20.005 Messaggio concernente la legge federale sul trattamento di dati personali da parte del Dipartimento federale degli affari esteri (Revisione totale) del 15 gennaio 2020

Onorevoli presidenti e consiglieri, con il presente messaggio vi sottoponiamo, per approvazione, il disegno di legge sul trattamento dei dati personali da parte del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE). Obiettivo della revisione totale è creare o adeguare le basi legali necessarie al trattamento dei dati degni di particolare protezione e di rispondere in tal modo ai requisiti posti dagli articoli 17 capoverso 2 e 19 capoverso 3 della legge federale del 19 giugno 19921 sulla protezione dei dati (LPD).

Gradite, onorevoli presidenti e consiglieri, l'espressione della nostra alta considerazione.

15 gennaio 2020

In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Simonetta Sommaruga Il cancelliere della Confederazione, Walter Thurnherr

1

RS 235.1

2019-2697

1179

Compendio Secondo la legge federale del 19 giugno 1992 sulla protezione dei dati (LPD; RS 235.1) ogni trattamento di dati personali degni di particolare protezione da parte di organi federali deve essere previsto espressamente in una legge formale. Lo stesso principio si applica anche quando tali dati sono resi accessibili mediante una procedura di richiamo. Queste condizioni devono essere rispettate dal momento dell'effettivo trattamento. Il 9 dicembre 2011 il Consiglio federale ha deciso di incaricare il Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) di elaborare una modifica della legge federale sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri allo scopo di creare la base legale che lo autorizzi a trattare dati personali relativi alla salute degli Svizzeri all'estero e dei cittadini svizzeri che soggiornano all'estero. I dati medici (che fanno parte dei dati personali relativi alla salute) di questa categoria di persone sono intrinsecamente legati alle attività del DFAE nell'ambito dell'assistenza fornita all'estero (prestazioni consolari, protezione consolare ecc.).

È emerso ben presto che gli altri obiettivi della legge sul trattamento dei dati personali da parte del DFAE erano adempiuti solo in parte, in particolare a causa degli sviluppi organizzativi interni e dei cambiamenti tecnologici e sociali intervenuti negli ultimi anni nonché delle nuove sfide connesse con la protezione dei dati.

Affinché ogni trattamento di dati personali degni di particolare protezione effettuato in seno al DFAE poggi su una base legale formale occorre adeguare la legislazione.

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Indice Compendio

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Situazione iniziale 1.1 Requisiti della legge federale sulla protezione dei dati 1.2 Decisione del Consiglio federale del 9 dicembre 2011 1.3 Lavori preparatori 1.4 Decisione del capo del Dipartimento del 2 dicembre 2015 1.5 Rapporto con il programma di legislatura e le strategie del Consiglio federale 1.5.1 Rapporto con il programma di legislatura 1.5.2 Rapporto con le strategie del Consiglio federale

1182 1182 1182 1183 1183

Procedura preliminare, compresa la procedura di consultazione 2.1 Principali modifiche rispetto all'avamprogetto 2.2 Altre osservazioni significative emerse dalla consultazione e non prese in considerazione

1184 1185

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Punti essenziali del progetto

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Commento ai singoli articoli

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5

Ripercussioni 5.1 Ripercussioni per la Confederazione 5.2 Ripercussioni per i Cantoni e i Comuni, per le città, gli agglomerati e le regioni di montagna 5.3 Ripercussioni sull'economia 5.4 Ripercussioni sulla società 5.5 Ripercussioni sulla parità dei sessi 5.6 Ripercussioni sull'ambiente

1204 1204

Aspetti giuridici 6.1 Costituzionalità 6.2 Compatibilità con gli impegni internazionali della Svizzera 6.3 Forma dell'atto 6.4 Subordinazione al freno alle spese 6.5 Conformità alla legge sui sussidi 6.6 Delega di competenze legislative

1205 1205 1205 1205 1205 1205 1205

2

6

Legge federale sul trattamento di dati personali da parte del Dipartimento federale degli affari esteri (Disegno)

1184 1184 1184

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1204 1204 1204 1204 1204

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Messaggio 1

Situazione iniziale

1.1

Requisiti della legge federale sulla protezione dei dati

La legge federale del 19 giugno 19922 sulla protezione dei dati (LPD), entrata in vigore il 1° luglio 1993, mira a proteggere la personalità e i diritti fondamentali delle persone i cui dati sono oggetto di trattamento, segnatamente il diritto all'autodeterminazione informativa. Essa si applica anche al trattamento di dati da parte di organi federali, indipendentemente dalle modalità di trattamento o dalla natura dei dati trattati. In generale la LPD stabilisce che la raccolta di dati personali deve essere lecita e che il loro trattamento deve essere conforme ai principi della buona fede e della proporzionalità. I dati personali devono essere esatti e gli organi federali hanno il diritto di trattarli solo se esiste una base legale che lo prevede. La LPD fissa requisiti più severi se il trattamento concerne dati personali degni di particolare protezione ai sensi dell'articolo 3 lettera c LPD o profili della personalità. Secondo l'articolo 17 capoverso 2 LPD tali dati possono infatti essere trattati soltanto se lo prevede esplicitamente una legge in senso formale. In via eccezionale è possibile derogare a questa regola se ciò è indispensabile per adempiere un compito chiaramente definito in una legge in senso formale (art. 17 cpv. 2 lett. a LPD), se il Consiglio federale lo autorizza nel singolo caso poiché non sono pregiudicati i diritti della persona interessata (art. 17 cpv. 2 lett. b LPD) o se la persona interessata, nel caso specifico, ha dato il suo consenso o ha reso i suoi dati accessibili a chiunque (art. 17 cpv. 2 lett. c LPD). Questi requisiti legali si applicano anche alla comunicazione dei dati: conformemente all'articolo 19 capoverso 3 LPD, gli organi federali possono permettere l'accesso ai dati mediante una procedura di richiamo solo se ciò è previsto esplicitamente da una legge in senso formale.

I requisiti della LPD derivano dal principio costituzionale secondo cui ogni grave restrizione dei diritti fondamentali deve essere autorizzata espressamente da una legge formale. Tra tali restrizioni rientra anche il trattamento di dati personali degni di particolare protezione o di profili della personalità, compresa la loro comunicazione mediante una procedura di richiamo.

1.2

Decisione del Consiglio federale del 9 dicembre 2011

Il 9 dicembre 2011 il nostro Collegio ha incaricato il Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) di elaborare una modifica della legge federale del 24 marzo 20003 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri (legge) allo scopo di creare la base legale che lo autorizzi a trattare dati personali relativi alla salute degli Svizzeri all'estero e dei cittadini svizzeri che soggiornano all'estero. I dati medici (che fanno parte dei dati personali relativi alla 2 3

RS 235.1 RS 235.2

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salute) di questa categoria di persone sono intrinsecamente legati alle attività del DFAE nell'ambito dell'assistenza che fornisce all'estero (prestazioni consolari, protezione consolare ecc.).

La mancanza di una base legale che consenta il trattamento di questi dati personali degni di particolare protezione da parte del DFAE era emersa in occasione della consultazione degli uffici relativa all'ordinanza del 9 dicembre 20114 sul sistema d'informazione EDAssist+. Tale sistema permette una cooperazione professionale e coordinata tra la Direzione consolare e le rappresentanze diplomatiche e consolari svizzere all'estero allo scopo di far fronte all'aumento dei casi di assistenza consolare e delle situazioni di crisi (terremoti, tsunami ecc.).

1.3

Lavori preparatori

Tra il 2012 e il 2015 sono state passate al vaglio tutte le attività del DFAE al fine di identificare i settori di competenza che trattano effettivamente dati personali. Per non dimenticarne nessuno sono stati effettuati colloqui con vari attori del DFAE. Il risultato di questi lavori preparatori è documentato nella bozza per la revisione della legge, datata 11 maggio 2016, sottoposta al capo del Dipartimento con la raccomandazione di approvarne il contenuto e di optare per una sua revisione totale.

1.4

Decisione del capo del Dipartimento del 2 dicembre 2015

I lavori che hanno preceduto e seguito la nostra decisione del 9 dicembre 2011 hanno mostrato rapidamente che anche gli altri obiettivi della legge erano raggiunti solo parzialmente, in particolare a causa degli sviluppi organizzativi interni e dei cambiamenti tecnologici e sociali intervenuti negli ultimi anni nonché delle nuove sfide connesse alla protezione dei dati. Affinché ogni trattamento di dati personali degni di particolare protezione effettuato in seno al DFAE poggi su una base legale formale occorre dunque adeguare la legislazione. A meno che altri interessi preponderanti non giustifichino il mantenimento di disposizioni sul trattamento dei dati in leggi speciali, al fine di assicurare l'unità della materia tale adeguamento deve avvenire in modo centralizzato nella legge.

