Entscheid in der Sache Weiterziehung des Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten vom 25. September 1996 betreffend Einführung des Datenbearbeitungssystems bezüglich des Personals der Bundesverwaltung BV PLUS vom 14. August 2000

  1. Sachverhalt Mit Empfehlung vom 4. Juli 1996 hatte sich der Eidgenössische Datenschutzbeauftragte (EDSB) dafür ausgesprochen, dass das EPA ein zentralisiertes System BV PLUS nur für die Lohnverarbeitung einsetzen soll. Ausserdem wurde gefordert, eine formell- und materiellgesetzliche Grundlage zu schaffen.

Mit Schreiben vom 28. August 1996 lehnte das EPA diese Empfehlungen ab. Die Ablehnung wurde im wesentlichen damit begründet, dass die besondere Schutzwürdigkeit der mit dem System BV PLUS bearbeiteten Personendaten nicht nachgewiesen sei. Damit seien auch die an die gesetzliche Grundlage gestellten Anforderungen unbegründet.

Mit Weiterziehung vom 25. September 1996 ersuchte der EDSB das EFD zu entscheiden, dass die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit dem System BV PLUS nur im gemäss Empfehlung vom 4. Juli 1996 umschriebenen Umfang zulässig sei.

Am 19. Dezember 1997 beschloss der Bundesrat die Realisierung eines zentralen Kernsystems unter Einsatz der Standardsoftware SAP R/3 HR.

Im Anschluss an eine Sitzung des EDSB und des EFD vom 12. März 1998 forderte das EDSB mit Schreiben vom 29. April 1998 das EFD erneut auf, einen Entscheid betreffend BV PLUS zu publizieren. Daraufhin teilte das EFD mit Schreiben vom 15. Juni 1998 mit, dass ein definitiver Entscheid betreffend BV PLUS frühestens nach Durchführung der Voranalyse des Projektes erfolgen könne.

Nach Abschluss der Phase Voranalyse hat sich der Projektausschuss BV PLUS, bestehend aus Vertreter/innen der Departemente, an seiner Sitzung vom 2. November 1998 einstimmig für einen BV-weiten, zentralen Mandanten für die Personalwirtschaft («HR-Only») entschieden.

Mit Datum vom 14. Dezember 1998 hat der Bundesrat dem Parlament die Botschaft zum Bundespersonalgesetz (BPG) überwiesen (BBl 1999 1597). Das BPG wurde vom Nationalrat während der Herbstsession 1999 und vom Ständerat während der Wintersession 1999 behandelt. Die Differenzen zwischen den beiden Räten wurden im Rahmen der Frühjahrssession 2000 der Eidgenössischen Räte bereinigt und das Gesetz wurde vom Parlament am 24. März 2000 verabschiedet. Das neue Gesetz dürfte spätestens am 1. Januar 2002 in Kraft treten.

Am 25. August 1999 hat der Bundesrat dem Parlament die Botschaft über die Schaffung und die Anpassung gesetzlicher Grundlagen für die Bearbeitung von Personendaten überwiesen (BBl 1999 9005).

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Der Pilotbetrieb BV PLUS ist seit dem 1. Januar 2000 im EDA, im EPA, im EAM, im Ressourcencenter EJPD sowie im FWK produktiv. Am 1. Januar 2001 wird BV PLUS flächendeckend in der ganzen allgemeinen Bundesverwaltung eingeführt (mit Ausnahme des ETH-Bereichs). BV PLUS ersetzt damit das derzeit gültige Personalinformationssystem PERIBU.

2. Erwägungen a. Zentrales Kernsystem Ein zentrales Kernsystem deckt die in allen Bereichen gemeinsamen Funktionen und die zentralen Bedürfnisse ab. In der laufenden Projektarbeit hat sich gezeigt, dass das System aufgrund seiner Komplexität nur in dieser Form machbar ist und dass sich die zentrale Lösung bewährt.

Die Anforderungen des Datenschutzes betreffend besonders schützenswerter Daten (Schutzklasse 3) können nur mittels zentraler Vorgaben und Kontrolle (z. B. Prinzip der geringsten Berechtigungen) durchgeführt und durchgesetzt werden.

Die Umsetzung neuer gesetzlicher Vorgaben durch das BPG muss zentral gesteuert werden, damit sie innerhalb der zur Verfügung stehenden knappen Fristen und einheitlich für die gesamte Bundesverwaltung erfolgen kann.

Im Laufe der Realisierung der zentralen Lösung hat sich gezeigt, dass die vorhandenen Personalressourcen nur so optimal genutzt werden können. Die Ausnutzung der vollen Integration des Produkts BV PLUS SAP R/3 ist nur mit der gewählten Lösung möglich.

