Convention-cadre de droit public concernant la collaboration en matière de cyberadministration en Suisse 2016 2019 Adoptée par le Conseil fédéral le 18 novembre 2015.
Approuvée par la Conférence des gouvernements cantonaux lors de la séance plénière du 18 décembre 2015
Le Conseil fédéral suisse et la Conférence des gouvernements cantonaux (CdC), vu la stratégie suisse de cyberadministration du 18 décembre 2015 qui a pour idée directrice «La cyberadministration va de soi: des prestations administratives transparentes et efficaces fournies de manière entièrement électronique à la population, aux acteurs économiques et au secteur public.», concluent la convention suivante:
Chapitre 1
Dispositions générales
Art. 1
Objet
La présente convention-cadre règle la collaboration entre la Confédération et les cantons pour la mise en oeuvre de la stratégie suisse de cyberadministration dès 2016.
1
2 Elle
crée à cet effet l'organisation «Cyberadministration suisse» et ses organes.
Art. 2
Collaboration
La Confédération, les cantons et les communes (collectivités publiques) s'engagent à mettre en oeuvre la stratégie suisse de cyberadministration de manière coordonnée.
Ils s'assistent mutuellement en vertu de la présente convention-cadre pour concrétiser l'idée directrice commune qui préside à celle-ci. Pour leur domaine, ils se basent sur les décisions des organes prévus dans la convention-cadre et partagent, dans le cadre des prescriptions légales, des idées, des méthodes et des solutions avec leurs partenaires.
1
Les cantons conservent leur autonomie; la signature de la présente conventioncadre ne restreint pas leur domaine de compétence et d'organisation.
2
3
Les cantons associent les communes à la réalisation des objectifs.
L'organisation «Cyberadministration suisse», dotée d'un comité de pilotage, d'un comité de planification et d'une direction opérationnelle, coordonne la mise en oeuvre de la stratégie.
4
2015-2233
8805
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Art. 3
Utilisation multiple de données et de solutions
Les collectivités publiques veillent à ce qu'aucune barrière superflue, juridique ou technique, n'empêche l'utilisation de leurs données ou de leurs solutions par d'autres collectivités publiques suisses, notamment en ce qui concerne les dispositions légales sur la confidentialité, la protection des données, les marchés publics et la transmission des droits d'utilisation.
1
Les collectivités publiques se font accorder, dans la mesure des possibilités, les droits d'utilisation nécessaires pour les biens immatériels résultant de prestations développées par des tiers.
2
Art. 4
Normes
Lorsqu'elles élaborent des prestations de cyberadministration, complètes ou partielles, les collectivités publiques se basent sur des normes internationales ou nationales.
1
Par normes nationales, on entend en principe celles de l'association eCH. En règle générale, les collectivités publiques déclarent ces normes contraignantes. Cela vaut notamment pour les acquisitions et le développement de solutions.
2
Les collectivités publiques participent, dans la limite de leurs possibilités, à l'élaboration des normes eCH.
3
Art. 5
Coordination et échanges techniques
La Conférence suisse sur l'informatique (CSI)1 met à disposition les entités appropriées, telles que des groupes spécialisés, pour servir de plateformes afin d'assurer la coordination technique dans le domaine des technologies de l'information et de la communication.
1
Les collectivités publiques tiennent compte des recommandations de la CSI concernant la collaboration technique.
2
La Conférence suisse des chanceliers d'Etat (CCE) institue un groupe spécialisé, réunissant les responsables de la cyberadministration de tous les cantons, pour assurer les échanges techniques en matière de cyberadministration.
3
La Confédération désigne un coordinateur fédéral en matière de cyberadministration, qui garantit les échanges techniques en matière de cyberadministration entre les unités administratives de la Confédération et joue le rôle de premier interlocuteur de la Confédération dans ce domaine.
4
1
Assemblée de travail visée à l'art. 5 de la convention du 14 mai 2009 sur la collaboration entre collectivités publiques suisses en matière d'informatique; www.sik.ch
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Art. 6
Protection des données et sécurité de l'information
Les parties à la collaboration en matière de cyberadministration respectent, pour le traitement des données, les prescriptions de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données2 et les dispositions cantonales pertinentes.
1
Elles prennent les mesures qui s'imposent pour la protection de l'intégrité et de la disponibilité des systèmes informatiques ainsi que pour la protection de la confidentialité, de l'intégrité, de la disponibilité et de la non-répudiation des données qui sont enregistrées, traitées et transmises dans ces systèmes.