Il 2 dicembre 2015 il capo del Dipartimento ha confermato il progetto di revisione totale della legge chiedendo che si proponesse al nostro Collegio l'avvio della procedura di consultazione entro la fine di giugno del 2017.

4

RS 235.24

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1.5

Rapporto con il programma di legislatura e le strategie del Consiglio federale

1.5.1

Rapporto con il programma di legislatura

Il progetto non è stato annunciato né nel messaggio del 27 gennaio 20165 sul programma di legislatura 2015­2019, né nel decreto federale del 14 giugno 20166 sul programma di legislatura 2015­2019.

Il presente disegno di legge permette di rispettare i requisiti imposti dalla LPD secondo i quali ogni trattamento di dati personali da parte di organi federali richiede una base legale.

1.5.2

Rapporto con le strategie del Consiglio federale

Il disegno è compatibile sia con la Strategia nazionale per la protezione della Svizzera contro i cyber-rischi7 sia con la strategia Open Government Data8.

Si integra inoltre, pur non essendo previsto espressamente, nell'attuazione della Strategia «Svizzera digitale»9 da noi adottata il 20 aprile 2016 in sostituzione della Strategia del 9 marzo 2012 per una società dell'informazione in Svizzera. La nuova strategia mira a consentire alla Svizzera di sfruttare maggiormente la progressiva digitalizzazione e di affermarsi in modo ancora più dinamico come economia pubblica innovativa.

Il disegno è in linea anche con la Strategia di e-government10, attuata da Confederazione, Cantoni e Comuni per promuovere il Governo elettronico in Svizzera.

2

Procedura preliminare, compresa la procedura di consultazione

La consultazione di Cantoni, partiti politici, associazioni mantello dei Comuni, delle città, delle regioni di montagna e dei settori economici operanti a livello nazionale, oltre che delle cerchie interessate, si è svolta tra il 28 giugno e il 20 ottobre 2017.

Il rapporto sui risultati della consultazione11 è stato pubblicato il 16 gennaio 2020.

5 6 7 8 9 10 11

FF 2016 909 FF 2016 4605 La strategia può essere consultata all'indirizzo seguente: www.odic.admin.ch > Direttive TIC > Strategie e strategie parziali.

La strategia può essere consultata all'indirizzo seguente: www.odic.admin.ch > Direttive TIC > Strategie e strategie parziali.

La strategia può essere consultata all'indirizzo seguente: www.ufcom.admin.ch > Svizzera digitale e Internet > Svizzera digitale.

La strategia può essere consultata all'indirizzo seguente: www.odic.admin.ch > Direttive TIC > Strategie e strategie parziali.

Il rapporto può essere consultato all'indirizzo seguente: www.admin.ch > Diritto federale > Procedure di consultazione > Procedure di consultazione concluse > 2017 > DFAE.

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2.1

Principali modifiche rispetto all'avamprogetto

Il disegno è stato modificato principalmente nei punti elencati di seguito.

Il trattamento dei dati sulle opinioni e attività religiose e sulla sfera intima degli impiegati del DFAE che sono in servizio all'estero o che il DFAE prevede di impiegare all'estero e dei loro congiunti non è più previsto in maniera sistematica ma solo in determinati casi e quando la particolare situazione del luogo d'impiego ne rende indispensabile il trattamento a tutela della persona interessata. Per quanto riguarda i dati relativi alla sfera intima, va sottolineato che il DFAE non intendeva creare, attraverso questa revisione, un nuovo ambito di trattamento di dati degni di particolare protezione, bensì assicurare una totale trasparenza nei confronti delle persone interessate le quali, quando forniscono informazioni sulle loro persone di accompagnamento (come nome e cognome), di fatto danno informazioni sul proprio orientamento sessuale.

Il disegno non prevede più esplicitamente il trattamento di dati sulle opinioni religiose, l'appartenenza etnica e le opinioni o attività politiche delle persone candidate a posti presso le Nazioni Unite o le organizzazioni internazionali. A seguito di un'analisi della situazione è infatti emerso che il DFAE non raccoglie queste informazioni. Nel caso in cui un candidato decidesse di fornirle al DFAE tramite un curriculum vitae, il loro trattamento sarebbe disciplinato direttamente dall'articolo 57h della legge del 21 marzo 199712 sull'organizzazione del Governo e dell'Amministrazione. Questi dati non vengono comunicati a terzi.

Il disegno prevede infine un diritto di accesso tramite procedura di richiamo al fine di considerare le esigenze della Ginevra internazionale, che aspira a posizionarsi come moderna organizzatrice di conferenze internazionali. Solo le persone interessate dal trattamento dei dati in seno al DFAE potranno usufruire di questo diritto di accesso. La Ginevra internazionale ha tuttavia interesse a far sì che le conferenze organizzate attraverso il DFAE dispongano di strumenti tecnologici aggiornati.

2.2

Altre osservazioni significative emerse dalla consultazione e non prese in considerazione

La delega legislativa a favore del Consiglio federale viene mantenuta in quanto rispetta gli standard attuali in questo ambito (art. 27 segg. della legge del 24 marzo 200013 sul personale federale, LPers). Il carattere normativo di una simile regolamentazione non è sufficiente per riprendere la stessa nella legge. Solo tale delega di competenze permette tuttavia al DFAE di integrare rapidamente metodi di lavoro moderni volti a migliorare la propria efficacia. Se per qualsiasi modifica del trattamento di determinati dati si dovesse passare attraverso una lunga procedura di revisione legislativa davanti al Parlamento, l'azione del DFAE ne risulterebbe paralizzata.

12 13

RS 172.010 RS 172.220.1

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Il disegno non riprende inoltre in modo esplicito i principi generali di trattamento sanciti dalla LPD e non introduce principi più rigorosi per rispettare il principio dell'uguaglianza di trattamento e per garantire l'efficacia dell'azione del DFAE.

Ottenere il consenso esplicito in caso di trattamento di dati o rispettare un obbligo di informazione in caso di trasmissione implicherebbe infatti un carico di lavoro supplementare sproporzionato rispetto agli obiettivi da raggiungere.

Non sarà svolta una consultazione del personale del DFAE e delle associazioni che lo rappresentano. Secondo l'articolo 33 LPers è obbligatorio effettuare una simile consultazione solo in caso di modifiche della LPers stessa. Il disegno non la modifica in alcun modo né prevede nuovi tipi di trattamento di dati rispetto al quadro legale attuale.

3

Punti essenziali del progetto

Il disegno sostituisce la legge del 24 marzo 2000 sul trattamento dei dati personali in seno al DFAE per rispondere alle sfide legate alle nuove tecnologie, da un lato, e per tenere debitamente conto dei requisiti imposti dalla LPD, dall'altro. Nella misura del possibile riprende disposizioni e principi di comprovata efficacia. Non introduce nuove competenze a vantaggio del DFAE e non prevede nuovi trattamenti di dati.

Ne risulta un quadro giuridico più chiaro, compatibile con le esigenze legate all'innovazione, che permette al DFAE di svolgere i propri compiti legali in maniera moderna ed efficace.

L'idea di una legge che disciplini tutti i trattamenti di dati personali degni di particolare protezione da parte del DFAE è stata adottata, d'intesa con l'Incaricato federale della protezione dei dati, nell'ambito dei lavori legati all'articolo 38 capoverso 3 LPD. Questa disposizione transitoria prevedeva che le collezioni di dati contenenti dati personali degni di particolare protezione o profili della personalità che esistevano già prima dell'entrata in vigore della LPD, il 1° luglio 1993, potessero continuare a essere utilizzate per cinque anni, ossia fino al 1° luglio 1998. In seguito il termine è stato prorogato fino al 31 dicembre 2000.

Alcuni dei compiti del DFAE che comportano il trattamento di dati personali degni di particolare protezione sono definiti chiaramente in basi legali formali (legge del 26 settembre 201414 sugli Svizzeri all'estero, legge del 22 giugno 200715 sullo Stato ospite, legge federale del 23 settembre 195316 sulla navigazione marittima sotto bandiera svizzera ecc.), altre attività non sono invece oggetto di una descrizione precisa in una legge formale. Gli obiettivi fissati nell'ordinanza del 20 aprile 201117 sull'organizzazione del Dipartimento federale degli affari esteri rientrano in questa categoria. L'ordinanza prevede in effetti che il DFAE si adoperi per garantire una presenza attiva della Svizzera nelle relazioni internazionali. Le attività che permettono di raggiungere tale obiettivo implicano un trattamento di dati personali degni di particolare protezione che non è possibile disciplinare a livello di ordinanza.

14 15 16 17

RS 195.1 RS 192.12 RS 747.30 RS 172.211.1

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Determinati trattamenti di dati personali degni di particolare protezione devono essere previsti in una legge formale essendo svolti da un organo federale ai sensi dell'articolo 3 lettera h LPD, anche se l'attività interessata ha luogo all'estero conformemente al diritto locale. È il caso in particolar modo della gestione del personale locale del DFAE, assunto in base al diritto del lavoro del Paese ospite, ma per il quale il trattamento dei dati deve comunque essere previsto, secondo la LPD, in una base legale formale di diritto svizzero.

