Originaltext
Verwaltungsvereinbarung über die Zusammenarbeit der Schweizerischen Eidgenossenschaft mit den Kantonen, Gemeinden und dem Fürstentum Liechtenstein bezüglich Errichtung und Betrieb einer Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) vom 25. Februar 2003 (Stand 9. Mai 20181)
Die Schweizerische Eidgenossenschaft, die Kantone, Gemeinden und das Fürstentum Liechtenstein vereinbaren: Art. 1
Gegenstand
1.1
Die Schweizerische Eidgenossenschaft, die beteiligten Kantone und Gemeinden sowie das Fürstentum Liechtenstein errichten und betreiben gemeinsam eine Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST).
1.2
Die Verwaltungsvereinbarung beschreibt den Leistungsauftrag, die Trägerschaft und die Organisation der KOST. Sie definiert die administrative sowie die fachliche Unterstellung des Personals der KOST und regelt die Finanzierung der Geschäftsstelle der KOST.
Art. 2
Trägerschaft
2.1
Die Schweizerische Eidgenossenschaft, die beteiligten Kantone und Gemeinden und das Fürstentum Liechtenstein sind die Träger der KOST.
2.2
Weitere Institutionen, die ein öffentlich zugängliches Archiv betreiben, können sich auf vertraglicher Basis als Träger an der KOST beteiligen.
2.3
Ein Beitritt zur KOST ist jederzeit auf Beginn des Kalenderjahres möglich.
2.4
Die Beteiligung an der KOST ist mit einer Frist von zwölf Monaten auf Ende des Kalenderjahres kündbar.
1
Erweiterung des Steuerungsausschusses (Art. 4.1 und 4.2) sowie redaktionelle Anpassungen betreffend die Beteiligung der Gemeinden an der KOST, beschlossen anlässlich der Sitzung der Aufsichtskommission KOST vom 19. September 2012.
Beteiligung weiterer Institutionen (Art. 2.2, 8), Änderungen in der Personaladministration (Art. 5, 6 und 7) sowie redaktionelle Anpassungen beschlossen anlässlich der Sitzung der Aufsichtskommission KOST vom 9. Mai 2018.
2019-1416
3305
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Art. 3
Leistungsauftrag
Die KOST erbringt insbesondere folgende Leistungen: Sie 3.1
leitet oder begleitet Projekte, welche die langfristige Sicherung und Benutzbarkeit von Daten aus operativen Systemen zum Ziel haben, und führt selber solche Projekte durch. Die Aufbewahrung der gesicherten Daten wird projektweise geregelt.
3.2
definiert die Archivierungsanforderungen an geplante Informatiksysteme, die für mehrere Beteiligte von Bedeutung sind (Standards).
3.3
evaluiert Softwarepakete, die für mehrere Beteiligte von Bedeutung sind, hinsichtlich ihrer Archivtauglichkeit (Archivfunktionen).
3.4
verfolgt die internationale Entwicklung im Bereich der elektronischen Archivierung, namentlich mit Blick auf die Verwendbarkeit empfohlener Standards.
3.5
überblickt jederzeit den aktuellen Stand der Archivinformatik in der Schweiz und kennt die Situation in den Schweizer Archiven.
3.6
vermittelt das in der KOST zusammenfliessende Wissen den beteiligten Archiven.
3.7
verschafft sich im Auftrag der Aufsichtskommission einen Überblick über Informatikanwendungen in definierten Bereichen der Verwaltung.
Art. 4 4.1.
Zuständigkeiten Aufsichtskommission Die Leiterinnen und Leiter der Trägerarchive und Trägerinstitutionen bilden die Aufsichtskommission. Diese konstituiert sich selbst.
Die Aufsichtskommission wählt den Steuerungsausschuss und dessen Vorsitzenden oder Vorsitzende unter weitest möglicher Berücksichtigung der Landessprachen und der Natur der Trägerarchive. Sie genehmigt das Betriebsreglement, das Budget, die Rechnung, den Jahresbericht und die einzelnen Projekte. Sie entscheidet über die Aufnahme neuer Träger.
Die Entscheide der Aufsichtskommission werden mit einfachem Mehr der anwesenden Vertreter der Träger der KOST gefällt. Jeder Träger hat eine Stimme.
4.2.
Steuerungsausschuss Der Steuerungsausschuss ist das Lenkungsorgan für die KOST. Er ist direkt der Aufsichtskommission verantwortlich.
Der Steuerungsausschuss setzt sich aus drei bis fünf Mitgliedern zusammen.
In seiner Zusammensetzung hat der Steuerungsausschuss so weit wie möglich derjenigen der Aufsichtskommission zu entsprechen.
Die Amtsdauer beträgt drei Jahre. Wiederwahl ist möglich. Die Aufgaben und Kompetenzen sind im Betriebsreglement festgehalten.
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Art. 52 ...
Art. 63 ...
Art. 7
Personal
7.1.
Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden personalrechtlich bei der KOST angestellt.
