Originaltext
Verwaltungsvereinbarung über die Zusammenarbeit der Schweizerischen Eidgenossenschaft mit den Kantonen, Gemeinden und dem Fürstentum Liechtenstein bezüglich Errichtung und Betrieb einer Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) vom 25. Februar 2003 (Stand 19. September 20121)
Die Schweizerische Eidgenossenschaft, die Kantone, Gemeinden und das Fürstentum Liechtenstein vereinbaren: Art. 1
Gegenstand
1.1
Die Schweizerische Eidgenossenschaft, die beteiligten Kantone und Gemeinden sowie das Fürstentum Liechtenstein errichten und betreiben gemeinsam eine Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST).
1.2
Die Verwaltungsvereinbarung beschreibt den Leistungsauftrag, die Trägerschaft und die Organisation der KOST. Sie definiert die administrative sowie die fachliche Unterstellung des Personals der KOST. Im Weiteren regelt sie den Standort und die Finanzierung der Geschäftsstelle der KOST.
Art. 2
Trägerschaft
2.1
Die Schweizerische Eidgenossenschaft, die beteiligten Kantone und Gemeinden und das Fürstentum Liechtenstein sind die Träger der KOST.
2.2
Nach Abschluss der Startphase werden weitere öffentliche Gemeinwesen eingeladen, sich als Träger an der KOST zu beteiligen.
2.3
Ein Beitritt zur KOST ist jederzeit auf Beginn des Kalenderjahres möglich.
2.4
Die Beteiligung an der KOST ist mit einer Frist von zwölf Monaten auf Ende des Kalenderjahres kündbar.
Art. 3
Leistungsauftrag
Die KOST erbringt insbesondere folgende Leistungen: Sie 3.1
1
leitet oder begleitet Projekte, welche die langfristige Sicherung und Benutzbarkeit von Daten aus operativen Systemen zum Ziel haben, und führt selber solche Projekte durch. Die Aufbewahrung der gesicherten Daten wird projektweise geregelt.
Erweiterung des Steuerungsausschusses (Art. 4.1 und 4.2) sowie redaktionelle Anpassungen betreffend die Beteiligung der Gemeinden an der KOST, beschlossen anlässlich der Sitzung der Aufsichtskommission KOST vom 19. September 2012.
2012-0222
6159
Errichtung und Betrieb einer Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST)
3.2
definiert die Archivierungsanforderungen an geplante Informatiksysteme, die für mehrere Beteiligte von Bedeutung sind (Standards).
3.3
evaluiert Softwarepakete, die für mehrere Beteiligte von Bedeutung sind, hinsichtlich ihrer Archivtauglichkeit (Archivfunktionen).
3.4
verfolgt die internationale Entwicklung im Bereich der elektronischen Archivierung, namentlich mit Blick auf die Verwendbarkeit empfohlener Standards.
3.5
überblickt jederzeit den aktuellen Stand der Archivinformatik in der Schweiz und kennt die Situation in den Schweizer Archiven.
3.6
vermittelt das in der KOST zusammenfliessende Wissen den beteiligten Archiven.
3.7
verschafft sich im Auftrag der Aufsichtskommission einen Überblick über Inforrnatikanwendungen in definierten Bereichen der Verwaltung.
Art. 4 4.1
Zuständigkeiten Aufsichtskommission Die Archivdirektoren und Archivdirektorinnen der Träger der KOST bilden die Aufsichtskommission. Diese konstituiert sich selbst.
Die Aufsichtskommission wählt den Steuerungsausschuss und dessen Vorsitzenden oder Vorsitzende unter weitest möglicher Berücksichtigung der Landessprachen und der Natur der Trägerarchive. Sie genehmigt das Betriebsreglement, das Budget, die Rechnung, den Jahresbericht und die einzelnen Projekte. Sie entscheidet über die Aufnahme neuer Träger.
Die Entscheide der Aufsichtskommission werden mit einfachem Mehr der anwesenden Vertreter der Träger der KOST gefällt. Jeder Träger hat eine Stimme.
4.2
Steuerungsausschuss Der Steuerungsausschuss ist das Lenkungsorgan für die KOST. Er ist direkt der Aufsichtskommission verantwortlich.
Der Steuerungsausschuss setzt sich aus drei bis fünf Mitgliedern zusammen.
In seiner Zusammensetzung hat der Steuerungsausschuss so weit wie möglich derjenigen der Aufsichtskommission zu entsprechen.
Die Amtsdauer beträgt drei Jahre. Wiederwahl ist möglich. Die Aufgaben und Kompetenzen sind im Betriebsreglement festgehalten.
Art. 5
Standort
Die Geschäftsstelle der KOST ist dem Schweizerischen Bundesarchiv angegliedert.
Die Räumlichkeiten, die Infrastruktur und die Personaladministration werden vom Bundesarchiv zur Verfügung gestellt. Die Modalitäten regelt ein separater Vertrag zwischen der Aufsichtskommission und dem Schweizerischen Bundesarchiv.
6160
Errichtung und Betrieb einer Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST)
Art. 6
Organisation
Die fachliche und administrative Zuordnung und Unterstellung der Geschäftsstelle der KOST und ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie deren Finanz- und Berichtswesen werden durch das Betriebsreglement geregelt.