Per motivi di trasparenza, leggibilità e coerenza è pertanto opportuno mantenere una legge che contempli tutti i trattamenti di dati personali degni di particolare protezione effettuati all'interno del Dipartimento. Se il disegno comprende, in linea di massima, tutti i tipi di trattamento, alcune deroghe possono essere giustificate. Disposizioni speciali continueranno dunque a disciplinare il trattamento di questi dati in determinati settori, come ricorda l'articolo 1 capoverso 2 del disegno. È il caso della legge del 18 dicembre 201518 sui valori patrimoniali di provenienza illecita (LVP).

Agli articoli 5 capoverso 3 e 23, la LVP contiene disposizioni concernenti trattamenti di dati. L'articolo 5 capoverso 3 LVP sancisce un principio importante concernente i fondi dei potentati, ossia la pubblicazione nella Raccolta ufficiale delle leggi federali di una lista nominativa delle persone contro le quali è stato disposto un blocco che può contenere dati personali degni di particolare protezione come l'appartenenza a un partito o l'esistenza di procedimenti o sanzioni penali e amministrativi. La pubblicazione di questi dati è una specificità importante della prassi svizzera in materia che è opportuno mantenere nella LVP per motivi di trasparenza e di leggibilità nei confronti delle persone interessate. Questa soluzione permette di rispettare nel migliore dei modi i requisiti dell'articolo 4 capoverso4 LPD in base al quale la raccolta di dati e le finalità del trattamento devono essere riconoscibili da parte della persona interessata. Il mantenimento di questa disposizione nella LVP permette infine di evitare una frammentazione delle basi legali applicabili in materia di restituzione di fondi, giudicata non auspicabile nell'ambito dei lavori preparatori della LVP19. Per ragioni di coerenza con la soluzione adottata per l'articolo 5 capoverso 3 LVP, il presente disegno non riporta neanche l'articolo 23 LVP, che crea una base legale formale per il trattamento di dati da parte delle autorità competenti della Confederazione e non solo da parte del DFAE.

Occorre infine osservare che i trattamenti di dati effettuati dal DFAE su mandato di altre autorità svizzere non rientrano nel campo d'applicazione del presente disegno.

Queste situazioni, in cui il DFAE agisce all'estero per conto di un'altra autorità, sono infatti disciplinate da altre basi legali che prevedono già il trattamento dei dati risultanti. È il caso in particolare del rilascio dei documenti d'identità dei cittadini svizzeri, disciplinato dalla legge del 22 giugno 200120 sui documenti d'identità (LDI): in questo ambito il DFAE è tenuto a trattare dati in qualità di autorità di rilascio ai sensi dell'articolo 4 capoverso 2 LDI e dell'articolo 6 capoverso 2 dell'ordinanza del 20 settembre 200221 sui documenti d'identità. Lo stesso dicasi per i dati trattati ai fini del rilascio dei visti, disciplinato dalla legge federale del 18 19 20 21

RS 196.1 FF 2014 4555 RS 143.1 RS 143.11

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16 dicembre 200522 sugli stranieri e la loro integrazione (LStrI), che precisa le attività affidate al DFAE (art. 6 cpv. 1 LStrI), e per i casi in cui il DFAE trasmette domande di assistenza amministrativa all'estero su richiesta di autorità svizzere.

4

Commento ai singoli articoli

Capitolo 1:

Oggetto e campo d'applicazione

Art. 1 Lo scopo del disegno di legge è identico a quello del diritto in vigore.

Capitolo 2:

Campo d'applicazione personale

Sezione 1:

Persone all'estero

Art. 2

Scopo e persone

Secondo l'articolo 40 della Costituzione federale (Cost.)23, la Confederazione promuove le relazioni degli Svizzeri all'estero tra di loro e con la Svizzera. Fondandosi su tale disposizione, l'Assemblea federale ha adottato la legge sugli Svizzeri all'estero (LSEst)24 che concretizza le funzioni consolari enumerate nell'articolo 5 della Convenzione di Vienna del 24 aprile 196325 sulle relazioni consolari (CVRC) e al tempo stesso disciplina le misure di assistenza, di messa in rete e di informazione degli Svizzeri all'estero, i loro diritti politici, l'aiuto sociale che può essere loro concesso nonché il sostegno a istituzioni specifiche.

Capoverso 1: il DFAE e le rappresentanze della Svizzera all'estero tengono un registro degli Svizzeri all'estero (titolo secondo cap. 2 LSEst). La LSEst disciplina anche la protezione consolare e gli altri servizi consolari a favore delle persone all'estero (titolo terzo LSEst, applicabile agli Svizzeri all'estero, cfr. art. 39 cpv. 1 lett. a LSEst) oltre alle prestazioni che derivano dalle misure di aiuto sociale accordate dalla Confederazione agli Svizzeri all'estero in stato d'indigenza (titolo secondo cap. 4 LSEst).

Per gli Svizzeri all'estero la nozione di congiunti designa i congiunti del cittadino svizzero che possono beneficiare delle prestazioni consolari previste al titolo terzo capitolo 1 LSEst.

Capoverso 2: il DFAE e le rappresentanze della Svizzera all'estero accordano ai cittadini svizzeri che soggiornano all'estero nonché alle persone e ai loro congiunti per i quali la Svizzera assume funzioni di protezione la stessa protezione consolare e le stesse prestazioni consolari che forniscono agli Svizzeri all'estero (art. 39 cpv. 1 22 23 24 25

RS 142.20 RS 101 RS 195.1 RS 0.191.02

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lett. a e b LSEst e rapporto della Commissione delle istituzioni politiche del Consiglio degli Stati del 27 gennaio 2014 concernente l'iniziativa parlamentare 11.446 per una legge sugli Svizzeri all'estero26 [rapporto concernente la LSEst], pag. 1771, ad art. 82). La Svizzera tutela così gli interessi dei suoi cittadini in viaggio all'estero, anche se questi ultimi non corrispondono alla definizione di Svizzeri all'estero. La Svizzera può anche tutelare gli interessi di uno Stato in un altro Stato, qualora questi due Stati abbiano interrotto le relazioni diplomatiche e consolari o se per altri motivi, soprattutto finanziari, lo Stato interessato affida alla Svizzera il compito di fornire servizi consolari ai propri cittadini. In generale, il Consiglio federale può assicurare la protezione di un cittadino straniero sulla base di un trattato internazionale che è abilitato a concludere. Se è stato stipulato in seguito alla rottura delle relazioni diplomatiche e consolari, il trattato può implicare un mandato di potenza protettrice.

I mandati di potenza protettrice possono contemplare funzioni consolari e diplomatiche svolte da personale svizzero (tutela degli interessi degli Stati Uniti in Iran) oppure da personale messo a disposizione della Svizzera dallo Stato richiedente (tutela reciproca degli interessi tra la Georgia e la Russia). L'esecuzione di simili mandati giova agli interessi di politica estera della Svizzera (rapporto concernente la LSEst, pag. 1756, ad art. 56).

Art. 3

Dati

Capoverso 1: la protezione consolare e gli altri servizi consolari forniti dalla Svizzera includono un'assistenza generale all'estero fornita dal DFAE che comprende gli aiuti prestati in caso di malattia e infortunio oppure gli aiuti prestati alle vittime di un grave crimine (art. 45 LSEst). Se una persona è privata della libertà all'estero, il DFAE si adopera in particolare per mettersi in contatto con la persona in questione oppure per visitarla e garantire che siano rispettati il diritto a condizioni di detenzione dignitose, le garanzie procedurali e il diritto alla difesa della persona interessata (art. 46 LSEst). Il DFAE è in grado di offrire prestazioni di aiuto sociale ai sensi del capitolo 4 LSEst nonché di concedere prestiti d'emergenza alle persone che ne hanno bisogno per finanziare il viaggio di ritorno, come aiuto transitorio o per pagare le spese ospedaliere e mediche (art. 47 LSEst). L'adempimento di questi compiti comporta il trattamento dei dati personali degni di particolare protezione enumerati nell'elenco esaustivo di cui all'articolo 3.

Capoverso 2: nell'ambito dell'attuazione della LSEst il DFAE tiene il registro degli Svizzeri all'estero. Si tratta di un registro ufficiale di persone ai sensi dell'articolo 2 capoverso 1 lettera d della legge del 23 giugno 200627 sull'armonizzazione dei registri (LArRa). In virtù dell'articolo 13 LArRa il DFAE è pertanto autorizzato a trattare il numero di assicurato di cui all'articolo 50c della legge federale del 20 dicembre 194628 su l'assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (LAVS).

La versione francese del capoverso 2 è oggetto di una modifica redazionale.

