Traduction1
Accord administratif sur la collaboration entre la Confédération suisse, les cantons, les communes et la Principauté du Liechtenstein concernant la création et l'exploitation d'un Centre de coordination pour l'archivage à long terme de documents électroniques (CECO) du 25 février 2003 (Etat 19 septembre 20122)
La Confédération suisse, les cantons, les communes et la Principauté du Liechtenstein conviennent des points suivants: Art. 1
Objet
1.1
La Confédération suisse, les cantons et les communes participants et la Principauté du Liechtenstein créent et exploitent conjointement un Centre de coordination pour l'archivage à long terme de documents électroniques (CECO).
1.2
Le présent arrangement administratif définit le mandat de prestations, les organisations responsables et l'organisation du CECO. Il détermine également le rattachement administratif et technique du personnel du CECO. Par ailleurs, il spécifie l'emplacement et le financement du secrétariat du CECO.
Art. 2
Organisations responsables
2.1
Les organisations responsables du CECO sont la Confédération suisse, les cantons et les communes participants et la Principauté du Liechtenstein.
2.2
Une fois terminée la phase de démarrage, d'autres collectivités publiques sont invitées à rejoindre les organisations responsables du CECO.
2.3
Il est possible d'intégrer le CECO au début de chaque année civile.
2.4
Il est possible de quitter le CECO à la fin de chaque année civile, moyennant le respect d'un préavis de douze mois.
Art. 3
Mandat de prestations
Le CECO fournit notamment les prestations suivantes: 3.1
1 2
Il conduit ou encadre des projets ayant pour but de garantir la sécurisation et l'utilisation à long terme de données issues de systèmes opérationnels, et
Traduction du texte original allemand. (BBl 2013 6159) Extension du comité de direction (art. 4.1. et 4.2), ainsi que modifications rédactionnelles concernant la participation des communes au Ceco, décidées à la suite de la séance de la Commission de surveillance du 19 septembre 2012.
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Création et l'exploitation d'un Centre de coordination pour l'archivage à long terme de documents électroniques (CECO)
réalise lui-même de tels projets. La conservation des données sécurisées est réglée au cas par cas dans le cadre du projet concerné.
3.2
Il définit les exigences archivistiques posées aux systèmes informatiques planifiés jugés importants par plusieurs membres (normes).
3.3
Il évalue les performances archivistiques (fonctions archivistiques) de paquets de logiciels jugés importants par plusieurs membres.
3.4
Il suit les développements internationaux dans le domaine de l'archivage électronique, et évalue notamment le bien-fondé des normes faisant l'objet de recommandations.
3.5
Il dispose à tout moment d'une vue d'ensemble de l'état actuel de l'informatique archivistique en Suisse et connaît la situation dans les Archives suisses.
3.6
Il communique aux Archives membres toutes les connaissances qui circulent en son sein.
3.7
Il acquiert, sur mandat de la Commission de surveillance, une vue d'ensemble des applications informatiques de différents domaines administratifs.
Art. 4 4.1
Compétences Commission de surveillance La Commission de surveillance se compose des directions des Archives des organisations responsables du CECO. Elle se constitue seule.
La Commission de surveillance élit le Comité de direction et sa direction en veillant autant que possible au respect des langues et la nature des Archives composant le CECO. Elle approuve le règlement d'exploitation, le budget, les comptes, le rapport annuel et les différents projets. Elle décide de l'adhésion de nouvelles organisations responsables.
Les décisions de la Commission de surveillance sont prises à la majorité simple des représentants présents des organisations responsables du CECO.
Chaque organisation dispose d'une voix.
4.2
Comité de direction Le Comité de direction constitue l'organe de conduite du CECO. Il est directement rattaché à la Commission de surveillance.
Le Comité de direction se compose de trois à cinq membres. La constitution du comité représente autant que possible celle de la Commission de surveillance.
La législature du comité dure trois ans. Une réélection est possible. Tâches et compétences sont définies dans un règlement d'exploitation.
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Création et l'exploitation d'un Centre de coordination pour l'archivage à long terme de documents électroniques (CECO)
Art. 5
Emplacement
Le secrétariat du CECO est rattaché aux Archives fédérales suisses, qui mettent à disposition les locaux, l'infrastructure et se chargent de la gestion du personnel. Les diverses modalités font l'objet d'un contrat séparé entre la Commission de surveillance et les Archives fédérales suisses.
Art. 6
Organisation
Le rattachement technique et administratif du secrétariat du CECO et de son personnel est déterminé dans le règlement d'exploitation, de même que les questions financières et liées au rapport.
Art. 7 7.1
Personnel Rattachement administratif Au niveau juridique, le personnel du CECO est engagé par la Confédération suisse. L'ensemble des salaires et des contributions sociales est toutefois pris en charge par les autres organisations responsables.
