Directives du Conseil fédéral concernant le programme «SUPERB» du 19 août 2020
Le Conseil fédéral suisse édicte les directives suivantes:
1 1.1
Dispositions générales Objets du programme «SUPERB»
Le programme «SUPERB» porte sur les objets suivants: a.
la migration des systèmes «Enterprise Ressource Planning» (systèmes ERP) de l'administration fédérale civile vers le standard SAP «S/4HANA»;
b.
la modernisation des processus de soutien de l'administration fédérale civile, en particulier dans les domaines des finances, du personnel, des achats, de l'immobilier et de la logistique;
c.
l'adaptation des interfaces entre les systèmes ERP utilisés pour les processus de soutien et les autres applications informatiques de l'administration fédérale civile liées à ces systèmes;
d.
l'adaptation des interfaces entre les systèmes ERP de l'administration fédérale civile et le système SAP du Groupement Défense et de l'Office fédéral de l'armement (armasuisse) destiné à la gestion des engagements, qui est modernisé dans le cadre du programme «Systèmes ERP D/ar1».
1.2
Objet des présentes directives
Les présentes directives définissent:
1
a.
les mesures en matière d'organisation et de personnel pour le pilotage et la conduite du programme «SUPERB»;
b.
les compétences relatives au programme «SUPERB» par rapport aux programmes «Systèmes ERP D/ar» et «GENOVA» et au service GEVER Confédération.
D/ar: Groupe Défense / armasuisse
2020-2066
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Directives du Conseil fédéral concernant le programme «SUPERB»
1.3 1
FF 2020
Champ d'application des présentes directives
Les présentes directives s'appliquent: a.
aux unités administratives de l'administration fédérale centrale;
b.
aux unités administratives de l'administration fédérale décentralisée qui sont soumises aux dispositions de l'art. 2, al. 2, let. a, de l'ordonnance du 9 décembre 2011 sur l'informatique dans l'administration fédérale (OIAF) 2, pour autant qu'elles participent au programme «SUPERB» ou soient concernées par celui-ci.
Elles règlent également la forme sous laquelle les organes du programme permettent la participation des Services du Parlement, des tribunaux fédéraux et des unités administratives de l'administration fédérale décentralisée non soumises à l'OIAF.
2
1.4
Relation avec d'autres actes
L'OIAF3 et les directives du Conseil fédéral du 16 mars 2018 concernant les projets informatiques de l'administration fédérale et le portefeuille informatique de la Confédération4 ne sont pas applicables au programme de la Confédération dans la mesure où les présentes directives s'en écartent.
2 2.1
Organisation, pilotage et conduite Mandant du programme
Le chef du Département fédéral des finances (DFF) nomme le mandant du programme.
1
Le mandant du programme assume l'entière responsabilité du programme et de l'utilisation des moyens financiers conforme aux affectations.
2
À ces fins, il dispose de toutes les compétences décisionnelles conformément à HERMES.
3
Il donne le mandat et définit le plan de gestion du programme qui fixe les modalités de l'organisation et de la mise en oeuvre du programme «SUPERB».
4
Il mandate un responsable indépendant chargé de la gestion de la qualité et des risques.
5
2.2
Comité de programme
Le comité de programme assiste le mandant du programme et peut lui soumettre des recommandations.
1
2 3 4
RS 172.010.58 RS 172.010.58 FF 2018 1527
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2
FF 2020
Il est composé d'un représentant: a.
des offices chargés des processus de soutien, soit: 1. l'Administration fédérale des finances (AFF), 2. l'Office fédéral du personnel (OFPER), 3. l'Office fédéral des constructions et de la logistique (OFCL);
b.
d'armasuisse;
c.
de l'Office fédéral de l'informatique et de la télécommunication (OFIT);
d.
du programme «Systèmes ERP D/ar»;
e.
de chaque département et de la Chancellerie fédérale;
f.
de l'Unité de pilotage informatique de la Confédération (UPIC).
Les représentants visés à l'al. 2 font partie de l'encadrement supérieur des unités concernées.
3
En cas de besoin, le mandant du programme peut inviter d'autres personnes, notamment un représentant de la Base d'aide au commandement (BAC), des tribunaux fédéraux, des Services du parlement ou du programme «GENOVA».
