Traduction

Accord administratif sur la collaboration entre la Confédération suisse, les cantons, les communes et la Principauté du Liechtenstein concernant la création et l'exploitation d'un Centre de coordination pour l'archivage à long terme de documents électroniques (CECO) du 25 février 2003 (Etat du 9 mai 20181)

La Confédération suisse, les cantons, les communes et la Principauté du Liechtenstein conviennent des points suivants: Art. 1

Objet

1.1

La Confédération suisse, les cantons et communes membres et la Principauté du Liechtenstein créent et exploitent conjointement un Centre de coordination pour l'archivage à long terme de documents électroniques (CECO).

1.2

Le présent accord administratif définit le mandat de prestations, les organisations responsables et l'organisation du CECO. Il détermine également le rattachement administratif et technique du personnel du CECO et il spécifie l'emplacement et le financement du secrétariat du CECO.

Art. 2

Organisations responsables

2.1

Les organisations responsables du CECO sont la Confédération suisse, les cantons et communes membres et la Principauté du Liechtenstein.

2.2

D'autres institutions gérant des archives accessibles au public peuvent rejoindre les organisations responsables du CECO sur une base contractuelle.

2.3

Il est possible d'intégrer le CECO au début de chaque année civile.

2.4

Il est possible de quitter le CECO à la fin de chaque année civile, moyennant le respect d'un préavis de douze mois.

1

Extension du comité de direction (art. 4.1. et 4.2) ainsi que modifications rédactionnelles concernant la participation des communes au CECO décidées à la suite de la séance de la Commission de surveillance du 19 septembre 2012.

Participation d'autres institutions (art. 2.2 et 8), modifications relatives à la gestion du personnel (art. 5, 6 et 7) ainsi que modifications rédactionnelles décidées à la suite de la séance de la Commission de surveillance du 9 mai 2018.

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Art. 3

Mandat de prestations

Le CECO fournit notamment les prestations suivantes: 3.1

Il conduit ou encadre des projets ayant pour but de garantir la sécurisation et l'utilisation à long terme de données issues de systèmes opérationnels, et réalise lui-même de tels projets. La conservation des données sécurisées est réglée au cas par cas dans le cadre du projet concerné.

3.2

Il définit les exigences archivistiques posées aux systèmes informatiques planifiés jugés importants par plusieurs membres (normes).

3.3

Il évalue les performances archivistiques (fonctions archivistiques) de paquets de logiciels jugés importants par plusieurs membres.

3.4

Il suit les développements internationaux dans le domaine de l'archivage électronique, et évalue notamment le bien-fondé des normes faisant l'objet de recommandations.

3.5

Il dispose à tout moment d'une vue d'ensemble de l'état actuel de l'informatique archivistique en Suisse et connaît la situation dans les Archives suisses.

3.6

Il communique aux cantons et communes membres toutes les connaissances qui circulent en son sein.

3.7

Il acquiert, sur mandat de la Commission de surveillance, une vue d'ensemble des applications informatiques de différents domaines administratifs.

Art. 4 4.1.

Compétences Commission de surveillance La Commission de surveillance se compose des directions des Archives et des autres organisations responsables. Elle se constitue seule.

La Commission de surveillance élit le Comité de direction et sa direction en veillant autant que possible au respect des langues et à la nature des Archives composant le CECO. Elle approuve le règlement d'exploitation, le budget, les comptes, le rapport annuel et les différents projets. Elle décide de l'adhésion de nouvelles organisations responsables.

Les décisions de la Commission de surveillance sont prises à la majorité simple des représentants présents des organisations responsables du CECO.

Chaque organisation dispose d'une voix.

4.2.

Comité de direction Le Comité de direction constitue l'organe de conduite du CECO. Il est directement rattaché à la Commission de surveillance.

Le Comité de direction se compose de trois à cinq membres. La constitution du comité représente autant que possible celle de la Commission de surveillance.

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La législature du comité dure trois ans. Une réélection est possible. Tâches et compétences sont définies dans un règlement d'exploitation.

Art. 52 ...

Art. 63 ...

Art. 7

Personnel

7.1

Au niveau juridique, le personnel du CECO est engagé par le CECO.