2
Art. 7
Réglementation
La Confédération et les cantons veillent à ce que les besoins réglementaires soient évalués suffisamment tôt et intégrés à temps en tant que sous-projets dans la planification et la réalisation des projets.
Art. 8
Accès aux prestations des autorités
La Confédération et les cantons veillent à ce que soit garanti un accès simple et sûr aux prestations électroniques des autorités.
1
Ils prennent les mesures appropriées pour l'exploitation de portails communs aux différents niveaux de l'Etat fédéral.
2
Le plan stratégique et les conventions de prestations visées à l'art. 22 servent de bases à cet effet.
3
Art. 9
Réalisation de projets communs en matière de cyberadministration
La Confédération et les cantons créent les conditions nécessaires pour assurer l'organisation, le financement et l'exploitation de projets de cyberadministration communs, par exemple d'infrastructures de base, et d'autres prestations.
Chapitre 2 Section 1
Organisation «Cyberadministration suisse» Comité de pilotage
Art. 10
Tâches et compétences
Le comité de pilotage est responsable de la mise en oeuvre de la stratégie suisse de cyberadministration.
1
2
2
Ses tâches et ses compétences sont notamment les suivantes: a.
il approuve le plan stratégique;
b.
il pilote la mise en oeuvre de la stratégie et contrôle chaque année l'avancement des travaux;
RS 235.1
8807
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c.
il approuve le rapport annuel;
d.
il veille, conformément à l'art. 24, à l'évaluation de la présente conventioncadre;
e.
il informe de ses décisions le Conseil fédéral, la CdC, l'Union des villes suisses (UVS), l'Association des communes suisses (ACS) et les autres organes intéressés;
f.
il prend position sur des thèmes stratégiques relevant de la cyberadministration;
Art. 11
Composition
Le comité de pilotage se compose de neuf membres au total, soit de trois représentants de la Confédération, de trois représentants des cantons et de trois représentants des communes.
1
2
Les membres sont désignés comme suit: a.
les représentants de la Confédération comprennent le chef du Département fédéral des finances (DFF) ainsi que deux représentants des autres départements et de la Chancellerie fédérale. Ces deux représentants sont désignés par le Conseil fédéral sur proposition du DFF;
b.
les représentants des cantons sont désignés par la CdC;
c.
les représentants des communes sont désignés par l'UVS et l'ACS.
Art. 12
Présidence, constitution et mode de travail
Le chef du DFF assume la présidence. Le comité de pilotage se constitue luimême.
1
Le comité de pilotage se réunit quand les affaires l'exigent, mais au moins deux fois par année. Il se réunit également lorsque trois membres au moins en font la demande.
2
La direction opérationnelle se charge des convocations et de l'organisation des réunions.
3
Le président du comité de planification et le chef de la direction opérationnelle participent aux réunions avec voix consultative.
4
5
6
Le comité de pilotage recherche le consensus. En cas de vote, il décide: a.
à la majorité des membres présents; et
b.
à la majorité des représentants présents de la Confédération et de ceux des cantons.
Le quorum du comité de pilotage est de cinq membres.
Une suppléance est possible pour de justes motifs et avec l'accord préalable du président du comité de pilotage.
7
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Le comité de pilotage peut prendre une décision en dehors de ses réunions si elle a fait l'objet d'une proposition à laquelle aucun membre ne s'est opposé dans le délai fixé et si aucun membre n'a demandé que celle-ci soit traitée lors d'une réunion.
8
Section 2
Comité de planification
Art. 13
Tâches et compétences
Le comité de planification planifie et coordonne la mise en oeuvre de la stratégie de cyberadministration et est responsable de la mise en oeuvre du plan stratégique.
1
2
Il a notamment les tâches et compétences suivantes: a.
il approuve les dossiers destinés au comité de pilotage;
b.
il prépare le plan stratégique à l'intention du comité de pilotage;
c.
il est responsable de la mise en oeuvre du plan stratégique en vigueur, notamment du contrôle de gestion et de la gestion des risques;
d.
il joue le rôle de médiateur en cas de divergence d'opinions entre les parties à la convention-cadre et s'efforce d'obtenir un accord amiable;
e.
il supervise les activités de la direction opérationnelle.
Art. 14
Composition
Le comité de planification se compose de neuf spécialistes de la cyberadministration, dont trois provenant de l'administration fédérale, trois des administrations cantonales et trois des administrations communales.
1
2
Les membres sont désignés comme suit: a.
les représentants de la Confédération comprennent le coordinateur de la cyberadministration ainsi que deux représentants des départements fédéraux et de la Chancellerie fédérale. Ces deux représentants sont désignés par le Conseil fédéral sur proposition du DFF;
b.
les représentants des cantons sont désignés par la CdC;
c.
les représentants des communes sont désignés par l'UVS et l'ACS;
Le Conseil fédéral, la CdC, l'UVS et l'ACS désignent en outre deux suppléants permanents pour leurs représentants.