4
5
Le mandant du programme exerce la présidence du comité de programme.
2.3
Responsable du programme
Le responsable du programme conduit et contrôle le programme sur ordre du mandant; il est soumis aux directives de celui-ci.
1
2
Il est notamment chargé: a.
de conduire le plan de gestion du programme et de coordonner les dépendances entre les projets;
b.
d'exécuter le reporting et d'informer le mandant du programme de manière complète et régulière sur la situation afin que celui-ci puisse assumer ses tâches de pilotage et de décision;
c.
d'assurer la communication du programme en accord avec le mandant du programme et les mandants des différents projets;
d.
de conduire le groupe central «SUPERB».
Il dispose de la compétence décisionnelle dans le cadre défini par le mandant du programme.
3
2.4
Groupe central
Le groupe central «SUPERB» se compose des chefs de projet des projets relatifs aux processus de soutien (ch. 2.5) et des projets transversaux (ch. 2.6) et d'au moins un représentant du programme «Systèmes ERP D/ar» et d'un représentant du programme «GENOVA».
1
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FF 2020
Il assure la coordination entre les différents projets sur les plans technique, qualitatif, des délais et financier.
2
Le responsable du programme soumet immédiatement au mandant du programme les questions de principe et les divergences qui ne peuvent pas être éliminées en temps voulu au sein du groupe central.
3
2.5
Projets relatifs aux processus de soutien dans les domaines des finances, des RH, des achats, de l'immobilier et de la logistique
Les offices chargés des processus de soutien assument le rôle de mandants et de responsables pour les projets relatifs à leurs processus de soutien.
1
Les chefs de projet concernés s'assurent que leurs processus de soutien sont coordonnés en temps utile avec les organes suivants: 2
a.
le groupe de travail interdépartemental Finance (IDA FI);
b.
la Conférence des ressources humaines (CRH);
c.
le groupe de travail interdépartemental pour les achats, l'immobilier et la logistique (IDA BIL).
Le responsable du programme «SUPERB» peut intégrer n'importe quel projet relatif aux processus de soutien et a un droit de participation.
3
Les sujets et les requêtes qui dépassent le cadre d'un processus de soutien ou d'une application informatique liée à un processus de soutien doivent être soumis au groupe central.
4
Si le groupe central ne parvient pas à s'accorder sur ces sujets ou ces requêtes, le responsable du programme «SUPERB» soumet le dossier au mandant du programme «SUPERB».
5
2.6
Projets transversaux dans le cadre de «SUPERB»
L'archivage ou la gestion des données de base constituent des projets transversaux dans le cadre du programme «SUPERB». Ces projets ne s'appuient pas sur un processus de soutien, mais soutiennent un ou plusieurs de ces processus.
1
L'organisation de base chargée d'un projet transversal assume le rôle de mandant et de responsable pour ce projet.
2
3
Au surplus, les dispositions des ch. 2.5, al. 3 à 5, et 3 sont applicables.
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3 3.1
FF 2020
Compétences spécifiques et possibilités de transmission à l'instance supérieure Processus de soutien existants
Chaque office chargé de processus de soutien existants en conserve la responsabilité, y compris en ce qui concerne le soutien par des applications informatiques, et le pouvoir décisionnel correspondant, conformément aux bases légales en vigueur.
1
Le chef du projet relatif aux processus de soutien soumet les éventuelles divergences avec les organes du programme au mandant du programme «SUPERB».
2
3 Le
mandant du programme s'efforce de trouver un accord avec la direction de l'office chargé des processus de soutien concerné. Si aucun accord n'est trouvé, le mandant du programme tranche.
3.2
Extension des processus de soutien existants
Si elles ont une incidence sur le programme «SUPERB», les décisions qui étendent le champ d'application des processus de soutien existants dans les domaines des finances, du personnel, des achats, de l'immobilier et de la logistique, y compris le soutien par des applications informatiques, sont examinées dans le cadre du programme et prises en accord avec les départements et les offices concernés.
1
En cas de divergences, le mandant du programme «SUPERB» s'efforce de trouver un accord avec les départements et les offices concernés. Si aucun accord n'est trouvé, le mandant du programme tranche.
