04.401 Iniziativa parlamentare

Modifica dell'ordinanza dell'Assemblea federale del 3 ottobre 2003 relativa alla legge sul Parlamento e all'amministrazione parlamentare in materia di tessere di accesso Rapporto dell'Ufficio del Consiglio degli Stati del 1° marzo 2004

Onorevoli presidente e consiglieri, con il presente rapporto vi sottoponiamo il progetto di modifica dell'ordinanza dell'Assemblea federale relativa alla legge sul Parlamento e all'amministrazione parlamentare, che trasmettiamo simultaneamente al Consiglio federale per parere.

L'Ufficio propone di adottare il progetto di ordinanza allegato.

1° marzo 2004

In nome dell'Ufficio: Il presidente, Fritz Schiesser

2004-0423

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Rapporto 1

Genesi del progetto

La Delegazione amministrativa delle Camere federali ha approvato nell'inverno 2002/2003 un piano per rafforzare la sicurezza nel Palazzo del Parlamento. Le relative misure di sicurezza edili, tecniche e organizzative sono entrate in vigore il 1° dicembre 2003.

Fra le misure vi è anche un nuovo sistema di controllo dell'accesso. Le persone che desiderano entrare nel Palazzo del Parlamento devono chiedere dal 1° dicembre 2003 un'autorizzazione, che è accordata in forma di tessera da portare in modo ben visibile nell'edificio (solo i parlamentari sono esentati dall'obbligo di portarla). La produzione di queste tessere esige il trattamento di dati personali. Conformemente all'articolo 17 capoverso 1 della legge federale del 19 giugno 1992 sulla protezione dei dati (RS 235.1), gli organi federali hanno il diritto di trattare dati personali soltanto se ne esiste una base legale.

Secondo l'incaricato federale della protezione dei dati, le basi legali esistenti, in particolare la legge federale del 21 marzo 1997 sulle misure per la salvaguardia della sicurezza interna (RS 120) e l'ordinanza del 27 giugno 2001 sui Servizi di sicurezza di competenza federale (RS 120.72), non sono sufficienti per realizzare il sistema di controllo dell'accesso. Per questa ragione, la Delegazione amministrativa ha deciso di creare la base legale necessaria completando l'ordinanza dell'Assemblea federale del 3 ottobre 2003 relativa alla legge sul Parlamento e all'amministrazione parlamentare (RS 171.115) con le necessarie disposizioni (articoli 16a e 16b).

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Grandi linee del progetto

Dal 1° dicembre 2003, i Servizi del Parlamento hanno bisogno dei dati (cognome, nome, indirizzo, n° AVS, tel., fax, e-mail e foto) delle persone che desiderano entrare nel Palazzo del Parlamento per definire le esigenze e i diritti di accesso e rilasciare le tessere tenendo conto dei bisogni e delle attività professionali delle persone.

Con la presente modifica si disciplina quali dati sono trattati e per quale scopo, chi li deve fornire, quali persone vi hanno accesso e per quanto tempo restano conservati.

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Commento ai singoli articoli

Art. 16a Ottengono una tessera permanente i membri dei consigli legislativi e del Consiglio federale, gli impiegati dei Servizi del Parlamento e i giornalisti accreditati.

Possono ottenere una tessera permanente anche tutte le persone che hanno un posto di lavoro nel Palazzo del Parlamento o nel Palazzo federale est o ovest.

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Possono chiedere una tessera permanente anche le persone che non hanno un posto di lavoro in questi edifici, ma che nel corso dell'anno devono entrare 2 o 3 volte alla settimana nel Palazzo del Parlamento.

Ottengono una tessera permanente anche gli ex parlamentari, nonché 2 persone per consigliere, secondo l'articolo 69 capoverso 2 della legge sul Parlamento.

Tutte le altre persone che desiderano entrare nel Palazzo del Parlamento ricevono una tessera giornaliera.

Art. 16b Tessere permanenti Queste tessere sono nominative e contengono la foto, la durata di validità e i diritti di accesso assegnati.

Il Palazzo del Parlamento è un edificio di carattere pubblico in cui entrano diverse categorie di persone. Per fornire a queste persone diritti conformi ai loro bisogni, sono stati istituiti centri di autorizzazione. Questa funzione è svolta dagli incaricati della sicurezza dei dipartimenti, della cancelleria federale e dei Servizi del Parlamento. I centri di autorizzazione forniscono ai Servizi del Parlamento le richieste di tessere permanenti, dopo aver verificato l'esattezza dei dati ricevuti. I Servizi del Parlamento rilasciano le tessere.

I dati personali sono conservati nel sistema fintanto che la persona è autorizzata all'accesso. Dopo la scadenza di questo diritto (per la disdetta del contratto di lavoro, mancata rielezione ecc.) i dati contenuti nel sistema di controllo elettronico dell'accesso sono conservati nel sistema per 12 mesi e quindi cancellati.

Tessere giornaliere Le tessere giornaliere sono anonime. Sono consegnate alle persone interessate dopo il controllo dell'identità. I cognomi e i nomi delle persone che ricevono le tessere sono conservati per 12 mesi nel sistema e quindi cancellati. Tale misura permette anche di fornire alle istante giudiziarie competenti le informazioni necessarie in caso di crimine o delitto grave.

I dati personali menzionati ai capoversi 1 e 3 dell'articolo 16b servono unicamente al rilascio delle tessere di accesso.

Per questo motivo, conformemente al capoverso 5, solo il servizio incaricato di rilasciare le tessere ha accesso ai dati raccolti.

Il capoverso 6 prevede inoltre la possibilità di elaborare le informazioni relative agli spostamenti delle persone in caso di situazioni di emergenza. Si considera situazione di emergenza qualsiasi situazione in relazione a un delitto grave o a un crimine oppure una situazione in cui sono in pericolo l'integrità fisica o la vita di molte persone (per esempio: allarme bomba, incendio ecc.).

Il capoverso 7 crea la base legale per un eventuale impiego delle tessere permanenti per altri scopi, ad esempio per la registrazione delle ore di lavoro. Il capoverso 7 è conforme all'articolo 11 dell'ordinanza sui Servizi di sicurezza di competenza federale, secondo il quale il documento personale potrebbe essere utilizzato già ora per la gestione del tempo di lavoro. Il sistema si registrazione del tempo di lavoro è indipendente dal sistema di controllo dell'accesso. I dati relativi ai due sistemi non

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sono riuniti. Tuttavia, le tessere potranno essere utilizzate sia per il controllo dell'accesso che per la registrazione del tempo di lavoro.

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Ripercussioni

4.1

Ripercussioni finanziarie e sull'effettivo del personale

La modifica ha come unico scopo di creare la base legale necessaria per il trattamento dei dati personali, richiesta dall'articolo 17 della legge federale sulla protezione dei dati.

Di conseguenza non ha ripercussioni finanziarie né sull'effettivo del personale.

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Basi legali

La presente modifica di ordinanza poggia sull'articolo 17 della legge federale del 19 giugno 1992 sulla protezione dei dati.

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