Direttive concernenti l'elaborazione dei dati personali nell'Amministrazione federale # S T #

del 16 marzo 1981

// Consiglio federale svizzero, nell'intento di promuovere nell'Amministrazione federale la salvaguardia della personalità nell'elaborazione dei dati personali (protezione dei dati) e di approntare l'introduzione della legge federale relativa, emana le seguenti direttive: 1

Scopo Nell'elaborazione dei dati personali deve essere assicurata la salvaguardia dei diritti fondamentali, in particolare la salvaguardia della personalità.

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Campo d'applicazione; nozioni

21

Le presenti direttive si applicano a ogni elaborazione automatica o manuale di dati personali da parte di organi della Confederazione.

22

Sono dati personali tutte le indicazioni relative a una persona fisica o a una persona giuridica o a un gruppo di persone (persona interessata), nella misura in cui tale persona interessata sia determinata o determinabile.

23

È elaborazione ogni operazione con dati, come il procurarsi, il conservare, l'usare, il mutare, il divulgare oppure il distruggere.

24

È collezione di dati ogni collezione di dati accessibile sulla base del nome delle persone interessate.

25

Le direttive non sono applicabili: a. all'elaborazione manuale di dati personali che servono da strumento di lavoro a una persona fisica, nella misura in cui i dati personali non siano divulgati e sempre che non ci si basi sugli stessi a detrimento della persona interessata; b. all'elaborazione di dati personali provenienti da pubblicazioni accessibili a chiunque. Resta riservato il numero 423

1981 -- 236

1229

Elaborazione dei dati personali per la comunicazione di dati personali che si trovano nelle pubblicazioni ufficiali.

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Organi soggetti

31

Le direttive si applicano a tutte le unità amministrative della Confederazione secondo l'articolo 58 della legge sull'organizzazione dell'amministrazione1).

32

Per un'elaborazione di dati personali è responsabile quell'autorità, ufficio o servizio che, nell'adempimento dei suoi compiti legali è competente in merito all'elaborazione. Questa deve curare che siano osservate le direttive. Per ogni collezione di dati le unità amministrative devono designare esplicitamente l'organo responsabile.

33

Ove più organi facciano uso di dati personali provenienti da una collezione comune di dati, deve essere designato quello cui competa globalmente l'osservanza delle direttive nei confronti di tale collezione di dati.

34

Se un'istanza cantonale o comunale, una persona o un'organizzazione privata sono da un organo incaricate di compiere un'elaborazione di dati personali, occorre, con contratto, oneri o istruzioni, assicurare, conformemente alle presenti direttive, la protezione dei dati e, nella misura del possibile, vigilare sulla stessa.

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Principi generali

41

Principi per l'elaborazione

411

L'elaborazione dei dati personali deve avere un fondamento legale.

412

I dati personali possono essere elaborati soltanto per scopi determinati. I dati e il modo della loro elaborazione devono essere adeguati e indispensabili per l'adempimento del compito.

413

I dati personali incompleti o inesatti devono essere rettificati, conformemente allo scopo dell'elaborazione.

414

I dati personali che secondo ogni probabilità non occorrono più o i dati in merito ai quali è risultato che sono stati elaborati illecitamente devono essere distrutti.

È riservato l'obbligo del deposito nell'Archivio federale.

" RS 172.010

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Elaborazione dei dati personali 415 :

Se i dati sono ottenuti in modo sistematico dalle persone interessate stesse, deve esser data a queste conoscenza del fondamento legale e dello scopo dell'elaborazione, come pure dei destinatari presumibili, ciò nella misura compatibile con l'adempimento del compito, sempre che non vi si oppongano speciali obblighi legali di segretezza o un dispendio eccessivo.

416

I dati personali che persone o organizzazioni private spontaneamente e senza un obbligo legale comunicano a un organo della Confederazione, devono essere elaborati secondo le disposizioni a partire dal numero 417.