26 27 28

FF 2014 1723 RS 431.02 RS 831.10

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FF 2020

Art. 4

Comunicazione dei dati

Questo articolo permette al DFAE, nei casi specifici di cui alle lettere a e b, di presumere il consenso delle persone interessate se non è possibile consultarle come previsto dall'articolo 19 capoverso 1 lettera b LPD. La precedente versione di questo articolo permetteva, a seconda delle circostanze, di presumere un consenso alla trasmissione dei dati se la persona interessata non era in grado di pronunciarsi. Il presente progetto riprende questa precedente regolamentazione e crea così la base legale speciale necessaria per il consenso presunto. Le altre possibilità di comunicazione previste dagli articoli 6 e 19 LPD restano valide. L'articolo 6 capoverso 2 lettera e LPD prevede la possibilità di presumere il consenso di una persona alla comunicazione all'estero dei suoi dati quando questa comunicazione è indispensabile, nel caso specifico, per proteggere la sua vita o la sua incolumità fisica. Poiché è necessaria una comunicazione a un attore svizzero, come la REGA, attualmente il ricorso a questo strumento non è più possibile, il che implica una disparità di trattamento rispetto agli attori stranieri in questo campo a cui occorre porre rimedio.

L'articolo 4 permette quindi un'applicazione coerente del consenso presunto in deroga all'articolo 19 LPD.

Lettera a: in situazioni di crisi (catastrofi naturali, attentati, guerre ecc.; art. 48 LSEst) il DFAE può essere tenuto a trasmettere dati, compresi talvolta dati personali degni di particolare protezione, a terzi per permettere l'evacuazione degli Svizzeri all'estero che si trovano sul posto o per prestare loro soccorso. Questi terzi possono essere, per esempio, autorità di Stati terzi che organizzano voli di rimpatrio, ma anche di autorità di Stati terzi sul posto, di organizzazioni non governative o del CICR per permettere ricerche nel caso in cui la Svizzera non disponga delle risorse necessarie in loco. La trasmissione di dati a questi terzi è possibile unicamente a condizione che ciò vada a beneficio della persona interessata.

Lettera b: nell'ambito delle attività consolari, segnatamente in caso di ricovero di una persona con cui per ragioni mediche non è più possibile comunicare, il DFAE è autorizzato a prendere contatto con i congiunti della persona interessata, come pure con le assicurazioni, comprese quelle svizzere, per esempio per chiarire la questione dell'assunzione dei costi.

Sezione 2: Proprietari, armatori e marittimi di navi sotto bandiera svizzera Art. 5

Scopo e persone

Il DFAE tratta dati personali degni di particolare protezione ai sensi dell'articolo 3 lettere c e d LPD nell'ambito dell'applicazione della Convenzione del 23 febbraio 200629 sul lavoro marittimo e della legge federale sulla navigazione marittima sotto bandiera svizzera. Il DFAE ha infatti il compito di garantire l'applicazione delle disposizioni relative alla navigazione marittima sotto bandiera svizzera (art. 8).

In questo contesto può, in qualsiasi momento, chiedere ai proprietari, agli armatori e 29

RS 0.822.81

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ai capitani di navi sotto bandiera svizzera le informazioni necessarie all'esercizio delle sue funzioni ed eseguire ispezioni a bordo delle navi svizzere (art. 9 cpv. 3). Le disposizioni della legge riguardano la giurisdizione amministrativa, civile e penale (titolo I capo III), i mezzi finanziari (art. 24) e il contratto d'arruolamento (titolo III capo II). La legge contiene inoltre disposizioni penali e disciplinari (titolo VIII).

Art. 6

Dati

L'adempimento dei compiti di cui all'articolo 5 comporta il trattamento dei dati personali degni di particolare protezione enumerati in maniera esaustiva nell'articolo 6. Gli armatori stipulano un accordo quadro con la sezione svizzera del sindacato dei marittimi Nautilus Internationals, affiliato all'Unione sindacale svizzera (USS), e conformemente al diritto di ricorso dei marittimi il DFAE deve prendere atto di tale accordo. La Convenzione del 23 febbraio 2006 sul lavoro marittimo mira a garantire il rispetto dei seguenti diritti fondamentali: libertà di associazione e riconoscimento effettivo del diritto di contrattazione collettiva, eliminazione di ogni forma di lavoro forzato o obbligatorio, effettiva abolizione del lavoro minorile ed eliminazione delle discriminazioni nel campo del lavoro e dell'occupazione. Il DFAE funge da mediatore tra il marittimo e l'armatore (lett. a). Deve conoscere inoltre la salute dei marittimi per poter rilasciare le conferme (endorsement) dei certificati d'idoneità dei marittimi e prendere atto delle infrazioni per avviare procedimenti penali e/o amministrativi (lett. c). Infine, i marittimi che navigano sotto bandiera svizzera possono chiedere prestazioni di aiuto sociale conformemente a quanto previsto dal regolamento del 16 dicembre 200230 concernente la destinazione delle multe versate all'Ufficio svizzero della navigazione marittima.

Art. 7

Comunicazione dei dati

Capoverso 1: se sono commessi atti penalmente rilevanti a bordo di una nave sotto bandiera svizzera in alto mare, il DFAE trasmette il risultato delle indagini condotte dal capitano al ministero pubblico del Cantone di Basilea Città.

Capoverso 2: in caso di eventi imprevisti di una certa entità a bordo di navi commerciali che battono bandiera svizzera, il Servizio d'inchiesta svizzero sulla sicurezza del Dipartimento federale dell'ambiente, dei trasporti, dell'energia e delle comunicazioni (DATEC) conduce un'inchiesta. In caso di necessità, il DFAE è tenuto a trasmettere i documenti pertinenti in suo possesso e i dati ivi contenuti.

Sezione 3: Impiegati del DFAE in servizio all'estero e loro congiunti Nel caso degli impiegati del DFAE la nozione di congiunti designa le persone di accompagnamento ai sensi dell'articolo 3 lettera d e i figli ai sensi dell'articolo 3 lettera e dell'ordinanza del DFAE del 20 settembre 200231 concernente l'ordinanza sul personale federale.

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Non pubblicato nella RU.

RS 172.220.111.343.3

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Art. 8

Scopo e persone

I trattamenti di dati personali degni di particolare protezione effettuati in seno al DFAE nel settore della gestione del personale assunto in base alla LPers si fondano sugli articoli 27 e seguenti LPers. Non sono dunque disciplinati in maniera esaustiva in questa sede. Il disegno deve tuttavia prevedere disposizioni complementari concernenti il trattamento di dati personali degni di particolare protezione relativi agli impiegati del DFAE in servizio all'estero e con i quali è stato stipulato un contratto di lavoro secondo la LPers. Per questa categoria di persone il catalogo dei dati personali degni di particolare protezione previsto dalla LPers non è infatti sufficiente. Il DFAE deve essere in grado di valutare al meglio le possibilità di inviare i suoi impiegati all'estero. I motivi che giustificano l'ampliamento del catalogo dei dati personali degni di particolare protezione oltre quanto previsto dalla LPers sono, da un lato, di natura securitaria, a tutela della persona interessata e dei suoi congiunti e, dall'altro, di interesse pubblico, in particolare per evitare crisi diplomatiche mediante un'occupazione adeguata del posto alla luce delle specificità locali del Paese ospite.

Art. 9

Dati

L'adempimento dei compiti attribuiti al DFAE quale datore di lavoro comporta il trattamento dei dati personali degni di particolare protezione enumerati nell'elenco esaustivo di cui all'articolo 9.

Capoverso 1: il DFAE deve essere informato sullo stato di salute dei suoi impiegati e dei congiunti che li accompagnano nell'ambito dell'impiego all'estero in modo da poter considerare loro eventuali bisogni di cure mediche in loco o condizioni climatiche da evitare, a tutela delle persone interessate.

Capoverso 2 lettera a: eccezionalmente, a causa delle particolari circostanze del luogo d'impiego, il DFAE può trattare i dati sulle opinioni e sulle attività religiose degli impiegati che sono in servizio all'estero o che prevede di impiegare all'estero e dei loro congiunti. Pertanto, quando in uno Stato sono in corso conflitti interreligiosi o la religione costituisce un tema controverso, è necessario evitare che la religione degli impiegati e le pratiche connesse impediscano le attività in loco o creino incidenti diplomatici mettendo in pericolo la sicurezza delle persone interessate.

Capoverso 2 lettera b: sempre in questi casi particolari il DFAE deve anche poter assicurarsi di non inviare un collaboratore in uno Stato in cui egli potrebbe trovarsi in pericolo a causa del suo orientamento sessuale, per esempio perché tale orientamento non è riconosciuto e può essere sanzionato penalmente.

Art. 10

Comunicazione dei dati

L'impiego all'estero può implicare svantaggi sul piano dell'assicurazione malattie per i collaboratori e i loro congiunti. Per questo motivo il DFAE collabora con l'assicurazione malattie del Dipartimento al fine di ovviare a questi problemi.