3
Art. 15
Recours à des spécialistes
Le comité de planification peut faire appel à des spécialistes issus des milieux économiques ou scientifiques.
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Art. 16 1
Constitution et mode de travail
Le comité de planification se constitue lui-même. Il désigne son président.
Il se réunit quand les affaires l'exigent, mais au moins quatre fois par année. Il se réunit également lorsque trois membres au moins en font la demande.
2
La direction opérationnelle se charge des convocations et de l'organisation des réunions.
3
Le chef de la direction opérationnelle participe aux réunions du comité de planification avec voix consultative.
4
5
Le comité de planification recherche le consensus. En cas de vote, il décide: a.
à la majorité des membres présents; et
b.
à la majorité des représentants présents de la Confédération et de ceux des cantons.
6
Le quorum du comité de planification est de cinq membres.
7
Une suppléance peut être assurée par l'un des suppléants permanents.
Section 3
Direction opérationnelle
Art. 17
Tâches et compétences
La direction opérationnelle est l'organe d'état-major du comité de pilotage et du comité de planification. Elle apporte son appui aux responsables de projets ou de prestations dans le cadre du plan stratégique.
1
2
Elle assume notamment les tâches suivantes: a.
elle prépare les affaires du comité de pilotage et du comité de planification; lors de la préparation des principales affaires, elle s'assure de la participation du Conseil fédéral et de la CdC; elle tient le procès-verbal des séances; elle garantit la mise en oeuvre des décisions du comité de pilotage et du comité de planification;
b.
elle rédige les conventions de prestations et prépare les bases du plan stratégique à l'intention du comité de planification et du comité de pilotage;
c.
elle est le point de contact pour les responsables de projets ou de prestations et est compétente pour le développement et l'entretien du réseau de relations avec les services responsables au sein de la Confédération, des cantons et des communes;
d.
elle conclut, conformément au plan stratégique, des conventions de prestations avec les responsables de projets ou de prestations et assure la transmission des informations avec les comités de planification et de pilotage;
e.
elle assure, sur mandat des comités de pilotage et de planification, la transparence nécessaire par des mesures de communication appropriées;
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f.
elle collabore avec la CCE, notamment avec le groupe spécialisé Cyberadministration, ainsi qu'avec la direction opérationnelle de la CSI en tant que plateforme de communication et de coordination avec les cantons et les communes;
g.
elle assure le contrôle de gestion afin de garantir le respect des conventions de prestations;
h.
elle observe les activités de cyberadministration en Suisse comme à l'étranger et détecte les redondances ainsi que les synergies potentielles;
i.
pour faciliter le pilotage, elle établit et tient à jour un inventaire suisse des prestations, qui rend compte du degré de réalisation et de la maturité des prestations électroniques proposées par les autorités;
j.
elle apporte un appui aux responsables de projets ou de prestations notamment pour les aspects juridiques liés à la protection des données et à la sécurité de l'information;
k.
en accord avec les services responsables au sein de la Confédération et des cantons, ainsi qu'avec l'UVS et l'ACS, elle prend des mesures appropriées et conformes à la stratégie suisse de cyberadministration pour encourager et coordonner la transition vers une nouvelle culture au sein des administrations de tous les niveaux de l'Etat fédéral;
l.
elle prépare, à l'intention du comité de planification, les bases permettant d'établir le rapport annuel.
Art. 18
Organisation
La direction opérationnelle est rattachée administrativement à l'Unité de pilotage informatique de la Confédération (UPIC). Si l'une des parties à la présente convention-cadre en fait la demande, le comité de pilotage peut examiner la possibilité d'un autre rattachement administratif et la modification correspondante de la présente convention-cadre.
1
Le comité de pilotage approuve, sur proposition du comité de planification, le budget et les comptes de la direction opérationnelle.
2
L'engagement du chef de la direction opérationnelle doit être confirmé par le comité de pilotage.
3
Chapitre 3
Plan stratégique
Art. 19
Contenu et structure
La mise en oeuvre de la stratégie de cyberadministration est assurée par le plan stratégique. Ce plan répertorie les projets et les prestations d'importance stratégique et définit les mesures requises à court, à moyen et à long termes pour les réaliser.
1
8811
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Le comité de pilotage approuve, sur proposition du comité de planification, les objectifs opérationnels du plan stratégique ainsi que les projets et prestations stratégiques.