417

I dati personali possono essere elaborati ulteriormente per uno scopo diverso da quello per il quale sono stati procurati, soltanto se lo stesso è compatibile con lo scopo dell'elaborazione iniziale.

42

Divulgazione dei dati personali Se un organo divulga dati personali (in particolare permette di consultare, da informazioni, trasmette o pubblica dati) vale quanto segue:

421

La divulgazione dei dati personali a un altro organo federale, oppure a un'istanza cantonale o comunale, è lecita soltanto se: a. lo richiede il compito legale dell'organo, oppure b. tali istanze dispongono di un fondamento legale per l'elaborazione, e i dati, come pure il modo d'elaborazione degli stessi, sono adatti e indispensabili per l'adempimento del compito di queste istanze, e lo scopo dell'elaborazione da parte di tali istanze è compatibile con lo scopo dell'elaborazione iniziale.

422

La divulgazione dei dati personali a persone o organizzazioni private, a istanze estere oppure a organizzazioni internazionali è lecita soltanto se: a. lo richiede il compito legale dell'organo; b. a ciò autorizza o obbliga un'altra, speciale prescrizione di diritto federale, oppure e. la divulgazione avviene a vantaggio della persona interessata e se questa vi ha acconsentito. Quando il consenso non può essere ottenuto, oppure lo può soltanto difficilmente, la divulgazione a vantaggio della persona interessata è lecita se, date le circostanze, il suo consenso può essere presunto. La divulgazione è pure ammissibile ove è dimostrato che la persona interessata ha negato il consenso soltanto onde sottrarsi a un obbligo legale.

1231

Elaborazione dei dati personali 423

43

I dati personali contenuti in pubblicazioni ufficiali senz'altro accessibili possono dietro richiesta essere divulgati nella misura e secondo i criteri di scelta con cui sono pubblicati.

Ove la persona interessata lo richieda, tale diffusione dei suoi dati deve essere bloccata.

Informazione

431

Gli uffici federali e le unità amministrative agli stessi parificate devono adottare i provvedimenti relativi alle loro collezioni di dati personali affinchè siano in grado di fornire a chiunque lo richieda informazioni sui fondamenti legali e sullo scopo di una collezione, sui tipi dei dati elaborati, come pure sulla cerchia dei destinatari regolari.

432

A richiesta, essi devono fornire, a chiunque si sia legittimato, informazioni comprensibili che gli consentano di accertare se e quali dati che lo concernono siano elaborati in una determinata collezione di dati. Se lo permette l'attività amministrativa, l'informazione deve essere fornita anche concedendo di esaminare gli atti.

Se la richiesta si riferisce a una collezione di dati nuale, l'informazione deve essere fornita soltanto patibile con una attività amministrativa razionale.

deve essere fornita se il richiedente fa valere un di protezione.

a condotta mase ciò sia comL'informazione interesse degno

433

L'informazione è gratuita; ove la stessa causi un dispendio eccezionale, può essere prelevata una tassa giusta le leggi o ordinanze vigenti.

434

L'informazione deve essere limitata o negata, se: a. vi si oppongono interessi pubblici preminenti, in particolare inerenti al perseguimento penale o alla sicurezza dello Stato o che sono protetti da speciali obblighi legali di segretezza; b. vi si oppongono interessi di terzi preminenti, degni di protezione, oppure e. l'informazione compromette in modo evidente la persona richiedente stessa.

La limitazione o il diniego d'informazione devono essere motivati.

435

Gli uffici federali e le unità amministrative agli stessi parificate possono autorizzare gli uffici e i servizi loro sottoposti a fornire informazioni.

1232

Elaborazione dei dati personali 44

Rettifica e distruzione sulla base di una richiesta Se, sulla base di una richiesta, risulta che i dati relativi alla persona interessata sono inesatti o incompleti, che non corrispondono allo scopo dell'elaborazione, oppure che l'elaborazione è altrimenti inammissibile, l'organo deve provvedere immediatamente, ma il più tardi in occasione della prossima elaborazione, a rettificarli o a distruggerli.