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Sezione 4: Impiegati locali delle rappresentanze svizzere all'estero e loro congiunti Per gli impiegati locali la nozione di congiunti designa le persone che appartengono alla stessa economia domestica della persona interessata.

Art. 11

Scopo e persone

Il DFAE si avvale di impiegati locali assunti direttamente dalle rappresentanze in base a contratti di lavoro disciplinati dal diritto locale e non dalla LPers. Tratta così dati sul personale locale impiegato in vari settori di attività (p. es. l'amministrazione, i visti, la cooperazione con gli Stati dell'Europa dell'Est, il servizio domestico, il giardinaggio). Benché sia applicabile il diritto locale, in materia di protezione e trattamento dei dati si applica il diritto svizzero. Infatti, in qualità di detentore della collezione di dati, il DFAE è un organo federale soggetto ai requisiti della LPD.

Il DFAE tratta dati relativi al personale locale per poter adempiere il suo dovere di assistenza nei confronti degli impiegati nonché gli obblighi legati all'attuazione del diritto delle assicurazioni sociali. Il trattamento dei dati mira anche a ridurre le spese per il personale, il tasso di fluttuazione e il numero di assenze allo scopo di aumentare la produttività del lavoro e il rendimento. Gli impiegati possono prendere visione del trattamento dei dati che li riguardano, per esempio attraverso il conteggio del salario, mentre non è così per tutti i tipi di trattamento dei dati che esulano dai rapporti di lavoro.

Questa sezione si ispira agli articoli 27 e seguenti LPers, che si applicano al trattamento dei dati del personale di tutti i datori di lavoro sottoposti alla LPers.

Lettera a: la valutazione e la pianificazione degli effettivi necessari servono a determinare il personale di cui ha bisogno il datore di lavoro per svolgere i suoi compiti, in termini quantitativi, qualitativi e temporali. La pianificazione del fabbisogno di personale è un elemento della pianificazione commerciale che tiene conto da un lato della strategia e dello sviluppo dell'istituzione e dall'altro dell'evoluzione demografica e dei cambiamenti attesi in seno al personale (struttura dell'età, mobilità ecc.).

Lettera b: il reclutamento del personale mira a garantire gli effettivi di collaboratori interni ed esterni necessari.

Lettera c: la gestione del personale, o la gestione dei dati del personale, comprende tutti i processi legati al personale, dall'analisi del fabbisogno alla gestione dei salari e delle remunerazioni passando per la costituzione dei dossier del personale, la gestione delle comunicazioni indirizzate alle assicurazioni sociali e le formalità concernenti la partenza dei collaboratori. La gestione dei dati mette in relazione i dati personali e le informazioni riguardanti il ruolo e la funzione permettendo di assicurare il controllo del personale.

Lettera d: la direzione del personale comprende l'impiego efficace nonché la promozione e la fidelizzazione dei collaboratori. Si basa sull'accettazione reciproca dei superiori gerarchici e degli impiegati e su una cultura aziendale che favorisce il dialogo e il feedback. La direzione del personale mira anche a garantire la diversità e le pari opportunità.

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Lettera e: lo sviluppo del personale comprende tutte le misure volte a mantenere e a migliorare il livello di qualifica del personale, in particolare attraverso la formazione, il perfezionamento, la riconversione professionale, la pratica, la supervisione e il mentoring. Lo sviluppo del personale serve a promuovere le competenze tecniche e sociali, le capacità dirigenziali e le qualifiche necessarie all'esercizio della funzione ricoperta.

Lettera f: il controllo del personale comprende la pianificazione, la gestione e il monitoraggio dei processi legati al personale (mediante analisi di dati, analisi comparative, rapporti e pianificazione di misure). Tale controllo crea le basi necessarie per ridurre le spese per il personale, il tasso di fluttuazione e le assenze e contribuisce ad aumentare la produttività del lavoro e a migliorare il rendimento. Fornisce inoltre cifre chiave sulla composizione del personale locale (p. es. effettivi, quota di uomini e donne, distribuzione linguistica e geografica) nonché sul raggiungimento degli obiettivi della politica del personale ed eventualmente sui provvedimenti da adottare.

Lettera g: l'assunzione di personale locale da parte delle rappresentanze svizzere all'estero può creare conflitti d'interesse che possono mettere in pericolo la sicurezza delle persone interessate. Il contesto familiare, con le sue peculiarità, può infatti, in determinate circostanze, creare situazioni in cui l'impiegato locale si trova ad affrontare un conflitto di lealtà tra il datore di lavoro e i propri congiunti. L'obiettivo del trattamento dei dati è permettere l'identificazione preventiva di questi potenziali conflitti d'interesse in modo da valutare l'opportunità di un'assunzione o di un impiego particolare all'interno della rappresentanza.

Lettera h: in qualità di datore di lavoro il DFAE deve tutelare gli interessi della Confederazione. Si tratta soprattutto di evitare che l'assunzione o l'impiego di un collaboratore locale possa compromettere, direttamente o indirettamente, tramite le relazioni familiari, la sicurezza esterna della Svizzera o i suoi interessi in materia di politica estera, oppure possa provocare un incidente diplomatico con lo Stato ospite.

Art. 12

Dati

Capoverso 2 lettera a: i dati relativi alla persona comprendono informazioni contenute nel dossier di candidatura, informazioni sull'appartenenza a un'organizzazione sindacale (con il consenso dell'impiegato) oppure sull'esercizio di un mandato pubblico o di un'attività accessoria e altre indicazioni di questo genere. Devono essere trattati anche i dati riguardanti i genitori e i familiari allo scopo di evitare che un'assunzione generi un conflitto d'interesse insormontabile all'interno della famiglia e, per esempio, metta in pericolo la sicurezza della Svizzera. Può in effetti succedere che l'attività professionale del coniuge sia incompatibile con gli obblighi di servizio dell'impiegato locale o con gli interessi della Confederazione: un impiegato locale la cui moglie fosse a capo dei servizi d'informazione del Paese nel quale tale persona lavora per il DFAE costituirebbe sicuramente un rischio per la sicurezza della Svizzera.

Capoverso 2 lettera b: rientrano tra i dati relativi allo stato di salute: i certificati medici, i periodi di assenza per malattia o infortunio, i rapporti del servizio medico, i risultati di esami attitudinali e i dati del case management.

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Capoverso 2 lettera c: i dati relativi alla salute sono trattati nell'ambito del ruolo del datore di lavoro quale assicuratore malattie, infortuni e maternità del personale locale nei Paesi in cui la sicurezza sociale a favore del personale locale e della sua famiglia contempla misure di previdenza finanziaria insufficienti in caso di malattia, infortunio, invalidità, maternità, vecchiaia o decesso. In virtù della lettera a gli stessi dati sono trattati anche in relazione ai familiari degli impiegati locali per consentire la loro affiliazione al sistema di assicurazioni sociali del DFAE.

Capoverso 2 lettera d: i dati richiesti nel quadro della collaborazione riguardano segnatamente la concertazione degli obiettivi, la valutazione delle prestazioni, le competenze tecniche e sociali, i risultati dei test della personalità o della valutazione del potenziale e i documenti concernenti i corsi di formazione e perfezionamento seguiti.

Capoverso 2 lettera e: i datori di lavoro sono tenuti a partecipare all'esecuzione del diritto delle assicurazioni sociali. In questo contesto sottopongono i conti dei contributi dovuti e riscossi alle casse di compensazione e trasmettono loro i dati richiesti per la gestione dei conti individuali dei collaboratori. Sono considerate assicurazioni sociali l'AVS, l'AI, le IPG, l'assicurazione contro la disoccupazione, la SUVA e l'assicurazione contro gli infortuni, gli assegni familiari e PUBLICA.

Capoverso 2 lettera f: gli atti e i procedimenti inclusi in questa categoria di dati sono sostanzialmente gli atti relativi alle controversie riguardanti il rapporto di lavoro, i pignoramenti di salario, gli estratti di decisioni giudiziarie volte a determinare il diritto agli assegni familiari o i rapporti sul processo di appianamento delle divergenze nell'ambito della valutazione delle prestazioni.

Capoverso 2 lettera g: poiché il personale locale non è soggetto alle disposizioni applicabili al personale della Confederazione sui controlli di sicurezza relativi alle persone, segnatamente all'ordinanza del 4 marzo 201132 sui controlli di sicurezza relativi alle persone (OCSP), e per motivi pratici di accesso alle informazioni non può essere sottoposto a tali controlli come terzo, spetta al DFAE effettuare un'analisi dei rischi derivanti dall'assunzione dei suoi impiegati locali o dall'impiego di questi ultimi in determinate funzioni. Nell'ambito di questi accertamenti, il DFAE deve trattare gli estratti del casellario giudiziale o altre fonti disponibili che, a seconda delle specificità locali, forniscono lo stesso genere di informazioni.