2
Le plan stratégique définit les mesures à mettre en oeuvre pendant l'année en cours.
Il comprend en outre une planification sommaire des activités pour les quatre années suivantes.
3
Art. 20
Responsabilités et financement
Les organisations responsables des projets et des prestations stratégiques sont proposées par le comité de planification et désignées par le comité de pilotage en fonction des exigences requises.
1
Les projets et prestations stratégiques répertoriés dans le plan stratégique sont mis en oeuvre au moyen de conventions de prestations.
2
La direction opérationnelle conclut les conventions de prestations avec les organisations responsables.
3
Les mesures définies dans les conventions de prestations sont financées au moyen du budget du plan stratégique.
4
Sur proposition du comité de planification, le comité de pilotage approuve le budget et les comptes du plan stratégique.
5
Art. 21
Responsables de projets ou de prestations; tâches et compétences
Dans le cadre du plan stratégique, le comité de pilotage désigne des organisations appropriées pour assumer la responsabilité de projets ou de prestations. Sont considérées comme appropriées les organisations: 1
a.
qui disposent de ressources et d'une expérience adaptées et suffisantes pour assumer ce rôle;
b.
dont le secteur d'activité s'étend à de tels projets ou prestations; et
c.
qui ont déjà effectué des travaux préliminaires dans le domaine du projet ou de la prestation concernés.
Les responsables de projets ou de prestations ont les tâches et compétences suivantes: 2
a.
ils désignent leurs directions de projet;
b.
ils veillent, en collaboration avec les autres acteurs concernés, à l'élaboration des projets nécessaires pour répondre aux besoins en matière de réglementation et d'organisation;
c.
ils garantissent le respect des normes et veillent à l'interopérabilité des solutions élaborées;
d.
ils élaborent des solutions et rédigent régulièrement, à l'intention de la direction opérationnelle et dans le cadre du contrôle de gestion, des rapports sur l'état des travaux;
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e.
ils veillent à la mise en oeuvre et au respect des conditions générales définies par le comité de pilotage et le comité de planification;
f.
ils peuvent requérir le soutien technique du comité de planification;
g.
ils soumettent leurs plans d'exploitation ou leurs plans de projet, leur budget et leurs comptes annuels au comité de planification, par l'intermédiaire de la direction opérationnelle et dans le cadre du plan stratégique.
Art. 22
Conventions de prestations avec les responsables de projets ou de prestations
1
2
Les conventions de prestations définissent en particulier: a.
les objectifs et résultats visés, les tâches à accomplir, les mesures à prendre et les étapes à suivre;
b.
les moyens financiers, prévus pour quatre années au plus, destinés à mettre en oeuvre les tâches et les mesures définies.
Les conventions de prestations sont approuvées par le comité de planification.
Chapitre 4
Financement
Art. 23 La Confédération et les cantons assurent conjointement le financement des projets et des prestations répertoriés dans le plan stratégique ainsi que celui de la direction opérationnelle. Ils assument chacun la moitié des dépenses.
1
La direction opérationnelle informe suffisamment tôt la Confédération et les cantons de la planification budgétaire annuelle.
2
La part incombant aux cantons est répartie par la CdC conformément à la clé de répartition des coûts.
2
Les dépenses annuelles consacrées au plan stratégique et à la direction opérationnelle ne doivent pas dépasser 5 millions de francs au total.
3
Chapitre 5
Dispositions finales
Art. 24
Evaluation
Le comité de pilotage veille à ce que les modalités que la présente conventioncadre prévoit en matière de collaboration fassent l'objet d'une évaluation quatre ans après l'entrée en vigueur de la présente convention-cadre au plus tard.
1
Si nécessaire, il propose au Conseil fédéral et à la CdC des modifications à apporter à la présente convention-cadre.
2
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Art. 25
Entrée en vigueur et durée de validité
La présente convention-cadre entre en vigueur le premier jour du premier mois qui suit son adoption par le Conseil fédéral et son approbation par la CdC, mais au plus tôt au 1er janvier 2016.
1
Elle a effet jusqu'au 31 décembre 2019. Sa durée de validité est ensuite prolongée deux fois d'un an, pour autant qu'aucune des deux parties ne la dénonce pour la fin de l'année civile, moyennant un préavis de neuf mois.
2
18 novembre 2015
Au nom du Conseil fédéral suisse: La présidente de la Confédération, Simonetta Sommaruga La chancelière de la Confédération, Corina Casanova
18 décembre 2015
Au nom de la Conférence des gouvernements cantonaux: Le président, Jean-Michel Cina La secrétaire, Sandra Maissen
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