Weisungen über die Koordination und die Zusammenarbeit der Bibliotheken in der Bundesverwaltung vom 25. Juni 2008

Der Schweizerische Bundesrat erlässt folgende Weisungen:

1 1.1

Zweck und Geltungsbereich Zweck

Mit diesen Weisungen sollen die Koordination und die Zusammenarbeit der Bibliotheken der Bundesverwaltung im Interesse der Benutzerinnen und Benutzer gefördert werden.

1

2

Dieser Zweck soll insbesondere erreicht werden durch: a.

den koordinierten Einsatz technischer Mittel, insbesondere Informatiksysteme;

b.

die Förderung der Anwendung von nationalen und internationalen Standards und technischen Entwicklungen im Informations- und DokumentationBereich;

c.

die Vermeidung von Doppelspurigkeiten, namentlich durch die Koordination der Sammelgebiete;

d.

den Informationsaustausch im Informations- und Dokumentation-Bereich der Bundesverwaltung;

e.

die Aus- und Weiterbildung des Personals;

f.

eine enge Zusammenarbeit mit der Schweizerischen Nationalbibliothek, den schweizerischen Universitätsbibliotheken und den übrigen Bibliotheken vor allem auf dem Platz Bern.

1.2

Geltungsbereich

Diese Weisungen gelten für die Bibliotheken der Verwaltungseinheiten der zentralen und der dezentralen Bundesverwaltung nach Artikel 6 der Regierungs- und Verwaltungsorganisationsverordnung vom 25. November 19981.

1

1

RS 172.010.1

2008-1568

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Weisungen über die Koordination und die Zusammenarbeit der Bibliotheken in der Bundesverwaltung

Als Bibliotheken gelten Dienste, die für die Öffentlichkeit oder für einen festgelegten Adressatenkreis nicht individualisierte darstellende Materialien sammeln und zur Verfügung stellen.

2

3

Vom Geltungsbereich ausgenommen sind: a.

der ETH-Bereich;

b.

die Schweizerische Nationalbibliothek.

2

Führung und Aufgaben der Bibliotheken am Guisanplatz

Die Bibliothek am Guisanplatz (BiG) führt koordinierend die Bibliotheken der Bundesverwaltung und sorgt für die Zusammenarbeit im Informations- und Dokumentation-Bereich.

1

2

Sie hat insbesondere folgende Aufgaben: a.

Sie führt den Einsatz der Informatik im Fachbereich unter Beizug des Informatik-Leistungserbringers.

b.

Sie sorgt für den Unterhalt der verwaltungsweiten Verbundskataloge und für dessen Zugänglichkeit.

c.

Sie ermöglicht anderen Verwaltungsstellen und Dritten einen möglichst freien und effizienten Zugang zu den Datenbeständen der Bibliotheken des Bundes.

d.

Sie verfolgt die Entwicklung im Fachbereich, arbeitet in nationalen und internationalen Fachgremien mit und sorgt für die Information der Bibliotheken über neue Erkenntnisse.

e.

Sie sorgt, in Zusammenarbeit mit dem Eidgenössischen Personalamt und der Schweizerischen Nationalbibliothek, für die fachliche Aus- und Weiterbildung des Personals in den Bibliotheken.

f.

Sie fördert die benutzerfreundliche Ausgestaltung der Bibliotheken in der Bundesverwaltung, das Erstellen klarer Aufgabenbeschreibungen und den effizienten Einsatz von Personal und Mitteln.

g.

Sie fördert die Koordination und die Zusammenarbeit mit Bibliotheken ausserhalb der Bundesverwaltung.

Sie erlässt die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach Absatz 2 erforderlichen Weisungen.

3

Sie erarbeitet zusammen mit der Dokumentationskonferenz Bund (DKB) die notwendigen fachtechnischen Weisungen oder Richtlinien, insbesondere über die Benutzung von Informatiksystemen, die Katalogisierungsregeln, die Einhaltung von Standards und die Benutzung von Thesauri.

4

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Weisungen über die Koordination und die Zusammenarbeit der Bibliotheken in der Bundesverwaltung

3 3.1

Dokumentationskonferenz Bund (DKB) Zusammensetzung

Die DKB setzt sich zusammen aus der Leiterin oder dem Leiter der BiG und je einer Vertreterin oder einem Vertreter der Departemente und der Bundeskanzlei. Die Leiterin oder der Leiter der BiG übernimmt den Vorsitz der DKB.

1

Die Departemente und die Bundeskanzlei ernennen ihre Vertreterin oder ihren Vertreter und deren Stellvertretung und erteilen ihnen die nötige Entscheidkompetenz.

