali interessati si informano reciprocamente sugli inviti per la partecipazione della Svizzera a conferenze internazionali. L'ufficio federale responsabile coinvolge nei lavori preparatori i servizi federali interessati, in particolare la Segreteria di Stato del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) e i servizi cui spetta l'esecuzione delle decisioni che saranno adottate nel corso della conferenza internazionale.
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L'ufficio federale responsabile annuncia le conferenze internazionali alle competenti rappresentanze svizzere all'estero e, se appare ragionevole, le coinvolge nei lavori preparatori e successivi.
23
L'ufficio federale responsabile può informare le commissioni extraparlamentari e i gruppi d'interesse svizzeri sui lavori preparatori e successivi se questi si sono dichiarati interessati alla conferenza internazionale.
24
L'ufficio federale responsabile presenta ai servizi federali interessati, in particolare alla Segreteria di Stato del DFAE, nonché alle competenti rappresentanze svizzere all'estero e a tutte le cerchie coinvolte nella preparazione della conferenza, un rapporto concernente lo svolgimento di quest'ultima e il seguito dei lavori previsto.
3 A
Composizione della delegazione Rappresentanza
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Dimensioni e composizione della delegazione devono essere adattate alle esigenze della conferenza internazionale e agli obiettivi di politica estera della Svizzera. Le competenze tecniche richieste e l'esperienza negoziale costituiscono i criteri principali per la selezione dei delegati. Occorre altresì garantire che i servizi interessati siano adeguatamente rappresentati e che la coerenza della politica estera svizzera sia salvaguardata.
311
Il numero dei delegati, soprattutto nel caso di invii all'estero, deve essere il più contenuto possibile. Sono prese in debita considerazione circostanze particolari quali la simultaneità dei lavori in commissioni diverse, l'affidamento alla Svizzera di compiti speciali (p. es. la presidenza) o la tutela di interessi particolari.
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Il personale delle competenti rappresentanze svizzere all'estero può assistere la delegazione sotto il profilo logistico, tecnico e del personale. Il personale che dispone di conoscenze tecniche utili può anche essere incluso nella delegazione. Nel definire le dimensioni della delegazione non si tiene conto del personale della rappresentanza all'estero.
313
L'invio di una delegazione composta da più di cinque persone deve essere motivato. La motivazione deve essere presentata come segue: a. se è il Consiglio federale a decidere in merito all'invio (n. 41): in una proposta al Consiglio federale; b. se è un dipartimento o un ufficio a decidere in merito all'invio (n. 44): nell'ambito della consultazione dei servizi interessati.
32
Le commissioni extraparlamentari e i gruppi d'interesse svizzeri designano i loro delegati d'intesa con l'ufficio federale responsabile. I delegati non possono essere più di tre.
B
Conferimento temporaneo di un titolo
33
Se i requisiti generali (n. 34) e specifici (n. 35 e 36) sono soddisfatti, il Consiglio federale conferisce temporaneamente i seguenti titoli: a. segretario di Stato; b. ambasciatore e ministro3.
34
I titoli di cui al numero 33 sono conferiti esclusivamente se sono soddisfatti i seguenti requisiti: a. il titolare della funzione rappresenta gli interessi della Svizzera nell'ambito di una specifica conferenza internazionale, di un gruppo di lavoro o di negoziati internazionali nonché nella relativa corrispondenza scritta; b. il titolare della funzione dispone delle competenze decisionali necessarie; c. il conferimento del titolo garantisce alla Svizzera uno statuto equivalente a quello degli Stati partner nei negoziati internazionali; d. il titolo è vincolato alla funzione e conferito per la durata della conferenza internazionale, dell'incontro del gruppo di lavoro o dei negoziati internazionali.
35
Il titolo di segretario di Stato può essere conferito a persone dell'Amministrazione federale che, per ragioni diplomatiche o protocollari o su mandato, rappresentano la Svizzera in negoziati internazionali al più alto livello (art. 46 della legge del 21 marzo 19974 sull'organizzazione del Governo e dell'Amministrazione). I negoziati internazionali sono considerati al più alto livello quando le delegazioni degli Stati parte comprendono membri di governo o segretari di Stato.
3 4
Il titolo di ministro è inferiore al rango di ambasciatore.
RS 172.010
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Fatto salvo l'articolo 3 capoverso 2 dell'ordinanza del 3 luglio 20015 sul personale federale, il titolo di ambasciatore o ministro può essere conferito soltanto se necessario per tutelare gli interessi della Svizzera.
37
Il DFAE, il Dipartimento federale delle finanze (rappresentato dall'Ufficio federale del personale, UFPER) e la Cancelleria federale (CaF) devono essere consultati prima della decisione di conferire temporaneamente un titolo.
4
Decisione relativa all'invio di delegazioni e all'emanazione di istruzioni
41
Il Consiglio federale decide in merito all'invio di delegazioni ed emana istruzioni, salvo nei casi di cui al numero 44.
42
In merito alla proposta al Consiglio federale si applica quanto segue:
421
il dipartimento responsabile sottopone in tempo utile al Consiglio federale una proposta che contiene in particolare: a. la motivazione della partecipazione alla conferenza internazionale (n. 12), b. indicazioni riguardanti le dimensioni e la composizione della delegazione ed eventualmente le ragioni che motivano l'invio di una delegazione di più di cinque persone (n. 313), c. la descrizione dei compiti dei singoli delegati, d. le istruzioni da impartire alla delegazione, e. eventualmente le ragioni che motivano il conferimento temporaneo di un titolo (n. 3437);
422
se la responsabilità è condivisa da più dipartimenti, questi sottopongono insieme la proposta.