Art. 7 7.1
Personal Administrative Unterstellung Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden personalrechtlich bei der Schweizerischen Eidgenossenschaft angestellt. Die gesamten Lohn- und Versicherungskosten gehen jedoch zu Lasten der übrigen Träger.
7.2
Fachliche Unterstellung Fachlich ist das Personal dem Steuerungsausschuss unterstellt. Das Nähere regelt das Betriebsreglement.
7.3
Besoldung Die Besoldung richtet sich nach den Richtlinien der Schweizerischen Eidgenossenschaft.
7.4
Anzahl Stellen Für die Startphase gelten 120 Stellenprozente als bewilligt. Eine Aufstockung des Personalbestandes bedarf der vorgängigen Zustimmung von drei Vierteln der Träger.
Art. 8
Finanzierung
8.1
Die Finanzierung der KOST erfolgt durch die Schweizerische Eidgenossenschaft, die beteiligten Kantone und Gemeinden, das Fürstentum Liechtenstein sowie durch allfällige weitere Träger.
8.2
Die Leistungen der Schweizerischen Eidgenossenschaft sind mit der Bereitstellung der Räumlichkeiten und der Infrastruktur sowie durch die Übernahme der Personaladministration gemäss Art. 5 abgegolten.
8.3
Die übrigen finanziellen Aufwendungen werden von den Kantonen, den Gemeinden und dem Fürstentum Liechtenstein zur Hälfte zu gleichen Teilen und zur Hälfte im Verhältnis der Wohnbevölkerung gemäss den veröffentlichen Zahlen der jeweils letzten Volkszählung getragen.
Art. 9
Nutzung der Ergebnisse
9.1
Die Ergebnisse der KOST, die im Rahmen des Budgets erarbeitet werden, stehen allen Trägern zur Verfügung.
9.2
Die Aufsichtskommission entscheidet über die Modalitäten der Weitergabe von Ergebnissen an interessierte Dritte.
6161
Errichtung und Betrieb einer Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST)
Art. 10
Auflösung
Die Verwaltungsvereinbarung kann auf Antrag eines Beteiligten mit einem qualifizierten Mehr von drei Vierteln der Trägerschaft aufgelöst werden. Eine Auflösung kann, unter Beachtung der Kündigungsfrist für das angestellte Personal, jederzeit beschlossen werden.
Art. 11
Schlussbestimmung
Die Vereinbarung tritt in Kraft, sobald sie von der Schweizerischen Eidgenossenschaft und mindestens 15 weiteren Trägern unterzeichnet und im Bundesblatt veröffentlicht ist. Für später beitretende öffentliche Gemeinwesen tritt sie mit der Veröffentlichung ihres Beitritts im Bundesblatt in Kraft.
Ausgearbeitet durch die Konferenz der leitenden Archivarinnen und Archivare auf Bundes- und Kantonsebene sowie des Fürstentums Liechtenstein (Schweizerische Archivdirektorenkonferenz), revidiert durch die Aufsichtskommission KOST.
Massgebend ist die deutsche Fassung der Vereinbarung.
Unterzeichnung der Verwaltungsvereinbarung (gestützt auf die Beitrittsbeschlüsse der einzelnen Träger)
6162
Errichtung und Betrieb einer Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST)
Beitritte zur Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) Archiv
Beschlussdatum
Schweizerische Eidgenossenschaft (Bundesarchiv) Burgergemeinde Bern (Burgerbibliothek) Fürstentum Liechtenstein (Landesarchiv) Stadt Bern (Stadtarchiv) Stadt Luzern (Stadtarchiv) Stadt St. Gallen (Stadtarchiv) Stadt Zürich (Stadtarchiv) Kanton Aargau (Staatsarchiv) Kanton Appenzell-Ausserrhoden (Staatsarchiv) Kanton Bern (Staatsarchiv) Kanton Basel-Landschaft (Staatsarchiv) Kanton Basel-Stadt (Staatsarchiv) Kanton Freiburg (Staatsarchiv) Kanton Genf (Staatsarchiv) Kanton Glarus (Staatsarchiv) Kanton Graubünden (Staatsarchiv) Kanton Jura (Staatsarchiv) Kanton Luzern (Staatsarchiv) Kanton Neuenburg (Staatsarchiv) Kanton Nidwalden (Staatsarchiv) Kanton Obwalden (Staatsarchiv) Kanton St. Gallen (Staatsarchiv) Kanton Schaffhausen (Staatsarchiv) Kanton Solothurn (Staatsarchiv) Kanton Schwyz (Staatsarchiv) Kanton Thurgau (Staatsarchiv) Kanton Uri (Staatsarchiv) Kanton Waadt (Staatsarchiv) Kanton Wallis (Staatsarchiv) Kanton Zug (Staatsarchiv) Kanton Zürich (Staatsarchiv)
12.04.2013 14.12.2012 26.02.2013 01.03.2013 27.02.2013 08.01.2013 09.01.2013 23.05.2013 12.03.2013 25.01.2013 01.03.2013 12.03.2013 11.02.2013 07.06.2013 11.01.2013 22.02.2013 14.06.2013 28.12.2012 08.02.2013 26.02.2013 27.02.2013 14.01.2013 22.01.2013 31.01.2013 26.03.2013 18.03.2013 18.12.2013 21.05.2013 07.03.2013 22.02.2013 13.12.2012
6163
Errichtung und Betrieb einer Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST)
6164