45

Mediazione Chi rende attendibile che, ingiustamente, l'informazione richiesta non gli è stata data o gli è stata data solo incompleta, oppure che i dati che lo concernono non sono stati o rettificati o distrutti secondo quanto richiesto, può domandare la mediazione dell'Ufficio federale di giustizia (Servizio della protezione dei dati).

La mediazione non deve né ritardare né influire su un procedimento pendente della giurisdizione federale.

46

Campi speciali

461

Elaborazione per statistica, pianificazione e ricerca Gli organi che si procurano e fanno uso di dati personali per la statistica, la pianificazione o la ricerca devono far conoscere i risultati della loro elaborazione in modo tale da evitare il più possibile che si possa risalire alle persone interessate. Tali organi non possono usare o far conoscere i dati personali per scopi che si riferiscono alle persone interessate.

I dati personali possono essere fatti conoscere per la statistica, la pianificazione e la ricerca, a istanze cantonali e comunali o a persone o a organizzazioni private soltanto se le stesse si impegnano a osservare le direttive.

Fintanto che i dati personali sono oggetto di elaborazione entro tali limiti, non occorre, in caso di divulgazione, badare se gli scopi delle elaborazioni siano tra loro compatibili (n. 417; 421 lett. b); inoltre non è dato l'obbligo d'informare le persone interessate.

462

Elaborazione in relazione a pratiche private 1 principi generali sull'elaborazione dei numeri da 411 a 414, le disposizioni relative alla divulgazione dei dati personali (n. 42), come pure le disposizioni sulla sicurezza dei dati (n. 6) si applicano adeguatamente all'elaborazione dei dati personali in relazione a negozi giuridici di diritto privato conclusi dall'amministrazione.

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Elaborazione dei dati personali 5

Riserve

51

Quando l'elaborazione dei dati personali avviene sulla base di convenzioni internazionali, le direttive sono applicabili soltanto entro i limiti di tali convenzioni.

52

Se i dati personali sono elaborati direttamente nelle procedure secondo le disposizioni legali della giurisdizione federale 1}, il diritto a ottenere informazioni e il diritto all'esame degli atti sono retti da tali disposizioni.

53

Per il Ministero pubblico della Confederazione valgono: a. le disposizioni della giurisdizione federale, e b. le direttive, a meno che la loro applicazione sia incompatibile con l'adempimento dei compiti del Ministero pubblico della Confederazione.

54

Per i servizi medici è riservato il segreto professionale.

55

Le disposizioni legali sui registri della Confederazione sono riservate.

56

Ai dati personali archiviati nell'Archivio federale, si applica il Regolamento per l'Archivio federale 2).

6

Sicurezza dei dati Ogni organo adotta, in vista della protezione dei dati, provvedimenti d'ordine organizzativo e tecnico, affinchè i dati personali siano adeguatamente tutelati contro la perdita, come pure l'elaborazione, la presa di conoscenza o la sottrazione abusive.

Esso adotta le misure che gli permettono di adempiere i propri compiti anche in caso di perdita o di elaborazione o di sottrazione abusive.

7

Consulenza

71

L'Ufficio federale di giustizia (Servizio della protezione dei dati) presta a tutti gli organi della Confederazione la sua consulenza in merito all'applicazione delle presenti direttive, come pure ad altre questioni della protezione dei dati.

1)

In particolare legge federale sulla procedura amministrativa (RS 172.021), legge federale sull'organizzazione giudiziaria (RS 173.110), legge federale sulla procedura penale federale (RS 312.0), legge federale sul diritto penale amministrativo (RS 313.0).

-> RS 432.11

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Elaborazione dei dati personali 72

La protezione dei dati deve essere presa in considerazione, sin dall'inizio, per tutti i progetti d'elaborazione automatica di dati personali. L'Ufficio federale di giustizia (Servizio della protezione dei dati) deve essere adito per tempo affinchè possa esaminare tali progetti sotto il profilo della protezione dei dati. Basta un avviso all'Ufficio federale dell'organizzazione che da parte sua orienta l'Ufficio federale di giustizia.