43
Le proposte devono comunque essere oggetto di una procedura di consultazione degli uffici.
44
Il dipartimento o l'ufficio decidono l'invio di una delegazione e impartiscono istruzioni nei seguenti casi: a. non insorgono nuovi impegni materiali o finanziari che esulano dalle competenze del dipartimento o dell'ufficio federale responsabile, e: la conferenza ha un'importanza politica limitata, oppure i negoziati si svolgono sotto l'egida di un'organizzazione internazionale di cui la Svizzera è membro e il cui obiettivo è contribuire allo sviluppo del diritto internazionale o di standard e direttive internazionali; b. il Consiglio federale ha già rilasciato sufficienti istruzioni in termini generali o in occasione di una precedente conferenza analoga.
5
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RS 172.220.111.3
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441
I servizi interessati devono essere consultati anche se la decisione di impartire istruzioni a una delegazione può essere presa a livello di dipartimento o di ufficio.
442
Se eventuali divergenze non possono essere appianate a livello di uffici o di dipartimenti interessati, la questione è sottoposta al Consiglio federale. Il dipartimento responsabile elabora una proposta in merito.
443
Qualora sussistano divergenze sul livello al quale può essere presa una decisione relativa a una conferenza internazionale, la decisione spetta al Consiglio federale.
5
Pieni poteri
51
I pieni poteri negoziali designano la delegazione svizzera e la abilitano a partecipare alla conferenza internazionale. Se del caso, includono la facoltà di adottare e di parafare i testi definitivi prodotti dai negoziati, nonché di firmare l'atto finale della conferenza.
52
Per la firma di un trattato internazionale sono generalmente necessari pieni poteri specifici, attribuiti mediante documento separato.
53
I pieni poteri negoziali e di firma sono conferiti dal Consiglio federale, ferme restando le competenze d'ufficio del presidente della Confederazione e del capo del DFAE.
54
Se la decisione riguardante l'invio di una delegazione e l'emanazione di istruzioni compete a un dipartimento o a un ufficio federale (n. 44), ma sono comunque necessari i pieni poteri, la decisione di conferimento degli stessi è delegata al presidente della Confederazione.
55
I pieni poteri per la firma di trattati internazionali di competenza di un dipartimento, di un gruppo o di un ufficio federale sono conferiti dal presidente della Confederazione6. La procedura è disciplinata nelle Direttive della CaF per gli affari del Consiglio federale (note come «Raccoglitore rosso»).
56
Se non vi è certezza circa la necessità dei pieni poteri, nella sua decisione il Consiglio federale incarica il dipartimento di predisporli in caso di bisogno e di sottoporli alla CaF per la stesura della versione definitiva.
6
Norme di comportamento della delegazione
61
Tutti i membri della delegazione sottostanno alla direzione della delegazione.
L'ufficio federale responsabile deve informare per scritto dei loro obblighi in particolare i membri non appartenenti all'Amministrazione federale. Tali obblighi comprendono segnatamente l'eventuale obbligo di osservare il segreto, l'obbligo di condurre negoziati o di rilasciare dichiarazioni in veste di membro
6
Decisione del Consiglio federale del 9 marzo 2012.
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della delegazione solo in conformità alle istruzioni della direzione della delegazione, l'obbligo di informare senza indugio la direzione della delegazione su qualsiasi dichiarazione rilasciata a titolo personale da un membro della delegazione al di fuori del contesto negoziale e l'obbligo di partecipare ai lavori preparatori e all'elaborazione del rapporto.
62
Durante la conferenza internazionale la delegazione cura nel modo migliore possibile i contatti con i rappresentanti interessati dei gruppi d'interesse svizzeri presenti a titolo indipendente e con i delegati di gruppi d'interesse internazionali che rappresentano anche gruppi d'interesse svizzeri.
7
Disposizioni amministrative
71
Il personale dell'Amministrazione federale soggiace alle disposizioni amministrative dell'Amministrazione federale, in particolare per quanto concerne la rifusione di spese, le indennità, la scelta del mezzo di trasporto e il computo del tempo di lavoro.
711
Le indennità sono stabilite d'intesa con il DFF (UFPER).
712
Le spese del personale federale partecipante a conferenze internazionali sono a carico degli uffici da esso rappresentati.
72
Le spese dei delegati dell'Assemblea federale e dei Cantoni, nonché delle commissioni extraparlamentari e dei gruppi d'interesse svizzeri non sono di regola assunte dalla Confederazione. In via eccezionale, le spese sono a carico del dipartimento competente. L'assunzione di tali spese deve essere motivata nella proposta.
73
I lavori commissionati dall'Amministrazione federale ad altri enti interessati nel quadro dei lavori preparatori e successivi di conferenze internazionali e per i quali è stata prevista un'indennità sono a carico dell'ufficio che li ha commissionati. Su richiesta, questi lavori possono in via eccezionale essere finanziati integralmente o parzialmente dal DFAE purché quest'ultimo vi acconsenta e disponga dei fondi necessari.
8
Disposizioni finali
Le direttive del 7 dicembre 20127 concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali sono abrogate.
Le presenti direttive entrano in vigore il 9 dicembre 2022
9 dicembre 2022
In nome del Consiglio federale svizzero: Il presidente della Confederazione, Ignazio Cassis Il cancelliere della Confederazione, Walter Thurnherr
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