2
3.3
Adaptations des systèmes SAP à remplacer
Pendant la durée du programme, les demandes de modification concernant les systèmes SAP à remplacer permettant d'exécuter les processus de soutien sont évaluées en fonction de leur incidence sur le programme «SUPERB».
1
Si le programme «SUPERB» ou les solutions futures sont affectés par une demande de modification, ou si cela ne ressort pas clairement, ce point doit être introduit dans le programme «SUPERB» par le groupe central «SUPERB», et une décision définitive doit être prise conformément au processus de décision et de transmission à l'instance supérieure.
2
3.4
Comité de pilotage des processus de soutien et comité directeur des processus de soutien
Pendant la durée du programme, le responsable du programme «SUPERB» veille à ce que le comité de pilotage des processus de soutien (CPPS), le comité directeur des processus de soutien (CDPS) et les autres organes concernés soient régulièrement informés. Il peut assister à leurs séances avec voix consultative et soumettre des propositions.
1
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FF 2020
Le mandant du programme «SUPERB» tranche les questions qui affectent les futurs processus de soutien et les nouveaux systèmes ERP, dans le cadre du programme «SUPERB», après avoir consulté le comité de programme.
2
3.5
Collaboration avec les départements et les offices concernant les applications informatiques liées aux processus de soutien
Les autres applications informatiques liées aux processus de soutien restent de la compétence des départements et des offices.
1
Les adaptations de ces applications qui affectent ou pourraient affecter le programme «SUPERB» sont coordonnées avec le programme. Les coûts supplémentaires éventuels doivent être financés par l'unité administrative qui en est à l'origine.
2
La planification concernant les interfaces affectées par le programme «SUPERB» et les applications liées aux processus de soutien est effectuée conjointement par le programme, les départements et les offices.
3
La planification conjointe permet de régler la procédure de modernisation des processus de soutien et d'adaptation ou de migration en temps voulu des applications concernées.
4
En cas de divergences, le mandant du programme «SUPERB» s'efforce de trouver un accord avec les services et offices concernés. Si aucun accord n'est trouvé, le mandant du programme tranche.
5
4 4.1
Coordination avec d'autres programmes Programme «Systèmes ERP D/ar»
Le responsable du programme «Systèmes ERP D/ar» du Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports (DDPS) et celui du programme «SUPERB» assurent la coordination des deux programmes.
1
Si des divergences subsistent entre le programme «Systèmes ERP D/ar» et le programme «SUPERB» lors du développement et de la mise en oeuvre du noyau commun du système ERP de la Confédération, le mandant du programme «SUPERB» tranche. Les autres divergences sont soumises aux secrétaires généraux du DFF et du DDPS. Si aucun accord n'est trouvé entre eux, la question est soumise au chef du DFF et au chef du DDPS et, si ceux-ci ne parviennent pas à un accord, au Conseil fédéral. Les chefs du DFF et du DDPS et le Conseil fédéral tranchent dans les deux mois.
2
4.2
Programme «GENOVA» et Service GEVER Confédération
Les responsables du programme «GENOVA» de la Chancellerie fédérale, du Service GEVER Confédération et du programme «SUPERB» assurent la coordination de leurs activités.
1
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En cas de divergences, le mandant du programme «SUPERB» s'efforce de trouver un accord avec la Chancellerie fédérale. Si aucun accord n'est trouvé, la question est soumise à la Conférence des secrétaires généraux et, si celle-ci ne parvient pas à un accord, au Conseil fédéral. La Conférence des secrétaires généraux et le Conseil fédéral tranchent dans les deux mois.
2
5 5.1
Dispositions finales Abrogation d'autres directives
Les directives du Conseil fédéral du 12 février 2020 concernant le programme «SUPERB»5 sont abrogées.
5.2
Entrée en vigueur et abrogation
1
Les présentes directives entrent en vigueur le 1er septembre 2020.
2
Le chef du DFF les abroge à la fin du programme.
19 août 2020
Au nom du Conseil fédéral suisse: La présidente de la Confédération, Simonetta Sommaruga Le chancelier de la Confédération, Walter Thurnherr
5
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