Art. 13

Trattamento di dati

In qualità di datore di lavoro soggetto alla LPers il DFAE può utilizzare i sistemi d'informazione sviluppati dal Dipartimento federale delle finanze (DFF) a nome dell'Amministrazione federale (sistema d'informazione per la gestione dei dati del personale, sistema d'informazione e-dossier, sistema d'informazione e-recruiting ecc.) per categorie di persone che non rientrano nel campo di applicazione della LPers. L'obiettivo è permettere al datore di lavoro di trattare i dati relativi a tutti i propri impiegati allo stesso modo e negli stessi sistemi, indipendentemente dalla categoria in cui rientrano.

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RS 120.4

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Art. 14

Comunicazione dei dati

I dati medici trattati in relazione agli obblighi di assicuratore malattie, infortuni e maternità del datore di lavoro possono essere trasmessi da quest'ultimo al proprio consulente assicurativo che è legato da un contratto di mandato al datore di lavoro e quindi soggetto ai suoi stessi obblighi di protezione dei dati.

Sezione 5:

Funzionari consolari onorari e loro congiunti

Il commento relativo alla sezione 4 sulla nozione di congiunti si applica per analogia ai rappresentanti consolari onorari.

Art. 15

Scopo e persone

Per svolgere i suoi compiti in luoghi dove non dispone di missioni diplomatiche o posti consolari di carriera, il DFAE si avvale di funzionari consolari onorari (capo III CVRC e art. 74 dell'ordinanza del 7 ottobre 201533 sugli Svizzeri all'estero, OSEst). Il DFAE tratta dati relativi a queste persone nell'ambito del loro reclutamento, della loro nomina da parte del capo del Dipartimento e delle loro attività per conto di quest'ultimo.

Lettera a: il commento relativo all'articolo 11 lettera a si applica per analogia.

Lettera b: il commento relativo all'articolo 11 lettera b si applica per analogia.

Lettera c: il commento relativo all'articolo 11 lettera c si applica per analogia.

Lettera d: il commento relativo all'articolo 11 lettera g si applica per analogia.

Lettera e: il commento relativo all'articolo 11 lettera h si applica per analogia.

Art. 16

Dati

Capoverso 2 lettera a: il commento relativo all'articolo 12 lettera a si applica per analogia.

Capoverso 2 lettera b: il commento relativo all'articolo 12 lettera b si applica per analogia.

Capoverso 2 lettera c: gli atti e i procedimenti inclusi in questa categoria di dati sono principalmente gli atti relativi alle controversie derivanti dalle prestazioni fornite dai funzionari consolari onorari e alle controversie tra il DFAE e i funzionari consolari onorari in caso di mancato rinnovo del mandato.

Capoverso 2 lettera d: il commento relativo all'articolo 12 lettera g si applica per analogia.

Art. 17

Trattamento di dati

Il commento relativo all'articolo 13 si applica per analogia.

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RS 195.11

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Sezione 6: Esperti impiegati per la promozione della pace, il rafforzamento dei diritti umani e l'aiuto umanitario e loro congiunti Il commento relativo alla sezione 3 sulla nozione di congiunti si applica per analogia agli esperti impiegati per la promozione della pace, il rafforzamento dei diritti umani e l'aiuto umanitario.

Art. 18

Scopo e persone

Conformemente al mandato costituzionale conferitole dall'articolo 54 Cost., la Svizzera contribuisce ad aiutare le popolazioni nel bisogno e a lottare contro la povertà nonché a far rispettare i diritti umani. A tale scopo, ogni anno invia circa 200 esperti civili e di polizia in seno a organizzazioni internazionali al fine di promuovere la pace e i diritti umani. Le loro missioni sono incentrate sulle priorità geografiche e tematiche della Divisione Sicurezza umana del DFAE. Gli esperti svizzeri per la promozione della pace e dei diritti umani mettono le loro competenze al servizio della comunità internazionale. Esempi di missioni sono l'istituzione dello Stato di diritto in Kosovo, il monitoraggio elettorale in Ucraina o il sostegno tecnico alla polizia ivoriana. Il DFAE organizza corsi di formazione per esperti in Svizzera e rafforza le competenze nelle zone di crisi. L'Organizzazione delle Nazioni Unite, l'Organizzazione per la sicurezza e la cooperazione in Europa e l'Unione europea sono i suoi partner più importanti. Gli esperti svolgono i loro compiti presso la sede di queste organizzazioni o sono inviati in missione sul campo.

Gli esperti del Corpo svizzero di aiuto umanitario intervengono per attuare progetti della Direzione dello sviluppo e della cooperazione o dei partner dell'ONU prima, durante e dopo crisi o conflitti. Questo corpo di milizia è composto da circa 700 persone. Nella maggior parte dei casi gli specialisti sono chiamati a realizzare i progetti dell'Aiuto umanitario svizzero all'estero. Alcuni sono messi a disposizione delle agenzie dell'ONU, che possono così beneficiare della loro esperienza e del loro know-how. Suddivisi in gruppi specializzati, sono inviati sul campo a svolgere azioni preventive o ad assistere le popolazioni colpite.

Gli esperti sono ingaggiati per una singola missione mediante un contratto di lavoro basato sulla LPers e sull'ordinanza del 2 dicembre 200534 sul personale impiegato per la promozione della pace, il rafforzamento dei diritti dell'uomo e l'aiuto umanitario. Quando non partecipano a una missione specifica il DFAE ne assicura la formazione continua.

In questo contesto, la gestione dei dati consiste semplicemente in una procedura di reclutamento particolare che si discosta da quella prevista dalla LPers per quanto riguarda la forma e, soprattutto, la durata. Dato che nell'ambito di questa procedura il trattamento dei dati sottostà a condizioni particolari, segnatamente in termini di catalogo, conservazione e comunicazione dei dati, è opportuno disciplinare questi punti nel disegno

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RS 172.220.111.9

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Lettera a: la valutazione e la pianificazione degli effettivi servono a determinare il personale di cui ha bisogno il DFAE, in termini quantitativi, qualitativi e temporali, per poter proporre profili adeguati alle organizzazioni internazionali alla ricerca di esperti o ingaggiare esperti il cui profilo sia in grado di rispondere a fattori imponderabili legati a crisi o conflitti. La pianificazione del fabbisogno di esperti e la gestione degli esperti sono elementi indispensabili per la strategia e lo sviluppo della politica del DFAE in materia di promozione della pace e dei diritti umani come pure di formazione di personale qualificato per far fronte alle situazioni di crisi o di guerra.

Lettera b: il reclutamento degli esperti mira a garantire gli effettivi necessari di specialisti preselezionati con un profilo particolare.

Lettera c: il commento relativo all'articolo 12 lettera c si applica per analogia.

Lettera d: il commento relativo all'articolo 12 lettera d si applica per analogia.

Lettera e: il commento relativo all'articolo 12 lettera e si applica per analogia.

Lettera f: il commento relativo all'articolo 12 lettera f si applica per analogia.

Lettere g, h, i: il commento relativo all'articolo 8 si applica per analogia.

Art. 19

Dati

Capoverso 1: l'adempimento dei compiti attribuiti al DFAE nell'ambito del reclutamento e della gestione degli impieghi degli esperti comporta il trattamento dei dati elencati in maniera esaustiva nell'articolo 9. I dati relativi alla persona comprendono informazioni contenute nel dossier di candidatura, informazioni sull'esercizio di un mandato pubblico o dell'attività professionale e altre indicazioni di questo genere.

Devono essere trattati anche dati riguardanti i genitori e i familiari allo scopo di evitare un'assunzione che crei conflitti d'interesse insormontabili all'interno della famiglia e metta in pericolo la sicurezza della Svizzera.

Capoverso 2 lettera a: il DFAE deve essere informato sullo stato di salute degli esperti e dei loro congiunti in relazione al futuro impiego all'estero in modo da poter prendere in considerazione le eventuali necessità in termini di cure mediche da ottenere in loco o di condizioni climatiche da evitare, a tutela delle persone interessate.

Capoverso 2 lettera b: i dati trattati nell'ambito dei corsi di formazione e perfezionamento permettono al DFAE di assicurarsi che gli esperti dispongano delle conoscenze più recenti nel loro settore di competenza per garantire la massima qualità del loro operato.

Capoverso 2 lettera c: gli atti procedurali e le decisioni inclusi in questa categoria di dati devono essere segnalati al DFAE per evitare qualsiasi possibile conflitto d'interesse o danno d'immagine dovuto all'impiego di un esperto che, per i suoi precedenti giudiziari o amministrativi, dovrebbe essere scartato.

Capoverso 3: il commento relativo all'articolo 9 capoverso 2 si applica per analogia.