7.2
Die fachliche und administrative Zuordnung und Unterstellung der Geschäftsstelle der KOST und ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie deren Finanz- und Berichtswesen werden durch das Betriebsreglement geregelt. Bei dort nicht geregelten Fällen gilt das Personalrecht des Kantons Bern.
7.3
...4
7.4
Eine Veränderung des Personalbestandes bedarf der vorgängigen Zustimmung von drei Vierteln der Träger.
Art. 8
Finanzierung
8.1
Die Finanzierung der KOST erfolgt durch die Schweizerische Eidgenossenschaft, die beteiligten Kantone und Gemeinden, das Fürstentum Liechtenstein und die weiteren beteiligten Institutionen.
8.2
Die Beiträge der Kantone und Gemeinden sowie des Fürstentums Liechtenstein setzen sich zusammen aus: a) einem für alle gleichen Sockelbetrag sowie b) aus einem Betrag, der dem Verhältnis der Wohnbevölkerung dieser Gemeinwesen gemäss den jeweils per 1.1 des Rechnungsjahres publizierten Zahlen des Bundesamts für Statistik entspricht.
8.3
Der Beitrag der Schweizerischen Eidgenossenschaft ist entweder mit der Bereitstellung der Räumlichkeiten und der Infrastruktur sowie einem jährlichen Beitrag an die Personaladministration abgegolten oder entspricht dem höchsten Beitrag von Kantonen und Gemeinden.
Sollte der Beitrag der Träger nach 8.2 und 8.4 erhöht oder gesenkt werden, wird auch die Leistung der Schweizerischen Eidgenossenschaft im gleichen Umfang angepasst. Die Details sowie der Schlüssel sind in einer speziellen Vereinbarung zwischen KOST und BAR geregelt.
2 3 4
Art. 5 (Standort) gestrichen anlässlich der Sitzung der Aufsichtskommission KOST vom 9. Mai 2018.
Art. 6 (Organisation) neu in Art. 7.2 überführt anlässlich der Sitzung der Aufsichtskommission KOST vom 9. Mai 2018.
Art. 7.3 (Besoldung) abgedeckt durch Art. 7.2 anlässlich der Sitzung der Aufsichtskommission KOST vom 9. Mai 2018.
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8.4
Art. 9
Die Beiträge der weiteren Institutionen setzen sich aus dem gleichen Sockelbetrag, der für die Kantone und Gemeinden sowie für das Fürstentum Liechtenstein gilt, sowie aus einem Betrag, der der Grösse des Archivs dieser Institutionen (gemessen in Vollzeitäquivalenten) entspricht, zusammen.
Nutzung der Ergebnisse
9.1
Die Ergebnisse der KOST, die im Rahmen des Budgets erarbeitet werden, stehen allen Trägern zur Verfügung.
9.2
Die Aufsichtskommission entscheidet über die Modalitäten der Weitergabe von Ergebnissen an interessierte Dritte.
Art. 10
Auflösung
Die Verwaltungsvereinbarung kann auf Antrag eines Beteiligten mit Zustimmung von drei Vierteln der Träger aufgelöst werden. Eine Auflösung kann, unter Beachtung der Kündigungsfrist für das angestellte Personal, jederzeit beschlossen werden.
Art. 11
Schlussbestimmungen
Die Version vom 9. Mai 2018 ersetzt alle vorangegangenen Versionen. Massgebend ist die deutsche Fassung der Vereinbarung. Gerichtsstand ist Bern.
Ausgearbeitet durch die Konferenz der leitenden Archivarinnen und Archivare auf Bundes- und Kantonsebene sowie des Fürstentums Liechtenstein (Schweizerische Archivdirektorenkonferenz), revidiert durch die Aufsichtskommission KOST.
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Verwaltungsvereinbarung KOST, Genehmigung durch Träger Archiv
Beschlussdatum
Schweizerische Eidgenossenschaft Fürstentum Liechtenstein Kanton Aargau Kanton Appenzell Ausserrhoden Kanton Bern Kanton Basel Stadt Kanton Freiburg Kanton Genf Kanton Glarus Kanton Graubünden Kanton Jura Kanton Luzern Kanton Neuenburg Kanton Nidwalden Kanton Obwalden Kanton St. Gallen Kanton Schaffhausen Kanton Solothurn Kanton Schwyz Kanton Thurgau Kanton Uri Kanton Waadt Kanton Zug Kanton Zürich Stadt Bern Stadt Luzern Stadt St. Gallen Stadt Zürich Burgergemeinde Bern
13.07.2018 04.07.2018 20.09.2018 14.08.2018 06.11.2018 19.03.2019 03.10.2018 14.11.2018 05.09.2018 15.08.2018 23.01.2019 18.09.2018 03.09.2018 21.08.2018 13.08.2018 03.07.2018 10.07.2018 21.08.2018 28.09.2018 30.10.2018 21.08.2018 17.10.2018 25.06.2018 15.10.2018 19.09.2018 05.09.2018 28.08.2018 25.06.2018 27.08.2018
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