Règlement de la Conférence des secrétaires généraux du 25 novembre 2020

Le Conseil fédéral suisse édicte le règlement suivant:

1

Objet

Le présent règlement précise l'organisation et le fonctionnement de la Conférence des secrétaires généraux (CSG) au sens des art. 53 de la loi fédérale du 21 mars 1997 sur l'organisation du gouvernement et de l'administration (LOGA)1 et 16 de l'ordonnance du 25 novembre 1998 sur l'organisation du gouvernement et de l'administration (OLOGA)2.

2

Composition

2.1 La CSG est composée: a.

du chancelier de la Confédération;

b.

des secrétaires généraux des départements;

c.

des vice-chanceliers;

d.

du secrétaire général de l'Assemblée fédérale, conformément à l'art. 53, al. 4, LOGA3.

2.2 Le chancelier de la Confédération et les secrétaires généraux des départements ont droit de vote.

2.3 Le chancelier de la Confédération peut se faire représenter par l'un des vicechanceliers et les secrétaires généraux par les secrétaires généraux suppléants.

1 2 3

RS 172.010 RS 172.010.1 RS 172.010

2020-2209

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Règlement de la Conférence des secrétaires généraux

3

FF 2020

Secrétariat

3.1 La Chancellerie fédérale (ChF) assure le secrétariat de la CSG.

3.2 Le secrétariat assume les tâches suivantes: a.

il élabore le projet d'ordre du jour des séances à l'intention du chancelier de la Confédération;

b.

il établit le procès-verbal des séances;

c.

il assure le suivi des affaires.

4

Convocation et périodicité des séances

4.1 Le chancelier de la Confédération convoque la CSG.

4.2 Il est tenu de la convoquer lorsqu'au moins 3 membres de la CSG ayant le droit de vote le demandent.

4.3 La CSG se réunit en règle générale une fois par mois.

5

Préparation des séances

5.1 Les membres de la CSG ayant le droit de vote annoncent au secrétariat dans un délai approprié les points qu'ils souhaitent mettre à l'ordre du jour des séances. En règle générale, ils le font au plus tard lors de la séance précédente.

5.2 Le chancelier de la Confédération approuve le projet d'ordre du jour et le soumet aux membres de la CSG en début de séance pour adoption.

5.3 Les membres de la CSG doivent remettre les documents de séance au secrétariat par courrier électronique au moins 2 jours ouvrés avant le délai qui lui est imparti pour l'envoi des documents.

5.4 Le secrétariat envoie les documents de séance aux membres de la CSG par courrier électronique 10 jours civils avant la séance.

5.5 Les envois complémentaires sont soumis à l'approbation du chancelier.

6

Consultation des unités administratives intéressées

6.1 Avant de remettre les documents de séance au secrétariat, les départements et la ChF invitent les unités administratives intéressées à prendre position sur leurs propositions si elles portent sur des affaires qui relèvent du champ d'application de l'ordonnance du 25 novembre 2020 sur la transformation numérique et l'informatique4.

6.2 L'art. 4 OLOGA5 et les directives de la ChF sur les affaires du Conseil fédéral («Classeur rouge»)6 sont applicables par analogie.

4 5 6

RS 172.010.58 RS 172.010.1 intranet.bk.admin.ch > Outils de travail > Classeur rouge

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Règlement de la Conférence des secrétaires généraux

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FF 2020

Avis écrits en amont de la séance

7.1 Après l'envoi des documents de séance et jusqu'au dernier jour ouvré précédant la séance, les membres de la CSG peuvent poser des questions écrites aux départements ou à la ChF sur les affaires qui relèvent de leur compétence, émettre un avis assorti de commentaires ou déposer des propositions divergentes.

7.2 Le département ou la ChF peut prendre position par écrit jusqu'au dernier jour ouvré précédant la séance ou par oral durant la séance.

7.3 Les questions, avis et propositions adressés au département ou à la ChF et, le cas échéant, leurs prises de position écrites sont transmis à tous les membres de la CSG et au secrétariat.

8

Décisions

8.1 Le quorum est atteint lorsque le chancelier de la Confédération ou son représentant et au moins 3 autres membres de la CSG ayant le droit de vote sont présents.

8.2 La CSG prend ses décisions à la majorité simple des membres présents ayant le droit de vote.

8.3 Le chancelier de la Confédération tranche en cas d'égalité des voix.

9

Décisions par voie de circulation

9.1 La CSG peut prendre des décisions par voie de circulation, à moins qu'un membre de la CSG ayant le droit de vote de vote ne demande des délibérations orales.

9.2 La décision est valable si au moins 4 membres de la CSG ayant le droit de vote y ont participé.

9.3 Les décisions prises par voie de circulation figurent au procès-verbal de la séance suivante.

10

Procès-verbal des séances

10.1 Le procès-verbal des séances mentionne au moins le nom des participants, l'ordre du jour, les propositions déposées et les décisions arrêtées.

10.2 Le secrétariat joint le projet de procès-verbal aux documents de séance suivante.

10.3 Le procès-verbal est mis au point et adopté par les membres de la CSG lors de cette séance.

10.4 Le secrétariat remet le procès-verbal aux membres de la CSG dans les 3 jours ouvrés.

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Règlement de la Conférence des secrétaires généraux

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FF 2020

Information et publication des décisions

11.1 Il revient aux membres de la CSG d'informer leurs unités organisationnelles des affaires traitées par la CSG.

11.2 La ChF peut publier les décisions de la CSG sous une forme appropriée au sein de l'administration fédérale.

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Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2021.

25 novembre 2020

Au nom du Conseil fédéral suisse: La présidente de la Confédération, Simonetta Sommaruga Le chancelier de la Confédération, Walter Thurnherr

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