2

Mit beratender Stimme können je eine Vertreterin oder ein Vertreter der Schweizerischen Nationalbibliothek, der Parlamentsdienste und des Informatik-Leistungserbringers an den Sitzungen der DKB teilnehmen.

3

Die DKB kann Vertreterinnen und Vertreter weiterer Verwaltungseinheiten, der Eidgenössischen Gerichte oder anderer Organisationen zur Beratung beiziehen.

4

3.2

Aufgaben

Die DKB unterstützt und berät die BiG, wirkt an der Entscheidfindung mit und stellt den Informationsaustausch sicher.

1

2

Sie hat insbesondere folgende Aufgaben: a.

Sie prüft von der BiG unterbreitete Geschäfte.

b.

Sie unterbreitet der BiG Geschäfte zur Behandlung.

c.

Sie verabschiedet fachtechnische Weisungen zuhanden des Generalsekretärs VBS.

d.

Sie erteilt Ausnahmebewilligungen bezüglich der Anwendung fachtechnischer Weisungen.

e.

Sie arbeitet beim Erstellen von Ausbildungskonzepten mit.

f.

Sie vermittelt Beratung und Unterstützung für interessierte Verwaltungseinheiten.

3.3

Sitzungen

Die DKB wird nach Bedarf, jedoch mindestens zweimal jährlich, von der Vorsitzenden oder vom Vorsitzenden einberufen. Die DKB kann auch auf Antrag eines Vertreters oder einer Vertreterin der Departemente oder der Bundeskanzlei einberufen werden.

1

Die Sitzungsteilnehmerinnen und -teilnehmer erhalten spätestens zehn Tage vor der Sitzung die Einladung mit der Traktandenliste.

2

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Weisungen über die Koordination und die Zusammenarbeit der Bibliotheken in der Bundesverwaltung

Über die Beschlüsse der DKB wird Protokoll geführt; das Protokoll muss spätestens zwei Wochen nach der Sitzung den Teilnehmerinnen und Teilnehmern zugestellt werden.

3

3.4 1

Beschlussfassung

Die DKB kann nur über traktandierte Geschäfte Beschluss fassen.

Sie fasst ihre Beschlüsse mit einfachem Mehr der stimmberechtigten Anwesenden.

Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme der oder des Vorsitzenden den Ausschlag.

2

3.5

Fachtechnische Weisungen und Richtlinien

Wird über den Inhalt fachtechnischer Weisungen und Richtlinien Einstimmigkeit erreicht, so legt die DKB die Weisungen und Richtlinien dem Generalsekretär VBS zur Unterschrift vor.

1

Kann keine Einstimmigkeit erreicht werden, so legt sie das Geschäft der Generalsekretärenkonferenz zum Entscheid vor.

2

3.6

Erteilung von Ausnahmebewilligungen

Beschlüsse über die Erteilung von Ausnahmebewilligungen nach Ziffer 3.2 Absatz 2 Buchstabe d müssen einstimmig gefasst werden. Ist ein Departement oder die Bundeskanzlei mit der Verweigerung einer Ausnahmebewilligung nicht einverstanden, so kann der Fall der Generalsekretärenkonferenz zum Entscheid unterbreitet werden.

4 4.1

Schlussbestimmungen Vollzug

Die Departemente und die Bundeskanzlei sorgen in ihrem Zuständigkeitsbereich für die Umsetzung der Weisungen der BiG und der Beschlüsse der DKB.

1

Sie treffen organisatorische Massnahmen zur Sicherstellung der Koordination und des Informationsflusses innerhalb ihres Zuständigkeitsbereiches.

2

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Weisungen über die Koordination und die Zusammenarbeit der Bibliotheken in der Bundesverwaltung

4.2

Aufhebung bisherigen Rechts

Die folgenden Erlasse werden aufgehoben: 1.

Weisungen des Bundesrates vom 30. Mai 19942 über die Koordination und die Zusammenarbeit der Bibliotheken und Dokumentationsstellen in der allgemeinen Bundesverwaltung;

2.

fachtechnische Weisung Nr. 1 der Bundeskanzlei vom 20. Mai 19963;

3.

Verordnung EMD (VBS) vom 29. Dezember 19894 über das Militärische Dokument-Nachweis-System (MIDONAS);

4.

Weisungen vom 15. Juni 19905 über die Zusammenarbeit mit MIDONAS.

4.3

Inkrafttreten

Diese Weisungen treten am 1. Januar 2009 in Kraft und gelten bis zum 31. Dezember 2014.

25. Juni 2008

Im Namen des Schweizerischen Bundesrates Der Bundespräsident: Pascal Couchepin Die Bundeskanzlerin: Corina Casanova

2 3 4 5

BBl 1994 III 763 Im BBl nicht publiziert.

In der AS nicht publiziert.

Im BBl nicht publiziert.

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