7.2
Rattachement technique Du point de vue technique, le personnel est rattaché au Comité de direction.
Les dispositions détaillées figurent dans le règlement d'exploitation.
7.3
Rémunération
7.4
Nombre de postes
La rémunération se fonde sur les directives de la Confédération suisse.
120 % de postes sont approuvés pour la phase de démarrage. Tout renforcement du personnel doit être préalablement approuvé par trois quarts des organisations responsables.
Art. 8
Financement
8.1
Le financement du CECO est assuré par la Confédération suisse, les cantons participants, les communes et la Principauté du Liechtenstein ainsi que par d'autres organisations responsables éventuelles.
8.2
La Confédération suisse s'acquitte de sa participation en mettant à disposition les locaux, l'infrastructure et en se chargeant de la gestion du personnel (cf. art. 5).
8.3
Les autres charges financières sont assumées par les cantons, les communes et la Principauté du Liechtenstein, pour moitié à parts égales et pour moitié proportionnellement au nombre d'habitants, selon les chiffres officiels du dernier recensement.
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Création et l'exploitation d'un Centre de coordination pour l'archivage à long terme de documents électroniques (CECO)
Art. 9
Utilisation des résultats
9.1
Les résultats obtenus par le CECO dans le cadre du budget sont à la disposition de toutes les organisations responsables.
9.2
La Commission de surveillance décide des modalités de transfert des résultats aux tiers intéressés.
Art. 10
Résiliation
L'arrangement administratif peut être résilié à la demande d'une organisation membre; la majorité qualifiée des trois quarts des organisations responsables est requise.
Une telle résiliation est possible à tout moment, moyennant le respect du préavis de licenciement du personnel concerné.
Art. 11
Dispositions finales
L'accord entre en vigueur dès qu'il a été signé par la Confédération suisse et par au moins quinze autres organisations responsables et qu'il est publié dans la Feuille fédérale. Pour toute collectivité publique intégrant le CECO ultérieurement, l'arrangement s'applique dès que l'adhésion de ladite collectivité a fait l'objet d'une publication dans la Feuille fédérale.
Accord élaboré par la Conférence des directeurs des Archives cantonales et des Archives fédérales suisse ainsi que de la Principauté du Liechtenstein. C'est la version allemande de l'accord qui fait foi.
Signature de l'accord administratif (sur la base des décisions d'adhésion des différentes organisations responsables)
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Création et l'exploitation d'un Centre de coordination pour l'archivage à long terme de documents électroniques (CECO)
Adhésion au Centre de coordination pour l'archivage à long terme de documents électroniques (CECO) Archives
Date du décision
Confédération suisse (Archives fédérales) Bibliothèque de la Commune bourgeoise de Berne Principauté du Liechtenstein (Archives nationales) Archives de la Ville de Berne Archives de la Ville de Lucerne Archives de la Ville de Saint-Gall Archives de la Ville de Zurich Canton d'Argovie (Archives de l'Etat) Canton d'Appenzell Rhodes-Extérieures (Archives de l'Etat) Canton de Berne (Archives de l'Etat) Canton de Bâle-Campagne (Archives de l'Etat) Canton de Bâle-Ville (Archives de l'Etat) Canton de Fribourg (Archives de l'Etat) Canton de Genève (Archives de l'Etat) Canton de Glaris (Archives de l'Etat) Canton des Grisons (Archives de l'Etat) Canton du Jura (Archives de l'Etat) Canton de Lucerne (Archives de l'Etat) Canton de Neuchâtel (Archives de l'Etat) Canton de Nidwald (Archives de l'Etat) Canton d'Obwald (Archives de l'Etat) Canton de Saint-Gall (Archives de l'Etat) Canton de Schaffhouse (Archives de l'Etat) Canton de Soleure (Archives de l'Etat) Canton de Schwyz (Archives de l'Etat) Canton de Thurgovie (Archives de l'Etat) Canton d'Uri (Archives de l'Etat) Canton de Vaud (Archives de l'Etat) Canton du Valais (Archives de l'Etat) Canton de Zoug (Archives de l'Etat) Canton de Zurich (Archives de l'Etat)
12.04.2013 14.12.2012 26.02.2013 01.03.2013 27.02.2013 08.01.2013 09.01.2013 23.05.2013 12.03.2013 25.01.2013 01.03.2013 12.03.2013 11.02.2013 07.06.2013 11.01.2013 22.02.2013 14.06.2013 28.12.2012 08.02.2013 26.02.2013 27.02.2013 14.01.2013 22.01.2013 31.01.2013 26.03.2013 18.03.2013 18.12.2013 21.05.2013 07.03.2013 22.02.2013 13.12.2012
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