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Art. 20

Comunicazione dei dati

I dati possono essere comunicati a potenziali datori di lavoro affinché questi ultimi siano in grado di selezionare i profili che rispondono ai criteri fissati per svolgere una determinata missione. In questi casi il DFAE funge da intermediario tra il potenziale datore di lavoro e il candidato. Entrando a far parte del pool di esperti quest'ultimo acconsente a questo genere di comunicazione di dati.

Sezione 7: Persone beneficiarie di privilegi, immunità e facilitazioni Art. 21

Scopo e persone

Nell'ambito delle sue relazioni internazionali la Svizzera accoglie sul proprio territorio beneficiari istituzionali ai sensi dell'articolo 2 capoverso 1 della legge sullo Stato ospite (LSO)35, tra cui rappresentanze diplomatiche e consolari, organizzazioni internazionali, missioni permanenti presso tali organizzazioni internazionali. In qualità di Stato ospite e conformemente alla Convenzione di Vienna del 18 aprile 196136 sulle relazioni diplomatiche (CVRD), alla CVRC e agli accordi di sede, la Svizzera sottostà a obblighi di diritto internazionale che comportano il trattamento di dati personali degni di particolare protezione nell'ambito del disbrigo amministrativo delle questioni legate all'accreditamento, allo statuto giuridico, al soggiorno e alla gestione delle varie categorie di carte di legittimazione delle persone beneficiare di privilegi, immunità e facilitazioni ai sensi della LSO. Rientrano in questa categoria le persone chiamate in veste ufficiale, a titolo permanente o no, presso uno dei beneficiari istituzionali di cui all'articolo 2 capoverso 1 LSO, le personalità che esercitano un mandato internazionale e le persone autorizzate ad accompagnare le persone beneficiarie di cui all'articolo 2 capoverso 2 lettere a e b LSO.

Il DFAE è tenuto a intervenire anche nella composizione di controversie che coinvolgono le persone interessate quando i privilegi e le immunità di cui beneficiano in virtù del diritto internazionale impediscono ai tribunali ordinari di trattare i casi di cui sono chiamati a occuparsi.

Art. 22

Dati

Capoverso 1: l'adempimento di questi compiti comporta il trattamento dei dati enumerati nell'elenco esaustivo di cui all'articolo 22.

Capoverso 1 lettera a: il DFAE interviene nella composizione di controversie che coinvolgono i beneficiari quando i privilegi e le immunità di cui beneficiano in virtù del diritto internazionale impediscono ai tribunali ordinari di trattare i casi di cui sono chiamati a occuparsi. In queste circostanze il Dipartimento deve raccogliere dati relativi ai procedimenti o alle sanzioni amministrativi e penali allo scopo di disporre degli elementi necessari per intervenire presso la persona interessata o il suo datore di lavoro e cercare una soluzione alla controversia o ottenere la revoca 35 36

RS 192.12 RS 0.191.01

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dell'immunità della persona interessata. In questo ambito, il DFAE agisce, nei limiti delle sue possibilità e delle sue prerogative, per tutelare gli interessi di terzi.

Capoverso 1 lettera b: le persone beneficiarie ricevono una carta di legittimazione, rilasciata dal DFAE, che costituisce il loro permesso di soggiorno in Svizzera per la durata delle loro funzioni ufficiali e attesta il loro statuto giuridico, in particolare le immunità di cui beneficiano. Nei loro confronti il DFAE svolge il ruolo di ufficio del controllo degli abitanti. Per questo motivo raccoglie i dati necessari per il disbrigo delle questioni legate alle loro funzioni e al loro soggiorno in Svizzera, il rilascio delle carte di legittimazione e la descrizione delle loro attività. In questo contesto sono trattati anche dati relativi alle misure di assistenza sociale. Non si tratta delle misure di aiuto sociale in senso stretto: secondo la definizione dell'articolo 3 lettera c numero 3 LPD, per misure di aiuto sociale s'intendono soprattutto le prestazioni delle assicurazioni sociali in caso di malattia o infortunio nonché misure quali la tutela e l'assistenza sociale. Questo genere di dati è trattato per accertare che, al momento del rilascio o del rinnovo delle carte di legittimazione, il diritto delle assicurazioni sociali sia rispettato.

Capoverso 2: il DFAE gestisce il sistema d'informazione Ordipro (ordinanza Ordipro del 22 marzo 201937) in cui sono trattati i dati concernenti i beneficiari di cui all'articolo 2 capoverso 2 LSO. Tale sistema è considerato un registro ufficiale di persone ai sensi della LArRa (art. 2 cpv. 1 lett. c LArRa). In virtù dell'articolo 13 LArRa, il DFAE è pertanto autorizzato a trattare il numero di assicurato di cui all'articolo 50c LAVS.

Art. 23

Comunicazione di dati

Capoverso 1: i dati possono essere trasmessi alle autorità menzionate per adempiere gli scopi della LSO, segnatamente quelli contemplati dall'articolo 28.

Capoverso 2: il DFAE può trasmettere ai beneficiari istituzionali di cui all'articolo 2 capoverso 1 LSO con sede in Svizzera i dati concernenti le persone che impiegano e quelle che le accompagnano. Poiché i beneficiari istituzionali sono sottoposti al diritto svizzero, tale comunicazione non costituisce una comunicazione transfrontaliera di dati ai sensi dell'articolo 6 LPD.

Sezione 8: Partecipanti a conferenze internazionali organizzate dalla Svizzera Art. 24

Scopo e persone

Per raggiungere gli obiettivi menzionati sopra, in particolare quello di garantire una presenza attiva della Svizzera nelle relazioni internazionali, il DFAE organizza conferenze internazionali. Ne consegue il trattamento dei dati che consentono di garantire il buon svolgimento di tali incontri internazionali.

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RS 235.21

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Art. 25

Dati

L'adempimento dei compiti organizzativi e logistici che sono di competenza del DFAE comporta il trattamento dei dati personali degni di particolare protezione enumerati in maniera esaustiva nell'articolo 28. Il DFAE deve conoscere e trattare varie informazioni sui partecipanti, come quelle concernenti le abitudini alimentari, le allergie, le disabilità o la religione, per essere in grado di organizzare conferenze e rispondere alle esigenze particolari dei partecipanti. La gestione dell'ordine del giorno di una conferenza può essere influenzata direttamente da determinate attività religiose. I luoghi scelti per la conferenza devono tener conto anche delle eventuali disabilità fisiche dei partecipanti, in particolare in caso di spostamento in sedia a rotelle.

Art. 26

Diritti di trattamento

Il DFAE mira a facilitare l'organizzazione di conferenze internazionali per mezzo di un sistema moderno che consenta ai partecipanti di effettuare direttamente l'iscrizione. Per questo motivo il disegno prevede una procedura di richiamo per i dati che saranno trattati in questo sistema di prossima introduzione.

Sezione 9: Persone attive nel settore delle prestazioni di sicurezza private fornite all'estero Art. 27

Scopo e persone

La legge federale del 27 settembre 201338 sulle prestazioni di sicurezza private fornite all'estero (LPSP) disciplina la fornitura di prestazioni di sicurezza private all'estero a partire dalla Svizzera. Il suo scopo è contribuire a salvaguardare la sicurezza interna ed esterna della Svizzera, raggiungere gli obiettivi della sua politica estera, preservare la neutralità svizzera e garantire il rispetto del diritto internazionale. A tal fine la LPSP introduce un regime di divieti associato a una procedura di notificazione preliminare. La legge disciplina inoltre l'impiego, da parte delle autorità federali, di imprese di sicurezza private per compiti di protezione all'estero in un ambiente complesso. L'articolo 4 lettera c numero 2 dell'ordinanza del 24 giugno 201539 sulle prestazioni di sicurezza private fornite all'estero prevede che il DFAE verifichi la reputazione delle persone che sono tenute a dichiarare la loro attività, il che comporta un trattamento di dati.

L'articolo 20 LPSP sarà abrogato e sostituito dalla presente sezione, in modo da centralizzare tutti i trattamenti di dati che richiedono una base legale formale.

L'articolo 38 capoverso 1 lettera b LPSP sarà modificato nella misura in cui rinvia all'articolo 20 LPSP.

38 39

RS 935.41 RS 935.411

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Art. 28

Dati

Il DFAE è autorizzato a trattare i dati enumerati nell'articolo 30 per svolgere i compiti attribuitigli dalla LPSP, ossia salvaguardare la sicurezza interna ed esterna della Svizzera, realizzare gli obiettivi della sua politica estera, preservare la neutralità svizzera e garantire il rispetto del diritto internazionale.

Capitolo 3: Art. 29

Disposizioni finali Disposizioni esecutive

Capoverso 1 lettera a: il Consiglio federale è tenuto a disciplinare in modo trasparente i sistemi d'informazione utilizzati dal DFAE. Se esiste più di un sistema d'informazione devono esserne presentati anche i legami interni o le interfacce esterne.