8

Disposizioni transitorie

81

Le direttive sono applicabili, dalla loro entrata in vigore, ai progetti nuovi o in attuazione.

82

Le collezioni di dati esistenti e le elaborazioni di dati personali correnti, devono essere adattate alle direttive entro il termine di un anno dall'entrata in vigore. Se questo termine transitorio non può essere osservato, gli uffici e le altre unità amministrative della Confederazione devono comunicarlo all'Ufficio federale di giustizia, all'attenzione del Dipartimento federale di giustizia e polizia, con esposizione delle difficoltà che presenta l'adattamento.

Il Dipartimento federale di giustizia e polizia presenta rapporto al Consiglio federale.

83

Ove l'applicazione delle direttive a una collezione di dati condotta manualmente dovesse causare difficoltà rilevanti, un ufficio federale o un'altra unità amministrativa può domandare al Dipartimento, dal quale dipende, di essere liberato dall'applicazione di singole disposizioni delle direttivo. Il Dipartimento decide in merito, d'intesa con il Dipartimento di giustizia e polizia.

84

Le indicazioni sulle collezioni di dati che devono essere fornite secondo il numero 431, sono comunicate all'Ufficio federale di giustizia entro sei mesi dall'entrata in vigore II Dipartimento federale di giustizia e polizia presenta rapporto al Consiglio federale sullo statò complessivo delle collezioni di dati personali.

Entrata in vigore e durata Le direttive entrano in vigore il 1° luglio 1981; esse valgono provvisoriamente fino al 30 giugno 1983.

16 marzo 1981

In nome del Consiglio federale svizzero: II presidente della Confederazione, Furgler II cancelliere della Confederazione, Huber

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Parrucchiere per uomo Parrucchiere per signora Parrucchiere per signora e uomo Herrencoiffeur Damencoiffeur Herren- und Damencoiffeur Coiffeur pour messieurs Coiffeur pour dames Coiffeur pour dames et messieurs

Regolamento concernente il tirocinio e l'esame finale di tirocinio nella professione di parrucchiere del 20 settembre 1980

B

Programma d'insegnamento professionale per i parrucchieri per uomo, per signora e per signora e uomo del 20 settembre 1980

Entrata in vigore 1° gennaio 1981 I regolamenti di tirocinio, coi relativi programmi, non vengono più pubblicati nel Foglio federale che si limita ad annunciarne l'emanazione. I testi così annunciati possono venir chiesti alla Centrale federale degli stampati e del materiale, 3000 Berna.

12 maggio 1981

1236

Cancelleria federale

Legatore Buchbinder Relieur

Regolamento concernente il tirocinio e l'esame finale di tirocinio dei legatori del 4 dicembre 1980

B

Programma d'insegnamento professionale per gli apprendisti legatori del 15 ottobre 1980

Entrata in vigore 1° gennaio 1981 I regolamenti di tirocinio, coi relativi programmi, non vengono più pubblicati nel Foglio federale che si limita ad annunciarne l'emanazione. I testi così annunciati possono venir chiesti alla Centrale federale degli stampati e del materiale, 3000 Berna.

12 maggio 1981

Cancelleria federale

1237

Schweizerisches Bundesarchiv, Digitale Amtsdruckschriften Archives fédérales suisses, Publications officielles numérisées Archivio federale svizzero, Pubblicazioni ufficiali digitali

Direttive concernenti l'elaborazione dei dati personali nell'Amministrazione federale del 16 marzo 1981

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Jahr

1981

Année Anno Band

1

Volume Volume Heft

18

Cahier Numero Geschäftsnummer

---

Numéro d'affaire Numero dell'oggetto Datum

12.05.1981

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1229-1237

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10 113 478

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