7.2

Le rattachement technique et administratif du secrétariat du CECO et de son personnel ainsi que les questions liées aux finances et au système de rapport sont définis dans le règlement d'exploitation. Le droit du personnel du Canton de Berne s'applique aux cas non réglés dans le règlement d'exploitation.

7.3

...4

7.4

Toute modification de la dotation en personnel doit être préalablement approuvée par trois quarts des organisations responsables.

Art. 8

Financement

8.1

Le financement du CECO est assuré par la Confédération suisse, les cantons et communes membres, la Principauté du Liechtenstein ainsi que par les autres institutions participantes.

8.2

Les contributions des cantons et communes ainsi que celles de la Principauté du Liechtenstein se composent: a) d'un montant de base égal pour tous et b) d'un montant proportionnel au nombre d'habitants de ces collectivités publiques selon les chiffres publiés le 1er janvier de chaque année comptable par l'Office fédéral de la statistique.

8.3

La contribution de la Confédération suisse consiste soit à mettre à disposition les locaux, l'infrastructure et une contribution annuelle pour la gestion du personnel soit à s'acquitter d'un montant équivalant à la contribution la plus élevée des cantons et communes.

Toute augmentation ou réduction de la contribution des organisations responsables, conformément à l'art. 8.2 et 8.4, entraîne une adaptation de même

2 3 4

Suppression de l'art. 5 (Emplacement) décidée à la suite de la séance de la Commission de surveillance du CECO du 9 mai 2018.

Reprise du contenu de l'art. 6 (Organisation) dans l'art. 7.2 décidée à la suite de la séance de la Commission de surveillance du CECO du 9 mai 2018.

Suppression de l'art. 7.3 (Rémunération) décidée à la suite de la séance de la Commission de surveillance du CECO du 9 mai 2018.

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ampleur de la participation de la Confédération suisse. Une convention spéciale conclue entre le CECO et les AFS règle les détails et la clé de calcul.

8.4

Art. 9

Les contributions des autres institutions se composent du même montant de base que pour les cantons, les communes et la Principauté du Liechtenstein ainsi que d'un montant proportionnel à la taille des archives de ces institutions (taille mesurée en équivalents plein temps).

Utilisation des résultats

9.1

Les résultats obtenus par le CECO dans le cadre du budget sont à la disposition de toutes les organisations responsables.

9.2

La Commission de surveillance décide des modalités de transfert des résultats aux tiers intéressés.

Art. 10

Résiliation

L'arrangement administratif peut être résilié à la demande d'une organisation membre; la majorité qualifiée des trois quarts des organisations responsables est requise. Une telle résiliation est possible à tout moment, moyennant le respect du préavis de licenciement du personnel concerné.

Art. 11

Dispositions finales

La version du 9 mai 2018 remplace toutes les versions antérieures. La version allemande de la convention fait foi. Le for juridique est à Berne.

Accord élaboré par la Conférence des directeurs des Archives cantonales et des Archives fédérales suisses ainsi que de la Principauté du Liechtenstein et revu par la commission de surveillance.

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Accord administratif CECO, dates de l'approbation par les organisations responsables Archive

date de l'approbation

Confédération suisse Principauté du Liechtenstein Appenzell Rhodes-Extérieures Argovie Bâle-Ville Berne Fribourg Genève Glaris Grisons Jura Lucerne Neuchâtel Nidwald Obwald Saint-Gall Schaffhouse Schwyz Soleure Thurgovie Uri Vaud Zoug Zurich villle de Bern ville de Lucerne ville de Saint-Gall ville de Zurich Bourgeoisie de Berne

13.07.2018 04.07.2018 14.08.2018 20.09.2018 19.03.2019 06.11.2018 03.10.2018 14.11.2018 05.09.2018 15.08.2018 23.01.2019 18.09.2018 03.09.2018 21.08.2018 13.08.2018 03.07.2018 10.07.2018 28.09.2018 21.08.2018 30.10.2018 21.08.2018 17.10.2018 25.06.2018 15.10.2018 19.09.2018 05.09.2018 28.08.2018 25.06.2018 27.08.2018

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