Capoverso 1 lettera b: il catalogo dei dati non degni di particolare protezione sarà definito in modo più dettagliato nelle disposizioni esecutive. I dati potranno essere precisati in un allegato, come avviene nell'allegato 1 dell'ordinanza del 26 ottobre 201140 sulla protezione dei dati personali del personale federale.

Capoverso 2: la questione dei diritti di accesso da parte delle direzioni del DFAE e delle rappresentanze svizzere all'estero, mediante una procedura di richiamo, ai dati necessari per svolgere i loro compiti sarà disciplinata in dettaglio nelle disposizioni esecutive, anche se la LPD stabilisce, nell'articolo 19 capoverso 3, che l'accesso mediante una procedura di richiamo deve essere previsto da una legge in senso formale. Questa differenza è giustificata dal fatto che il DFAE non è organizzato come gli altri dipartimenti federali. Il DFAE non ha infatti uffici federali a cui compete un settore di attività particolare: le sue attività si articolano attorno alle varie direzioni e alla rete delle rappresentanze all'estero. Queste direzioni si occupano delle stesse questioni e degli stessi compiti della rete di rappresentanze all'estero. È il caso per esempio della protezione consolare accordata dalla Svizzera, settore nel quale la Direzione consolare del DFAE e le rappresentanze collaborano agendo in modo complementare. Anche nell'ambito della gestione dei dati relativi alle persone beneficiarie di privilegi, immunità e altre facilitazioni intervengono vari attori interni al DFAE. Le questioni multilaterali sono gestite direttamente dalla Missione svizzera a Ginevra, che fa parte della rete delle rappresentanze, mentre le questioni bilaterali sono gestite dal Protocollo a Berna, che fa capo alla Segreteria di Stato, e l'applicazione delle Convenzioni di Vienna spetta alla Direzione del diritto internazionale pubblico. Vari attori interni al DFAE devono così avere accesso alle stesse informazioni. Viste le peculiarità dell'organizzazione del DFAE, il disegno delega al Consiglio federale la competenza di disciplinare, in un'ordinanza, gli accessi mediante una procedura di richiamo in modo da evitare di dover avviare una complessa procedura di revisione legislativa per ogni minima modifica organizzativa interna, ottimizzando così la gestione delle risorse. Gli accessi mediante una procedura di richiamo a favore di terzi al DFAE non sono interessati da questa disposizione.

40

RS 172.220.111.4

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Art. 30

Abrogazione e modifica di altri atti normativi

Legge federale del 19 dicembre 200341 su misure di promozione civile della pace e di rafforzamento dei diritti dell'uomo Art. 9 Le modifiche apportate a questo articolo dipendono dalla nuova struttura della legge.

L'articolo 2 prevede espressamente la possibilità di gestire collezioni di dati sui partecipanti ad azioni di mantenimento della pace e di buoni uffici allo scopo di pianificare e organizzare le missioni. Non è dunque necessario ripeterlo. È necessario invece menzionare le disposizioni relative al trattamento dei dati dei pool di esperti ­ articoli 18­20 del disegno ­ perché il DFAE non è il solo attore nel campo delle misure di promozione civile della pace e di rafforzamento dei diritti umani: anche il DFF (Amministrazione federale delle dogane) e il Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport devono poter trattare i dati in questione.

Legge federale del 27 settembre 201342 sulle prestazioni di sicurezza private fornite all'estero Art. 20 Questa disposizione è abrogata. Una disposizione identica si trova negli articoli 27 e 28 del disegno relativo alla nuova legge, in modo da regolamentare tutti i tipi di trattamento di dati da parte del DFAE all'interno dello stesso testo di legge.

Legge federale del 19 marzo 197643 su la cooperazione allo sviluppo e l'aiuto umanitario internazionali Art. 13a La disposizione è abrogata dal momento che tutti i trattamenti di dati necessari all'attuazione della legge sono già previsti da altre basi legali formali: la LPers e le sue disposizioni esecutive consentono il trattamento dei dati degli impiegati assunti in base a un contratto di diritto pubblico, mentre il disegno della nuova legge consente il trattamento dei dati degli impiegati locali.

Occorre precisare che, anche se in questo settore intervengono altri attori dell'Amministrazione, solo il DFAE assume personale locale. Le disposizioni del disegno di legge sono pertanto sufficienti.

Legge federale del 30 settembre 201644 sulla cooperazione con gli Stati dell'Europa dell'Est Art. 15 Questa disposizione riguarda il trattamento dei dati personali del personale locale del DFAE che si occupa della cooperazione con gli Stati dell'Europa dell'Est. Introdotta 41 42 43 44

RS 193.9 RS 935.41 RS 974.0 RS 974.1

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dietro richiesta dell'Ufficio federale di giustizia nel quadro della revisione della legge federale del 24 marzo 2006 sulla cooperazione con gli Stati dell'Europa dell'Est, tale disposizione non risultava soddisfacente neppure al momento della sua entrata in vigore, dato che l'impiego di personale locale va ben oltre il campo di applicazione di questa legge settoriale. Il DFAE deve disporre di una base legale che gli permetta di trattare i dati di tutti i suoi impiegati. La nuova legge contiene una base legale globale che copre tutte le sue esigenze (cfr. art. 11­14 del disegno).

L'articolo 15 della legge federale del 30 settembre 2016 sulla cooperazione con gli Stati dell'Europa dell'Est può dunque essere abrogato; tutti i trattamenti di dati necessari alla sua attuazione sono infatti disciplinati in altre basi legali formali (cfr.

commento alla legge federale del 19 marzo 1976 su la cooperazione allo sviluppo e l'aiuto umanitario internazionali).

5

Ripercussioni

5.1

Ripercussioni per la Confederazione

Il progetto non ha ripercussioni finanziarie né incide sull'effettivo del personale della Confederazione.

5.2

Ripercussioni per i Cantoni e i Comuni, per le città, gli agglomerati e le regioni di montagna

Il progetto non ha ripercussioni finanziarie né di altra natura per i Cantoni e i Comuni, per le città, gli agglomerati e le regioni di montagna.

5.3

Ripercussioni sull'economia

Il progetto non ha ripercussioni economiche.

5.4

Ripercussioni sulla società

Il progetto non ha ripercussioni sociali né sanitarie.

5.5

Ripercussioni sulla parità dei sessi

Il progetto non ha ripercussioni sulla parità dei sessi.

5.6

Ripercussioni sull'ambiente

Il progetto non ha ripercussioni dirette sull'ambiente.

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6

Aspetti giuridici

6.1

Costituzionalità

I compiti del DFAE che richiedono il trattamento di dati si fondano su varie disposizioni costituzionali: secondo l'articolo 54 capoverso 1 Cost. gli affari esteri competono alla Confederazione; l'articolo 40 capoverso 2 Cost. prevede che la Confederazione legiferi su diritti e doveri degli Svizzeri all'estero; in base all'articolo 87 Cost.

la legislazione sulla navigazione è di competenza della Confederazione come la legislazione in materia di diritto civile ai sensi dell'articolo 122 Cost.; infine l'articolo 95 capoverso 1 Cost. stabilisce che la Confederazione può emanare prescrizioni sull'esercizio dell'attività economica privata.

6.2

Compatibilità con gli impegni internazionali della Svizzera

Il progetto è compatibile con gli impegni internazionali della Svizzera. Le permette di rispettare, in veste di Paese firmatario, i diritti e gli obblighi derivanti dalla CVRD, dalla CVRC e dagli accordi di sede.

6.3

Forma dell'atto

Il disegno ha la forma di un atto modificatore soggetto a referendum.

6.4

Subordinazione al freno alle spese

Il disegno non prevede né sussidi né crediti d'impegno o limiti di spesa che implichino una nuova spesa unica superiore a 20 milioni di franchi o nuove spese periodiche superiori a 2 milioni di franchi.

Il disegno non comporta spese sottoposte al freno alle spese (art. 159 cpv. 3 lett. b Cost.).

6.5

Conformità alla legge sui sussidi

Il progetto non prevede alcun sussidio.

6.6

Delega di competenze legislative

L'articolo 29 del disegno delega al Consiglio federale competenze legislative. Il Consiglio federale conserva la facoltà di disciplinare alcune delle previste modalità di trattamento di dati, per esempio le questioni legate all'opportunità di utilizzare 1205

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alcuni sistemi di informazione, e di definire il catalogo di dati non degni di particolare protezione, la responsabilità del trattamento dei dati e le sue modalità concrete purché non disciplinate nel presente disegno (raccolta, accesso, conservazione e distruzione) e gli aspetti legati alla comunicazione dei dati all'Ufficio federale di statistica.

Disciplina inoltre i diritti di accesso mediante una procedura di richiamo ai dati degni di particolare protezione da parte delle direzioni del DFAE e delle rappresentanze svizzere all'estero che ne hanno bisogno per adempiere i loro compiti legali.

Come spiegato nel commento all'articolo 29 capoverso 2, tale questione sarà disciplinata in dettaglio nelle disposizioni esecutive.

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