Mit dem zentralen Kernsystem wird somit: a.

ein einheitliches Personalinformationssystem geschaffen, das von allen Organisationseinheiten der allgemeinen Bundesverwaltung einheitlich angewendet wird und in dem jede Person nur einmal erfasst ist;

b.

die Aufbauorganisationen sämtlicher Organisationseinheiten der allgemeinen Bundesverwaltung bis auf Stufe Planstelle als Basis für die Personalkostenplanung abgebildet;

c.

den Führungskräften und Personaldiensten der Ämter, Gruppen und Departemente durch ein effizientes Personalinformationssystem Entscheidungsgrundlagen in Form von Auswertungen, Budgetsimulationen sowie einer Personalkostenplanung zur Verfügung gestellt;

d.

eine direkte Überleitung von BV PLUS in das Finanz- und Rechnungswesen gewährleistet (REFICO-Integration).

b. Gesetzliche Grundlagen Das BPG (Referendumsvorlage in BBl 2000 2208) enthält in Artikel 27 (Datenbearbeitung) eine formelle Gesetzesgrundlage für BV PLUS. Absatz 2 Buchstabe c dieser Bestimmung bildet die Grundlage für die Datenverwaltung auf Personalinformationssystemen und den Datenzugriff im Abrufverfahren. Dies ermöglicht eine effiziente und zweckmässige Bearbeitung der Personendaten, die sowohl den Anforderungen einer modernen Personalverwaltung als auch dem Schutz der Persönlichkeit gerecht wird. Die Ausführungsbestimmungen des Bundespersonalgesetzes, die

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zum gleichen Zeitpunkt wie das Gesetz selbst in Kraft treten, werden die Einzelheiten der Abläufe und die Kompetenzen in Sachen Datenschutz regeln.

Bei der Prüfung des Gesetzesprojekts haben die eidgenössischen Räte in Artikel 27 geringfügige Änderungen, die jedoch Absatz 2 Buchstaben c nicht betreffen, vorgenommen. Ausserdem hat das Parlament Artikel 27 durch Artikel 28, der insbesondere die Bearbeitung medizinischer Daten regelt, ergänzt. Ab Inkrafttreten des BPG wird somit die Verwaltung von Personendaten durch den Arbeitgeber Bund auf einer gesetzlichen Grundlage im formellen Sinne beruhen, wie es in Artikel 17 und 19 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG; SR 235.1) gefordert wird.

In seiner Botschaft vom 25. August 1999 über die Schaffung und die Anpassung gesetzlicher Grundlagen für die Bearbeitung von Personendaten hat der Bundesrat dargelegt, das Beamtengesetz vom 30. Juni 1927 (SR 172.221.10) solle bezüglich der Bearbeitung sensibler Personendaten oder von Persönlichkeitsprofilen nicht mehr angepasst werden (BBl 1999 9027). Wenn das BPG in der Volksabstimmung vom 26. November 2000 angenommen wird, wird der Bundesrat die Artikel 27 und 28 bereits auf den 1. Januar 2001 in Kraft setzen (gestaffelte Inkraftsetzung nach Art. 42 Abs. 2 BPG). Im Falle einer Ablehnung des BPG durch das Schweizer Volk wird dem Parlament eine Änderung des Beamtengesetzes unterbreitet werden.

Sowohl bei der Erarbeitung des Bundespersonalgesetzes als auch bei der Anpassung der gesetzlichen Grundlagen für die Bearbeitung von Personendaten war der Eidgenössische Datenschutzbeauftragte in die Ausarbeitung der Gesetzestexte miteingebunden, da er im Rahmen des Mitberichtsverfahrens die Möglichkeit zur Stellungnahme hatte.

3. Entscheid Aus den genannten Gründen und in Anwendung von Artikel 27 Absatz 5 sowie Artikel 33 Absatz 1 Buchstabe b DSG wird entschieden: 1.

Die Weiterziehung des Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten vom 25. September 1996 wird abgelehnt.

2.

Das EPA wird ermächtigt, die Entwicklung des zentralen Systems BV PLUS fortzusetzen. Das System umfasst nicht nur die Lohnverarbeitung, sondern alle Bereiche der Standard-Software SAP R/3 «HR only» sowie die Bearbeitung der im Personalinformationssystem gespeicherten Daten des Bundespersonals.

3.

Gegen diesen Entscheid kann innert 30 Tagen seit Veröffentlichung im Bundesblatt bei der Eidgenössischen Datenschutzkommission, Bundeskanzlei, 3003 Bern, Beschwerde erhoben werden. Die Eingabe ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel und die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten.

Zur Beschwerde berechtigt sind Mitarbeitende der Bundesverwaltung, über die Daten im Personalinformationssystem gespeichert sind.

14. August 2000

Eidgenössisches Finanzdepartement Der Generalsekretär: Peter Grütter

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